檔案管理規(guī)范化與科學(xué)化發(fā)展

徐曉斐 膠州市疾病預(yù)防控制中心

辛金華 同濟大學(xué)附屬東方醫(yī)院膠州醫(yī)院

檔案是單位開展社會管理活動時，形成的具有保存價值的文件材料。事業(yè)單位在不斷發(fā)展中，檔案類型和數(shù)量明顯增加，從紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，尤其是圖片、音頻、視頻等文件增多。另一方面，信息技術(shù)的普及應(yīng)用，改變了傳統(tǒng)的管理工作模式，將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，能提高效率、降低成本?！稒n案法》修訂完成后，對檔案管理提出新的要求，如何提高規(guī)范化和科學(xué)化，成為從業(yè)人員關(guān)注的重點。以下對此進行探討。

一、檔案管理的意義和四化要求

（一）檔案管理的意義

1.憑證作用。從檔案的形成過程來看，反映的是單位開展社會管理活動的全過程，因內(nèi)容真實準(zhǔn)確，具有一定的法律效用，這是和其他文獻的明顯區(qū)別[1]。從物質(zhì)形態(tài)來看，部分檔案來源于當(dāng)事人的手稿、印信，部分檔案記錄了當(dāng)事人的聲音和形象，是對單位發(fā)展歷史的見證。

2.參考作用。檔案的參考作用非常廣泛，例如：高校畢業(yè)生進入職場，需要從學(xué)校提檔；單位內(nèi)出現(xiàn)人事崗位調(diào)動，需要對檔案信息進行調(diào)查。所謂“察往知來，視茲故帙”，對檔案的參考作用作出高度概括。不論是人事管理，還是各項業(yè)務(wù)活動，均離不開檔案的支持，能幫助單位領(lǐng)導(dǎo)層做出科學(xué)合理的決策。

（二）檔案管理的四化要求

1.流程規(guī)范化。檔案管理流程規(guī)范化，主要體現(xiàn)在三個方面：①檔案收集環(huán)節(jié)，嚴(yán)格執(zhí)行歸檔標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)置明確的保管期限，保證資料內(nèi)容準(zhǔn)確客觀。②檔案整理環(huán)節(jié)，按照文件的形成時間、重要程度、相互關(guān)聯(lián)進行排序，編制頁碼，保證內(nèi)容和形式上的一致性。③檔案借閱環(huán)節(jié)，明確借閱范圍，嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，例如原始文檔一般不外借，重要文件要獲得領(lǐng)導(dǎo)審批，明確歸還時間等。

2.制度科學(xué)化?？茖W(xué)完善的管理制度，是檔案工作開展的依據(jù)和保障，要求做到：①從檔案形成到檔案使用，建立全過程管理制度，細化管理實施方法。②落實管理責(zé)任，明確總體要求和責(zé)任分工，增強檔案意識。③做好監(jiān)督考核工作，激發(fā)工作人員的積極性，提高工作效率，確保檔案的完整與安全。

3.著錄標(biāo)準(zhǔn)化。著錄是檔案保存和利用的基礎(chǔ)，具有較強專業(yè)性，要根據(jù)國家和行業(yè)規(guī)則進行著錄管理。①保證著錄項目完整，包括題名、文件編號、責(zé)任人、保密等級、保管期限、載體形式、主題和關(guān)鍵詞、附件等。②工作人員需經(jīng)過培訓(xùn)，掌握著錄規(guī)則和要求，才能開展對應(yīng)工作。

4.存取數(shù)字化。得益于信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理模式發(fā)生轉(zhuǎn)變，存取數(shù)字化體現(xiàn)在：①將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，提高檔案資源的傳輸效率，方便開展保存、查詢、利用等活動。②整合檔案資源，建設(shè)目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，從傳統(tǒng)管理模式升級為新型智能管理模式。

二、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

在事業(yè)單位內(nèi)，隨著相關(guān)宣傳教育工作開展，領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的檔案管理意識均明顯增強，但實際管理工作依然存在一些問題，總結(jié)如下。

（一）基礎(chǔ)設(shè)施落后

檔案管理工作開展的前提，是有完善的基礎(chǔ)設(shè)施條件，否則巧婦難為無米之炊。在基層單位內(nèi)，尤其是經(jīng)濟發(fā)展水平落后的地區(qū)，檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施落后問題較為突出。檔案庫房或檔案室的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)低，只有建筑物和檔案柜，配套設(shè)施不完善，例如缺少空調(diào)、監(jiān)控系統(tǒng)、滅火器、滅蟲設(shè)備等，不滿足防火、防盜、防蟲的要求。對于這一問題，主要原因是資金投入不足，上級提供的財政資金主要用在經(jīng)濟活動上，用在檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上的資金有缺口。

（二）管理制度混亂

事業(yè)單位在檔案管理上，因缺少長期規(guī)劃，管理制度的建設(shè)不健全，沒有形成科學(xué)可行的管理模式，整體工作較為混亂。對于這一問題，主要原因有三個：1.宣傳工作不到位，部分工作人員的管理思想陳舊，將檔案管理等同于資料收集和保存，沒有認識到檔案的重要價值，也沒有進行合理開發(fā)利用[2]。2.單位在發(fā)展中，內(nèi)外部環(huán)境改變，業(yè)務(wù)活動改變，檔案類型和數(shù)量改變，但管理制度沒有隨之完善，滯后于管理工作現(xiàn)狀。3.檔案管理制度執(zhí)行時，需要領(lǐng)導(dǎo)牽頭組織，工作開展受領(lǐng)導(dǎo)的影響大，易出現(xiàn)多頭管理、人情管理等情況。

（三）專業(yè)人才缺乏

專業(yè)工作人員，是檔案管理的經(jīng)手人，他們的技能和素質(zhì)高低，直接影響檔案管理成果。隨著人才戰(zhàn)略的實施，單位在選擇招聘人員時，不斷提高綜合素質(zhì)，為管理工作提供充足的人力保障。然而在基層事業(yè)單位中，專業(yè)人才缺乏的現(xiàn)象較為普遍，分析原因在于：1.現(xiàn)有人員年齡大，缺少完善的專業(yè)知識體系，而且思維理念陳舊，對新鮮事物的接受能力差，影響專業(yè)技能水平的提升。2.受到環(huán)境、薪資、待遇條件的影響，檔案管理對人才的吸引力不足，難以招聘到高素質(zhì)人才；且人才流動性強，不利于長遠發(fā)展。3.約束激勵機制缺失或不合理，難以激發(fā)工作人員的積極性，存在僥幸、應(yīng)付心理，管理效率和質(zhì)量不高。

（四）信息化程度低

將信息技術(shù)融入檔案管理中是一個必然趨勢，但信息化建設(shè)需要一個過程，并非一蹴而就。部分單位在檔案管理上的信息化程度低，主要表現(xiàn)為：1.信息技術(shù)的推廣不到位，依然采用人工作業(yè)模式，每天面對大量的、重復(fù)性的工作任務(wù)，不僅工作效率低，而且容易出現(xiàn)人為差錯。2.因資金投入不足，軟硬件系統(tǒng)設(shè)備配置不全，例如計算機系統(tǒng)版本低，掃描儀、數(shù)碼相機不夠先進，在檔案轉(zhuǎn)化過程中易出現(xiàn)不準(zhǔn)確、不清晰的問題。3.部門之間信息溝通不暢，不少人認為檔案管理由檔案室負責(zé)，和自身完全無關(guān)。如此造成的后果，是部門之間形成壁壘，信息不對稱，影響檔案管理質(zhì)量。

（五）開發(fā)利用不足

檔案文件不是靜態(tài)的，而是隨著單位發(fā)展、人事調(diào)整而動態(tài)改變，對檔案資源進行開發(fā)利用，是管理工作的終極目的[3]。單位內(nèi)檔案開發(fā)利用不足，主要表現(xiàn)為：1.檔案類型不豐富，以文書檔案、政治方面的方案為主，科研檔案、經(jīng)濟方面的檔案少。因檔案資源單一、數(shù)量少，不利于開發(fā)利用。2.《檔案法》中對于單位檔案向社會開放有明確規(guī)定，但檔案主要為本單位服務(wù)，受限于技術(shù)、人力、制度等因素，檔案使用者提出的需求無法滿足，不僅降低了檔案的價值，也會削弱使用者的積極性。

三、檔案管理規(guī)范化與科學(xué)化的對策

（一）加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案管理的規(guī)范化與科學(xué)化，首先應(yīng)加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，滿足國家和行業(yè)規(guī)范要求。1.以庫房為例，檔案庫房、辦公室和閱覽室要分開設(shè)置，但位置距離較近；庫房面積滿足管理工作要求，并且預(yù)留出一定空間；實現(xiàn)“三鐵”和“八防”[4]。2.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目要完善，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)要細化，具體到防火、防蟲和溫濕度管理，3.為了滿足建設(shè)需求，單位應(yīng)加大資金投入，一方面獲得上級財政支持，另一方面對資金合理使用，達到開源節(jié)流的效果。

（二）健全管理制度體系

檔案管理的規(guī)范化與科學(xué)化，要建立健全管理制度體系。針對當(dāng)前管理混亂的問題，結(jié)合單位實際情況和檔案工作需求，組織相關(guān)人員共同制定管理制度。1.根據(jù)不同的檔案類型，制定管理工作細則，明確管理要求、方法和目標(biāo)。針對現(xiàn)行的管理制度，對不符合實際要求的內(nèi)容予以剔除，對不合理的內(nèi)容進行修訂，管理上的盲區(qū)和空白區(qū)及時增加相應(yīng)內(nèi)容。2.落實崗位職責(zé)，對工作人員進行分工，日常管理中加強監(jiān)督管理，定期核查盤點，看檔案文件的完整性、規(guī)范性，總結(jié)工作中存在的問題不足，并提出有效的建議措施，促進管理水平不斷提升。3.開展績效考核，建立評價指標(biāo)體系，創(chuàng)新評價工具，既有定性評價指標(biāo)，也有定量評價指標(biāo)?？己私Y(jié)束后，及時反饋給工作人員，利用好評價結(jié)果。

（三）提高人員綜合素質(zhì)

檔案管理的規(guī)范化與科學(xué)化，要建立一支高素質(zhì)的工作人員隊伍。1.從招聘環(huán)節(jié)入手，改進招聘選拔機制，例如：適當(dāng)提高準(zhǔn)入門檻，優(yōu)先選擇有學(xué)歷、懂技術(shù)、會管理的人員。上崗后，通過“老帶新、熟帶生”，快速適應(yīng)工作環(huán)境，掌握工作規(guī)范要求，樹立創(chuàng)新意識。2.針對現(xiàn)有人員，制定長期培訓(xùn)計劃，采用多樣化的培訓(xùn)方案。例如：專業(yè)知識扎實、理解能力較強的人員，開展專家講座，通過群體性教育了解新知識、掌握新技能；理解能力較差、但動手能力強的人員，采用技能比武、實訓(xùn)進修的方式，重點培養(yǎng)實踐能力。3.制定科學(xué)可行的獎懲激勵機制，激發(fā)工作人員的主觀能動性，增強工作責(zé)任心和團隊凝聚力[5]。

（四）大力推廣信息技術(shù)

檔案管理的規(guī)范化與科學(xué)化，還要大力推廣信息技術(shù)，實現(xiàn)管理方法和模式上的創(chuàng)新。1.加大資金投入力度，用于軟件和硬件配置，通過功能模塊的合理開發(fā)應(yīng)用，逐步建成完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享。如此，能減輕工作人員的工作量，提高工作效率，將更多精力用在檔案服務(wù)上。2.對檔案數(shù)據(jù)進行維護和優(yōu)化，完善數(shù)據(jù)資源的整合集成體制。將數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化作為一項日常工作進行，延長檔案的使用周期，保障檔案的質(zhì)量。3.加強安全管理，采用防火墻、數(shù)據(jù)加密、權(quán)限訪問等技術(shù)，保護檔案數(shù)據(jù)的安全，有效抵御病毒和黑客入侵。

（五）加強開發(fā)利用工作

檔案管理的規(guī)范化與科學(xué)化，最后要加強開發(fā)利用工作，充分發(fā)揮出檔案的功能和價值。1.采用會議、展覽等形式，為所有人員宣傳檔案管理的知識，認識到檔案管理的意義。通過簡報，對館藏資源、研究成果進行通報，拉近檔案和人員之間的距離?？偨Y(jié)典型案例，突出檔案開發(fā)取得的經(jīng)濟、社會效益。2.檔案使用者提出需求后，將大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)運用其中，創(chuàng)新檢索工具、優(yōu)化開發(fā)流程，盡量滿足使用者的個性需求[6]。在統(tǒng)計工作中，計算查詢率、借閱率，了解哪些檔案的利用率高，為開發(fā)利用提供依據(jù)。

四、新規(guī)背景下醫(yī)院科研檔案的創(chuàng)新管理途徑

科研檔案是科學(xué)技術(shù)研究過程中形成的記錄，屬于科研成果的一部分，是經(jīng)濟社會發(fā)展和科技創(chuàng)新發(fā)展的基礎(chǔ)資源。2020年11月1日，《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》（簡稱“新規(guī)”）正式施行，為科研檔案的管理工作提出明確要求。在此背景下，加快醫(yī)院科研檔案的信息化建設(shè)，創(chuàng)新管理工作，實現(xiàn)檔案信息共享，成為醫(yī)院、檔案使用者和管理者的共同關(guān)注。

（一）科學(xué)選擇智能管理系統(tǒng)

科研檔案智能管理系統(tǒng)，要滿足以下兩點要求：1.可操作性。該系統(tǒng)的設(shè)計和使用，要結(jié)合檔案管理人員的技能水平，既不能過于復(fù)雜，符合管理人員的操作習(xí)慣，系統(tǒng)界面簡潔大方；又要保證各項功能齊全，運行程序是人性化的。2.實時性。檔案庫房的智能化管理，一大特點是檔案數(shù)據(jù)可以及時上傳至數(shù)據(jù)庫，這就要求系統(tǒng)對檔案信息進行采集、分析、保存時，提高運行效率，滿足實時性需求。

（二）優(yōu)化檔案管理制度體系

對科研檔案管理制度體系進行優(yōu)化，主要從三個方面入手：1.結(jié)合醫(yī)院的發(fā)展現(xiàn)狀，按照集中統(tǒng)一管理原則，建立科研檔案工作規(guī)章制度，涉及人員、庫房、設(shè)備、經(jīng)費等方面，保證檔案工作順利開展。2.科研檔案歸檔時，重點從立項論證、研究實施及過程管理、結(jié)題驗收及績效評價、成果管理等階段入手，具有保存價值的各種形式和載體的科研文件材料，均應(yīng)納入歸檔范圍。3.對科研檔案進行整理時，普通檔案依據(jù)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》執(zhí)行，電子檔案依據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》執(zhí)行。

（三）加快信息化建設(shè)速度

信息化建設(shè)是實現(xiàn)科研檔案信息共享的基礎(chǔ)。1.充分利用大數(shù)據(jù)、云平臺、人工智能等新技術(shù)，為檔案數(shù)據(jù)庫和信息化管理平臺的建設(shè)提供支持，完善管理功能模塊，將檔案管理者從機械性、重復(fù)性的工作中解脫出來。2.合理選擇專業(yè)化的檔案管理軟件，結(jié)合醫(yī)院實際情況對系統(tǒng)功能進行開發(fā)，尤其做好網(wǎng)絡(luò)安全工作。例如：采用防火墻、數(shù)據(jù)加密、病毒查殺等技術(shù)，積極有效應(yīng)對黑客入侵和病毒攻擊等問題，確保檔案數(shù)據(jù)庫的安全性。

五、結(jié)語

綜上所述，檔案具有憑證和參考作用，新形勢下要求檔案管理做到流程規(guī)范化、制度科學(xué)化、著錄標(biāo)準(zhǔn)化、存取數(shù)字化。針對目前事業(yè)單位檔案管理中的問題，文章從加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、健全管理制度體系、提高人員綜合素質(zhì)、大力推廣信息技術(shù)、加強開發(fā)利用工作5個方面，闡述了檔案管理規(guī)范化與科學(xué)化的措施，助力事業(yè)單位健康發(fā)展。