農(nóng)機檔案管理的數(shù)字化建設與功能擴展分析

孫 宇

(黑龍江省農(nóng)業(yè)機械工程科學研究院 佳木斯分院，黑龍江 佳木斯 154000)

0 引言

近年來我國的農(nóng)業(yè)生產(chǎn)模式發(fā)生了顯著變化，農(nóng)業(yè)機械化和農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化更好地融入到農(nóng)業(yè)生產(chǎn)全過程，使農(nóng)機保有量和使用量得到顯著提升。據(jù)統(tǒng)計，2020年我國農(nóng)業(yè)生產(chǎn)耕種收綜合機械化率已達到71.25%，農(nóng)業(yè)機械保有量持續(xù)提升，其中拖拉機保有量超過2 200萬臺、拖拉機配套農(nóng)機具保有量超過4 000萬套、精量播種機保有量達413萬臺、各類聯(lián)合收獲機保有量接近220萬臺，農(nóng)業(yè)機械數(shù)量的增加對于農(nóng)機管理工作提出了更高要求。在網(wǎng)絡化與數(shù)字化新時代，農(nóng)業(yè)機械的檔案管理工作也隨之產(chǎn)生了顯著變化，信息化管理與農(nóng)機化生產(chǎn)的關系越來越緊密，信息化建設工作也成為農(nóng)機檔案管理未來發(fā)展的重要工作。農(nóng)機檔案數(shù)字化管理工作的開展既要結合傳統(tǒng)的計算機技術、網(wǎng)絡系數(shù)，還需要與大數(shù)據(jù)分析、信息存儲、智能信息處理等技術相結合，利用檔案管理工作的數(shù)字化升級助力農(nóng)業(yè)機械化生產(chǎn)發(fā)展[1-2]。

1 農(nóng)機檔案數(shù)字化管理特征

農(nóng)機檔案管理是我國農(nóng)業(yè)機械化生產(chǎn)的基礎性保障工作，農(nóng)機檔案管理工作為農(nóng)機的使用、資源調配、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、產(chǎn)品優(yōu)化等眾多工作提供了有力的數(shù)據(jù)支撐。隨著數(shù)字化技術的普及，農(nóng)機檔案管理的工作模式受到了較大影響，使農(nóng)機檔案管理逐漸以傳統(tǒng)工作方式為基礎進行轉型，數(shù)字化管理下，農(nóng)機檔案工作的人員組成、軟硬件設備、工作方式等發(fā)生了顯著變化，能更好應對檔案管理難度提升、效率提升等難題，促使檔案價值擴大化，使農(nóng)機檔案管理更好地為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)服務。

數(shù)字化技術的應用使檔案管理工作發(fā)生了以下變化。第一，檔案的廣度和精度得到提升。數(shù)字化技術下，農(nóng)業(yè)機械從出廠到銷售及后期使用都伴隨著數(shù)字化管理，農(nóng)機檔案的錄入與收集工作可依托農(nóng)機出廠信息和購機者的個人數(shù)據(jù)信息快速完成，實現(xiàn)每一臺農(nóng)機銷售和使用過程的精確記錄，避免遺漏和差錯[3]。第二，檔案管理流程得到優(yōu)化。由于農(nóng)機信息的錄入流程效率明顯提升，檔案管理逐漸由依靠人工向智能錄入和管理轉型，管理模式由“被動”向“主動”升級。第三，先進技術融入檔案管理全過程。在信息化時代，大數(shù)據(jù)、云計算、云存儲、云服務改變了傳統(tǒng)的檔案管理過程，加之新媒體應用，手機APP、小程序、微服務等功能提升了農(nóng)機檔案管理者與農(nóng)民之間的交互體驗，降低了農(nóng)機檔案管理工作人員的工作負擔。第四，有效發(fā)揮檔案應用價值。傳統(tǒng)的農(nóng)機檔案資源被使用和深度利用的比例不盡如意，大量的檔案資源沒有發(fā)揮其應用價值，檔案管理的數(shù)字化建設能夠利用軟件系統(tǒng)深入挖掘檔案資源價值，實現(xiàn)農(nóng)機檔案資源社會化共享共用。第五，促進了檔案管理部門與其他部門的協(xié)作。在信息技術的支持下，檔案數(shù)據(jù)資源能夠被更多部門所利用，實現(xiàn)了農(nóng)業(yè)相關部門的溝通協(xié)作，為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的總體布局和結構優(yōu)化提供助力[4-5]。

2 數(shù)字化建設思路分析

2.1 服務體系的數(shù)字化轉型

2.1.1 服務對象轉型

農(nóng)機檔案管理目的是維持農(nóng)機化生產(chǎn)的合理性，為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)全過程提供信息資料服務。在數(shù)字化轉型的過程中，農(nóng)機檔案管理服務對象發(fā)生了一定的變化，由傳統(tǒng)的針對農(nóng)民和農(nóng)業(yè)管理部門提供線下服務，轉變?yōu)榫€上線下同步服務，服務對象實現(xiàn)了擴展，服務對象的主體逐漸轉變?yōu)榫W(wǎng)絡用戶，要求農(nóng)機檔案的共享數(shù)據(jù)能夠實時被網(wǎng)絡用戶調用，方便網(wǎng)絡用戶線上獲取豐富資源。

2.1.2 服務方式轉型

傳統(tǒng)的農(nóng)機檔案管理重點在于收集農(nóng)機信息并提供信息支持，在數(shù)字化轉型過程中，檔案服務也趨向于人性化轉型，在提供數(shù)據(jù)的同時可以自動記錄用戶的身份登記、查閱記錄、搜索方式、利用結果等信息，判斷網(wǎng)絡用戶對農(nóng)機檔案數(shù)據(jù)的實際需求，有針對性地幫助用戶解決實際問題，實現(xiàn)差異化、精確化服務。同時，農(nóng)機檔案的部分數(shù)據(jù)信息應提供更好的開放性，對于可供共享的信息，網(wǎng)絡用戶不需復雜的申請流程便可以查閱相關檔案數(shù)據(jù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源獲取的高效、便捷[6]。

2.1.3 服務目的轉型

檔案管理的數(shù)字化建設后應重視為用戶提供全面服務，應結合不同層面、不同領域、不同方向的農(nóng)機檔案資源提供專項服務，將農(nóng)機檔案的數(shù)據(jù)與農(nóng)機管理部門、農(nóng)機生產(chǎn)企業(yè)、農(nóng)機銷售企業(yè)、農(nóng)機維修機構、農(nóng)民等全部關聯(lián)，挖掘檔案用戶的深度需求，更好提供檔案資源服務。

2.2 數(shù)字化建設的結構與形式

農(nóng)機檔案管理的數(shù)字化架構應充分考慮數(shù)字化優(yōu)勢與農(nóng)機檔案管理的實際需求，從農(nóng)機檔案管理數(shù)字化建設和服務能力提升角度出發(fā)，設計了如圖1所示的主體架構模型，從交互、應用、服務、數(shù)據(jù)4個層面進行數(shù)字化細化建設。

圖1 農(nóng)機檔案管理數(shù)字化建設分層架構

2.2.1 交互層

交互層是農(nóng)機檔案資源服務主體的操作與信息獲取層，主要功能集中在服務主體的操作界面與功能設計，交互層結合農(nóng)機檔案資源的使用主體進行設計，并根據(jù)不同用戶主體設計不同使用界面，用戶在登錄之初選擇符合自身身份信息的使用界面，交互界面可細分為檔案管理員、農(nóng)民、農(nóng)機生產(chǎn)企業(yè)、農(nóng)機合作社、農(nóng)機服務機構等，通過專項界面提供服務能有效提升用戶使用體驗。同時，交互層應充分考慮信息化時代的發(fā)展特征，在傳統(tǒng)的線下窗口服務基礎上，擴展網(wǎng)站辦公與數(shù)據(jù)服務平臺，并建設專用的電腦軟件和手機APP軟件，實現(xiàn)不同用戶通過多種渠道便捷開展工作和獲取服務。

2.2.2 應用層

應用層的主要作用是實現(xiàn)交互層的功能需求，一方面與專業(yè)的軟件企業(yè)合作，提供農(nóng)機檔案管理所需的基礎功能，并由軟件企業(yè)建設專用應用程序，為交互層提供技術支撐，例如利用云計算技術的規(guī)模大、可靠性高、通用性強等優(yōu)點，開設專用于農(nóng)機檔案管理的云計算系統(tǒng)，對巨量農(nóng)機檔案資源采用云計算技術可節(jié)省檔案部門大量人力物力。另一方面，充分結合現(xiàn)有檔案管理和網(wǎng)絡信息技術，擴大應用覆蓋范圍，利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計、數(shù)據(jù)判斷、智能決策提升用戶的使用體驗。與此同時，利用應用層規(guī)范農(nóng)機檔案管理的工作流程，為農(nóng)機檔案管理建立數(shù)字化辦公專用系統(tǒng)，利用數(shù)字化技術替代傳統(tǒng)的人工工作，并理順工作思路，確保檔案管理工作順利開展[7]。此外，在應用層還要做好檔案數(shù)據(jù)的安全保護和應急管理，網(wǎng)絡、移動終端設備和其他技術的使用，對于數(shù)據(jù)采集、存儲、訪問和傳輸?shù)热我猸h(huán)節(jié)，都可能存在漏洞而被黑客利用或攻擊，為不同種類的檔案做好分類和備份，做好系統(tǒng)故障的應急預案，對于機密的檔案，要建立專用保管途徑，避免信息資源泄漏。

2.2.3 服務層

服務層是與交互層相對應而建立的，交互層側重于用戶主觀使用，服務層側重于檔案系統(tǒng)主動提供服務，服務層應作為交互層的功能擴展，利用農(nóng)機檔案數(shù)據(jù)庫、聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡農(nóng)機相關信息為用戶提供數(shù)據(jù)、信息、決策等技術支持。

2.2.4 數(shù)據(jù)層

數(shù)據(jù)層的主體建設是確定數(shù)據(jù)范圍，首先應積極利用傳統(tǒng)農(nóng)機檔案工作存留的資源，根據(jù)數(shù)據(jù)資源的年限、價值進行分類，將原始的紙質檔案逐步轉化成數(shù)字檔案；同時建立全新的數(shù)據(jù)收集模式，擴展農(nóng)機數(shù)據(jù)范圍，細化農(nóng)機檔案的參數(shù)，使農(nóng)機檔案的數(shù)據(jù)存儲質量進一步提升，保證農(nóng)機檔案數(shù)據(jù)的有效性、精確性，并使檔案便于檢索，易于被利用[8]。數(shù)據(jù)層還要重視兩方面問題，一是存儲安全，在保證存儲空間充足的情況下，做好數(shù)據(jù)的備份工作，同時預防系統(tǒng)漏洞造成數(shù)據(jù)丟失，確保檔案長久儲存；二是增強可擴展性，以農(nóng)機檔案數(shù)據(jù)為基礎，結合農(nóng)機行業(yè)、農(nóng)機市場、農(nóng)機服務等數(shù)據(jù)，積極進行數(shù)據(jù)擴展，提升數(shù)據(jù)層的實用性和應用價值。

3 功能擴展分析

3.1 檔案數(shù)據(jù)的實施校核

在信息化時代，農(nóng)機技術發(fā)展迅猛，農(nóng)業(yè)機械更新?lián)Q代周期加快，農(nóng)機檔案管理也應與時俱進，對于已經(jīng)過時、無價值的數(shù)據(jù)及時摒棄，對于新農(nóng)機產(chǎn)品做好機型、品類的記錄和細分，對于前所未有的產(chǎn)品做好合理分類和定義。但對于重要數(shù)據(jù)不應一次記錄就長期使用，應做到持續(xù)復核，使農(nóng)業(yè)機械的數(shù)據(jù)信息保持最新，使數(shù)據(jù)維持良好的成熟度和準確度。

3.2 農(nóng)機產(chǎn)品生命周期預判

農(nóng)機檔案工作掌握著農(nóng)業(yè)機械應用的動態(tài)，在記錄農(nóng)機產(chǎn)品現(xiàn)狀的同時，其海量數(shù)據(jù)應進一步應用于農(nóng)機產(chǎn)品的研究與發(fā)展過程。在農(nóng)機產(chǎn)品的開發(fā)中，我國尖端技術的研發(fā)與應用能力處于國際中游水平，與農(nóng)業(yè)發(fā)達國家的技術研究相比存在滯后現(xiàn)象，農(nóng)機檔案的數(shù)字化建設能夠將現(xiàn)有農(nóng)機的應用數(shù)據(jù)進行整合，通過大數(shù)據(jù)挖掘農(nóng)業(yè)機械的發(fā)展趨勢，判斷哪些農(nóng)機技術將在未來被淘汰，而哪些技術研發(fā)最適合未來農(nóng)業(yè)發(fā)展和應用，避免農(nóng)機研發(fā)方向錯誤，避免新推出的農(nóng)機產(chǎn)品在短時間被市場淘汰。

3.3 改善農(nóng)機相關規(guī)章制度

數(shù)字化農(nóng)機檔案建立后，農(nóng)業(yè)機械的實際應用情況和農(nóng)民在農(nóng)機使用過程的實際需求等數(shù)據(jù)更容易被獲取，這些生產(chǎn)一線的數(shù)據(jù)可用于指導農(nóng)機使用的相關法規(guī)、規(guī)章修正，促進農(nóng)機購置補貼等惠農(nóng)政策落地，使農(nóng)民購機、用機過程得到持續(xù)優(yōu)化。

4 結語

綜上所述，農(nóng)機檔案管理工作在農(nóng)業(yè)機械化生產(chǎn)中發(fā)揮著重要作用，在數(shù)字化時代，檔案管理也必須與時俱進，不僅將傳統(tǒng)檔案管理的各項數(shù)據(jù)轉換為數(shù)字數(shù)據(jù)，還應充分挖掘數(shù)字化檔案的應用價值，使農(nóng)機檔案用于指導和改善農(nóng)業(yè)生產(chǎn)過程、優(yōu)化農(nóng)機各項規(guī)章，并最終指導農(nóng)機技術向最合理方向發(fā)展，推動我國農(nóng)業(yè)機械化產(chǎn)業(yè)持續(xù)進步。