農機檔案管理的重要性與優(yōu)化策略

于 寧

(德惠市農業(yè)綜合行政執(zhí)法大隊，吉林 德惠 130300)

0 引言

檔案管理工作是相關組織單位的檔案部門直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱[1]，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。主要包括檔案的收集、材料整理、鑒定審核、保管和統(tǒng)計等作業(yè)工序。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務[2]。

農業(yè)機械是實現(xiàn)農業(yè)快速發(fā)展與現(xiàn)代化農業(yè)轉型的重要技術支撐，隨著我國農機裝備保有量的不斷提升，農業(yè)機械種類不斷豐富，農業(yè)機械跨區(qū)作業(yè)與調配等工作活動較多，因此，農業(yè)機械檔案管理是對農業(yè)機械應用與推廣的真實、客觀記錄，全面反映了我國農業(yè)機械應用范圍與推廣工作，具有重要的保存和利用價值。農機檔案管理工作對于實現(xiàn)農業(yè)機械管理工作的合理運行，為農業(yè)機械相關工作有序開展提供材料參考[3]。

1 檔案管理的含義與過程

1.1 定義

檔案管理是相關生產組織或者部門按照一定的原則和方法，對零散的管理信息進行管理、分類、組合，形成系統(tǒng)化工作，并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱，主要工作內容包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(檔案文獻編纂)、檔案提供利用。

1.2 檔案管理基本流程

檔案管理工作首先是確定檔案之間的內在聯(lián)系，確定檔案的先后順序并標記，進行組卷、分類、排列和編號等一系列工作。基本流程如圖1所示[4]。

圖1 檔案管理工作基本流程

2 農機檔案管理存在的問題

2.1 材料形成不規(guī)范

農業(yè)機械基本材料形成是農業(yè)機械檔案管理的關鍵工序，形成材料的規(guī)范性直接影響農機檔案管理的質量與效率，進行各類農業(yè)機械信息填寫時應該按照要求填寫完善。相關研究表明，農業(yè)機械材料信息存在建檔填寫不規(guī)范、不完整，信息材料存在自己修改和涂改等問題[5]。

2.2 材料整理不規(guī)范

農業(yè)機械材料整理是農機檔案管理的核心環(huán)節(jié)，整理的規(guī)范性、完善性和科學性直接影響農機檔案的保存與利用。目前，農機檔案管理過程中存在農業(yè)機械檔案整理不及時，由于相關檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)與知識背景，對農業(yè)機械檔案管理的重要性和規(guī)范性認識不到位，農業(yè)管理工作中沒有重視農機檔案的規(guī)范管理，容易造成檔案的遺失，檔案材料雜亂無章，對于形成連續(xù)性的農機檔案管理造成了一定的困難。

2.3 硬件設施不完善

農機檔案硬件設施直接影響檔案管理的工作效率與管理質量。農業(yè)生產大部分在農村等偏遠郊區(qū)，相關硬件基礎設施不完善，設施簡陋，無法為農機檔案管理工作的進行提供有力保障。目前，大部分農機檔案管理主要是由農機合作社或者相關管理組織進行收集與保管，大部分地區(qū)沒有專門建立農機檔案管理室，一些地區(qū)即使有專門的農機檔案管理室，也會存在設施不完善，如缺乏專門的檔案柜、抽濕機等裝置。

2.4 信息化水平滯后

隨著計算機技術、大數(shù)據(jù)技術的逐漸推廣與應用，檔案管理信息化水平也正在不斷提升，農機檔案管理工作也應該逐步提升信息化水平，不能停滯在傳統(tǒng)的紙質版檔案管理中。目前，大部分地區(qū)對檔案管理信息化建設投入資金不足，對于農機檔案管理較為忽視。農機檔案信息化建設相對欠缺，沒有足夠的專業(yè)技術人員與資金投入建設，難以實現(xiàn)農機檔案管理的信息化發(fā)展。另一方面，關于農業(yè)機械工作的研究，目前主要集中在農業(yè)機械水平與田間應用效果的研究中，對于農機檔案管理工作的重視程度不足，更何況實現(xiàn)農機檔案信息化建設。

2.5 管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升

檔案管理人員是農機檔案管理的主體部分，其專業(yè)素養(yǎng)直接影響農機檔案管理的效率。農機檔案管理工作內容較多，農機種類較為豐富，涉及方面較為廣泛，如農業(yè)機械的跨區(qū)作業(yè)、農機調配等工作都需要進行規(guī)范記錄，因此，農機檔案管理專業(yè)人員需要專業(yè)知識才能勝任。目前，大部分農機檔案管理人員都是非專業(yè)人員，多數(shù)農機檔案管理人員存在檔案規(guī)范管理沒有深入研究，專業(yè)型欠缺，而且在農機檔案管理過程中不能及時發(fā)現(xiàn)問題。另一方面，農機檔案管理工作意識較為薄弱，大部分農機檔案管理工作人員在進行檔案管理時還要兼顧其他工作，不能專注進行檔案管理工作。

2.6 管理制度不完善

農機檔案管理過程中缺乏健全的管理機制，在檔案管理過程中遇到困難與問題無法及時進行解決，各部門管理人員在工作中缺乏交流與溝通，上傳下達不到位造成農機檔案管理工作相對落后。

3 農機檔案管理優(yōu)化策略

在進行現(xiàn)代化農業(yè)改革過程中，農機檔案管理工作是農業(yè)規(guī)范化進程的重點組成部分之一，只有規(guī)范農機檔案管理，才能充分發(fā)揮其作用與優(yōu)勢，針對目前農機檔案管理工作中存在的問題，本研究提出以下幾點建設性建議。

3.1 保證農機檔案管理的規(guī)范化

根據(jù)不同地區(qū)的農機管理工作，要結合當?shù)貙嶋H情況，因地制宜地制定出相應的農機檔案管理工作章程，為當?shù)剞r機檔案管理工作提供科學參考與標準。加強相關農機檔案管理人員專業(yè)知識的培訓與指導，提升個人能力；另一方面，在進行農業(yè)機械材料收集與整理過程中，應該加強檔案的規(guī)范收集工作，對相關材料進行合理分流與審核，檢查檔案材料有無破損、材料重復和材料錯亂等問題，保證農機檔案每一項工作流程的規(guī)范化管理。

3.2 加強軟硬件設施的建設

硬件設施和軟件管理系統(tǒng)是實現(xiàn)檔案高效管理的必要條件與保障。未來應該進一步加強檔案現(xiàn)代化管理工作，保證農機檔案管理的與時俱進。一方面要加強專項資金的投入，加強農機檔案管理過程中的軟硬件設施建設，提升農機檔案管理現(xiàn)代化水平，為農機檔案管理的高效運行提供良好的工作環(huán)境，同時應該加強軟件平臺的建設，將傳統(tǒng)紙質版農機檔案管理工作提升至信息化、數(shù)字化和網絡化管理模式，逐步建設農機電子檔案，做好檔案資料備份工作，方便檔案信息的調動與查閱。

3.3 全面提升農機檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

農機檔案管理工作的高效運行都離不開檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與工作能力，因此，應重視農機檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提升。首先，應明確檔案管理人員的職責與工作內容，加強對檔案管理人員的專業(yè)培訓力度，及時對農機檔案管理工作過程中的問題總結與反思，通過相關技術培訓，可以提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。其次，應該加強檔案管理工作意識，提高工作人員的服務能力，每一位農機檔案管理人員應該樹立強烈的責任感。最后是不斷優(yōu)化農機檔案管理人才結構，保持專業(yè)人員隊伍建設的穩(wěn)定性，人員構成要素主要包括專業(yè)知識結構組成、人員年齡結構及職務三大要素，要重視相關人員的結構平衡，才能提升專業(yè)農機檔案管理的效率，如圖2和圖3所示[6]。

圖2 農機檔案管理人員專業(yè)知識結構與職務結構組成

圖3 農機檔案管理人員年齡結構組成

4 結論

農業(yè)機械檔案管理是我國重要的檔案資源之一，是國家檔案管理的重要組成部分，可以客觀、真實、全面地反映我國農業(yè)機械化發(fā)展水平，在農業(yè)發(fā)展中發(fā)揮了重要作用。只有實現(xiàn)對農業(yè)機械檔案的規(guī)范管理，才能全面提升我國農業(yè)機械化發(fā)展水平，有利于制定我國農業(yè)機械發(fā)展方向與推廣提供理論依據(jù)。但是，我國農業(yè)機械檔案管理中存在檔案信息化管理工作滯后，檔案管理專業(yè)人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升等問題，并提出未來我國應進一步加強檔案管理工作中軟硬件的建設，全面提升檔案管理人員的專業(yè)素質，研究結果以期為提升我國農業(yè)機械檔案規(guī)范化提供參考與借鑒。