智慧校園背景下高校教務(wù)管理優(yōu)化分析

王 艷

（煙臺大學(xué)外國語學(xué)院 山東 煙臺 264005）

高校教務(wù)管理部門是高校各部門之間溝通、交流的重要橋梁，在協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌、分配等方面發(fā)揮著重要的作用。智慧校園背景下，高校教務(wù)管理如何突破傳統(tǒng)的管理模式，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，推動(dòng)高校持續(xù)、健康、穩(wěn)定發(fā)展，是現(xiàn)階段高校管理者需要研究并解決的重要課題。

1 高校教務(wù)管理簡述

高校教務(wù)管理是指充分運(yùn)用教育教學(xué)方法原理以及管理學(xué)原理，將管理工作中的重要職能有效地發(fā)揮出來，例如：控制職能、計(jì)劃職能、指揮職能、組織職能以及協(xié)調(diào)職能等。將這些重要職能作用科學(xué)、合理地融入高校教育教學(xué)的各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)當(dāng)中，統(tǒng)籌規(guī)劃教育教學(xué)以及學(xué)校運(yùn)行過程中的各項(xiàng)要素，促使各方面都能夠遵循一定的原則與順序有條不紊地進(jìn)行。高校教務(wù)管理涉及眾多方面，例如教學(xué)執(zhí)行計(jì)劃管理、日常教學(xué)秩序監(jiān)督管控、制訂人才培養(yǎng)方案、教學(xué)組織管理、教學(xué)成績管理、學(xué)生教務(wù)管理、論文管理以及排課管理等多項(xiàng)基本環(huán)節(jié)。利用規(guī)范性的高校教務(wù)管理工作以及優(yōu)化便捷的教學(xué)流程，為高校教育教學(xué)提供基本保障，從而推動(dòng)高校人才培養(yǎng)質(zhì)量的進(jìn)一步提升[1]。

2 高校教務(wù)管理工作的重要特點(diǎn)

2.1 復(fù)雜性

高校教務(wù)管理工作包含多項(xiàng)重要工作：教學(xué)檔案管理、學(xué)籍管理、教師排課管理、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)督管理、畢業(yè)生資格審查、學(xué)生實(shí)習(xí)實(shí)踐管理、畢業(yè)證與學(xué)位證發(fā)放以及學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)管理等工作環(huán)節(jié)。一系列的高校教務(wù)管理工作具備規(guī)范性的流程管理模式，無論在哪個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)生問題，都會(huì)給教務(wù)管理的整體工作帶來影響。

2.2 時(shí)效性

高校教務(wù)管理工作中的每個(gè)環(huán)節(jié)不僅密切相連，而且還具備一定的周期性特點(diǎn)。無論哪個(gè)工作環(huán)節(jié)出現(xiàn)了脫節(jié)或滯后現(xiàn)象，都會(huì)給下個(gè)工作環(huán)節(jié)帶來直接的影響。例如，當(dāng)未能及時(shí)錄入學(xué)生成績或順利實(shí)施實(shí)踐課程時(shí)，就會(huì)引發(fā)教學(xué)事故，從而影響學(xué)生順利畢業(yè)[2]。

2.3 專業(yè)性

從事高校教務(wù)管理工作的人員必須具備非常強(qiáng)的組織能力、語言表達(dá)能力以及溝通能力，與此同時(shí)，還需充分掌握計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)、管理學(xué)與心理學(xué)知識理論等多方面的知識技能，從而為高校教務(wù)管理工作的順利開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3 高校教務(wù)管理優(yōu)化研究現(xiàn)狀以及重要意義

近些年來，在高校教務(wù)管理工作中比較重視信息技術(shù)服務(wù)所發(fā)揮的重要作用，很少會(huì)針對智慧校園進(jìn)行整體性的分析與研究。其主要研究內(nèi)容涵蓋能源管理、移動(dòng)應(yīng)用、物聯(lián)網(wǎng)、智慧應(yīng)用、云計(jì)算以及信息數(shù)據(jù)安全等多個(gè)方面[3]。

我國的智慧校園正處于起步階段，各地發(fā)展水平參差不齊，還存在著智慧校園不智慧以及亂貼智慧標(biāo)簽等不良現(xiàn)象。于敏教授指出智慧校園現(xiàn)階段存在的問題主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：一是片面地將管理與技術(shù)作為重點(diǎn)，忽視了以用戶為中心；二是在構(gòu)建與設(shè)計(jì)過程中偏于理想與簡單化；三是高校核心業(yè)務(wù)與信息技術(shù)沒能進(jìn)行充分的結(jié)合。王婉婧等學(xué)者認(rèn)為，高校智慧教務(wù)管理系統(tǒng)必須在各高校網(wǎng)絡(luò)環(huán)境背景下，以數(shù)字化校園建設(shè)過程中的信息數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，從而促進(jìn)教師與學(xué)生信息數(shù)據(jù)能夠同步關(guān)聯(lián)與整合，可以科學(xué)、精準(zhǔn)地提供各種教學(xué)數(shù)據(jù)資料，為高校管理層制訂決策、實(shí)施監(jiān)測與分析教育教學(xué)質(zhì)量提供重要的保障。

在智慧校園背景下，充分運(yùn)用信息化技術(shù)手段，對于優(yōu)化高校教務(wù)管理工作有以下幾方面的作用：一方面，有助于高校教務(wù)管理工作更加規(guī)范化，將高校教務(wù)管理規(guī)范化模式充分融入高校管理系統(tǒng)當(dāng)中，高校教務(wù)管理工作人員以及各位教師在日常實(shí)際使用管理系統(tǒng)的過程中，潛移默化地接受這種規(guī)范性的管理模式與管理流程，促使每項(xiàng)工作內(nèi)容與工作流程更為規(guī)范與高效化；一方面，促進(jìn)高校教務(wù)管理工作的公平公開化，在高校教務(wù)管理工作開展過程中，依托信息化技術(shù)手段，遵循信息數(shù)據(jù)公開透明的原則，能夠促使高校教務(wù)管理工作更加民主化與公開透明化，并且能夠?yàn)楦鞣N歷史數(shù)據(jù)信息的查找、存儲(chǔ)等工作提供最大程度的便捷性；另一方面，推動(dòng)高校教務(wù)管理質(zhì)量與管理效率的穩(wěn)步提升，在智慧校園背景下，經(jīng)過教師與工作人員之間充分的溝通交流與信息反饋，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并改善教務(wù)管理過程中存在的缺失與問題，從而助力高校整體教育教學(xué)質(zhì)量的不斷提升[4]。

4 智慧校園背景下高校教務(wù)管理工作中存在的問題

4.1 軟件與硬件設(shè)施相對落后

一些高校內(nèi)部的教務(wù)管理系統(tǒng)存在系統(tǒng)老舊、使用年限較長并且升級相對困難等多種問題，高額的系統(tǒng)升級費(fèi)用難以與實(shí)際使用效果形成正比關(guān)系。這些老舊的教務(wù)管理系統(tǒng)雖然可以實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的查詢與存儲(chǔ)，但難以進(jìn)行科學(xué)的數(shù)據(jù)分析與統(tǒng)計(jì)工作，從而難以實(shí)現(xiàn)高校教務(wù)管理部門與其他各部門之間的協(xié)同合作模式。一些西方國家的智慧校園構(gòu)建是基于數(shù)字校園以及信息化技術(shù)的基礎(chǔ)之上，通過逐步優(yōu)化與完善而形成的。而我國許多高校中的智慧校園建設(shè)是在通用系統(tǒng)框架構(gòu)建的基礎(chǔ)之上，融入了個(gè)性化的定制內(nèi)容，供應(yīng)商提供的相關(guān)軟件平臺雖然可以為完善高校教務(wù)工作流程提供一定的參考，但是卻難以充分滿足高校發(fā)展過程中的特色需求。供應(yīng)商即便能夠?yàn)楦咝Ｌ峁﹤€(gè)性化定制系統(tǒng)，但由于對高校的實(shí)際業(yè)務(wù)并不熟悉，提供的問題解決方案通常情況下與高校的實(shí)際需求相差甚遠(yuǎn)，在此背景下就需要高校各部門工作人員全程參與到優(yōu)化與完善系統(tǒng)流程當(dāng)中，然而這個(gè)過程通常會(huì)需要三到五年時(shí)間，并且需要投入的資金量非常巨大，會(huì)給高校帶來很大的經(jīng)濟(jì)壓力。同時(shí)，預(yù)留數(shù)據(jù)接口、個(gè)性化模塊定制以及系統(tǒng)后期維護(hù)與升級所需的各項(xiàng)費(fèi)用給許多高校造成了阻礙。就算是我國一流高校，在這方面與西方發(fā)達(dá)國家動(dòng)輒上億美元的經(jīng)濟(jì)投入也存在較大的差距[5]。

4.2 高校教務(wù)系統(tǒng)缺乏對現(xiàn)有信息數(shù)據(jù)的深度挖掘與共享

一是高校中的信息資源比較分散，沒能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享模式。高校內(nèi)的各個(gè)部門在收集信息數(shù)據(jù)的過程中，通常會(huì)遇到內(nèi)容相近、格式不同的表格，各系級部門在填表上報(bào)過程中會(huì)遇到許多問題，比如信息相同但不能進(jìn)行復(fù)制粘貼，只能人工進(jìn)行反復(fù)的填寫作業(yè)，加大了工作量。例如，各專業(yè)實(shí)際學(xué)生人數(shù)的填寫，由于各部門運(yùn)用的統(tǒng)計(jì)方式與統(tǒng)計(jì)路徑不同，導(dǎo)致實(shí)際掌握的信息數(shù)據(jù)不盡相同，其根本原因在于沒能實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)共享。二是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息處于相對獨(dú)立的狀態(tài)，管理與分析功能相對薄弱。例如，學(xué)生出入校園的記錄、圖書館進(jìn)出記錄、各門課程的實(shí)際出勤情況、學(xué)業(yè)預(yù)警情況以及成績分析情況等數(shù)據(jù)內(nèi)容都分散在不同的部門與系統(tǒng)當(dāng)中，從而形成了數(shù)據(jù)孤島，導(dǎo)致這些信息數(shù)據(jù)獨(dú)立存在，只在局限的范圍之內(nèi)單獨(dú)使用，未實(shí)現(xiàn)校園內(nèi)部信息數(shù)據(jù)的互聯(lián)，從而給信息共享與整體學(xué)情分析造成了障礙。

5 智慧校園背景下優(yōu)化高校教務(wù)管理的重要途徑

智慧校園教務(wù)管理系統(tǒng)并不是簡單地應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件以及軟件系統(tǒng)，而是在高校教務(wù)管理工作全過程當(dāng)中有效結(jié)合先進(jìn)的信息技術(shù)，從而實(shí)現(xiàn)校內(nèi)信息數(shù)據(jù)共享與融合的目的，進(jìn)而為各部門不同權(quán)限的工作用戶提供信息讀取與應(yīng)用服務(wù)，保障高校各部門工作的高效、順利開展[6]。優(yōu)化高校教務(wù)管理工作首要的就是優(yōu)化高校教務(wù)管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能中，解決問題的關(guān)鍵在于優(yōu)質(zhì)的數(shù)據(jù)流以及完整的基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)。

5.1 完善高校教務(wù)管理制度

在智慧校園背景下，為充分實(shí)現(xiàn)高校教務(wù)管理信息化工作，應(yīng)當(dāng)對教務(wù)管理制度進(jìn)行完善與優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理制度的真正落地執(zhí)行。為了促使系統(tǒng)能夠針對性地解決問題，就必須使用系統(tǒng)能夠辨別的語言對所存在的問題與情況進(jìn)行逐一設(shè)定，杜絕模糊問題的發(fā)生。完善高校教務(wù)管理制度的最終目的就是為教務(wù)管理信息化建設(shè)提供重要的保障。在完善的管理制度基礎(chǔ)之上，才能夠依托信息化技術(shù)手段，促使教務(wù)管理工作實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，提升工作效率與工作質(zhì)量。

5.2 信息化構(gòu)建

一方面著重開發(fā)課程管理系統(tǒng)，例如，高校可以在現(xiàn)有教務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)之上，開發(fā)課程管理系統(tǒng)，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)排課，落實(shí)教學(xué)任務(wù)、導(dǎo)入人才培養(yǎng)方案，還能實(shí)現(xiàn)分析學(xué)生實(shí)際學(xué)情的工作目標(biāo)。在每個(gè)學(xué)期之初對上學(xué)期所有科目的成績進(jìn)行全面分析，如每門課程的及格率、重修通過率以及補(bǔ)考通過率等等，將分析結(jié)果與學(xué)生的實(shí)際出勤率結(jié)合，研究學(xué)生成績落后的原因，并與任課教師形成關(guān)聯(lián)，分析教師教學(xué)中存在的問題。除此之外，還能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)排考功能，根據(jù)學(xué)生與教師的上課與出勤率，自動(dòng)排定考試時(shí)間范圍，并指定監(jiān)考教師，根據(jù)高校相關(guān)管理規(guī)定設(shè)計(jì)的個(gè)性算法，不僅能夠確保各項(xiàng)工作的規(guī)范與公平性，還能進(jìn)一步提升教務(wù)管理工作的效率與工作質(zhì)量[7]。

另一方面著力開發(fā)信息數(shù)據(jù)收集系統(tǒng)，根據(jù)高校現(xiàn)有的信息數(shù)據(jù)庫，高校內(nèi)部系級管理者能夠從后臺管理界面設(shè)置相關(guān)信息采集點(diǎn)與填報(bào)范圍。設(shè)定范圍內(nèi)的人員可以使用校內(nèi)用戶名與密碼登錄系統(tǒng)，系統(tǒng)可以進(jìn)行自動(dòng)識別與基本信息填報(bào)。管理者在后臺能夠看到未填寫的人員信息，從而開展針對性的監(jiān)督工作。填報(bào)完畢的信息數(shù)據(jù)不僅可以統(tǒng)一下載形成表格，還能夠單獨(dú)下載形成文檔，從而給數(shù)據(jù)填報(bào)與歸檔工作提供一定的便利性。此系統(tǒng)能夠在高校各部門之間有效地實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享，杜絕數(shù)據(jù)孤島問題的發(fā)生。各部門能夠根據(jù)自身所需進(jìn)行選擇性地下載與打印，從填報(bào)人的角度來講，避免了反復(fù)填報(bào)。與此同時(shí)，還能夠保障數(shù)據(jù)信息的實(shí)時(shí)更新，確保信息數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性與即時(shí)性。

5.3 優(yōu)化管理流程

智慧校園的構(gòu)建并不是簡單地進(jìn)行教務(wù)管理系統(tǒng)更換，更不是單純地將線下工作轉(zhuǎn)移到線上，而是對原有的教務(wù)管理流程進(jìn)行重新審視。例如，可以編制《教務(wù)管理工作流程》，將優(yōu)化教務(wù)管理流程作為核心要?jiǎng)?wù)，根據(jù)時(shí)間順序逐一列出學(xué)年內(nèi)與教務(wù)管理工作相關(guān)的每項(xiàng)業(yè)務(wù)的名稱、開始與完成時(shí)間、具體操作步驟、注意事項(xiàng)、責(zé)任主體等內(nèi)容，用來指導(dǎo)工作的順利開展，有效避免高校教務(wù)管理工作的隨意性與主觀性，最大程度上減少復(fù)雜、冗長的無效溝通，進(jìn)而提升高校教務(wù)管理工作的成效。

6 結(jié)語

綜上所述，智慧校園的構(gòu)建需要高校所有人共同參與、協(xié)同共進(jìn)。充分利用先進(jìn)的信息化技術(shù)，推動(dòng)高校教務(wù)管理工作的有序開展，助力全校各部門之間信息資源共享，提升教務(wù)管理水平。