科學(xué)事業(yè)單位“報銷難”的成因及對策探討

宋 密

一、事業(yè)單位財務(wù)現(xiàn)狀

事業(yè)單位報銷審核是財務(wù)管理的一項重要工作，是單位報賬人員根據(jù)真實(shí)發(fā)生的業(yè)務(wù)所取得的有效原始憑證，按照相應(yīng)的用途分為差旅費(fèi)、材料費(fèi)、招待費(fèi)、勞務(wù)費(fèi)、會議費(fèi)等類別，填寫好相應(yīng)的費(fèi)用報銷單，并按照相關(guān)的財務(wù)規(guī)定補(bǔ)充齊材料提交至財務(wù)人員審核，并最終完成報銷的一個過程，但在實(shí)際工作中往往由于報賬人員對單位已出的相關(guān)財務(wù)規(guī)定不熟悉，或者取得的原始憑證不符合財務(wù)報賬規(guī)定等相關(guān)問題，造成報賬滯后甚至被駁回的情況。另一方面財務(wù)人員在規(guī)定出臺后信息宣傳不到位造成信息不對稱，甚至有一些財務(wù)人員本身的職業(yè)素養(yǎng)不高，對新出的財務(wù)規(guī)定理解上有偏差，部門內(nèi)部人員缺少專業(yè)培訓(xùn)和有效溝通，從而造成在實(shí)際報賬過程中一些不必要的誤會和沖突，從而造成“報銷難”這一普遍現(xiàn)象。

二、事業(yè)單位財務(wù)與報賬人員的矛盾產(chǎn)生的原因

1.財務(wù)報銷工作的專業(yè)性較強(qiáng)，流程相對復(fù)雜，而單位財務(wù)人員與報賬人所站的角度不同，很難得到他們的理解與配合

由于工作內(nèi)容和性質(zhì)的原因，財務(wù)人員是需要嚴(yán)格按照國家和單位各項規(guī)章制度審核報銷單，而報賬人在發(fā)生了一筆業(yè)務(wù)后往往希望第一時間獲得審核通過，但這其中財務(wù)人員需要審核業(yè)務(wù)的真實(shí)有效性、票據(jù)的合法和合規(guī)性、是否按照相關(guān)規(guī)定提供相應(yīng)的材料等，由于財務(wù)人員的嚴(yán)謹(jǐn)性和審核過程中的相對復(fù)雜的流程與報賬人的期望值不對等，極易造成財務(wù)人員在有意無意“為難人”的錯誤印象。

2.國家及單位的政策和財務(wù)制度的的不斷改革和更新

隨著國家經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，對財務(wù)重視程度也在不斷的提高，國家八項規(guī)定的出臺、公務(wù)接待、厲行節(jié)約、公務(wù)用車改革等一系列舉措的實(shí)施，標(biāo)志著國家對于經(jīng)費(fèi)的使用有著更為科學(xué)嚴(yán)格的管控，尤其是政府會計制度的改革，線上報銷系統(tǒng)的全面升級，使報銷流程有了很大程度的改變，如紙質(zhì)票據(jù)上傳至系統(tǒng)對報銷人來說就是一項新的要求也非常不易操作，尤其是那些紙質(zhì)票據(jù)較多的報銷如：因公出國（境）差旅費(fèi)，工程款等上傳報銷憑證就更加復(fù)雜，這一方面加大了報銷的難度，一方面也增加了財務(wù)審核的工作量，大家在學(xué)習(xí)新的規(guī)定和流程的初期難免會有怨言，而此時如果雙方再在報銷時溝通不順暢就極易造成矛盾和誤解。

3.單位的規(guī)章制度不健全，同時存在對新出臺的制度宣傳不到位

如某Z事業(yè)單位是在審計時發(fā)現(xiàn)問題或者在國家和上級主管部門的政策要求下制定了新的規(guī)章制度，而新的制度只是簡單的套用國家的相關(guān)規(guī)定或者臨時加上審計提出的整改辦法，并沒有根據(jù)單位的實(shí)際情況制定科學(xué)有效的管理規(guī)定，當(dāng)這種粗制濫造的規(guī)定一經(jīng)出臺就會變成束縛大家的枷鎖，從而引起大家的反感。同時國家新出臺的規(guī)章制度，單位財務(wù)人員如果僅僅是當(dāng)一個“二傳手”，簡單的以發(fā)送郵件或者公告的形式進(jìn)行傳達(dá)，正式執(zhí)行前沒有進(jìn)行針對性的培訓(xùn)和講解，宣傳不到位，很容易造成大家在執(zhí)行的前期出現(xiàn)諸多的抱怨，增加了很多不必要的溝通成本，也會造成大家對財務(wù)工作的誤會。

4.單位對于財務(wù)報賬人員的重視程度不高，各種待遇普遍偏低，導(dǎo)致報賬人員流動性較大，從而造成相互間的溝通成本增加

科學(xué)事業(yè)單位一方面由于其功能和定位原因，更為注重自身科學(xué)事業(yè)的發(fā)展，而對相關(guān)的財務(wù)助理的重視程度不夠，導(dǎo)致他們的職業(yè)發(fā)展受限；另一方面由于科研經(jīng)費(fèi)不足或經(jīng)費(fèi)支出范圍的限制，需要專款專用，導(dǎo)致財務(wù)助理的績效津貼、工資福利等相關(guān)待遇沒有得到應(yīng)有的保障，而財務(wù)助理大多采用的是項目聘用的形式，一旦他們的崗位晉升及薪酬發(fā)放等關(guān)鍵方面沒有達(dá)到預(yù)期時往往會考慮重新規(guī)劃自己職業(yè)生涯，或考研繼續(xù)深造，或考取更加穩(wěn)定的公務(wù)員等，這樣就會造成財務(wù)報銷隊伍的不穩(wěn)定，而財務(wù)助理的頻繁流動會導(dǎo)致溝通成本進(jìn)一步增加，報賬效率大大降低。

5.單位的財務(wù)信息系統(tǒng)流程冗余，過于強(qiáng)調(diào)管理，而使服務(wù)退步并沒有從用戶使用者的角度切實(shí)地解決報銷繁的問題

政府會計制度的實(shí)施使單位的財務(wù)信息系統(tǒng)進(jìn)行了全面的升級改造，而隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，許多先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和科學(xué)的管理理念運(yùn)用到傳統(tǒng)的財務(wù)日常工作中，但是部分單位在建設(shè)新系統(tǒng)時過于強(qiáng)調(diào)管理上的智能，要顯得“高大上”，但服務(wù)于用戶的理念沒有體現(xiàn)出來，如某Z事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對預(yù)算的控制比較重視，在系統(tǒng)的升級改造中希望實(shí)現(xiàn)實(shí)時的預(yù)算控制，避免出現(xiàn)預(yù)算超支的現(xiàn)象，所以在許多的費(fèi)用報銷類別中設(shè)計了專屬的預(yù)算控制的流程，而預(yù)算費(fèi)用也細(xì)化到了科目級別，這些流程的設(shè)計初衷是為了控制預(yù)算防止項目超支，進(jìn)而影響項目的結(jié)題驗(yàn)收，但在實(shí)際的使用過程中，報銷人紛紛吐槽，原因是有的報銷單原本只需幾分鐘的就能填寫完成，現(xiàn)在可能幾十分鐘甚至更長的時間才能完成，系統(tǒng)一方面要求報銷人在填寫報銷費(fèi)用時需要根據(jù)本身設(shè)置的精細(xì)化預(yù)算科目準(zhǔn)確選擇對應(yīng)的預(yù)算，而有的費(fèi)用對于報銷人來說不是一件容易區(qū)分的事情，甚至有的費(fèi)用類別在選擇預(yù)算科目時對財務(wù)專業(yè)人士來說都是一種考驗(yàn)，這無疑是大大增加了報銷人的填寫難度，另一方面該流程對預(yù)算科目的金額也進(jìn)行了相應(yīng)的控制，報銷人在選擇預(yù)算科目的同時還要關(guān)注對應(yīng)科目剩余的金額，系統(tǒng)的這種管理預(yù)算的流程讓報銷人感覺到填報系統(tǒng)的復(fù)雜繁瑣，進(jìn)而形成報銷“難上加難”的局面。

三、針對財務(wù)報銷難的解決辦法

1.完善單位的財務(wù)規(guī)章制度，在風(fēng)險防控的基礎(chǔ)上進(jìn)一步簡化業(yè)務(wù)流程

如某Z事業(yè)單位在采購物品和出差前會提交一個業(yè)務(wù)事項的事前申請，并且需要根據(jù)單位的審批權(quán)限進(jìn)行審批，等到業(yè)務(wù)發(fā)生后拿到相關(guān)票據(jù)進(jìn)行報銷時，還需要根據(jù)實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用再次提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批才能完成最終的報銷，這無疑是一種重復(fù)審批，造成報銷人對這種不合理的流程的反感。單位有必要對這種冗余的流程和制度進(jìn)行重新改造，從而簡化報銷手續(xù)，如上述的業(yè)務(wù)流程就可以在單位強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)的事前審批的規(guī)定下，在預(yù)算范圍內(nèi)的一般事項的報銷不再由相關(guān)部門審批，財務(wù)直接進(jìn)行最終的業(yè)務(wù)合理性、合規(guī)性的審核，通過簡化事前預(yù)算范圍內(nèi)的審批流程，一方面鼓勵大家業(yè)務(wù)發(fā)生前需要提交審批，將業(yè)務(wù)的風(fēng)險端口進(jìn)一步前移；另一方面預(yù)算范圍內(nèi)的一般事項報銷進(jìn)一步簡化了業(yè)務(wù)審批流程（業(yè)務(wù)流程如下圖：）。

2.使政策宣傳方式更加多樣化，從而加大財務(wù)規(guī)章制度的宣貫和業(yè)務(wù)能力的提升

（1）單位在修改或制定制度時要做好前期的調(diào)研工作，一方面更加深入地了解一線報賬人員的實(shí)際困惑，同時傾聽他們對現(xiàn)有規(guī)章制度在實(shí)際執(zhí)行過程中有哪些需要進(jìn)一步改進(jìn)的意見和建議，也能讓科學(xué)家和報銷人感覺到得到充分了尊重，從而獲得他們的理解和支持；另一方面通過這種內(nèi)部調(diào)研可以起到前期的宣傳作用，這樣新規(guī)定出來就不至于很突兀，執(zhí)行起來也會更順暢，進(jìn)而得到報銷人員的支持和認(rèn)可。

（2）制度發(fā)文后需要在單位內(nèi)部進(jìn)行一個廣泛的培訓(xùn)宣傳，針對制度中變動比較大的地方制作一個簡易對比說明圖，使用戶的使用者能夠更加清楚、直觀地獲取關(guān)鍵信息，從而達(dá)到更好的宣傳新制度的效果。

（3）財務(wù)人員在日常的業(yè)務(wù)辦理過程中應(yīng)該做好報銷問題的記錄，針對典型的問題制作一個“報銷糾錯記錄表”，同時也可以打印粘貼在較為醒目的地方，方便大家在報賬間隙進(jìn)行一個自主的學(xué)習(xí)和翻閱，并且將電子版的問題在單位的財務(wù)交流群內(nèi)進(jìn)行一個轉(zhuǎn)發(fā)、以提醒大家注意此類問題，進(jìn)一步做好財務(wù)報銷的宣傳，提高彼此的溝通效率。

3.重視對財務(wù)助理的培養(yǎng)，建立起一支相對固定并且專業(yè)的報銷隊伍。單位通過設(shè)置科研財務(wù)助理聘用機(jī)制，由財務(wù)部門推薦業(yè)務(wù)能力較為出色的財務(wù)報銷骨干，由單位的相關(guān)招聘小組進(jìn)行招聘面試，對符合條件的應(yīng)聘人員進(jìn)行人事備案，后期由財務(wù)處定期組織業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，如單位的財務(wù)報銷流程培訓(xùn)、項目預(yù)算結(jié)題等業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)。設(shè)置相應(yīng)的崗位晉升機(jī)制，增強(qiáng)他們的責(zé)任心和榮譽(yù)感，對于工作能力特別突出，連續(xù)多年考核為優(yōu)秀人員，又符合崗位競聘條件的可以作為單位財務(wù)人員招聘的優(yōu)先考慮對象，從而打通他們的崗位晉升通道，以激發(fā)他們?nèi)粘９ぷ鞯膭恿蜐摿ΓM(jìn)一步穩(wěn)定報銷隊伍，減少人員的流動性。

4.進(jìn)一步優(yōu)化財務(wù)信息系統(tǒng)，切實(shí)地做到系統(tǒng)是服務(wù)于人，以政府會計制度改革，財務(wù)系統(tǒng)“智慧化”建設(shè)的契機(jī)，實(shí)現(xiàn)財務(wù)系統(tǒng)管理需求與服務(wù)理念的相互融合

（1）簡化預(yù)算科目的選擇，系統(tǒng)為實(shí)現(xiàn)實(shí)時的預(yù)算控制，避免出現(xiàn)預(yù)算超支的現(xiàn)象，可以在財務(wù)填報系統(tǒng)中嵌入預(yù)算控制模塊。但對于預(yù)算科目的設(shè)置應(yīng)簡化，易于選擇，國務(wù)院辦公廳關(guān)于改革完善中央財政科研經(jīng)費(fèi)管理的若干意見（國辦發(fā)[2021]32號文）中指出要擴(kuò)大科研項目經(jīng)費(fèi)管理自主權(quán)，進(jìn)一步精簡合并預(yù)算編制科目，按設(shè)備費(fèi)、業(yè)務(wù)費(fèi)、勞務(wù)費(fèi)三大類編制直接費(fèi)用預(yù)算，我們在系統(tǒng)的實(shí)時預(yù)算控制環(huán)節(jié)在提供預(yù)算科目選擇的時候可以簡化為：設(shè)備費(fèi)、業(yè)務(wù)費(fèi)、勞務(wù)費(fèi)這三類易于識別的科目。一方面可以實(shí)現(xiàn)預(yù)算的控制，防止超支，又易于報銷人線上操作。

（2）線上填報環(huán)節(jié)我們在實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票拍照上傳的同時可以讓系統(tǒng)自動掃描識別發(fā)票信息，將關(guān)鍵內(nèi)容自動識別填入系統(tǒng)中，如在采購驗(yàn)收環(huán)節(jié)可以通過發(fā)票上的信息自動識別采購物品名稱、型號、單價、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，用戶在填寫的過程中無需花費(fèi)更多的時間關(guān)注這些“財務(wù)專業(yè)領(lǐng)域”的細(xì)節(jié)工作，讓系統(tǒng)更加友好易于操作，這樣不僅可以大大減輕用戶的工作量，也能夠讓用戶得到更好的系統(tǒng)升級的使用體驗(yàn)，同時運(yùn)用這些智能方式進(jìn)一步提高準(zhǔn)確率。

（3）在財務(wù)信息系統(tǒng)化建設(shè)的過程中將財務(wù)報銷系統(tǒng)的末端延伸至資金結(jié)算的最后環(huán)節(jié)，將傳統(tǒng)的網(wǎng)上銀行系統(tǒng)與單位的財務(wù)報銷系統(tǒng)進(jìn)行一個聯(lián)接，形成從線上填報到支付完成的整個流程的閉環(huán)。實(shí)現(xiàn)在付款環(huán)節(jié)通過出納的“一鍵式”操作完成最后的資金結(jié)算環(huán)節(jié)的發(fā)起，減少財務(wù)人員的繁瑣的手工操作環(huán)節(jié)，出納只需查看系統(tǒng)操作完成后的一個付款結(jié)果，并對提示匯款失敗的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和反饋，將出納人員從簡單的重復(fù)錄入系統(tǒng)的繁雜工作中解脫出來，助力財務(wù)人員從簡單的核算型慢慢向分析管理型轉(zhuǎn)變，從而大大提高資金支付的準(zhǔn)確率及效率。

四、結(jié)語

綜上所述，為有效的解決“報銷難”這一突出問題，各單位應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，重新審視、梳理單位的制度流程，順應(yīng)國家對科研經(jīng)費(fèi)管理的要求，持續(xù)優(yōu)化財務(wù)服務(wù)工作及管理流程，促進(jìn)科研經(jīng)費(fèi)使用向著更加規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展，切實(shí)地解決他們在報銷過程當(dāng)中的實(shí)際問題，多傾聽科學(xué)家的聲音，遵循科研規(guī)律，減輕科研經(jīng)費(fèi)使用限制的壓力，為廣大科研工作者潛心研究營造良好的環(huán)境，進(jìn)一步激發(fā)科研創(chuàng)造活力。