全國學會線上換屆服務工作實踐及改進建議

王姝力 李 巖 劉玉琪

(中國科協學會服務中心，北京 100081)

堅持內涵式發展，推出更有吸引力的服務學會數字產品，打造以全國學會和科技工作者為中心的科技服務和內容生產綜合運營的平臺，是落實“智慧科協2.0”工作的重要舉措，是通過數字化、網絡化服務方式賦能學會數字化轉型，推動學會組織治理數字化，提高學會管理服務能力的重要手段[1]。新冠肺炎疫情背景下，學會如何在“少聚集、不聚集”的條件下順利開展線下換屆工作，成為了全國學會的一大難題。如何利用信息化、數字化手段支撐學會線下工作，也成為學會管理服務平臺亟需突破的瓶頸。

針對當前學會線下換屆難的問題，在“智慧科協2.0”視域下，依托學會管理服務平臺開展了應用場景設計，建立了完整閉環的在線換屆會議服務機制，以“合規、便捷、安全、可靠、減少聚集”為宗旨，“會前—會中—會后”全程跟進，切實解決了學會線上換屆的難題。

一、開展學會在線換屆服務的必要性

(一)換屆工作是學會有序發展的必然要求

換屆工作是全國學會組織創新與治理改革的核心環節，是推動提升學會治理體系和治理能力現代化水平的重要內容。全國學會應堅持目標導向、問題導向、需求導向和服務導向，將黨的組織建設與民主運行、內部治理有關制度規定相統一，強化學會黨建、內部治理、規范運行、開放合作等方面的內容，實現全國學會黨組織調整與理事會、監事會換屆同步部署、同步開展。中國科協2021年印發《中國科協全國學會換屆工作指南》，明確了換屆報批、換屆籌備、會議籌備、換屆后備案、黨委委員產生調整等5個部分的重點步驟環節，提供了33個流程模板，給予學會翔實、可操作的工作指導[2]。

(二)開展在線換屆服務是破解困境的有效手段

根據中國科協學會服務中心統計，2021年應換屆學會52家，延期換屆學會31家，共計83家；2022年應換屆學會48家，延期換屆學會22家，共計70家。與此同時，民政部于2021年9月召開全國性社會組織未按期換屆督促整改會議，將到期未換屆行業協會商會換屆整改納入今后一個階段重點工作安排，使學會換屆成為疫情背景下迫在眉睫的現實需要。

(三)開展線上換屆服務是突出“服務”的重要手段

“智慧科協2.0”側重于提供體現科協系統專業化、可靠性、獨特性的服務，由“業務導向”向“服務導向”轉變，讓用戶參與服務提供，服務更加匹配用戶需求，用服務沉淀數據，用服務拓展服務。以前學會換屆，科協系統更關注關鍵節點的文件材料和最終換屆結果，對換屆過程的難點難題關心不足，現在通過建立完整、閉環的在線換屆會議服務機制，解決疫情期間學會換屆難題，提高學會換屆效率，形成標準化流程，實現了向“服務導向”的轉變。

(四)線上換屆服務是供需雙方催生的數字新業態

讓學會享受專業技術服務的同時，滿足學會業務場景服務需求，創新交互模式，才能催生出服務學會和會員的數字新業態。建立完整閉環的在線換屆會議服務機制，是規范疫情政策下學會換屆的阻礙和難題的有效途徑，開發幫助學會實現換屆會議邀約、線上報名、身份審核、線上視頻、簽到、發言、表決、投票的全流程貼身服務的新場景，在保障遵守疫情管控原則的前提下幫助學會“公開、民主、規范”地開展換屆選舉。

(五)開展線上換屆服務是數據沉淀與分析的有效途徑

當前，會員會議系統總計入庫會員199萬余人，其中通過會議系統、會議服務等各類運營推廣服務，新增的會員數量超過20萬人，未來，線上換屆服務有望成為為會員系統引流的關鍵一環。此外，依托線上換屆服務積累的質性數據是開展學會發展規律研究、探索學會治理現代化的標準與路徑等的重要基礎和寶貴資料。

二、學會在線換屆服務流程

中國科協會議管理系統聚焦廣大學會的辦會需求和特點[3],提供了包括會議宣傳推廣、參會邀約、參會報名、論文征集、參會日程、現場簽到、直播錄制、現場投票、會議數據管理分析等一系列功能。學會線上換屆工作是應用智慧科協會議系統服務學會的一個重要場景，也是切實解決學會難題的切入口。

(一)基礎準備

深入學習《中國科協全國學會換屆工作指南》《中國科學技術協會全國學會組織通則》等相關文件，了解換屆流程，形成《學會線上換屆選舉方案》，繪制學會換屆流程圖(如圖1所示)，確保線上換屆各環節合法合規[4]。同時在現有會議系統的基礎上，做出針對性調整，使系統更適合學會換屆使用。

(二)深入調研

在會議召開前的一個月，與學會工作人員保持密切聯系，實時溝通換屆會議時間、地點、屆次、規模等基本情況，根據學會實際情況，協助學會制定全流程換屆選舉方案。

(三)實地走訪

臨近會期，與學會工作人員提前進行會議場地勘察，開展會議測試，對接調試現場設備，調整優化會議流程，評估解決系統問題，并在會議開始前一周與學會人員進行彩排,為會議召開做好充分準備。

(四)現場保障

為學會提供現場直播技術支撐，確保畫面準確無誤轉播，同時配備定點人員負責會議總控、整體調度、人員報到、投票統計、現場拍照等工作；技術人員通過會議系統全程監控會議進程，對重要環節進行截屏留證，并引導參會用戶進行投票及數據統計，全方位保障會議進展。通過“線下+線上”的會議統籌和無縫對接，將傳統線下形式的會議“復刻”至線上。

(五)擴大宣傳

換屆會議結束后，根據學會需求，協助學會對投票數據做好分析，同時將視頻素材、人員合影、會議資料等相關文件打包、存檔。最后，將學會線上換屆流程形成新聞稿，在“學會服務365”App上廣泛宣傳，讓更多學會了解換屆新模式。

(六)做好預案

在實際換屆過程中，經常會有各種突發情況，對此，相關人員與團隊積極溝通，針對疫情常態化大背景下可能出現的問題，結合以往辦會經驗，形成《學會換屆服務應急預案》，保障學會換屆大會的順利召開。

圖1 學會線上換屆流程圖

截至目前，系統已為中國城市規劃學會、中國心理學會、中國電影電視技術學會、中國有色金屬學會等32家全國學會組織提供換屆會議服務47場(次)。其中，總會線上換屆服務23場次，理事會線上換屆服務3場次，分支機構線上換屆服務19場次，提供全套解決方案2場次。此外，還為地方學會提供線上換屆服務1場次，非中國科協所屬社團提供線上換屆服務3場次，并有12場換屆會議正在執行中。學會反饋均為“效率高、服務優”，實現換屆會議零失誤。截至目前，所有接受服務的學會均通過各種形式提出感謝，學會對服務滿意度很高。

三、存在的問題

當前線上換屆服務已經能夠覆蓋學會換屆全流程，能夠圓滿解決學會疫情背景下的換難題，但仍然存在一些問題。

(一)制度不健全，線上換屆缺少標準流程

當前線上換屆雖然已經幫助一部分學會解決了線上換屆的問題，且提交的相關材料也獲得了有關部門的認可，但是目前仍然缺少一套官方的線上換屆流程標準。即使完成了線上換屆，學會對其流程仍然存在許多疑問，再次換屆仍需有經驗的團隊進行輔助。

(二)數據鏈未打通，換屆材料重復提交

當前科協部分部門在數據交互方面仍是短板。在換屆過程中所產生的PPT、視頻影像、學換屆名單等信息，需要學會人員再次通過紙質文件或者下載成電子版報送科協、民政部等相關部門，未實現網上一鍵辦理，全流程的信息化水平仍需加強。

(三)系統不完善，換屆未達成體系化

當前線上換屆服務雖然已經形成了一系列流程化操作，但是并未形成體系化的系統。現有的線上換屆更多依賴學會管理服務平臺內的會議系統、問卷系統及直播系統，通過人工整合對應系統完成學會換屆，存在一定程度的人力資源浪費。

四、對策建議

以“智慧科協2.0”建設為契機，與科協、民政部相關系統打通，形成官方、便捷、可靠的標準化線上換屆流程，換屆前后學會人員信息自動同步，保證換屆會議公開透明合規，換屆數據安全真實可靠，提高學會業務工作效率，賦能學會換屆信息化。

(一)固化業務流程

召集相關部門開會研討，結合線下換屆的流程，以及已進行線上換屆學會的經驗，多方溝通交流，規范學會線上換屆需要提交的材料，形成官方的線上換屆工作指南，指導學會完成線上換屆工作。

(二)實現系統聯動

根據學會換屆所需相關材料，定制統一的業務模板，自動生成在線填報審批文檔，初步實現無紙化管理；整合相關資源和系統，實現各系統數據互聯，功能互通，實時同步換屆過程材料和審批結果，打造高效、安全、規范的換屆模塊，減輕學會管理部門工作強度。

(三)完善現有系統

通過科學設計流程、系統分步指導、操作細節提示，提供學會業務流程辦理進度與關鍵節點的自動提醒、記錄，構建科學的換屆報批業務辦理模式，便于學會掌握審批進度，提高學會業務工作效率，增強科協的監控能力和管理水平。