網絡環境下高等職業技術院校檔案信息資源共享模式與策略研究

李 月， 劉麗麗

(1.楊凌職業技術學院, 陜西 楊凌 712100; 2.陜西師范大學 馬克思主義學院， 陜西 西安 710062)

在高等職業技術院校中，檔案是學校發展的重要歷史記錄，同時檔案工作也是學校工作的重要組成部分，做好檔案管理工作有助于教學、科研等各項工作的順利開展。隨著信息化時代的到來，檔案信息化建設和檔案信息資源共享面臨新的挑戰，因此高等職業技術院校檔案管理工作必須結合時代發展的需求，順應時代的變化，轉變檔案信息資源共享原有的模式和理念，探索新的共享策略，更好地為高等職業技術院校建設提供優質的服務。

1 網絡環境下高等職業技術院校檔案信息資源共享模式

1.1 校內共享模式

這種模式主要是高等職業技術院校檔案部門實現檔案收集、管理過程當中的各項數據和信息的在線共享，在基礎設施建設完善的基礎上，建立專業化的高等職業技術院校檔案信息管理隊伍，并做好總體規劃，包括地理位置選擇，組織結構，信息設備等。高等院校內部使用的公文流轉平臺可以作為校內共享模式的一個載體，直接從公文流轉平臺對接檔案管理平臺，可以實現隨辦隨歸。

從內部建設來講，高等職業技術院校內部共享平臺通過軟件和網絡連接計算機設備，實現網絡檔案收集、管理過程當中的各項數據和信息資源的共享，對于院校內部的信息化建設有良好的促進作用，可以更好地滿足高等職業技術院校自身對信息發展的需求。這種校內共享模式應用相對廣泛，對于院校自身建設也是一舉多得。

1.2 高等職業技術院校之間的共享模式

高等職業技術院校信息檔案共享模式主要是借助校外網絡，對不同高等職業技術院校之間的檔案信息實現共享。實現共享主要有兩種方式：一種是區域內高等職業技術院校的共享，確定可共享的檔案范圍，建立全域檔案信息管理平臺，將區域內各高等職業技術院校的檔案信息上傳平臺，促進高等職業技術院校之間的合作；另一種是同類高等職業技術院校的共享，建立合作檔案館，同類高等職業技術院校上傳相關信息，建立管理制度和程序，可以各個高等職業技術院校分階段分類管理，也可以設定一個主要管理人員，對綜合檔案館進行管理。比如將計算機類、機械類等同類型高等職業技術院校信息檔案加以整合，來實現檔案收集、管理過程當中的各項數據和信息的共享，這樣會方便同類型信息資源的收集和檢索。但是目前由于檔案特殊的保密性質，高等職業技術院校之間的合作檔案館并不多。筆者認為將不同院校之間的同類資源進行整合，同類高等職業技術院校之間共同舉辦展覽將是一種共享方向。

1.3 社會共享模式

所謂的社會檔案信息資源共享模式，主要指的是高等職業技術院校檔案收集、管理過程當中的各項數據和信息管理部門充分利用現代信息技術，以專業檔案網站為節點，更好地提供檔案收集、管理過程當中的各項數據和信息資源服務。這種檔案收集、管理過程當中的各項數據和信息管理模式相對比較高級，能突破時間和空間的限制，應用范圍相對比較廣泛。但是在具體的實踐中，檔案收集、管理過程當中的各項數據和信息資源的安全風險大，具體實踐和應用相對比較復雜，需要花費較多的時間和精力。因此，社會共享模式也需要以檔案網站為核心，整合社會信息資源，實現用戶與檔案信息網站及檔案管理部門的溝通互動。

2 高等職業技術院校檔案信息資源共享的策略探討

2.1 構建高等職業技術院校檔案信息資源共享機制

在現代網絡信息化技術發展的大環境下，高等職業技術院校檔案收集、管理過程當中的各項數據和信息管理也面臨著新的發展環境。因此要建立新的檔案收集、管理過程當中的各項數據和信息資源共享機制，以此實現信息資源的共享。首先，要建立科學完善的運行保障機制，這是確保整個系統順利運行的基礎，其能確保在網絡信息環境下，高等職業技術院校檔案收集、管理過程當中的各項數據和信息管理能更健康有序運行。同時，可以建立激勵機制。網絡時代檔案收集、管理過程當中的各項數據和信息管理與傳統的管理方式不同，對管理人員的技術水平和整體素養要求更高，需要具備合作意識和競爭意識，創新精神等。因此，要明確不同管理成員的責任意識，完善相應的激勵機制，促進其合作學習和交流，推動共享機制的建立。

2.2 重視高等職業技術院校檔案信息資源的建設

網絡時代，要推動高等職業技術院校檔案收集、管理過程當中的各項數據和信息資源共享模式的建設。一方面，要加強高等職業技術院校數據庫的建設和完善，創新檔案管理思維，在檔案收集中注重檔案的信息化，注重電子檔案的收集整理。同時分析高等職業技術院校自身的發展特色，重視檔案信息資源的優化配置，為高等職業技術院校發展創建便捷的信息數據庫，并將其存儲在信息系統中，設置檢索詞，為高等職業技術院校日常的教育教學活動提供必要的基礎數據支持。

另一方面，要整合高等職業技術院校特色資源，逐漸將分散的檔案數據信息資源加以整合利用。紙質檔案由于其珍貴性和易耗性，不便于經常性變換位置，但是信息化的檔案資源是不受空間制約的，這就便于不同檔案資源的整合與查閱。當然，在整合的過程中，由于所涉及的內容相對較多，要做好各個方面的整合工作，包括軟件和硬件環境，人力資源整合等，需要分層次進行。

2.3 建立高等職業技術院校檔案信息標準體系

現代信息技術的高速發展，檔案信息標準體系建設是檔案信息建設管理的重要方面，包括了檔案收集、管理過程當中的各項數據和信息的基礎、技術及管理等標準。檔案數據和信息的基礎標準需要在頂層設計上下功夫，技術和管理標準需要結合實際情況，同實踐過程中找到的各種問題相結合，進行標準制訂。在標準制訂的過程中，尤其要做好信息標準體系的頂層設計，根據已有的經驗，并借鑒先進的信息標準體系模式，構建科學的信息標準模型，確保檔案收集、管理過程當中的各項數據和信息的規范化。同時，需要結合當前我國的實際，結合高等職業技術院校自身的各項發展情況，重視與國際社會的接軌對接。高等職業技術院校是我國現代教育事業的重要組成部分，必須以國際化水平和標準要求自己，在檔案信息標準體系建設中要借鑒國外的相關經驗，取其精華，去其糟粕，以此來促進我國檔案收集、管理過程當中的各項數據和信息資源管理建設的步伐。

2.4 重視檔案信息立法工作

由于我國高等職業技術院校檔案信息資源建設相對較晚，在很多方面存在著不足，對于檔案信息資源管理仍然處于探索發展階段，相關法律制度建設還不完善。因此必須重視檔案收集、管理過程當中的各項數據和信息立法建設工作。首先，必須了解現有的檔案收集、管理過程當中的各項數據和信息建設及管理方面的法律、法規、文件等，針對一些不能適應網絡社會發展環境的政策法規，必須加以修改或者是廢除，對一些與網絡信息環境相關的法律等進行修正完善；其次，結合網絡信息環境時代發展的各種特點，整合多方面的信息資源，對信息犯罪、信息污染等方面的問題必須加以重視，做好檔案信息安全的相關工作，提升檔案收集、管理過程當中的各項數據和信息資源建設的現代化發展水平。同時，在檔案資源信息立法工作中，要將其與我國現有的法律體系相結合，完善相關的法律法規，促進檔案信息資源共享建設等方面的法治化建設。

3 結 語

綜上所述，在高等職業技術院校中，檔案信息資源共享所涉及的內容相對較多，需要長期探索發展。網絡信息環境下，檔案收集、管理過程當中的各項數據和信息資源共享建設面臨著新的發展環境，因此要結合高等職業技術院校自身發展實際，對高等職業技術院校檔案工作中的各項數據和信息資源建設進行深入探析，并積極借鑒和吸收先進的模式和經驗，建立適合高等職業技術院校的檔案信息共享建設模式。