基于大數據移動端的智能化精細管理報修平臺的實施與應用

馮佳怡 陳志軍 張馬忠

（上海兒童醫學中心，上海 200127）

一、背景

每年醫療設備的維修支出在醫院開支中占到了很大比重，從歷年的預算來看維修支出幾乎與自籌醫療設備的購置金額相差無幾，對于醫用設備維修的支出科學化管理需求迫在眉睫[1]。

對于醫療設備購置，都有一一對應的合同，其申請到最后的驗收都有文件留存，但對于設備維修，就傳統的管理而已，維修過程無科學記錄，投入產出難以量化評價等，目前的維修管理工作存在6大痛點。

1.維修事件資料缺失統計困難

從報修到設備維修完畢，所牽涉的報修科室、設備資產編碼、設備損壞狀況等都無記錄（目前只有靠手工記錄），對維修率高的設備種類和品牌無法精確統計，對維修金額，維修預算編制無法提供科學決算依據。

2.無法對應相關設備

維修支出在資產管理系統中不對應相關設備造成單臺設備使用中總的維修支持無法統計等問題，是管理中非常大的漏洞。

3.報修混亂

目前設備保修有電話、私人微信、企業微信等形式，形式雜亂無法進數據源梳理。

4.維修過程無跟蹤反饋

臨床一直反映拿去修的機器沒有返還的時間概念，無法知道設備目前在什么狀態。

5.設備無分類，數據無法歸類分析

目前大多數醫院的固定資產沒有區分大類，如超聲類、放射類、病房護理類、門診類，固定資產按照合同名稱入賬，這就造成數據條目分散，后期無法根據大類進行統計，不知道是哪部分的設備維修支出高。所以要做好分類后續才能更好地歸類分析，有的放矢地進行重點管理。

傳統的醫療設備維修通常以紙質版的形式進行記錄，在維修報表中僅體現以供應商為統計科目的支出總和，對維修過程中精細的數據如主要零配件的分項價格、故障原因、對應設備序列號等無法做精細的記錄，這些數據的缺失對后續進行分類的科學統計造成了很大的困難，到年底很難憑借報表的數據分析哪一類設備的支出較高，原因在哪里，這樣一來對于明年的維修預算就沒有科學評判的依據。

針對以上問題，我院開發了一套基于云平臺的設備報修精細化管理軟件。該軟件注重管理各環節的細節，有助于及時發現控，于是很好地銜接各個環節與細節，確保整體的效果的展管理問題，提高管理效率與水平。利用了目前最容易實現的手機維修小程序應用，用手機掃描替代傳統的醫用paid掃描，使得上手第一步的變得人性化[2]。該項目應用后主要能實現以下功能。

5.1 利用后勤設備大數據進行設備預防保養管理是未來的發展方向。預防理念下基層，從細處實處普及設備預防保養知識，加強設備巡檢和保養，促進保養、巡檢、維修為一體化的后勤運營。

5.2 建立完整的設備報修全流程管理，從維修任務申報到任務完工全程記錄數據，為今后。

5.3 設備報修與維修預算、實際維修金額綁定，實現對設備維修成本有效管理。

5.4 實現科室對科室所有維修中設備狀態的確認，從而更好地對科室庫存設備有效使用。

5.5 對維修運營數據分類標簽，導出數據大類如“檢驗類設備”，小類如“離心機”，快速判斷哪類設備的維修成本最高，為今后的維修預算做判定基礎。

二、保修平臺詳細方案（見圖1）

圖1 智能維修平臺操作流程圖

1.設備字典庫的建立

由醫院從當前設備管理系統中導出設備字典，并維護好分類、保修截止日期、等基礎信息，在導入到【商醫云設備管理平臺】建立完整的設備字典庫。

設備數據字段：設備名稱、注冊證號、規格型號、設備SN、設備編號、生產企業、設備分類、采購日期、采購價格、保修截止日期、使用科室、位置、設備照片、售后服務商、售后服務商聯系人、售后服務商聯系電話。

2.設備報修

科室可以通過【設備管理】微信小程序掃描設備編碼對設備進行識別，并展示保修期、維修成本等主要設備信息。通過錄入語音、文字、上傳照片的方式快速描述故障情況進行保修。這一看似簡單的舉措實則很關鍵，它不僅對報修途徑進行統一，對故障描述也能進行記錄，這對后續故障原因可以做關聯對應，對維修故障科學分析也有了記錄，其次由于操作簡單易懂，利用手機而不是掃描槍是的報修不會被拖延，相對傳統的電話報修這一舉行顯然高效科學的多，不會造成數據的丟失，有利于數據存檔及報修及時。

3.維修審核

負責審核的老師可以通過小程序查看科室上報的維修申請，并通設備保修期、使用年限、維修成本、維修紀錄等數據對設備維修進行審核，并指排工單。在指派工單時可通過維修人員當前在進行工單數量，合理安排工單任務。

4.維修價格上報

維修人員接收設備維修任務工單后，需要按照工單模板內容在PC端系統上報維修報價。維修價格根據工程師到現場對設備情況進行維修價格評估，在上傳報價之前需對維修廠家資質進行審核，挑選有專業醫療設備維修經營范圍的維修廠商。

報價需列出相關零配件的品名和價格，便于考核人員的進一步核對，見圖2。

圖2 維修價格上報

5.維修論證

當維修人或企業上報預算以后，審核老師通過PC端對多家預算報價進行審核，并上傳【論證報告】。對于價值超過5000元的維修金額必須在論證報告上上傳圖片，一張為維修前的圖片，一張為維修后的圖片，這些圖片不是指設備的外觀圖片，而是線路板元器件這類存在問題的地方，前后圖片的對比可客觀的反映維修前后客觀差別，見圖3。

圖3 維修論證上報

6.維修進度查看

審價通過后維修人員開始維修，上報科室可在小程序【設備維修】列表中查看設備維修進展情況。

這個舉措解決了目前臨床最關心的問題——報修的設備到那個階段了？傳統只能靠電話或者微信聯系工程師，而工程師并不一定完全記得請什么設備到什么程度，因此給到臨床的反饋不準確。這樣的信息不對稱會造成很多弊端，設備返回不及對臨床造成設備短缺的壓力，影響臨床工作。系統這一舉措的實施可以讓臨床人員第一時間得知設備維修狀態，節省了因設備周轉而產生的緊急購置的需求。

最后設備維修完成后科室需要在小程序中對設備進行簽字驗收。

三、智能平臺投入使用后產生的問題及相關解決方案

1.缺乏有效數據統計標簽

平臺投入使用后發現導出的數據比較凌亂，無法做分類統計，顯示到如“放射類”或“檢驗類”設備的維修支出占比。這個問題也是醫院固定資產管理常見問題，一般的醫院賬務系統輸入發票信息時按照設備注冊證的名稱，缺乏資產類別的分類，按照設備名稱進行統計，那將有成百上千的統計項，不利于后續的統計分析。

基于此，我們對所有固定資產進行分類，將全部固定資產分類成19大類，47個小類（見表1）。將固定資產重新對接維修平臺，在維修臺中每一個設備前都帶有大類和小類。這樣在初始掃碼維修的時候流水單號就與“大類”和“小類”同時綁定，后續數據導的數據中同樣綁定分類。分類的意義在于可以在后期對同類設備的維修成本進行統計分析，見表1。

表1 設備分類

2.對應條目中沒有設備序列號

由于賬務系統入賬界面中沒有“序列號”輸入列，致使維修平臺中的設備同樣沒有對應的序列號，“序列號”是設備最為有效的“身份證”，設備編號在同一個機器上可以換，但序列號卻是唯一的。

我們開始的時候才去補錄序列號的方式，但發現全院設備要補全序列號需要花費大量的人力，且所需時間長。然后我們調整策略，軟件中進行了升級，在報修環節增加了“序列號”，即報修人掃碼報修設備的時候手動輸入報修設備的序列號。這樣不僅實現了報修設備的信息唯一相關性，而且同步更新固定資產庫，后續對清點固定資產也實現了“資產編碼”與“序列號”一一對應，對之前由于資產編碼標簽脫落無法及時報修或清點的資產可實現精細化管理。

3.補充設備保修期限

在設備報修審核頁面我們發現對于設備是否超過保修期這個問題的判斷依據只有“設備購入時間”，設備的保修期根據談判的結果不同，一般是2年，有些則是3年或5年。工程師接到報修任務后還需要去查詢相應的設備合同，耗時耗力，且由于工程師非采購經辦人，經常會出現搞錯保修年限的事件。針對此情況，我們對系統中使用年限5年以內的設備進行了梳理，分組進行合同查詢，軟件中升級添加“保修年限”字段并一一對應手工添加。同時在固定資產管理軟件中添加“保修年限”字段，系統并行同步。這樣在設備信息中必須添加保修期限，判定是否在保修內以便做出正確的評估。

4.維修平臺與賬務軟件的對接

絕大多數醫院在使用智能維修平臺之前就已經有自己成熟的賬務軟件，因牽涉醫院整體管理制度，很大可能性不能在智能維修平臺上直接做發票。且閉環管理中重要的一點是需求與最后的結果對接形成科學的閉關管理。

真正做到“帳修相符”就必須從源頭抓起。本部門根據實際業務需求，提出將“維修流水單號”作為事件標識，該流水單號中關聯“維修價格”“維修供應商”及“是否完工”等關鍵信息。這些信息和發票中的輸入的信息進行比對，如果一一對應發票可順利輸入賬務系統，如有一項信息不符，發票不能入賬。

這樣做的好處是讓維修流程的精細化管理真正落地，未經平臺正常報修的設備支出不得入賬，從源頭上約束不規范的行為，使所有報修條目實現“賬修相符”，見圖4。

圖4 平臺虛擬機對接

以這個維修平臺為例，運行過程中產生的數據一開始并不是有效的，因為缺乏科學的數據分類標簽，就很難為后面的統計和決策服務。在平臺使用過程中我們反饋意見更新平臺功能外，對于數據我們又開拓了以下統計功能。

4.1 工程師接單后提交審核中供應商單位為“后勤保障”且發生金額為0，記入工程師個人服務工作額度，作為績效考核內容之一。

4.2 在保修內的設備發生故障我們也要求臨床上報，提供審核的供應單位為“上海兒童醫學中心”，如此對在保修內的設備也可以進行維修統計，獲得該設備的保修次數和原因，不僅可以與簽訂合同的維修單位提供的保修記錄進行比對，而且獲知該設備的維修頻率，為來年是否還需要購買保修，購買“全保”或“部分保修”提供決策分析。

4.3 對于設備相關易損耗材量統計，如熱能傳感器、流量傳感器、動力磨頭等需掃碼報修，先對“設備配件”進行維護，后續選擇相應的“設備配件”完成統計，這樣對經常會損耗的配件形成意識，對后續設備采購提供反饋，對于這類“設備配件”在采購的時候納入考量范圍，完善預算管理。

隨著平臺應用的深入，我們根據數據特點以及其所能反饋的業務有了更深層的理解和對應的解決方案，其對后勤的科學管理起著相輔相成的作用。

結語

綜上所述，智能維修平臺的投入使用是非常必要的，使用過程中平臺能產生大量的數據。如何修改根據數據特點對程序進行優化是管理人員需要有主動意識反饋的。可以說任何的平臺在初始投入的時候不能完全滿足醫院的需要，如何利用平臺完成數據有效梳理為后續設備維保及設備采購預算提供科學依據，這就對管理人員平時對業務和管理思路提出更高的要求數字時代，在各種軟件的幫助下，醫院管理從原先的手工作業有了質的提升，但這不是最主要的，軟件只是工具，而醫院的管理者及其科學的管理理念才是真正的核心競爭力。