不動產登記檔案數字化管理與規范化利用研究

楊奇子

摘要：不動產登記檔案數字化管理與規范化利用符合檔案事業高質量發展的要求。數字化管理大大提高了不動產登記檔案的管理效率，便于檔案收集與利用，而規范化利用則有助于保障不動產登記檔案的安全性。當前階段，不動產登記檔案管理與利用的關鍵是提高數字化水平，同時建立相對完善的管理制度，通過科學指導、系統搭建和技術水平提升等多種方式，全面提升不動產登記檔案管理和利用水平。

關鍵詞：不動產登記檔案；數字化；規范化；適用性；優化策略

不動產登記檔案管理工作是不動產登記檔案管理部門按照相關程序和流程對不動產進行登記，對登記資產和物體賦予經濟價值。在不動產登記過程中可以對資產和物體的權屬進行調整和變更，并將調整和變更的結果存儲到檔案之中，確保資產管理的規范性、真實性，為不動產功能實現提供保障。不動產登記檔案數字化管理能夠更加方便廣大人民群眾對不動產相關檔案信息進行查詢和應用，提高政府服務效能和服務效率。但受歷史原因和其他因素影響，導致不動產登記檔案數據錄入不完整，在規范化管理過程中部分數據信息存在不兼容或缺失問題，在一定程度上影響了不動產登記檔案數字化管理質量。因此，新形勢下，有必要借助現代信息技術實現不動產登記檔案數字化管理轉型升級，在確保不動產登記檔案數據信息收集全面的基礎上對不動產登記檔案數字化服務手段和方式進行創新，通過規范化利用為廣大人民群眾提供更多元的不動產登記檔案數字化服務。

1不動產登記檔案數字化管理的適用性

1.1不動產登記檔案管理本身具有復雜性

不動產登記涉及多個登記對象，包含房屋、林木、海域、土地，等等。從類型上看，不動產登記檔案包含注銷檔案、變更檔案、首次登記檔案、查封檔案等。從不動產權利看，包含不動產登記的權利、宅基地使用權、建設用地使用權、集體土地使用權等等，因此無論是從不動產登記本身看，還是從不動產登記檔案管理看都相對復雜[1]。不動產檔案管理實質上是由檔案管理部門對登記的重要信息按照檔案管理的相關制度進行管理。在管理過程中，一方面，需要明確不動產登記自身的差異性和復雜性；另一方面，要了解不動產登記檔案管理本身的復雜性，對管理工作給予足夠的重視，在不動產登記檔案管理過程中采取相對應的措施，才能進一步提升不動產登記檔案管理成效。

1.2數字化有助于提高不動產登記檔案管理效能

不動產登記檔案數字化管理與紙質檔案相比，更準確、更便捷。數字化背景下，不動產登記檔案管理部門應充分認識到數字檔案管理與傳統紙質檔案管理的差異，主動地利用現代信息技術，進一步提升不動產登記檔案管理效率，切實采取有效措施確保不動產登記數字檔案信息的安全性[2]。一方面，通過不動產登記數字檔案建設，能夠為廣大人民群眾提供更為多元化的服務方式。通過不動產登記檔案管理信息系統，能夠滿足廣大人民群眾業務辦理需要，進一步提升不動產登記檔案服務效能。另一方面，在不動產登記檔案管理過程中，涉及不動產登記多個環節，無論是不動產登記檔案信息收集還是后續的管理利用都需要借助數字化信息技術，方便檔案管理人員開展相關工作。

2不動產登記檔案數字化管理與利用現狀

2.1不動產登記檔案編號的數字化應用問題

不動產登記檔案編號是否規范是不動產登記檔案信息資源開發利用的重要前提。但當前部分不動產檔案管理部門在不動產登記檔案管理工作過程中對于不動產登記檔案編號工作重視程度不足，對于不動產登記檔案編號數字化應用沒有給予足夠的政策支持和資金支持，客觀上造成了不動產登記檔案管理主體在責任落實不到位。例如，在開展不動產登記檔案編號數字化進程中由于基礎設施建設不完善，數據聯網通暢性較差，難以實現不動產登記檔案編號數字化信息有效傳遞，導致不動產登記檔案在管理過程中出現不規范問題。部分不動產登記檔案管理部門雖然也在編號工作中采用了一些數字化技術，但未能實現對檔案序列排布的全面考察，也難以對檔案屬性進行全面分析，無法明確檔案位置狀態的相關信息，也容易出現檔案卷號設置與流水號無法對應，影響不動產登記檔案信息提取速度，甚至會造成不動產登記檔案信息遺漏。

2.2不動產登記檔案錯誤圖像的數字化矯正問題

當前不動產登記在檔案數字化管理過程中對圖像數字化檔案沒有給予足夠重視，在實踐探索過程中缺乏對圖像掃描管理的相關制度機制，在具體實施過程中未能實現檔案分辨率的標準和格式統一，這也就造成了不動產登記檔案在數字化管理過程中因圖像不清晰或順序不準確而無法對其進行明確識別和掃描，在缺少相關依據信息的情況下，很容易出現錯誤圖像[3]。此外，在不動產登記檔案掃描過程中如果缺乏對影像資料掃描特征分析，就可能導致影像清晰度模糊，造成錯誤圖像識別效果不夠理想，難以對不動產登記錯誤圖像進行數字化矯正，影響不動產登記檔案后期維護，也使得文字性質的檔案資料容易出現信息丟失。

2.3不動產登記檔案數字化管理與規范化利用指導不足問題

不動產登記檔案數字化建設是一項系統工程，面臨著諸多不確定因素，當前我國很多地區在不動產登記檔案數字化管理過程中仍然處于起步探索階段，特別是不動產登記檔案涉及的資料種類多，數據非常龐大，如果沒有足夠的信息技術支持和人力投入，就難以實現不動產登記檔案從紙質模式向數字模式轉型[4]。在轉型過程中不僅需要投入足夠的資源和精力，還需要對不動產登記檔案數字化管理和規范化利用進行系統指導，特別是上級部門要對不動產登記檔案數字化管理與規范化利用出臺詳細的指導文件，在信息系統利用、人才培訓、技術標準等方面要給予足夠的支持，對不動產登記檔案數字化管理與規范化利用出現的問題要及時介入，切實保障不動產登記檔案數字化管理與規范化利用相關工作的順利開展。但從目前看，針對基層不動產登記檔案數字化管理與規范化利用指導力度還不夠，在制度建設方面還存在著不足和短板，在人力、資金、物力投入方面規模還十分有限。在技術標準方面指導力度還不足，在一定程度上影響了不動產登記檔案數字化管理與規范化利用的有序推進。

3不動產登記檔案數字化管理與規范化利用策略

3.1加強指導：實施不動產登記檔案數字化的規范化管理

隨著我國不動產登記規模的越來越大，不動產登記檔案管理的數量也越來越多，不動產登記檔案管理部門在不動產登記檔案管理過程中不僅要切實保障數字檔案信息安全，同時還要對不動產登記檔案數據信息進行合理開發和利用，為不動產登記相關工作開展提供檔案數據基礎。因此，加強對不動產登記檔案數字化的規范化管理就顯得尤為重要，在具體實施過程中，一方面，國家應支持不動產登記檔案數字化建設，并從宏觀層面為不動產登記檔案數字化和規范化制定相關制度機制，加強頂層設計，完善相應管理條例，制定具體的標準和規范，進一步提升不動產登記規范化水平。同時要積極加快不動產登記數字化建設進程，為不動產登記數字化管理工作推進夯實堅實基礎，支持不動產登記檔案管理部門引進必要的硬件設施，完善網絡系統，對紙質檔案妥善處理，切實保障不動產登記檔案信息安全。另一方面，上級部門要充分認識到不動產登記檔案信息數據化建設的重要性和必要性，給予當前在不動產登記檔案管理過程中出現的檔案信息不全、制度機制建設不完善、數字信息技術引用外部影響因素過多等問題足夠重視，制定和完善不動產登記檔案數字化管理實施細則和方案，加強對不動產登記檔案管理部門的業務指導，切實推動不動產登記檔案數字化相關工作有序落實。同時要結合不動產登記檔案數字化建設實際需要，為不動產登記檔案管理部門配齊人員，使不動產登記檔案數字化建設穩步有序推進。

3.2系統搭建：建立健全不動產登記檔案管理信息系統

近年來，隨著網絡信息技術不斷發展，也深刻地影響了不動產登記檔案數字化管理。因此，有必要將建立健全不動產登記檔案管理信息系統作為當前不動產登記檔案管理部門的重要工作加以落實。一方面，要引進現代信息技術，對當前不動產登記檔案管理信息系統進行升級，對不動產登記檔案管理信息系統的薄弱環節進行完善，進一步提升不動產登記檔案管理信息系統的先進水平，切實保障不動產登記檔案信息安全。另一方面，不動產登記檔案管理部門面臨的工作環境復雜，工作內容多樣，傳統的不動產登記檔案管理模式已經很難適應新時代的發展訴求。特別是國家要求要大力推進“放、管、服”改革，不動產登記檔案管理部門也應充分發揮好不動產登記檔案信息的價值和作用，嚴格落實國家關于“放、管、服”的各項政策要求，對所有不涉及國家安全和個人隱私的相關數據要實現跨部門、跨領域的合理利用，實現不動產登記檔案管理信息系統與政府信息系統有效對接，為不動產登記檔案信息資源的合理開發和利用創造有利條件。此外，還要加強不動產登記檔案信息數據安全，有條件的不動產登記檔案管理部門要采用更為先進的技術手段，制定更為嚴密的保護措施，提升不動產登記檔案數據信息安全等級，切實做好不動產登記檔案信息安全工作。同時還要為不動產登記檔案信息存儲提供良好的環境，做好防水、防火、防雷、防地震等安全措施，定期對與不動產登記檔案信息存儲和利用的相關設施和環境進行檢查，對發現的問題要及時處理，為不動產登記檔案管理信息系統正常運轉營造良好的外部環境。

3.3水平提升：提高不動產登記檔案編號與圖像處理能力

目前在不動產登記檔案管理過程中容易出現編號錯位問題和圖像處理問題，為切實保障不動產登記檔案信息規范、有效，有必要提高不動產登記檔案編號與圖像處理能力，為不動產登記檔案信息資源合理開發利用創造有利條件。一方面，要加強對不動產登記檔案方位信息研究，結合不動產登記檔案具體位置和狀態制定更為精準的排列方案，為后續的精準搜索和查找提供數據依據，為不動產登記規范編制和合理利用創造有利條件。要借助數字化技術優勢，對不動產登記檔案目錄進行規范化信息收集，確保不動產登記檔案卷號流水號和目錄信息的完整性。另一方面，要進一步提升不動產登記檔案圖像處理能力，主動借助先進的圖像掃描技術運用到不動產登記檔案管理之中，實現對錯誤圖像的有效糾錯，切實保障圖像分辨率在合理區間。同時要結合圖像處置的相關要求，制定圖像處置相關流程，完善圖像資料的清晰度標準，使檔案的文字資料和相關圖像能夠更加完整，具備更強的可讀性，進而避免錯誤圖像和錯誤信息出現。

參考文獻：

[1]何文.紙質不動產登記證明檔案銷毀可行性探究[J].中國檔案，2022（03）：70—71.

[2]聞杰.不動產登記檔案查詢實踐與思考——以南京市為例[J].檔案與建設，2021（05）：56—58.

[3]王偉英.不動產登記檔案分類方法和保管期限探析[J].浙江檔案，2019（02）：58—59.

[4]羅明.不動產登記檔案管理的探索與實踐[J].中國檔案，2019（02）：44—45.