等級醫(yī)院評審中的醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理

金薇

臨海市中醫(yī)院（浙江臺州 317000）

隨著我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展，人們的生活水平不斷提高，健康意識不斷提升，對醫(yī)院醫(yī)療條件的要求也越來越高。醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)院管理的重要組成部分，貫穿了醫(yī)療設(shè)備從申請、論證、購置、安裝、使用、維修、維護、計量到報廢全生命周期管理的所有資料，而完整的醫(yī)療設(shè)備檔案資料可以為設(shè)備有效使用、維修、保養(yǎng)提供科學依據(jù)，為臨床科室提供準確、有力的技術(shù)支持，為醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的購置和報廢提供可靠的數(shù)據(jù)參考[1]。同時，醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)療質(zhì)量管理、等級醫(yī)院評審、潔凈手術(shù)室檢測驗收、檢驗科基因擴增[聚合酶鏈式反應(yīng)（polymerase chain reaction，PCR）]、實驗室復(fù)審、放射診療許可證辦理、大型醫(yī)療設(shè)備配置許可證申辦、救護車上牌辦理等事項不可或缺的一部分[2]。在此背景下，醫(yī)院抓住等級醫(yī)院評審的契機，于2019年，對醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度進行了重新梳理及改進，完善了檔案管理制度及工作流程。

1 檔案歸檔范圍及內(nèi)容

根據(jù)等級醫(yī)院的評審要求，對單價5萬元及以上醫(yī)療設(shè)備的管理應(yīng)遵循集中統(tǒng)一管理的原則，對單價5萬元及以上的新購置醫(yī)療設(shè)備應(yīng)分階段跟蹤收集相關(guān)資料，并分類整理歸檔。醫(yī)療設(shè)備檔案的收集主要由采購供應(yīng)部、醫(yī)學工程服務(wù)部、資產(chǎn)管理中心3個科室完成。其中，采購供應(yīng)部負責收集申購及購置過程中的所有資料，如科室訂貨申請單、購置項目論證報告、設(shè)備委員會會議記錄、招標文件、中標單位的投標文件、評標記錄、中標通知書、設(shè)備采購合同、中標單位的三證（醫(yī)療設(shè)備生產(chǎn)企業(yè)許可證、醫(yī)療設(shè)備經(jīng)營許可證、醫(yī)療設(shè)備注冊證）、產(chǎn)品樣本、開箱記錄單、發(fā)票復(fù)印件等。醫(yī)學工程服務(wù)部負責收集安裝驗收過程及使用階段的資料，在流程改進上，醫(yī)院首先從新設(shè)備驗收環(huán)節(jié)開始完善，將驗收前需要準備的資料（安裝驗收報告原始記錄單、醫(yī)療設(shè)備使用培訓和考核記錄原始記錄表、合同復(fù)印件、招標參數(shù)）、驗收過程中需要收集的資料（安裝驗收報告、出廠合格證、進口設(shè)備的報關(guān)和商檢單、醫(yī)療設(shè)備使用培訓和考核記錄原始記錄表、培訓試題、中英文用戶操作手冊、使用說明書、維修手冊、出廠檢驗報告、操作規(guī)程、計量設(shè)備的強制檢定證書、設(shè)備銘牌照片、設(shè)備裝箱單、配置清單、其他隨箱資料）以及相關(guān)培訓注意事項整理成一份清單，由負責該設(shè)備的工程師按照驗收清單收集資料，待資料收集完整后再交給檔案管理員，由檔案管理員在設(shè)備檔案資料交接登記表上進行核對登記，完成交接；有些資料的收集耗時較長，如報關(guān)和商檢單，若將未收集完整的資料由各設(shè)備分管的工程師負責存放，則很容易遺失，因此，醫(yī)學工程服務(wù)部制定了設(shè)備檔案預(yù)建檔制度，對未收集完整的資料附上一份驗收清單，標記清楚仍欠缺的資料，進行統(tǒng)一收集、存放；在設(shè)備使用階段，醫(yī)學工程服務(wù)部負責收集設(shè)備使用登記本（由使用科室登記）、維修報告單及發(fā)票復(fù)印件、計量設(shè)備在使用階段的強制檢定證書。在設(shè)備報廢階段，資產(chǎn)管理中心負責收集設(shè)備報廢申請和審批表、報廢清單及處理結(jié)果。

2 檔案信息化管理的初步實現(xiàn)

根據(jù)等級醫(yī)院評審要求及國家藥品監(jiān)督管理部門制定的醫(yī)療設(shè)備分類與代碼，建立醫(yī)療設(shè)備分類、分戶電子賬目，實行信息化管理。醫(yī)院醫(yī)學工程服務(wù)部于2018年8月全面上線GE APM 資產(chǎn)云管家。APM 主要用于醫(yī)療機構(gòu)對醫(yī)療設(shè)備進行數(shù)字化管理，涉及檔案管理、賬戶管理、維修管理、預(yù)防維護、其他應(yīng)用等模塊。系統(tǒng)上線初期，為了給無數(shù)字化臺賬的設(shè)備貼碼，醫(yī)學工程服務(wù)部的工程師對每臺設(shè)備進行了掃碼建檔，建檔順序是先有二維碼，然后在貼碼時貼一張?zhí)钜粡?，即按照掃碼建檔模板生成需要數(shù)量的二維碼，生成后將其下載并打印成標簽，然后將打印好的二維碼粘貼至設(shè)備的統(tǒng)一位置，之后用微信掃描設(shè)備的二維碼，按照頁面提示填寫設(shè)備信息后點擊確定提交。臨床科室和工程師可以使用微信掃描設(shè)備上粘貼的二維碼直接跳轉(zhuǎn)到報修界面，錄入報修信息后點擊提交并確認即可完成報修，既減少了電話報修，又實現(xiàn)了設(shè)備掃碼報修、維修進度跟蹤、設(shè)備狀況分析、保養(yǎng)計劃制定等功能。借助此系統(tǒng)平臺，醫(yī)院進一步完善了設(shè)備管理系統(tǒng)，采用了信息化手段收集設(shè)備使用階段的巡檢、日常保養(yǎng)和維護、維修等相關(guān)記錄，工程師每次維修或者維護保養(yǎng)時都可以掃碼進行信息錄入，無需再回到科室進行信息登記甚至手工書寫，避免了因遺忘導致的信息缺失。自GE APM 資產(chǎn)云管家上線運行，其已錄入了全院4170臺醫(yī)療設(shè)備數(shù)據(jù)，減少了紙質(zhì)檔案管理的人力、物力，包括統(tǒng)計及工單記錄等工作。

3 檔案資料的自查

根據(jù)等級醫(yī)院評審要求，醫(yī)療設(shè)備管理部門應(yīng)對制度建設(shè)、檔案資料、賬目、設(shè)備管理和使用情況等進行自查。針對檔案資料自查標準，醫(yī)院醫(yī)學工程服務(wù)部制定了醫(yī)療設(shè)備檔案自查制度，規(guī)定由高級工程師每季度抽查當季整理完成的檔案資料，自查過程中發(fā)現(xiàn)了以下問題。（1）歸檔不及時：醫(yī)療設(shè)備檔案包含科室訂貨申請單、購置項目論證報告、招標文件、投標文件、評標報告、中標通知書、合同書、開箱驗收記錄單、商檢、報關(guān)單、三證、彩頁、安裝驗收報告、培訓考核表、維修記錄、履歷表、說明書等，檔案資料內(nèi)容廣泛，涉及設(shè)備申請、采購、安裝、使用、維護等多個科室，由于檔案資料分散在不同的科室，而各科室溝通協(xié)作不足，收集起來存在一定的困難，導致檔案歸檔不及時[3]，加之對檔案資料的管理是一個動態(tài)的過程，需要跟蹤設(shè)備的變化并不斷補充新的信息資料，這也在一定程度上增加了檔案資料及時歸檔的難度；醫(yī)療設(shè)備管理制度規(guī)定，單價100萬元及以上的醫(yī)療設(shè)備檔案需要移交給院辦綜合檔案室統(tǒng)一管理，但由于部分資料收集不齊，經(jīng)常導致檔案資料不能及時移交，甚至出現(xiàn)已經(jīng)安裝使用數(shù)年的醫(yī)療設(shè)備檔案資料還未移交的情況，此時若設(shè)備出現(xiàn)故障，需要維修卻找不到相關(guān)的資料，將會影響維修及時性，降低患者就醫(yī)滿意度，亦會影響醫(yī)院的經(jīng)濟效益。（2）醫(yī)療設(shè)備檔案管理缺少固定標準，相關(guān)制度不健全：例如，相關(guān)法律、標準中并未明確報廢設(shè)備的檔案保存期限，2019年，醫(yī)療設(shè)備檔案室共整理出39份已報廢設(shè)備的檔案，由于缺少相關(guān)標準只能暫時分開存放；隨著科技的不斷發(fā)展，醫(yī)療設(shè)備的更新速度不斷加快，普通設(shè)備的使用年限一般是5～7年，高精尖設(shè)備的使用年限一般是10年，有些設(shè)備使用年限較短，使用2～3年即需要更新，若設(shè)備已經(jīng)報廢，則該設(shè)備的檔案資料就會失去價值，因此，關(guān)于醫(yī)療設(shè)備檔案的保存期限需要進一步商榷。（3）檔案資料審核不嚴謹：多份檔案的投標文件不規(guī)范，如缺少法人及投標人的身份信息，三證不全、三證時間過期、授權(quán)文件時間超期；部分檔案的申購單及論證報告流程不規(guī)范；部分檔案的設(shè)備名稱前后不統(tǒng)一。

4 解決檔案管理問題的措施

4.1 提高醫(yī)院對設(shè)備檔案管理的重視程度

為滿足醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃、臨床醫(yī)學工程學科建設(shè)及審計管理工作要求，醫(yī)院應(yīng)高度重視醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作，建立規(guī)范的醫(yī)療設(shè)備檔案動態(tài)管理制度，配置專門的管理人員、場所、設(shè)備，以充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案的價值[4]。多數(shù)醫(yī)院僅重視臨床科室，忽略非臨床科室，特別是后勤部門的發(fā)展，不能充分意識到后勤部門在醫(yī)院發(fā)展中起到的作用和價值[5]，加之醫(yī)院領(lǐng)導不重視設(shè)備檔案建立及管理的重要性，導致檔案建立和管理過程存在一系列的問題，檔案管理體系建設(shè)較隨意，因此，在促進設(shè)備檔案管理進程的同時，還應(yīng)加強醫(yī)院領(lǐng)導對檔案管理工作的重視程度，需要其對醫(yī)院管理工作進行整體規(guī)劃，促進醫(yī)療設(shè)備檔案管理，推動醫(yī)院各項業(yè)務(wù)建設(shè)[6]。

4.2 設(shè)專人負責管理醫(yī)療設(shè)備檔案，并加強對檔案管理人員的專業(yè)培訓

檔案管理工作與檔案管理人員的專業(yè)程度息息相關(guān)，為了規(guī)范檔案管理工作，必須增強檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。相關(guān)機構(gòu)應(yīng)定期組織檔案管理人員參加設(shè)備檔案管理專業(yè)知識的講座，使檔案管理人員更加明確檔案建立與管理的價值和意義以及規(guī)范檔案資料審核流程的方法。

4.3 合理利用醫(yī)療設(shè)備檔案資料

收集與整理醫(yī)療設(shè)備檔案資料的最終目的是為醫(yī)院的實際工作提供幫助，因此在日常工作中，我們應(yīng)合理地利用設(shè)備檔案資料，如可利用檔案資料為醫(yī)院購買新設(shè)備提供論證依據(jù)，以及利用檔案資料為解決設(shè)備購置、使用、報廢過程中的某種意外情況提供強有力的依據(jù)（如當設(shè)備購置過程中出現(xiàn)設(shè)備與要求不符、部件短缺、安裝調(diào)試、余款支付、人員培訓、售后服務(wù)等方面的糾紛時，即可通過查閱設(shè)備檔案中的招標參數(shù)、購置合同及配置清單等資料，核實對方是否按上述條款執(zhí)行及是否存在違約行為，以維護醫(yī)院的正當利益[7]）。

5 小結(jié)

等級醫(yī)院評審對于醫(yī)院而言是一項挑戰(zhàn)，同時也是提升各項工作能力的一個機遇。為了提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理水平，必須明確設(shè)備檔案管理的重要性，還應(yīng)從實際出發(fā)，分析目前管理工作中存在的問題，制定相應(yīng)的改進措施，并在后續(xù)的管理工作中一一落實；此外，還應(yīng)不斷創(chuàng)新管理方式，大力促進醫(yī)院管理水平的提高，從而提升醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。