物業(yè)企業(yè)成本管理存在的問題及對策研究

文/趙俊男（北京方佳物業(yè)管理有限公司）

物業(yè)企業(yè)在擴(kuò)大經(jīng)營規(guī)模時，如果放寬成本管理要求，重視規(guī)模而忽視利潤，業(yè)務(wù)拓展僅僅是增量并不是增收，存在企業(yè)規(guī)模越大成本越高問題，并沒有出現(xiàn)預(yù)期的規(guī)模成本效應(yīng)。缺少利潤的規(guī)模擴(kuò)張對企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展毫無意義，物業(yè)企業(yè)在擴(kuò)大自身規(guī)模的同時，必須保證質(zhì)量、利潤，而成本管控直接決定企業(yè)利潤，因此物業(yè)企業(yè)必須加強(qiáng)成本管理。

一、物業(yè)企業(yè)成本管理的基本特征

物業(yè)企業(yè)成本管理的基本特征主要有以下幾點：（1）人工成本比重大，傳統(tǒng)物業(yè)企業(yè)主要是為商業(yè)地產(chǎn)、小區(qū)等提供物業(yè)服務(wù)，經(jīng)過服務(wù)升級，企業(yè)業(yè)務(wù)逐步擴(kuò)張至行政單位、機(jī)場、校園、工業(yè)園區(qū)、醫(yī)院等多個非住宅領(lǐng)域。物業(yè)企業(yè)的成本控制圍繞具體業(yè)務(wù)展開，比如，房屋及公共設(shè)施管理、秩序維護(hù)、保潔綠化等，各項服務(wù)業(yè)務(wù)需要投入較多的人力資源，而且物業(yè)企業(yè)內(nèi)部超過半數(shù)的業(yè)務(wù)都需要大量人力資源的支撐，人力成本支出多，一旦企業(yè)對人力資源配置出現(xiàn)問題，將會出現(xiàn)成本浪費問題[1]。（2）維護(hù)和經(jīng)營成本偏高，物業(yè)企業(yè)的業(yè)務(wù)服務(wù)包括建筑樓房內(nèi)的設(shè)備設(shè)施維護(hù)檢修以及房屋維護(hù)等，各項維護(hù)管理成本都在企業(yè)整體成本中占比較大的比重。（3）覆蓋面廣，物業(yè)企業(yè)的業(yè)務(wù)類型多，且業(yè)務(wù)項目相對分散，項目成本支出并不集中。

二、物業(yè)企業(yè)成本管理存在的問題

物業(yè)企業(yè)當(dāng)前的成本管理面臨較大的壓力，一是市場競爭壓力，物業(yè)企業(yè)面對激烈的市場競爭，降價競爭是主要的競爭手段，物業(yè)企業(yè)必須通過擠壓成本增加市場份額。二是業(yè)主維權(quán)壓力，在業(yè)主維權(quán)理性化、法制化的影響下，成本發(fā)生合理性、成本內(nèi)容合理性是業(yè)主關(guān)注的重點，因此物業(yè)企業(yè)必須持續(xù)加強(qiáng)成本管理。三是業(yè)務(wù)服務(wù)質(zhì)量提高的壓力，物業(yè)企業(yè)除了用降價手段應(yīng)對市場競爭以外，服務(wù)質(zhì)量提升、打造品牌優(yōu)勢也是企業(yè)取勝的關(guān)鍵，相對的品質(zhì)成本隨之增加，物業(yè)企業(yè)必須保證性價比，控制業(yè)務(wù)成本。四是市場價格上漲的壓力，現(xiàn)階段與物業(yè)管理相關(guān)的資源及能源價格都處于增長狀態(tài)，比如，政策對公司給員工繳納社會保險的要求提高等。絕大部分物業(yè)企業(yè)面臨收費難、市場回報率低等問題，在市場競爭以及政府高標(biāo)準(zhǔn)要求的背景下，物業(yè)企業(yè)經(jīng)營管理成本較高，普遍存在虧損現(xiàn)象。以下針對物業(yè)企業(yè)目前在成本管理中的主要問題進(jìn)行分析：

（一）成本管理理念相對滯后

物業(yè)企業(yè)在成本管理過程中，主要是通過節(jié)省開支的手段對成本進(jìn)行控制，成本管理的重心放在內(nèi)部管理方面，未能圍繞企業(yè)業(yè)務(wù)實施精準(zhǔn)控制，而且企業(yè)的成本管控思想并不統(tǒng)一，部分管理人員更重視服務(wù)品質(zhì)提升、業(yè)主滿意度提升，從而忽略成本管理，物業(yè)企業(yè)的利潤增加速度緩慢，甚至存在虧損情況。

（二）成本管理機(jī)制尚不健全

國內(nèi)大多數(shù)物業(yè)企業(yè)的成本管理模式都是參考生產(chǎn)類型企業(yè)，但是物業(yè)企業(yè)在不斷變革和發(fā)展，傳統(tǒng)的成本管理模式和機(jī)制已然不符合當(dāng)前的實際需求，反而會增加成本監(jiān)管難度以及管理費用支出。物業(yè)企業(yè)成本管理機(jī)制中存在的問題主要有：（1）成本管理制度不清晰，物業(yè)企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境不斷變化，但是制度更新速度落后于企業(yè)發(fā)展速度，現(xiàn)行制度體系無法跟進(jìn)成本管理工作，制度約束性較弱，進(jìn)而影響成本管理精細(xì)化程度。（2）缺少成本管理標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)仍停留在計劃成本和討論成本階段，成本管理部門缺失、成本改進(jìn)指標(biāo)不完善、成本數(shù)據(jù)分析模型不準(zhǔn)確[2]。目前企業(yè)的成本管理職責(zé)基本由財務(wù)部門承擔(dān)，導(dǎo)致成本管理側(cè)重于會計而忽視決策調(diào)整，成本管理僅僅是簡單的財務(wù)調(diào)整。

（三）成本核算方法固化且單一

成本核算是成本控制的重要內(nèi)容之一，成本核算方法固化單一影響物業(yè)企業(yè)成本管理質(zhì)量，物業(yè)企業(yè)各個部門一個核算期內(nèi)發(fā)生的實際成本無法準(zhǔn)確反映。比如，某物業(yè)公司確認(rèn)各個業(yè)務(wù)部門成本費用的方式是采購的材料成功送達(dá)后，由材料申請部門、財務(wù)部門、供應(yīng)商三方驗收后，將材料成本費用一次性歸集至使用部門，該公司并未根據(jù)材料的實際使用情況對成本費用進(jìn)行分?jǐn)偺幚恚唧w的成本核算結(jié)果高出實際，各部門成本費用無法如實反映。

（四）全年預(yù)算管理工作不規(guī)范

物業(yè)企業(yè)內(nèi)部預(yù)算管理組織機(jī)構(gòu)不完善，預(yù)算工作缺少全面統(tǒng)籌管理，大多數(shù)企業(yè)的預(yù)算工作主要是各個部門執(zhí)行預(yù)算指標(biāo)，財務(wù)部門負(fù)責(zé)監(jiān)管。預(yù)算控制不嚴(yán)格直接影響企業(yè)的成本管理效果，首先，預(yù)算編制過度依賴往期預(yù)算數(shù)據(jù)和歷史經(jīng)驗，缺少對行業(yè)形勢的預(yù)測分析，忽略政策變化和上游行業(yè)對企業(yè)的影響，導(dǎo)致預(yù)算與企業(yè)實際存在差異。

其次，預(yù)算執(zhí)行期間，成本費用執(zhí)行進(jìn)度與預(yù)算指標(biāo)分解情況不完全一致，執(zhí)行部門從年度預(yù)算出發(fā)執(zhí)行成本費用預(yù)算，認(rèn)為每月可以挪用預(yù)算，只要累計成本費用在年度預(yù)算范圍內(nèi)即可。此種做法為業(yè)務(wù)部門虛報支出留有空間，前期成本費用超支而后期預(yù)算不夠，產(chǎn)生預(yù)算外支出風(fēng)險。同時，預(yù)算執(zhí)行缺少監(jiān)督和分析反饋機(jī)制，成本費用預(yù)算偏差控制不及時，成本費用預(yù)算在成本控制方面的作用被削弱。

三、物業(yè)企業(yè)加強(qiáng)成本管理的措施

（一）及時更新成本管理理念

物業(yè)企業(yè)應(yīng)當(dāng)將成本管理提高至戰(zhàn)略高度，從戰(zhàn)略發(fā)展的角度出發(fā)推進(jìn)成本管理體系建設(shè)，綜合分析業(yè)務(wù)項目的成本構(gòu)成以及成本效益，對現(xiàn)行的成本管理模式進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，重構(gòu)成本管理體系。同時，企業(yè)的成本管控思想應(yīng)當(dāng)高度統(tǒng)一，建議物業(yè)企業(yè)加快建設(shè)成本管理文化，由企業(yè)管理層帶頭示范，堅持服務(wù)品質(zhì)和利潤提升并重的思想，尋求規(guī)模發(fā)展與利潤的平衡點，把控經(jīng)營成本，持續(xù)規(guī)范企業(yè)日常業(yè)務(wù)經(jīng)營行為，將成本管理思想貫徹落實至具體工作中[3]。物業(yè)企業(yè)可在績效考核指標(biāo)體系中增加成本管理內(nèi)容，對部門、員工在成本管理過程中作出的貢獻(xiàn)進(jìn)行考核評價，并且根據(jù)評價結(jié)果給予一定的激勵，以此鼓勵全員參與成本管控。

（二）建立完善的成本管理制度以及財務(wù)管理制度

完善的成本管理制度和財務(wù)管理制度是物業(yè)企業(yè)成本管理工作順利推進(jìn)的重要基礎(chǔ)，物業(yè)企業(yè)需要結(jié)合實際情況對相關(guān)制度進(jìn)行補(bǔ)充更新。建議物業(yè)企業(yè)從以下幾點入手完善管理制度：

第一，建立全面契合業(yè)務(wù)特點、財務(wù)管理工作需求、行業(yè)特性的成本管理制度體系，以制度為依據(jù)解決成本管理中的問題，強(qiáng)化成本管理質(zhì)量。比如，物業(yè)企業(yè)的業(yè)務(wù)項目分布廣泛，庫存管理難以實現(xiàn)集中管理，物業(yè)企業(yè)可以應(yīng)用就近原則，根據(jù)項目設(shè)置倉庫，小范圍集中管理庫存，但倉庫增加意味人工成本增加，因此物業(yè)企業(yè)需要在成本管理制度中明確相關(guān)的庫存管理流程，在制度的作用下深化財務(wù)監(jiān)管，從而有效規(guī)避管理風(fēng)險，全面調(diào)動業(yè)務(wù)人員配合成本管理工作。庫存管理流程為：（1）根據(jù)物料申請部門歷史使用情況和真實業(yè)務(wù)量劃撥物料，將劃撥的物料管理責(zé)任分配給業(yè)務(wù)部門；（2）每月末業(yè)務(wù)部門必須整理出入庫臺賬并上報至財務(wù)部，財務(wù)與業(yè)務(wù)部門共同盤點物料，形成盤點報告并再次核對賬實，同時財務(wù)部需不定期抽查業(yè)務(wù)部門物料庫存管理情況；（3）業(yè)務(wù)部門的出入庫臺賬、盤點報告等都是申請復(fù)購的重要憑證，也是監(jiān)督物料有無浪費的重要證據(jù)。總體來看，成本管理制度的制定必須貼合實際，避免“假大空”，讓制度成為形式主義。

第二，持續(xù)梳理財務(wù)管理制度，如預(yù)算、報銷、采購、固定資產(chǎn)管理、合同管理等方面的制度內(nèi)容，針對制度內(nèi)容的缺陷和漏洞進(jìn)行完善補(bǔ)充。物業(yè)企業(yè)經(jīng)營環(huán)境不斷變化，經(jīng)營業(yè)務(wù)需求也隨之改變，財務(wù)管理制度一成不變顯然不現(xiàn)實，企業(yè)應(yīng)該在制度執(zhí)行中查漏補(bǔ)缺，各個部門需高度協(xié)同配合，共同完善財務(wù)成本管理制度，在全員協(xié)作下將成本管理植入業(yè)務(wù)流程，對各個業(yè)務(wù)發(fā)生的成本費用進(jìn)行全過程監(jiān)管，檢驗制度與業(yè)務(wù)的協(xié)調(diào)性，從業(yè)務(wù)的角度對成本管理制度體系進(jìn)行更新優(yōu)化。例如，物業(yè)公司的外包項目需要財務(wù)人員介入檢查，根據(jù)業(yè)務(wù)項目的具體情況判斷成本是否存在虛高問題，此過程中財務(wù)與業(yè)務(wù)配合有助于財務(wù)人員全面掌握項目情況，更準(zhǔn)確地監(jiān)督項目成本費用。與此同時，企業(yè)應(yīng)確立成本管理專崗，組建成本管理團(tuán)隊，專職負(fù)責(zé)企業(yè)的成本管理工作，制定成本管理計劃，監(jiān)督各部門精準(zhǔn)落實計劃，保證企業(yè)成本管理成效。同時可在各部門設(shè)立成本管理聯(lián)絡(luò)員，負(fù)責(zé)與成本管理組織對接成本信息，深入業(yè)務(wù)流程確認(rèn)成本和控制成本[4]。

（三）引入作業(yè)成本法

作業(yè)成本法作為有效的成本控制手段，能夠提供準(zhǔn)確的成本信息，提高內(nèi)部資源利用率，解決傳統(tǒng)成本管理的缺陷，高效控制成本費用。物業(yè)企業(yè)引入作業(yè)成本法并建立作業(yè)成本管理體系可以從以下幾個方面入手：（1）資源消耗費用，人工成本費用、能源費用、材料費用等都是物業(yè)企業(yè)主要的成本費用，企業(yè)需及時確認(rèn)和計量資源費用，將相關(guān)費用計入相應(yīng)的成本類型中。例如，保潔業(yè)務(wù)消耗的消毒水、綠化業(yè)務(wù)消耗的農(nóng)藥化肥可歸入直接材料成本，按照業(yè)務(wù)所在區(qū)域計入成本費用。（2）劃分作業(yè)中心，物業(yè)企業(yè)可以根據(jù)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)情況劃分作業(yè)中心，如秩序維護(hù)、保潔、綠化、工程管理、客戶服務(wù)作業(yè)中心[5]。物業(yè)企業(yè)需要結(jié)合成本動因?qū)I(yè)務(wù)流程細(xì)分為多個環(huán)節(jié)，并收集與作業(yè)相關(guān)的成本數(shù)據(jù)。作業(yè)劃分越多，意味收集管理工作越多，進(jìn)而會增加成本，因此物業(yè)企業(yè)需要遵循成本效益原則劃分作業(yè)。（3）確定成本動因，企業(yè)應(yīng)當(dāng)從相關(guān)度、行為導(dǎo)向等方面考慮分析，選擇合適的成本動因完成成本分配。（4）確定成本對象，比如，企業(yè)可以按小區(qū)劃分區(qū)域作為具體的成本核算對象，基于作業(yè)動因按照小區(qū)作業(yè)量分配間接成本。（5）成本歸集，直接成本可以直接計入，間接成本則按照成本動因分配計入，然后計算成本總和。

作業(yè)成本法的優(yōu)勢明顯大于傳統(tǒng)成本核算方法，以某物業(yè)公司管理的A、Q小區(qū)為例，A小區(qū)建筑面積425000平方米，Q小區(qū)建筑面積401000平方米，利用作業(yè)成本法對兩個小區(qū)的直接成本和間接成本進(jìn)行計算后，A小區(qū)直接成本50.58萬元，間接成本1057.25萬元，成本歸集后總成本1107.83萬元。Q小區(qū)直接成本37.45萬元，間接成本1002.14萬元，成本歸集后總成本1039.59萬元，A、Q小區(qū)間接成本一共2059.39萬元。

該公司傳統(tǒng)的成本核算方法為：使用建筑面積分?jǐn)傞g接費用，即A小區(qū)成本為425000÷（425000+401000）×2059.39=1059.61萬 元，Q小 區(qū) 成本 為 401000÷（425000+401000）×2059.39=999.78萬元，A小區(qū)總成本=50.58+1059.61=1110.19萬元，Q小區(qū)總成本=37.45+999.78=1037.23萬元。

以作業(yè)成本法計算：A小區(qū)總成本 =50.58+1057.25=1107.83萬 元，Q小區(qū)總成本=37.45+1002.14=1039.59萬元。

通過比較可以發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)的成本核算法并不能準(zhǔn)確核算成本，成本分?jǐn)倶?biāo)準(zhǔn)單一，容易出現(xiàn)面積大的小區(qū)分?jǐn)偝杀径啵娣e小的分?jǐn)偝杀旧伲情g接成本與建筑面積的實際聯(lián)系不一定準(zhǔn)確，作業(yè)成本的多樣化分配標(biāo)準(zhǔn)能夠準(zhǔn)確反映企業(yè)成本差異。

（四）實現(xiàn)全面成本管理工作

物業(yè)企業(yè)應(yīng)當(dāng)改變成本管理思路，實現(xiàn)全面成本管理，企業(yè)應(yīng)圍繞業(yè)務(wù)或是具體類型的成本費用制定合理的成本管理措施，物業(yè)行業(yè)屬于人力密集行業(yè)，企業(yè)內(nèi)部人力資源結(jié)構(gòu)中高年齡、低學(xué)歷人員占比高，雖然此部分人員能夠在短期內(nèi)減少人工成本，但是年輕、文化程度高的人員可以為企業(yè)創(chuàng)造更大的價值，更具成本優(yōu)勢。建議物業(yè)企業(yè)根據(jù)實際發(fā)展情況，調(diào)整人力資源結(jié)構(gòu)，進(jìn)而控制人力成本，物業(yè)企業(yè)可以對在崗人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其成為全能型人才，同時物業(yè)企業(yè)的大部分工作都是在管理層完成的，因此物業(yè)企業(yè)職能部門設(shè)置應(yīng)盡可能精簡，精簡部門，提高人員素質(zhì)，才可提高管理效益，控制企業(yè)成本和內(nèi)耗。另外，維修成本在總體成本中占比較大，物業(yè)企業(yè)需要對維修成本費用進(jìn)行控制，建立維修費用審批機(jī)制，一是與信譽(yù)能力有保障的維修公司簽訂合同。二是采用競標(biāo)手段，針對重大項目維修實行競標(biāo)，多方面比較維修公司的服務(wù)、價格，選擇最優(yōu)者負(fù)責(zé)維修項目，最大程度地控制維修成本。三是定期檢查建筑房產(chǎn)、公共設(shè)施等，及時處理相關(guān)維修事項，避免問題堆積造成較大損失[6]。

（五）發(fā)揮成本預(yù)算工具的控制作用

成本預(yù)算是物業(yè)企業(yè)控制成本的有效手段，企業(yè)需強(qiáng)化成本預(yù)算職能作用，做好成本控制與分析。成本預(yù)算貫穿于企業(yè)各個業(yè)務(wù)流程，要求企業(yè)全員參與，進(jìn)而對業(yè)務(wù)活動中的成本進(jìn)行預(yù)測、控制和反饋，減少不必要的成本支出。

物業(yè)企業(yè)在成本預(yù)算管理中應(yīng)該注意預(yù)算編制的準(zhǔn)確性，根據(jù)上期預(yù)算及實際執(zhí)行結(jié)果、預(yù)測數(shù)據(jù)、企業(yè)及行業(yè)情況等編制本期預(yù)算，同時將成本預(yù)算指標(biāo)分解至公司各個部門，由各職能部門統(tǒng)籌管理。預(yù)算執(zhí)行期間，各部門需嚴(yán)格按照預(yù)算支出加強(qiáng)控制和分析，及時反饋預(yù)算執(zhí)行結(jié)果，分析成本預(yù)算方案存在的不足，從而調(diào)整企業(yè)的成本預(yù)算管控方案。

（六）基于人才和技術(shù)落實保障措施

人才是保證企業(yè)穩(wěn)定經(jīng)營的關(guān)鍵要素，物業(yè)企業(yè)加強(qiáng)成本管理的過程中，應(yīng)重視人才培訓(xùn)，增加企業(yè)高素質(zhì)人才儲備量。關(guān)于培訓(xùn)，企業(yè)可以從兩個方面入手，一方面，需組織各個部門的負(fù)責(zé)人參加成本管理培訓(xùn)，強(qiáng)化其成本意識，確保其在實際工作中貫徹落實成本效益原則，注重成本優(yōu)勢。另一方面，對成本管理相關(guān)人員進(jìn)行精細(xì)化培訓(xùn)指導(dǎo)，從理論、技術(shù)等多個方面著手，比如，企業(yè)內(nèi)部引進(jìn)先進(jìn)的信息系統(tǒng)，對相關(guān)人員進(jìn)行信息技術(shù)操作培訓(xùn)，經(jīng)過培訓(xùn)后，成本管理人員可熟練掌握操作要點，使用技術(shù)手段收集、分析成本數(shù)據(jù)，進(jìn)一步提高工作效率和準(zhǔn)確率。

四、結(jié)語

綜上所述，物業(yè)企業(yè)應(yīng)當(dāng)不斷審視成本管控中的不足和缺陷，結(jié)合企業(yè)的實際需求以及所處的經(jīng)營環(huán)境，及時更新成本管理理念，梳理優(yōu)化成本和財務(wù)管理制度，采用新的管理手段和方法對企業(yè)的成本進(jìn)行全面控制，切實保證企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利潤穩(wěn)定增長、服務(wù)品質(zhì)逐步提升，擁有足夠的實力應(yīng)對激烈的市場競爭，在市場中占據(jù)有利地位，實現(xiàn)長遠(yuǎn)的戰(zhàn)略發(fā)展。