從瑯琊榜論信息資源歸檔統(tǒng)計(jì)

◇川北醫(yī)學(xué)院圖書館 夏 虹 游強(qiáng)華

以圖書館信息咨詢部信息歸檔為切入點(diǎn)，對(duì)傳統(tǒng)歸檔與現(xiàn)代歸檔進(jìn)行揭示與感知，闡述收集和保存信息資源的數(shù)字化產(chǎn)出并納入館藏的重要性，提出運(yùn)用魔方網(wǎng)表存儲(chǔ)、處理、統(tǒng)計(jì)和分析信息咨詢部產(chǎn)生的大量資源信息，形成結(jié)構(gòu)化信息檔案和非結(jié)構(gòu)化信息檔案的檔案信息存儲(chǔ)模式，并從中挖掘出檔案資源日益增長(zhǎng)的價(jià)值，以積極促進(jìn)圖書館檔案資源建設(shè)與學(xué)校的科研數(shù)據(jù)信息、教學(xué)資源信息整合。

瑯琊榜電視劇熱播，木制大型情報(bào)存儲(chǔ)機(jī)關(guān)、梁國(guó)六皇子、太子、信鴿、數(shù)據(jù)、情報(bào)、采集、歸檔、分析、評(píng)估等關(guān)鍵術(shù)語(yǔ)咋這么眼熟呢，不就是古代的信息數(shù)據(jù)歸檔嘛，正因?yàn)橛辛诉@些海納百川的數(shù)據(jù)信息，現(xiàn)代人稱之為大數(shù)據(jù)，梅長(zhǎng)蘇才能運(yùn)籌帷幄決勝千里。反觀現(xiàn)在，時(shí)代的發(fā)展，信息呈兆級(jí)增長(zhǎng)，不是瑯琊榜簡(jiǎn)單的天下高手排名、富豪排名、公子排名、美女排名，但其信息歸檔的原理是互通的，其本質(zhì)和核心功能并沒(méi)有改變。

1 傳統(tǒng)歸檔和現(xiàn)代歸檔的揭示與感知

長(zhǎng)期以來(lái)，圖書館的書刊借閱、采訪分編、館藏量及館藏布局等是整個(gè)圖書館界的重心工作，圖書館的檔案建設(shè)工作一直處于邊緣化，傳統(tǒng)歸檔受傳統(tǒng)管理思維和管理技術(shù)的限制，常規(guī)按《規(guī)則》整理紙質(zhì)文件，程序是按年度分類，以件為單位的文件裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，同一事由形成的文件按時(shí)間或重要程度排列在一起，客觀地反映出某一事由的發(fā)生、發(fā)展、結(jié)束的全過(guò)程[1]，對(duì)許多案卷沒(méi)有進(jìn)行分類、標(biāo)引，缺乏科學(xué)性和規(guī)范性，給查找利用帶來(lái)困難，信息的爆炸式增長(zhǎng)與傳統(tǒng)的存儲(chǔ)模式矛盾漸漸顯現(xiàn)出來(lái)，傳統(tǒng)歸檔由于技術(shù)水平和保管手段有所限制，對(duì)于信息的保存和管理能力明顯不足。

隨著時(shí)代的發(fā)展，圖書館的技術(shù)環(huán)境發(fā)生了深刻變化，信息咨詢部涌現(xiàn)了很多數(shù)字化的信息資源，舊的的歸檔模式、歸檔理念、管理體制已經(jīng)不適合現(xiàn)實(shí)需要，信息歸檔模式從傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代模式轉(zhuǎn)變，計(jì)算機(jī)知識(shí)管理與知識(shí)服務(wù)代替了手工管理與手工服務(wù)。與傳統(tǒng)紙質(zhì)資源歸檔相比，信息資源電子歸檔計(jì)劃更為復(fù)雜、科學(xué)和全面，對(duì)文件的處置更為宏觀和批量化[2]，可操作性更高，采用現(xiàn)代信息化的歸檔管理手段，不僅解決了傳統(tǒng)歸檔的雜亂無(wú)序，還增加了統(tǒng)計(jì)分析、提取、挖掘信息資源的便利性及信息資源的長(zhǎng)期可保存性。

2 信息咨詢部信息歸檔的意義和方法

復(fù)旦大學(xué)計(jì)算機(jī)研究所所長(zhǎng)提出信息數(shù)據(jù)知識(shí)將成為個(gè)人信息知識(shí)結(jié)構(gòu)中的必備要素和基礎(chǔ)，隨著信息咨詢部信息技術(shù)環(huán)境的變化，其信息資源種類日益增多且復(fù)雜，如何存儲(chǔ)和處理這些數(shù)據(jù)對(duì)信息咨詢部是一個(gè)值得深思熟慮的問(wèn)題，鑒于此，信息咨詢部從數(shù)據(jù)信息收集鑒定的要求和方法出發(fā)，考慮到信息咨詢部的實(shí)際工作和利用主體為具體對(duì)象的特征，結(jié)合數(shù)據(jù)信息的發(fā)布主體以及內(nèi)容等特征確定數(shù)據(jù)信息歸檔范圍和內(nèi)容的工作模式，選擇科學(xué)合理的收集方法[3]。首先，制定完善的電子文件歸檔計(jì)劃，可以幫助我們有效記錄和保留業(yè)務(wù)活動(dòng)信息[4]，信息咨詢部的日常工作原始記錄也屬于電子歸檔計(jì)劃中；其次，利用電子文件歸檔計(jì)劃，電子文件管理系統(tǒng)能夠自動(dòng)化、持續(xù)、批量地對(duì)數(shù)據(jù)資源進(jìn)行價(jià)值鑒定，對(duì)文件進(jìn)行安全合理的處置，使得文件管理符合相關(guān)法規(guī)和業(yè)務(wù)管理要求[4]。

3 信息咨詢部信息歸檔的項(xiàng)目

信息時(shí)代，信息咨詢部服務(wù)工作也與時(shí)俱進(jìn)，已從單一的、穩(wěn)定的常態(tài)化狀態(tài)過(guò)渡為品種多樣化、創(chuàng)新不斷的動(dòng)態(tài)化機(jī)制，數(shù)字化檔案、歸檔信息類型多樣，數(shù)量呈幾何級(jí)增長(zhǎng)，凡是在業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的任何形式的且屬于歸檔范圍的信息資源文件，都納入歸檔計(jì)劃中。在文件歸類時(shí)，要按照文件所反映的職能范圍對(duì)信息咨詢部的信息歸檔[2]，需要制定相應(yīng)的歸檔范圍，到底如何構(gòu)建信息資源歸檔計(jì)劃，信息咨詢部信息歸檔內(nèi)容有哪些？信息咨詢部是圖書館的一個(gè)下屬部門，信息咨詢部產(chǎn)生的信息，其存儲(chǔ)歸檔的主體應(yīng)該為圖書館，信息咨詢部作為圖書館的業(yè)務(wù)部門，有責(zé)任和義務(wù)收集屬于圖書館主管范圍之內(nèi)的各部門與其職能相關(guān)且有保存價(jià)值的網(wǎng)絡(luò)信息，從圖書館層面分析，信息咨詢部信息歸檔業(yè)務(wù)工作有以下四大塊：常規(guī)歸檔工作、重點(diǎn)歸檔工作、創(chuàng)新歸檔工作、重大建設(shè)項(xiàng)目歸檔工作。

3.1 常規(guī)工作采集歸檔

信息咨詢部常規(guī)歸檔工作包含參考咨詢服務(wù)、信息報(bào)道服務(wù)、學(xué)科導(dǎo)航，參考咨詢服務(wù)是為解答讀者有關(guān)文獻(xiàn)知識(shí)、文獻(xiàn)線索和文獻(xiàn)檢索方法的服務(wù)，有線上咨詢、線下咨詢兩種方式；信息報(bào)道服務(wù)是圖書館傳統(tǒng)服務(wù)，包含健康咨詢、醫(yī)學(xué)信息報(bào)道；學(xué)科導(dǎo)航是利用互聯(lián)網(wǎng)信息資源向用戶推薦、揭示文獻(xiàn)資源網(wǎng)站的服務(wù)。

3.2 重點(diǎn)工作采集歸檔

重點(diǎn)歸檔工作包括查收查引、論文檢測(cè)、文獻(xiàn)檢索服務(wù)、專題講座、學(xué)科咨詢服務(wù)、定題服務(wù)，上門服務(wù)、主動(dòng)服務(wù)等,其統(tǒng)稱為學(xué)科服務(wù)，學(xué)科服務(wù)中隨時(shí)隨地產(chǎn)生數(shù)據(jù)信息，應(yīng)有選擇性地將具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的信息進(jìn)行電子化歸檔保存，以滿足相關(guān)主體的信息需求。其中，查新工作的歸檔尤其重要，科技查新報(bào)告收集、整合及監(jiān)管，積極推進(jìn)了校內(nèi)科研數(shù)據(jù)的整合，推動(dòng)了學(xué)校信息化發(fā)展，也是學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)代化的方向，根據(jù)2015年9月11日科技部頒發(fā)的《GB/T32003-2015 科技查新技術(shù)規(guī)范》在查新文件歸檔欄中明確規(guī)定工程技術(shù)查新組與醫(yī)藥衛(wèi)生查新組分別管理自己的查新檔案[5]，設(shè)專人管理檔案；查新檔案包括查新合同、查新報(bào)告及其附件；一個(gè)查新課題形成一個(gè)檔案記錄，每條檔案記錄保存其電子版和印刷版，建立查新檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；查新檔案數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)包括查新題目、委托單位、查新類型、查新人、查新時(shí)間、課題所屬科研計(jì)劃、主題詞、編號(hào)等數(shù)據(jù)[5]。

3.3 創(chuàng)新項(xiàng)目采集歸檔

信息咨詢部創(chuàng)新信息項(xiàng)目歸檔工作有狹義與廣義之分，狹義的創(chuàng)新項(xiàng)目歸檔工作是信息咨詢部全體成員所發(fā)表的文章、申報(bào)的科研課題、國(guó)內(nèi)外參會(huì)信息及獲獎(jiǎng)信息進(jìn)行電子化信息歸檔，形成個(gè)人數(shù)字館藏，廣義的創(chuàng)新項(xiàng)目歸檔工作是讀者在網(wǎng)上發(fā)布的信息也是信息咨詢部可以選擇采集的重要內(nèi)容之一，具體包括讀者的學(xué)術(shù)研究信息、個(gè)人數(shù)字檔案信息等。這部分信息一方面滿足了讀者個(gè)人需求，解決信息生命周期問(wèn)題，為用戶提供管理數(shù)字內(nèi)容的安全環(huán)境；另一方面，彌補(bǔ)了圖書館信息采集的不足，擴(kuò)大了信息館藏，增加讀者訪問(wèn)量。學(xué)術(shù)信息、個(gè)人檔案信息礙于個(gè)人自覺(jué)性與能動(dòng)性的限制無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息資源的有效保管[6]，這時(shí)候，需要信息咨詢部承擔(dān)起對(duì)個(gè)人信息資源實(shí)行短期保存，信息咨詢部有能力負(fù)責(zé)具體項(xiàng)目的實(shí)施，如數(shù)據(jù)對(duì)象的確定、采集工具的選擇等。

3.4 重大建設(shè)項(xiàng)目采集歸檔

信息咨詢部把業(yè)務(wù)痕跡歸檔作為重大建設(shè)項(xiàng)目歸檔工作，也是歸檔人員探索努力的方向，業(yè)務(wù)痕跡歸檔是最近情報(bào)檔案界研究的一熱點(diǎn)，目前少數(shù)情報(bào)檔案部門正在開展業(yè)務(wù)痕跡歸檔的試點(diǎn)工作，相關(guān)經(jīng)驗(yàn)并不成熟。比如，《高校OA系統(tǒng)形成電子文件歸檔程式初探》[7]，《大數(shù)據(jù)時(shí)代電子郵件檔案價(jià)值及歸檔機(jī)制探析》[8]，《圖書館電子業(yè)務(wù)文件歸檔研究》[9]等?？紤]到業(yè)務(wù)痕跡歸檔的執(zhí)行難度、可控性、深度性、廣度性，技術(shù)機(jī)制等，信息咨詢部可把其作為一重大建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行歸檔計(jì)劃，包含文獻(xiàn)檢索教研活動(dòng)、會(huì)議、月報(bào)、工作計(jì)劃、工作總結(jié)，辦公軟件業(yè)務(wù)痕跡、OA自動(dòng)辦公系統(tǒng)產(chǎn)生信息、電子郵件、微信、微博等，按職能進(jìn)行分類，制定完善的電子文件歸檔計(jì)劃，可以幫助我們有效記錄和保留業(yè)務(wù)活動(dòng)信息[4]，業(yè)務(wù)痕跡歸檔是信息咨詢部歸檔人員努力的方向，也是檔案界、圖書館界長(zhǎng)期亟待研究的課題。

4 信息咨詢部信息資源電子化歸檔管理

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，依靠手工去歸檔海量數(shù)據(jù)信息是不現(xiàn)實(shí)的，采用適合的數(shù)字化管理平臺(tái)，才是提高工作效率的關(guān)鍵。研究重點(diǎn)是根據(jù)數(shù)字化管理平臺(tái)技術(shù)機(jī)制、考慮宏觀和批量化、可操作性的處置歸檔信息數(shù)據(jù)資源，根據(jù)信息自身職能的需要和網(wǎng)絡(luò)信息的特點(diǎn)需要選擇合適的平臺(tái)進(jìn)行歸檔，實(shí)現(xiàn)信息資源的長(zhǎng)期保存，形成不同的網(wǎng)絡(luò)信息主體，信息咨詢部通過(guò)摸索比較，最終采用魔方網(wǎng)表存儲(chǔ)和處理分析信息數(shù)據(jù)，魔方網(wǎng)表可以檢驗(yàn)其各個(gè)字段是不是完整，同時(shí)能在不改變其形式和元數(shù)據(jù)的情況下進(jìn)行歸檔，避免重復(fù)或遺漏，實(shí)現(xiàn)信息咨詢部科室內(nèi)部檔案精細(xì)化深度管理，形成結(jié)構(gòu)化資源歸檔存儲(chǔ)模式和非結(jié)構(gòu)化資源歸檔存儲(chǔ)模式并存的局面，以實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)資源的規(guī)范化管理，用魔方網(wǎng)表作為信息咨詢部長(zhǎng)期保存記憶的基地。

5 歸檔信息資源統(tǒng)計(jì)分析利用

歸檔數(shù)據(jù)資源是圖書館館藏資源的重要組成部分，信息歸檔是用于補(bǔ)充集體記憶，然而資源信息歸檔的保存并不是我們的最終目標(biāo)，保存信息是為了以后的利用[10]，對(duì)電子文件進(jìn)行分類、歸檔、統(tǒng)計(jì)、匯總，合理利用保存在魔方網(wǎng)表的信息資源，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)可視化利用，魔方網(wǎng)表數(shù)字化管理平臺(tái)能夠?qū)?、?dǎo)出、修改、持續(xù)、批量地對(duì)信息數(shù)據(jù)資源進(jìn)行價(jià)值鑒定，自動(dòng)化進(jìn)行數(shù)據(jù)資源統(tǒng)計(jì)、存儲(chǔ)、處理、分析。歸檔信息資源的主體是圖書館，圖書館需要進(jìn)一步考慮如何更好地存儲(chǔ)和處理分析大量的數(shù)據(jù)，收集和保存研究數(shù)據(jù)資源的數(shù)字化產(chǎn)出并納入館藏，從中分析挖掘出用戶的信息需求，提供檔案深度高效的利用服務(wù)，發(fā)揮檔案?jìng)€(gè)性化精細(xì)化價(jià)值作用。

6 結(jié)束語(yǔ)

“治未病”是中醫(yī)一直強(qiáng)調(diào)的理念，瑯琊榜奪嫡是一場(chǎng)信息戰(zhàn)，圖書館是信息歸檔及應(yīng)用的重地，信息資源將是下一步社會(huì)發(fā)展階段的“石油”和“水”，抓取信息資源、儲(chǔ)存信息資源、分析信息資源、整合信息資源及挖掘信息資源是圖書館或?qū)W校在現(xiàn)代社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出的有力保障，圖書館信息咨詢部對(duì)信息資源歸檔取得了一定的階段性成果，但在解決信息挖掘、保存期限、安全性以及網(wǎng)絡(luò)同步等問(wèn)題上，我們還需要不斷努力，還需進(jìn)一步對(duì)圖書館信息咨詢部信息歸檔動(dòng)因、主體、內(nèi)容與策略等問(wèn)題進(jìn)行完善，并進(jìn)行深入思考，完善歸檔細(xì)則，完善相應(yīng)歸檔機(jī)制，建立長(zhǎng)效歸檔制度，多角度挖掘檔案信息數(shù)據(jù)資源價(jià)值作用，以期對(duì)本校相關(guān)研究與實(shí)踐工作的開展有所啟示，以積極促進(jìn)圖書館資源信息建設(shè)及學(xué)校的科研數(shù)據(jù)信息、教學(xué)信息整合。