進出口貿易企業內部控制完善策略研究

文/李芳（安徽西農國際貿易有限公司）

近幾年，由于疫情影響，導致全球經濟環境不穩定，我國進出口貿易企業面臨很大挑戰，進出口貿易企業面臨較大的風險。因此，進出口貿易企業應根據企業內部業務類型和發展情況，全面分析企業內部管理中存在的問題，加快內部控制體系的建設，完善企業內部組織機構制度的建設，加強對業務活動的控制，建立企業信息溝通和管理系統，提高對客戶和供貨商的管控，在各部門之間形成良好的溝通協作機制。針對企業存在的問題，采取有效的措施應對和控制風險，從而減少損失，幫助進出口貿易企業盡快擺脫困境，推動企業健康發展。

一、進出口貿易企業強化內部控制的意義

（一）構建理想的資金運行環境

進出口貿易企業積極開展內部控制，強化內部控制力度，有利于保證企業資金的安全性，防止出現徇私舞弊、挪用公款、造假隱瞞的現象。由于進出口貿易企業業務繁多，涉及的資金數量和規模比較大，資金流動性比較強，因此，加強進出口貿易企業內部控制體系的構建，強化內部控制力度，有利于保證企業的資金在比較理想的環境中運行，從而提高進出口貿易企業的管理水平，促進企業穩步發展。

（二）提高企業管理水平

內部控制的有效實施能顯著提高進出口貿易企業的管理水平，促進企業健康長遠發展。具體而言，主要表現在以下兩個方面：首先，進出口貿易企業開展內部控制管理能夠梳理企業各部門的職責范圍，明確各關鍵崗位的具體職責。基于企業的長期發展戰略目標，將目標合理細化分解到各部門，同時健全企業風險控制機制，提高企業對各種風險的防控能力，從而保證企業的各項管理工作不斷優化、創新，促進企業管理工作更加規范化、合理化發展。其次，進出口貿易企業內部控制工作開展過程中，通過采取有效的措施不斷優化管理方式，對企業管理中存在的缺陷和問題及時整改，全面發揮內部控制的監督作用。同時，內部控制管理還能發揮規范和約束員工工作行為、提高員工責任意識的作用，這在很大程度上能夠提高進出口貿易企業的管理效率和質量。

（三）增加企業風險防控能力

就進出口貿易企業的發展和企業內部建設而言，加強內部控制能夠增強企業對風險的防控能力。隨著經濟全球化的發展，進出口貿易企業的經營面臨的風險不斷增大，相較于其他類型的企業，進出口貿易企業面臨更多的風險，例如，國際政策調整、外匯匯率變化以及同行業競爭壓力加大等，一旦企業管理中存在漏洞，可能會給企業帶來更大的風險，甚至導致企業破產。因此，進出口貿易企業更要加強企業內部建設，有助于提高企業全體人員的風險防控意識，在工作中及時發現企業經營管理中存在的漏洞，并采取針對性的策略進行優化調整，規范企業管理[1]。

二、進出口貿易企業內部控制存在的問題

（一）控制環境不夠理想

首先，進出口貿易企業內部控制組織結構不完善、流程不規范。完善進出口貿易企業內部控制組織結構是開展內部控制工作的基礎。但是在實際的情況中，部分進出口貿易企業的內部管理組織機構還存在職責劃分不明確、流程不規范的問題，這主要是因為企業內部除了董事會和經理層，沒有設立其他有效的監督機構，而且企業的決策議程不規范，監事會職責范圍不明確，致使進出口貿易企業的內部控制工作難以開展。其次，內部人員綜合素質有待提高，缺乏有效的約束激勵機制，難以調動員工的工作積極性。由于進出口貿易企業從上到下對內部控制缺乏全面的認識和理解，導致意識上沒有重視，而且制度建設比較落后，導致企業內部控制不能發揮其約束監督作用。最后，進出口貿易企業缺乏文化建設。文化建設對企業發展具有很好的約束和指導作用，但是在進出口貿易企業，由于管理者不重視企業的文化建設，而且管理模式比較陳舊，未能引入先進的管理理念，戰略規劃、管理措施模糊、混亂，致使員工對企業的歸屬感和認同感比較低，員工之間缺乏凝聚力，造成企業整體的管理水平較低，企業內部控制環境不理想。

（二）風險評估和管理手段落后

進出口貿易企業相較于其他類型的企業面臨更多的外部風險，例如，國際政策風險、匯率風險等，這些風險可能給進出口貿易企業帶來嚴重的經營風險，甚至威脅企業的生存和發展。就現在而言，部分進出口貿易企業的風險評估和管理工作不到位、評估手段落后，很多企業并沒有建立完善的風險評估體系，對風險的評估和預測僅僅依靠企業管理者的主觀經驗和親身經歷，這種風險評估和管理方式缺乏科學性和客觀性。進出口貿易企業缺乏對風險的識別、評估和預警，只有等到風險發生后才進行補救，導致企業的風險防控能力較弱，不利于企業的健康發展。

（三）控制活動不完善

首先，對于我國的進出口貿易企業而言，經營管理中引入內部控制理念較晚，內部控制的執行和落實不到位，而且主要集中在業務和銷售活動中，缺乏對財稅管理方面的控制。財稅管理對進出口企業的發展至關重要，特別是退稅。在退稅操作過程中一旦發生操作失誤，可能會對企業的現金流造成嚴重影響，甚至威脅到企業的生存。由于進出口貿易企業的業務比較單一，一般為純貿易，因此現金流是企業發展的關鍵。其次，對外貿易企業對業務人員的管理較為松散，業務員負責采購、銷售、單據手續辦理等一系列工作，一旦人員流失，可能會對企業造成重大的損失。

（四）信息溝通不暢

企業信息化建設可以有效提高企業信息共享和傳遞效率，充分發揮信息的優勢。通過構建信息化交流平臺，可以全面收集對企業有用的信息，并進行篩選、分析，為企業的各項決策工作提供有價值的參考。但是根據對進出口貿易企業的調查分析，多數企業內部并沒有建立有效的信息溝通交流機制，部分企業雖然設置了OA辦公系統，但是該系統功能不全面，無法實現對業務活動的覆蓋，部分功能的實現還是需要人工和紙質文件傳輸。例如，利用OA系統可以辦理審批、付款申請等流程，但是管理者無法通過該系統查看企業的業務數據，也不能對業務數據進行分析和預測。其次，由于進出口貿易企業的業務繁多，客戶資料比較多，但在客戶維護和客戶資料管理方面比較混亂，沒有建立完善的客戶資料庫，無法了解客戶的詳細情況和信用情況，因此無法掌握客戶的動態，可能會對進出口貿易企業造成一定的信用風險。最后，進出口貿易企業沒有完善的內部溝通機制，員工無法表達自己真實的想法，不利于企業優化建設。

（五）缺乏有效的監督評價機制

當前，進出口貿易企業普遍缺乏有效的監督評價機制，導致內部控制機制無法發揮其監督效果，監督效果不理想。主要表現在以下幾個方面：一是內部審計缺乏風險意識。部分內部審計只是對企業的財務憑證、報表等進行審查核對，沒有正確認識并識別企業潛在的風險因素。二是審計人員專業素養不高。進出口貿易企業審計部門人員少，部分企業的審計人員直接由財務人員擔任，專業素養不高，不僅影響了審計的效率，還阻礙了內部審計工作的順利開展。三是企業對內部審計工作重視程度不夠。很多企業對內部審計工作沒有全面的認知，認為審計就是對財務管理工作進行監督審查，沒有建立對企業經營過程中的業務活動、投融資管理等環節的內部審計機制，導致內部審計無法發揮全面監督的作用。四是內部審計部門缺乏獨立性。因為企業內部各部門之間人員關系復雜，而且審計人員多來源于企業內部，導致內部審計機構的權威性和獨立性不夠，因而內部審計結果的客觀性和真實性難以保證，很難發揮其監督作用。

三、進出口貿易企業加強內部控制的策略

（一）加強思想建設，優化內部控制環境

進出口貿易企業完善內部控制機制的最終目的就是提高企業風險防控能力，消除風險對企業造成的負面影響。基于此，進出口貿易企業應該在日常的管理中樹立以風險為導向的內部控制理念，將風險風控滲透到內控管理工作中。首先，要加強企業內部控制體系的建設，可以設置單獨的內部控制管理部門或者內部控制負責小組，加強財務部門、采購部門、業務部門等部門之間的溝通協調，充分發揮企業內部審計部門的監督檢查職能。其次，要合理劃分崗位，明確各崗位的職責，保證各崗位設置和職能劃分的合理性，從而在各崗位之間形成有效的相互監督和制衡。在企業內部管理中，要明確關鍵崗位、環節的職責和權利范圍，創新管理思路，根據風險的類型和產生的影響制定風險防范名錄，對易發生風險的部分重點關注，不斷優化內部控制體系。最后，加強內部控制意識建設，加強內部控制宣傳和培訓力度，可以定期組織員工參加內部控制相關培訓，提高企業員工對內部控制的重視程度。同時，建立完善的考核機制，將內部控制建設和風險評估納入考核范圍，增強員工的內部控制責任感，提升全體員工的風險意識，從而達到優化進出口貿易企業內部控制環境的目的。

（二）完善風險評估和管理機制

進出口貿易企業應組建由企業管理者主導，企業其他關鍵部門負責人參與的風險評估和管理小組，包括業務部門、財務部門、綜合管理部門等。企業管理層負責經營決策風險，業務運營風險由業務部門及綜合管理部門負責，企業管理者和財務部則負責財務風險，以此建立完善的風險評估和管理機制，健全風險管理制度，并對企業員工進行定期的培訓學習，提高員工風險防控意識，從而提高企業的風險防控能力。

（三）強化控制活動

1.優化流程控制

優化進出口貿易企業的業務流程能有效提高內部控制效果。由于進出口貿易企業的業務活動比較多，業務流程復雜，而且持續時間比較長，因此，加強對業務流程的管控能有效降低其中的風險，提高流程的科學性和規范性。例如，加強對業務流程中采購業務的供應商情況記錄、采購合同、檢驗證明檢查、入庫證明檢查等管控，保證以上資料證明的一致性。又如，定期安排人員與供應商核對應付賬款、票據等。銷售活動中，加強對銷售、發貨、收款等環節的管控，重要的銷售活動還需要法律、財務等人員參與，對活動如實進行記錄。進出口貿易企業加強對業務活動流程的管控，優化業務流程，可以促進業務、財務和綜合管理等部門之間的協作，形成相互制衡、相互監督的關系，提高企業內部控制效果[2]。

2.健全供應商評價制度

建立健全供應商評價制度能促使進出口貿易企業的采購活動更加規范化，保證供應商的供應能力、貨品和服務的質量，從而建立雙贏的合作關系，并實現對供應商實時的動態監控管理。對此，進出口貿易企業可以建立供應商評價小組，小組成員由企業管理者和業務部門負責人組成， 對供應商進行資格預審、資格評價、考核評價等環節的評比考核，考核內容包括貨物或服務價格、交付情況、貨物或者服務質量等，根據這些內容設定相應的評價指標，并計算各指標的權重，進出口貿易企業根據評價結果制定供應商等級名錄，每年更新一次供應商名錄。對優秀的供應商給予一定的優待，對于不合格的供應商，不得參與企業后續的采購活動。

3.客戶信用管理制度

進出口貿易企業通過加強對客戶的信用管理，在與不同信用等級的客戶簽訂合同時可以給予不同客戶不同的賬期，這樣可以一定程度上緩解企業的應收賬款壓力。在對客戶信用等級進行管理時，進出口貿易企業可以在客戶的允許下通過第三方信用機構收集客戶的相關信用信息，并由業務人員和財務部門對客戶的信用情況進行綜合評定，評定指標和方式可以參考我國金融機構，并對客戶的信用情況進行動態管理和及時更新，如發現重大異常情況，要及時匯報并調整客戶信用情況，并將情況如實記錄。

4.規范出口退稅

規范出口退稅流程，可以幫助進出口貿易企業退稅人員更加直觀、清晰地了解工作流程和職責，也便于新入職員工快速進入工作狀態，減少退稅識別工作中的操作失誤。進出口貿易企業的退稅工作需要業務部門和財務部門相互配合，因此，業務部門在完成報關工作后，要及時將報關手續和發票抵扣單據轉交退稅人員。退稅人員在申報退稅手續時，要仔細核對報關單據和發票是否匹配，防止品名、數量存在不匹配的情況從而影響退稅申報。

（四）加強部門溝通，推進信息化建設

隨著信息技術的快速發展，進出口貿易企業應加快信息化建設，建立信息管理平臺，例如，建立ERP信息管理平臺，將企業的財務管理、采購管理、物流管理等環節相互銜接，實現對業務流程的全過程控制，促進信息的高效收集、分析和整合，實現信息在企業內部的高效共享和傳遞，避免因信息滯后而影響管理效率，實現各部門之間的有效協同，從而為企業的經營活動提供必要的支持和參考。同時，要對各層級人員進行權限管理，加強信息安全保護，避免相互推諉責任、越權操作、信息泄露、篡改等問題的發生。

（五）優化內部監督機制，引入外部監督

首先，進出口貿易企業要保證內部審計機構的獨立性和權威性。對此，應提高企業管理者對內部審計的認知，讓其認識到內部審計對企業發展的重要性，從而在企業內部資源的投入上傾向于內部審計，提高對內部審計工作的支持和保障。同時，要提高內部審計機構在企業的地位，高新技術企業可以針對性地給予內部審計機構更多的權力，明確內部審計人員的崗位職責和在組織中的地位。其次，建立審計追責機制。內部審計人員應嚴格按照審計規范要求履行審計監督職責，端正思想，保持嚴肅、認真的工作態度，充分發揮內部審計的監督作用。最后，要完善績效考核機制。根據內部審計工作對內部審計人員進行定期考核，并將考核結果與工資待遇直接掛鉤，獎懲分明，充分調動內部審計人員的工作積極性，加大進出口貿易企業內部的審計力度，強化審計監督作用。另一方面，要加強監督作用，進出口貿易企業應積極引進外部監督，借助第三方監督機構定期對企業內部監督中存在的缺陷、盲區等提出建設性建議，并進行整改跟蹤，切實提高進出口貿易企業內部控制效率，推動進出口貿易企業健康長遠發展。

四、結語

綜上所述，現階段進出口貿易企業要提高企業管理水平，促進企業進一步穩步發展，就需要積極開展內部控制工作，然而，在實際情況中，進出口貿易企業內部控制工作中還存在一些問題需要整改。對此，進出口貿易企業應從自身發展戰略目標出發，基于企業的實際情況，采取有效措施提高內部控制水平，實現企業的現代化管理。