大數據時代地方高校檔案管理模式創新研究

張暉 吳圓圓 付賀 劉玥 高艷麗

(衡水學院 河北衡水 053000)

1 研究背景

高校檔案作為學校辦學歷史、發展歷程、教書育人、科學研究的直接記錄，見證了學校各發展階段的真實歷程，是高校人事、教學、科研與學生管理等工作產生大量數據信息的記載，由于高校檔案來源多、數量大、數據形成快，如何在短時間內獲取、統計并利用有價值數據信息，關系到高校檔案管理的效率[1]。大數據技術是由移動互聯網、云計算等信息化技術相結合而發展的產物，不僅能在短時間內實現對大量信息資源的快速采集、保存、管理，還能對數據信息進行復雜計算并預測[2]。教育部頒發的《高等學校檔案管理辦法》中5次提到高校檔案的信息化建設，其中第38條著重指出加快數字檔案館（室）建設，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行。

2021年12月，我國工業和信息化部發布的《“十四五”大數據產業發展規劃》指出，大數據產業作為以數據生成、采集、存儲、加工、分析、服務為主的戰略性新興產業，是激活數據要素潛能的關鍵支撐，也是加快經濟社會發展質量變革、效率變革、動力變革的重要引擎[3]。大數據技術下可以動態跟蹤檔案信息的變化，提升檔案管理效能，結合學校發展情況及時調整教學、科研以及學生管理等工作策略，為高校的發展及重大決策提供數據參考和決策依據。因此，在國家大力發展大數據產業背景下，運用大數據技術創新高校檔案管理模式，可以提升高校檔案管理效率，強化檔案治理體系建設，為創新檔案管理新模式，加強檔案數字化建設提供借鑒。

2 大數據時代地方高校檔案管理存在的問題

2.1 對創新檔案管理不重視

高校作為教學和科研進行人才培養的重要基地，將工作重心放在教學與科研對于檔案管理工作忽視，存在弱化或邊緣化的地位。學校領導對高校檔案信息化建設與管理的支持力度小，檔案管理方面的硬件建設和軟件建設等資源投入少[4]。有些高校引入了專業的檔案管理軟件，只是利用軟件進行檔案目錄的著錄、編目、排序和檢索，并沒有把檔案信息全部實現數字化。由于設備條件限制，檔案數字化程度不高，材料載體形式單一，大部分為紙質材料，以硬盤、磁帶、光盤、照片、錄像形式歸檔的材料很少[5]。檔案管理停留在目錄式建檔水平，利用時大多通過復印或掃描解決，一方面會使檔案查找工作變得繁重，增加了工作人員的負擔。還由于沒能及時進行登記和分類，使得檔案資料提取難度高，也不能及時、高效地對教學、科研、人事、學生等檔案進行分析與研究，不符合當前快節奏、復合化的信息需求，無法深度地挖掘有價值的檔案數據信息，從而來獲取準確、真實的內容信息。

2.2 高校歸檔工作滯后、流程不規范、資料不全

第一，有的地方本科高校實現了檔案資料的信息化管理，但和教學、科研、學生管理系統相比，檔案管理工作存在明顯的滯后性[6]。第二，由于執行歸檔流程不規范，導致“歸檔難”問題突出，人事、教學、科研以及學生檔案資料結束后，不能在規定時間內完成相關工作，要很長一段時間后才進行歸檔，導致歸檔時文件、數據丟失或重復，在檔案資源庫建設方面，缺少圖片、視頻影像等多媒體數據庫和檔案資料全文數據庫[7]。第三，有的歸檔材料缺失，前后聯系少或無聯系。由于高校歸檔資料數據涉及部門多、數據繁雜，有些工作被過度拆分，或職能部門對業務工作的歸檔工作流程不熟悉，導致歸檔資料出現內容、附件、關鍵數據的缺失，材料不完整，缺乏連貫性，致使檔案資料數據的價值大打折扣。

2.3 檔案資料多、雜、亂現象嚴重

隨著高校建設規模的不斷擴大，人事、教學、科研、學生管理等檔案信息資源猛增，檔案管理的工作量十分復雜巨大，由于缺乏相應的制度和機制保障，檔案管理部門對檔案管理的資料數據滯后于各職能管理部門[8]，分散于各職能部門的檔案因資料數據龐大、統計口徑不一致、安全管控等原因無法實現向檔案管理部門及時、集中歸檔，檔案管理部門在各職能部門交檔、歸檔過程中基本處于“你交多少、我管多少”的狀態，使校內本應統一保存和共享共用的“檔案資源數據”分散存儲，各為己用[9]。尤其是院校合并前的檔案管理的體制機制、人員配置、管理模式不同，合并后檔案管理工作缺乏統一完整的管理制度，檔案工作出現管理空白和管理混亂，導致原本設立的眾多立檔單位在合并成統一立檔單位過程中產生丟失、損毀以及責任不明的情況。

2.4 檔案管理工作效率低下

由于高校的管理部門缺少與大數據應用系統相結合的配套設備，致使工作人員不能高效地提升檔案管理效率，具體體現在以下方面。第一，大多數高校檔案工作重心集中在歸檔、存檔、查檔，檔案保存形式多以文字性檔案為主，非文字性檔案的歸檔數量較少，歸檔依靠大量的人工輸入、收集、處理的方式進行，工作量龐大，沒有建立系統化、現代化的電子檔案管理體系[10]。第二，工作人員對檔案管理的重要性認識不足，檔案管理意識淡薄，認為檔案管理就是收檔案、管檔案以及查檔案，不重視檔案數據的更新和流通，無法實現檔案的利用價值。第三，檔案管理是一個聯動性很強的工作，需要各部門的密切配合，由于各職能部門各自為政，整體聯動性差，導致檔案在歸檔時信息不對等[11]。這就使得在具體的檔案工作中出現了工作業務流程不順暢，業務范圍不清晰等問題。第四，檔案管理工作人員忽視對檔案工作的創新與改革，對于利用大數據技術進行檔案管理的認識程度不足。將檔案管理現代化建設流于表面，只關注形式上的變化以及建設，不深入地進行探究，尤其是中老年工作人員難以改變原來的檔案管理方式，排斥甚至拒絕檔案管理方式的革新。

2.5 檔案資料數據質量不高，不能充分挖掘和利用

數據質量是指檔案資料數據的固有屬性滿足數據使用者（即經濟學中的消費者）要求的完整性、及時性、有效性等要求[12]。高校檔案管理的最終目的是最大限度地挖掘高校檔案資源價值，實現學校師生以及畢業生對檔案資料數據的充分利用。由于高校檔案數據來源廣泛，內容繁雜，數量龐大，管理工作普遍存在重管理、輕治理，重憑證、輕數據，重割據、輕溝通等現象，沒有意識到提升檔案數據質量的重要作用，大量數據分散在各職能部門和不同的業務系統中，系統不能互通，由于部門職能交叉、職責不清，檔案資料數據得不到及時分類和歸檔[13]。

一方面，檔案管理部門以編制淺層檢索信息為主，高校檔案資源大多以“件”和“卷”形態存在，檔案資料數據只記錄了各類檔案的目錄以及結果，而并沒有檔案全文等過程性數據[14]。另一方面，導致高校檔案庫存在大量毫無作用的檔案，不僅占用了檔案數據庫的庫存，同時還增加了管理成本。檔案管理部門很少對檔案資源有用性以及關聯性進行合理分析，檔案數據沒有經過數據分離、清洗、聚合等深度挖掘以及數據關聯等治理技術，檔案資料價值沒能充分挖掘和利用。

綜上所述，通過對地方高校檔案管理進行梳理和剖析，得出了現行檔案管理模式存在工作效率低下、檔案資料多雜亂、存檔和查閱困難、數據質量不高、不能充分挖掘和利用檔案數據等問題，運用大數據技術能結合互聯網技術和集成化系統對各種檔案進行快速整理、存儲與查閱，數據的存儲空間龐大，提升傳輸速度和安全性，優化檔案管理效率，方便資源共享和利用。

3 優化地方高校檔案模式的路徑

3.1 完善檔案管理的組織機制

轉變檔案管理理念，學校完善檔案領導機制，對全部檔案資源實施統一歸口管理，將人事、教學、科研、學生檔案等各類檔案都納入高校檔案機構的管理范疇。專門設立檔案工作委員會，明確分管負責人，確定檔案管理工作部門和各職能部門的工作任務，理順檔案管理機構與其他職能部門間的關系，統一協調解決檔案工作的重大事項。以“以人為本”為工作理念，通過現代管理理念和文化，制訂科學的檔案管理工作規劃，加強資金、設備及技術投入，引進云計算機、大數據技術設備，以實現檔案數據信息及時、可靠、安全傳遞與共享。

3.2 嚴格院系兩級檔案管理模式，歸檔實施全流程管理

高校人事、教學、科研以及學生檔案資料產生于各職能部門管理工作的全過程。首先，歸檔工作要從人事、教學、科研以及學生等職能部門源頭抓起，將各職能部門的工作計劃、例會記錄、年度總結、工作大事記等體現部門工作要點的資料數據納入業務檔案歸檔程序中。其次，要保證歸檔資料數據的質量，在各職能部門加強日常工作管理的同時，還要進行檔案歸檔工作的全流程管理，細化實施檔案管理工作部門事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關的全過程管理工作機制。通過科學的業務監督，逐步推進高校檔案信息化工作質量[15]。最后，在各職能部門工作過程中要充分考慮檔案數據的安全性，向學校檔案管理部門歸檔后也要運用大數據加密和防火墻等技術，防止檔案資料數據的泄露和被濫用。

3.3 建設高水平、高素質、專業化的檔案管理團隊

由于高校檔案管理的長期性、復雜性、專業性等特點，在大數據時代要實現檔案管理工作水平得到質的提升，一方面，要積極引進具有較高素質的優秀檔案管理人才，能優化檔案管理業務流程，分析和提升檔案信息資源的利用效率，并進一步挖掘高校檔案的使用價值，推動高校檔案管理提質增效的發展。另一方面，要加強崗位培訓，普及檔案管理信息技術，及時更新檔案管理人員的知識結構，提高互聯網、大數據和云計算等技術的使用水平，提升工作人員專業素質與服務意識，能從多方位考量師生對檔案的實際需求，實現檔案資料數據的最終價值。此外，鼓勵檔案管理人員進行技術提升，增強關于互聯網技術，以及檔案資料數據非常規狀態檢修分析與監控的意識和能力等業務水平。

3.4 完善高校檔案管理體系

依據《高校檔案管理辦法》，從創新檔案管理內容和管理方式等方面創新檔案管理模式。內容方面，利用大數據整合檔案信息資源，把人事、教學、科研、學生檔案等各類檔案在網絡平臺形成電子檔案目錄，并與學校校史、圖書資料等信息共享，形成“大數據大檔案”系統。樹立以人為本的服務理念，建設網絡資源共享的平臺，實現資源共享，為師生以及畢業生提供遠程服務。管理方式方面，完善檔案信息管理化服務體系，運用檔案信息管理技術和流程再造，對檔案類別實行分類整合，明確權責，分類設崗，通過培訓和考核上崗，促進檔案信息安全和整合優化，提升檔案管理水平。采用校園網站、微信公眾號、板報等載體的多種宣傳方式，以此實現理念創新，進而提高檔案信息利用率。此外，檔案管理的每個環節都要確定有效的經辦人、負責人，同時嚴格控制無權限人員的干擾，以保證整個業務流程精簡高效。

3.5 完善高校檔案管理的體制機制

結合學校已有的《檔案管理制度》《檔案借閱制度》《文件歸檔制度》《檔案統計制度》《檔案網絡化管理制度》等規章制度，完善檔案管理的體制機制，以制度強化管理。

首先，建立健全檔案規范以及各項工作標準，做到有章可循、有據可依，實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。將檔案管理工作和各職能部門負責人員的工作之間建立起責任制關系，制定各門類檔案數字化技術標準及要求，統一檔案出入庫、分件、著錄、掃描、裝訂、借閱等數字化加工各環節的標準規范，保證檔案信息準確、完全、合理入庫，實現數字化加工全過程的標準化及規范化，使每一個環節都在創新體制機制下有效銜接，加大對各類檔案信息的保護力度，降低檔案信息的泄露風險。

其次，優化檔案信息資源結構，加強高校檔案服務體系建設，基于物聯網、互聯網、大數據技術，為檔案信息服務提供合理的技術支撐，豐富檔案服務功能，滿足檔案實時查詢與個性化供給的需要。

此外，完善檔案管理監管制度，增強檔案管理工作的安全性，一方面，在提升工作人員安全管理意識的基礎上，嚴格執行檔案查閱制度，辦理必要的查閱手續。檔案信息查閱者需要提前進行實名注冊，檔案管理工作人員核實查閱者身份，并授予訪問權限后，查閱者才能在檔案信息系統查閱相應權限的電子檔案信息，檔案后臺系統保存關于檔案歸檔、錄入和所有查閱記錄，技術上充分利用好檔案信息的防火墻技術，攔截來路不明的用戶。另一方面，樹立職業責任感，嚴格按照規章制度來進行檔案管理，加強檔案信息安全維護，用戶使用賬號管理權限采取分層級管理，上層級管理重要級別高的檔案數據，下層級需要高層級檔案資料需向上申請，降低信息化給檔案管理工作帶來的風險，提升檔案管理工作的安全性。