企業建設項目檔案管理的問題與對策研究

白艷華(中石化廣州工程有限公司，廣東 廣州 510620)

0 引言

化工企業建設項目檔案的作用主要為：一是依據項目建設流程，可對整個化工項目建設的全環節活動進行真實記錄，從而反映項目的全部建設過程及成果；二是為項目的建設過程及后續各環節提供真實文檔材料支撐[1]。總之，建設項目檔案既為項目建設、交付使用等過程提供有效的材料支撐，同時又為項目的整個生命周期的各項活動提供相應服務[2]。

近年來，隨著經濟的高速發展，國家不斷加大項目的投資力度，對項目建設質量的要求也越來越高，項目檔案工作也必須要高標準、高質量才能匹配項目建設的需要，檔案工作愈來愈發揮著重要作用。鑒于此，國家有關部門明確指出項目竣工驗收之前必須首先完成項目檔案的驗收工作[3]。而正是建設項目檔案日益增長的重要性及對其提出的越來越嚴格的要求，使得其既面臨大的發展機遇，也面臨新的發展條件下的各種新問題。本文結合項目檔案的特點，就其管理過程中存在的問題，嘗試提出解決措施。

1 項目檔案特點

(1)項目檔案是對項目建設過程的真實記錄，能夠真實的反映整個項目的建設過程、發展規律，有了這些基本資料，各管理及施工人員即能夠進一步了解和掌握項目的建設活動，從而為項目的開展、過程材料的保存及項目全生命周期的利用奠定基礎。

(2)因建設項目涉及的專業領域多，且持續時間通常較長，記錄其過程和成果的項目檔案也就有了種類多、時間跨度大的特點，而且記錄項目建設過程的檔案載體通常也是多種多樣的，如：紙質材料、電子材料及其他形式的材料等，檔案管理工作也因此變得非常復雜。因此在各類項目建設的各個環節和活動中，均需要專業的檔案管理人員參與到項目的建設中來，從而保證項目建設過程的各項資料的完整性和高質量。

(3)因項目檔案是項目實施過程中各環節(如：立項、招投標、竣工驗收、維修改造等)的基本依據，因而對項目建設檔案的質量也有更高的要求，否則低質量的檔案文件將無法為項目的各環節(包括后期資料的查看等再次利用)提供有力支撐。

(4)因項目的建設需要多個參建方的共同參與，因此項目的檔案收集、管理、利用等工作也同樣需要多方的參與共同完成[4]。因此項目檔案管理是一個以共同協作為理念需要各個參建單位全體人員積極協作的項目檔案管理體系，而非孤立的零散的檔案管理活動。且在檔案管理過程中，需要各方經常性的就某一問題進行溝通協調，甚至可能需要多次召開專題溝通會議，從而了解梳理不同參建方對檔案工作的要求，求同存異，找到最大“公約數”，最終尋找到可被各方接受認可的解決方案。

2 項目檔案管理問題梳理

通常建設項目檔案因涉及的參建單位多，時間跨度又大，收集管理起來異常繁瑣，因此若要保證項目檔案的完整性、準確性和系統性，就必須準確、全面地把握其存在的各類問題。問題的梳理將為解決方案的提出奠定良好基礎，因此經作者廣泛查閱調研文獻，結合作者自身收集整理各類檔案材料的工作經驗，將項目檔案管理中常見的各類主要問題進行陳述。

2.1 項目檔案管理意識淡薄，人員流動頻繁

一直以來，在建設項目管理過程中，因項目的建設進度顯性可見，而檔案的管理為保障作用，屬于隱性的建設工作，且通常沒有剛性的制度和進度等標準約束。因此，在各參建單位和施工現場等不同層級，均始終存在重項目的實際建設過程而輕檔案收集管理的問題。不論是項目的建設單位還是承包商、監理單位，各單位相關人員均較多強調施工的進度和施工的質量等問題，從而保證項目按節點推進，然后卻忽視檔案的收集管理等相關工作。各單位及人員普遍存在把項目檔案管理工作看作一種形式上的任務，不得已才去應付完成，而幾乎沒有主動地去收集整理做好檔案工作的意識。此外，各方檔案工作的責任意識、管理意識較為淡薄，工作中也是馬馬虎虎，甚至抱著一種“指哪打哪”的心態，均不發揮主動意識承擔，從而致使很多重要的項目檔案資料在形成過程中沒有得到及時地收集、資料不齊全，事后又無法彌補的惡果。

此外，在項目施工的過程中，由于檔案的管理工作并非時時刻刻在進行，項目檔案的收集整理具有一定的階段性，通常是工作積累了一部分材料，到達某個形成檔案文件的材料節點時，才需要檔案人員介入整理。很多單位往往是等到需要收集檔案材料時才臨時配備人員，因此檔案工作往往具有很大的臨時性和拼湊性。此外，此時的檔案收集整理工作往往也不是由專業的檔案人員或者受過該方面培訓的人員擔任，而是從項目現場抽調暫時沒有工作的“閑散”人員來承擔。因此可想而知，這類臨時的檔案工作人員因其專業技術水平有限，從而極易造成檔案收集整理的質量不高，整個檔案的管理水平也可想而知。并且項目施工過程中人員流動現象頻繁發生，往往一個項目還沒干完該人員又被分配到另一個項目去的現象也是屢見不鮮。而通常這時，檔案材料工作的質量更加可想而知，通常各檔案管理人員手中的資料也是匆忙交接，并無查驗校核環節，因此極易造成歸檔資料的缺項少項、質量不達標等各類問題。比如常見的典型問題通常如下：檔案內容缺項不完整、檔案管理人員的簽章手續不完善、整理不規范、有些檔案載體通常只有紙質資料等較為原始的載體，而缺少聲像、照片等電子資料載體[5]。

2.2 項目檔案各環節的不規范問題

檔案收集是項目檔案管理的第一步，并且其很大程度上決定了項目檔案的保存質量[6]。但在實際工作中，由于項目的參與單位多、時間跨度大、流程環節復雜，而參與收集相關資料的人員專業水平普遍不高、人員流動性較強，因此很容易造成收集的資料不完整和收集的質量不達標等問題，比如招投標過程文件不全、階段評審無評審記錄、工程分包單位施工資料缺失等；而即使收集了相關的資料，也通常存在各種質量問題，如技術報告簽署不全、工程資料監理無公章、竣工圖未標注更改單號等。

此外，項目檔案管理人員在整理項目檔案資料的過程中，往往也會存在各種問題，如案卷封面沒有按照規定直接使用未經裁剪的A4紙，更有甚者直接從現場取其他材料的反面等充當案卷封面，而這極易造成材料間的混淆與丟失；沒有按照項目建設過程所形成的文件材料的規律對其進行科學的分類、整理、編目；而且不同項目的檔案其所保存利用的平臺軟件等也不盡相同，因此可能導致有些檔案資料雖然收集交接了，但卻可能無法正常打開利用等，這些問題都會導致日后對項目檔案的查詢利用等工作難以開展。

而對整理后的檔案的存放保管工作，往往更是項目檔案管理的重災區。各參建單位或者出于“自己只是臨時保管員”的想法，或者出于“滿足檔案保管要求的庫房成本過高”的無奈，或者其他原因，總之對檔案資料的保管工作常常怎么方便怎么進行，甚至直接堆放在施工現場，保管條件遠未達到相關的規定要求。常見的案例如：辦公室就是資料室、檔案館；檔案資料或者堆在桌子上，或者擺放在地下；更有甚者由于現場條件簡陋還能享受“陽光雨露”。由此可見，項目現場存在各種各樣檔案管理的問題，而這些都嚴重影響著檔案載體的安全性和保管的持久性，一旦項目檔案的載體都無法保存完好，后期的整理利用則更是無從說起。

2.3 項目檔案管理制度執行不到位、不統一

最近幾年，國家及檔案領域的業務主管部門先后頒布了多個項目檔案管理的相關規定，如《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》等[7-8]。檔案管理制度是指導檔案工作的基本依據，是做好檔案工作的基礎保障，但在注意學習吸收這些各項制度規范基礎上，更需要關注的是這些制度在項目建設過程中的實施情況。否則制度規范無論多么周到全面有用，都將因為得不到實施而變為一紙空文，但在項目現場通常由于以下常見的原因，使得項目檔案管理制度的落地執行不能令人滿意。

一方面，檔案管理制度的宣貫不及時、不到位。各參建單位并未做到在項目開工的前期就對本單位負責檔案管理的人員進行相關的制度宣貫，從而使得檔案管理人員未能在項目建設之初即了解檔案的管理工作。此外即使對檔案管理的各項制度規范宣貫了，通常也是形式大于內容，并沒有把工作中與檔案相關的各項要求講清楚、講透徹、講到位，因此項目的執行也將大打折扣。何況建設項目往往時間跨度大，隨著項目不斷進入新的階段，項目檔案也不斷具有新的階段性特征，因此在項目建設進入新環節時，需要及時對項目檔案人員進行適應于當前項目特征的制度宣貫，否則實際工作中這些制度得不到及時且深刻的宣貫，更是無從談起項目檔案的高質量整理。

另一方面，檔案管理制度的執行不統一。項目的建設涉及眾多的參與單位，而各單位資質高低不同，單位內的人員水平也優劣不等，因此導致在項目檔案收集整理時，或者沒有利用相關制度、或者采用的制度過時、或者制度適用判定不當等，給后續歸檔管理利用等工作環節帶來困難。常見的現象有監理單位部分人員并不清楚相關材料的涉及范圍及流向，甚至有些監理單位對技術性資料或者不移交，或者移交量較少等[8]，而諸如此類問題，如果監理單位等各參建單位尚不熟悉，就不能保證基層的檔案管理人員掌握并落地執行。

2.4 檔案部門的職能作用沒有充分發揮

如前所說，大多數項目的特點是建設周期長、參建單位多、流程環節復雜，因此使得項目檔案的工作存在過程控制和質量控制都相對困難的特殊情況。而檔案工作又具有專業性強，對資料的準確性、完整性要求高的特點，因此就更需要專業性的檔案管理部門和人員的積極主動作為。具體而言，項目檔案管理專職人員既要在整個項目建設周期內及時指導收集整理相關資料，同時也需要在多單位同時介入某一流程環節時能夠協調好各方關系，包括及時進行宣傳和培訓等，以期共同做好檔案工作。但在實際工作中，往往一些檔案部門的工作并不能讓人滿意，職能作用并沒有充分發揮。比如，當項目進入項目建設新環節時，檔案部門人員并不能做到及時主動跟進，同時根據新階段的特點向相關人員宣貫此時應依據的制度標準。在有新的參建單位加入時，檔案部門也未能及時對該單位的相關人員進行培訓，使其學習本項目的檔案管理流程及特征，導致未能有效提高其檔案管理水平，因此容易造成檔案管理水平不一、標準不一、落實不一等問題。此外，還普遍存在竣工驗收把關不嚴等情況。而竣工驗收是項目檔案質量管理的最后關口，竣工驗收不嚴將直接導致項目檔案的管理失去最后的糾正機會。因此，上述所說的種種因素都容易造成最終的項目檔案完整性較差和質量較低的問題。

3 解決項目檔案管理問題的對策

3.1 增強檔案意識，明確管理責任

針對前面所述的“重項目建設進度輕檔案管理”的問題，檔案管理人員必須充分利用各種渠道、各種場合采用多種形式積極宣傳介紹檔案工作的重要性。并且對不同工種專業的人員在宣傳檔案工作時，應有針對性地制定宣傳的側重點。如對項目現場的工作人員和對參加招投標的人員就應分別宣講檔案在其各自工作中的作用，從而促進其對涉及自己領域的具體的檔案工作的充分理解和掌握，提高其對檔案工作的重視程度以及處理能力。

此外，應明確建設項目的檔案管理工作的重要性及責任制，并將職責層層分解，直至分解到最底層的具體負責人員。此外還能以檔案工作為核心，明確在不同的環節涉及檔案工作時各參建部門的主次責任及分工負責的范圍。同時，應制定相應的檔案工作交接制度及材料清單，并且設定工作交接流程，檔案工作未完成交接，也不得開展下一環節工作，從而保證檔案工作的質量。

3.2 加強項目檔案工作隊伍建設

眾所周知，一支優秀的檔案工作隊伍，對于做好項目檔案管理工作至關重要，人才是第一資源，對于如何加強檔案管理工作的隊伍建設，可以從以下三點做起：

(1)通過開展業務培訓的方式來提高項目檔案工作人員的業務水平，對不同的參建單位，針對其分工任務的不同，開展專門針對其領域的檔案相關知識及技能的培訓工作。同時，如果能在讓各單位參與培訓人員現場將所學內容示范操作，并由授課人員予以現場檢查糾正，則對提升檔案管理人員水平無疑具有巨大助推作用。

(2)通過開展優秀檔案管理工作觀摩會，使不同層次的檔案管理人員，尤其是檔案業務尚不熟練人員，有具體的模板可參考。特別是對那些常規的檔案管理工作都不甚熟悉的人員而言，這種規范文檔的示范將為他們提供良好的技術指導。這種簡單的模仿學習通常對提升檔案管理水平具有立竿見影的效果[9]。

(3)還可以組織檔案專業人員定時到各施工現場走訪交流，與現場檔案人員及時交流項目檔案收集整理過程中遇到的新情況、新問題，從而就檔案的具體問題提出更具針對性且有效的處理辦法，其中包括制度建設、存檔流程等。通過既考慮檔案工作所需，又結合現場人員的具體情況，提出合理措施，從而提高檔案工作隊伍的業務水平。

通過上述三種針對檔案人才隊伍建設的措施，可有力提升項目檔案人員的管理能力和技術水平，從而為檔案工作提供人才保障。

3.3 實行統一的項目建設檔案管理等制度

以完整、科學、統一等為原則建立相應的項目檔案管理制度，對提升項目檔案管理的水平具有重要促進作用[10]，從而使得參建各方有據可依，標準統一。完善檔案管理制度的具體實施措施主要體現在以下兩方面：

一方面，檔案管理部門應針對具體的建設項目，將相應的各項檔案制度細化為切實可行的細則，從而使各宏觀制度能夠切實落地，可被具體執行，同時統一且細化的檔案管理制度可顯著減少各參建單位因自由裁量造成檔案質量不佳的問題產生。

另一方面，在項目開工前和建設中應及時召開項目檔案管理的專題會或協調會等，將這些統一的且細化了的制度、規范等宣傳貫徹至各參建單位，使其在具體的工作中都能夠依據統一的制度辦理檔案業務。各參建單位工作人員也將不再因為制度過多而不知道參考哪個制度而迷茫，同時也減少因選擇檔案制度而造成的時間耗費。

3.4 實行動態跟蹤，強化項目檔案過程控制

針對項目的建設周期長，流程環節復雜等特點，檔案管理部門必須積極主動加強建設項目檔案的過程控制，從而保證各環節都有檔案人員跟得上，收集的好。檔案過程控制的具體措施體現在以下五方面：

(1)在項目立項審批時，檔案人員應做到提前介入。檔案人員應多渠道跟進項目開展，從而確保始終及時收集項目過程材料，并與現場人員進行檔案業務的溝通。特別是重要材料的收集整理，必須高標準收集，從而為后續檔案管理的各流程奠定堅實基礎。

(2)積極主動參加項目的招投標各流程環節。各級檔案管理負責人員只有親身經歷檔案招投標各流程環節，才能更好地收集、整理和保管該過程產生的各類重要文件。

(3)積極參加各項目的合同制定過程。為保證項目檔案工作在項目建設過程中有據可依，在制定項目合同時，檔案部門就應對涉及檔案的相關內容提出自己的針對性條款，從而從根本上保證檔案工作在與各方的互動中有據可依。

(4)貫徹落實“四參加”檔案工作制度。嚴格遵守“四參加”的檔案工作制度是保證項目文件材料高水平、及時、完整地收集并整理的前提，因此需各方認真落實遵守。

(5)嚴把項目檔案驗收質量關。對項目檔案嚴格把關驗收是確保項目檔案管理質量最重要的保障措施，因此，為便于發現問題并及時整改，可以將項目檔案的驗收工作分為預驗收提出整改清單、正式驗收存檔兩部分，并且只有通過預驗收且整改合格的項目文件方可進行工程竣工驗收。

4 結語

項目檔案作為一種企業建設相關的寶貴信息資源，是各企事業單位開展項目管理的重要依據和組成部分。因此提升項目建設過程中所形成的各類圖文等項目檔案的管理水平，對提升項目質量及滿足后續各類服務需要，都具有重要的保障意義。各參建單位和部門應當提高項目檔案管理意識，加強人員隊伍專業能力建設，統一歸檔整編的標準和制度，強化項目檔案過程控制。通過這一系列的方法措施進一步規范項目檔案工作，從而保證檔案管理的高水平以及為企業發展提供有力支撐與保障。