基于就業背景的高職院校學生檔案管理策略

趙穎麗

（內蒙古建筑職業技術學院 內蒙古呼和浩特 010070）

引言

在就業背景下，高職院校開展學生檔案管理工作，要求相關工作人員從細節處著手，認真調整具體的檔案管理工作流程，針對于檔案管理工作之中的原則性工作問題以及體系化管理問題進行綜合分析與研究，采取較為全面化的工作手段，充分利用各式各樣的互聯網信息技術以及智能化工作技術，逐步提升高職院校學生檔案管理工作的信息化水平。每一位高職院校學生在完成學業之后不僅需要面臨就業問題以及擇業問題，也需要將個人的信息檔案提交給企業以及社會人事管理部門。這就要求相關管理人員需要初步保存學生的檔案，為學生提供較為全面化的就業信息服務，以便幫助學生實現自主擇業與就業[1]。

一、就業背景下高職院校學生檔案管理工作問題

1.學生檔案管理工作內容較為單一

當前情況下，高職院校學生檔案管理工作之中存在諸多問題，較為突出的問題主要表現在檔案管理工作內容非常單一。一部分高職院校在開展學生管理工作的過程中，沒有充分意識到檔案管理工作內容的細節問題，也沒有結合具體的問題，探索具有針對性的問題解決策略。部分工作人員以及管理員僅僅是錄入學生的基礎個人信息，并沒有結合學生的未來就業需求，將個性化的學生檔案信息進行充分整理與融合，學生檔案信息內容較為單一。一部分工作人員以及管理人員無法快速整合各式各樣的重要信息以及學生個人檔案，導致學生檔案管理工作之中經常會出現極其明顯的管理問題。大多數學生檔案的具體內容比較復雜，不同學生的個人檔案以及相關信息存在較大差異。如果高職院校學生檔案管理工作內容較為單一，加之工作人員無法結合就業指導工作的實際要求，綜合整理學生檔案以及個人信息，則有可能嚴重影響檔案管理工作的實際效率。

2.學生檔案管理工作模式較為落后

部分高職院校開展學生檔案管理工作時，存在工作方法以及工作模式方面的細節問題。首先，許多高職院校無法結合學生當前就業情況以及市場就業需求，進一步調整學生檔案管理工作的具體流程。學生檔案管理工作模式比較落后，有可能會導致學生檔案管理工作無法有序開展，多元化的學生信息檔案無法被及時收錄、整理。其次，從另一角度分析，一部分工作人員無法正確意識到信息化管理技術的實際價值以及重要意義，依然采取較為傳統的檔案整理形式以及管理形式，從而導致學生檔案管理工作之中頻頻出現復雜的工作問題。大多數工作人員無法正確應用互聯網信息技術以及其他現代化數據處理設備，導致相關信息以及學生個人檔案在實際數據處理環節之中出現數據泄漏問題，或者是數據被篡改的問題。當前情況下，高職院校學生檔案管理工作模式問題亟待解決[2]。

3.學生檔案管理工作制度不完善

由于高職院校學生需要面臨未來就業以及擇業問題，許多學生需要充分利用自身信息以及相關檔案，及時在市場競爭之中獲取有利地位，進一步提升自身的競爭價值。但是實際上，部分工作人員無法結合學生的檔案管理和具體制度，將學生的就業信息以及個人檔案進行合理整理，學生個人信息有可能無法被完全利用，相關信息以及個人檔案可能由于保存時間較長，無法被及時更新。高職院校學生檔案管理工作之中存在諸多細節漏洞，管理人員無法快速排除隱性工作問題。除此之外，如果在學生檔案管理工作之中出現各種管理問題，相關工作人員也無法完全依照具體的工作制度，進一步優化主要的工作模式，無法快速解決各式各樣的工作問題以及管理問題，可能導致各種問題堆積其中，最終積重難返。

二、就業背景下高職院校學生檔案管理工作方法

1.充分整合學生檔案，完善工作內容

在高職院校內部正式開展學生檔案管理工作之前，相關工作人員需要明確學校檔案管理工作的具體要求以及主要工作原則，隨后結合日常管理工作之中的主要問題，及時調整具體的工作內容以及管理形式。高職院校學生檔案管理工作需要結合本學校內部實教學情況進行細致調整與研究，同時需要相關管理人員立足于檔案理工作主體原則，快速收集各式各樣的學生檔案以及相關信息，隨后將學生個人信息以及相關檔案依照主要的分類標準進行層次劃分，妥善保存學生的個人檔案，完善檔案管理工作的主要內容。一般情況下，高職院校學生檔案管理工作不僅僅需要收錄學生的個人信息以及基礎的個人檔案，也需要綜合統計學生的日常學習成績、實習報告、就業通知書、畢業證明、學年考評報告、體檢報告、優秀論文數據、軍訓登記記錄等內容，這就意味著相關工作人員需要在日常工作環節之中，及時檢查學生檔案信息的主要內容，隨后快速聯系學生將相關檔案上交至相關管理部門之中，統一形成個性化的學生檔案，以便為學生后續就業與擇業提供數據支撐與保障。

2.建立健全高職院校學生檔案管理工作體制機制

為了從根本上提升高職院校學生檔案管理工作的實際效率，進一步凸顯相關檔案管理工作的實際價值以及重要意義，工作人員首先需要進一步建立健全高職院校學生檔案管理工作的具體體制，逐漸完善相應的工作體系，針對于工作機制方面的一些問題進行綜合研究與調整，隨后從細節處著手，認真調整原有工作機制之中的主要漏洞。高職院校方面需要積極鼓勵相關工作人員在日常工作之中，認真檢查工作機制方面的細節問題，如果工作人員以及管理人員發現主要的工作原則較為復雜，具體的工作流程比較繁瑣，則需要及時上報給上級管理部門，或者是直接上報給高職院校高層管理部門，快速解決相應的工作問題。建立健全具體工作機制、完善主要工作體系的過程比較復雜。不同高職院校所面臨的學生檔案管理工作問題有所不同，不同高職院校所需解決的具體問題也存在諸多差異。面對此種情況，相關工作人員需要立足于頂層設計這一角度，綜合性研究主要的工作問題，將學生就業與擇業的實際需求融入其中，以學生為工作的對象與主體，進一步貫徹落實服務理念以及綜合性管理理念。工作人員以及管理人員在調整具體工作制度之時，可以反復多次嘗試更加全面化的工作模式，一步一步調整細節化的工作制度。此外，在相關工作人員完善主要的工作制度之后，也需要采取實踐、操作等形式，進一步檢驗相關工作理論的真實性與可靠性，隨后在后續工作環節之中再度調整主要的工作模式，結合市場就業需求以及學生的實際就業方向進行局部微調[3]。

3.細節化調整學生檔案管理工作具體模式

一部分高職院校學生檔案管理工作具體模式存在許多問題，從根本處著手細節化調整高職院校學生檔案管理工作模式以及具體的工作形式，可以逐步提升相關管理工作實際效率，也可以有效規避較為復雜的工作問題以及結構化管理問題。首先，在正式收集學生個人信息以及相關檔案之前，相關管理人員需要與各部門管理人員協商，共同商議學生檔案管理工作的具體形式以及主要的工作模式，采取協商與溝通的形式，可以增進高職院校各個管理部門之間的密切聯系，避免出現信息壁壘，嚴重阻礙信息溝通與交流。由于現代化學生檔案管理工作，要求相關工作人員以及管理人員優化具體的工作方法以及工作手段，在數據收集、檔案整理以及檔案規劃等諸多角度著手，引導學生充分意識到檔案管理工作的實際意義，積極鼓勵學生上繳更加全面化的個人信息以及相關檔案，以便進一步豐富學生檔案主體內容，從而為高職院校學生后續的就業與擇業奠定良好基礎。其次，高職院校內部學生檔案管理工作人員需要通過多種渠道快速了解市場就業方面的實際需求，及時獲取第一手市場就業信息，了解主要的市場行情以及實際就業情況，結合學生的實際就業需求以及未來的就業方向，面向高職院校內部全體學生統一收集個性化學生檔案。在學生檔案之中，需要涉及到學生基礎個人信息以及相關考勤信息。同時，也需要涉及到學生的日常成績單以及學業資格證明。在此前提之下，相關管理人員需要引導學生及時了解市場就業信息，積極鼓勵學生主動完善自身個人信息以及相關檔案資料。在高職院校學生檔案管理工作之中，工作人員需要有意識、有目地調整具體的工作形式、模式，及時轉變自身工作思路以及工作觀念。最后，在細節調整具體工作模式及管理模式之時，相關管理人員可以將學生檔案管理工作與高職院校內部就業指導工作進行緊密融合與對接，在開展就業指導工作的過程中，充分提取相關學生檔案以及個人信息，隨后應用于就業指導以及就業服務環節之中。高職院校通過此種形式，可以促進學生檔案管理工作縱深發展，也可以進一步完善就業指導工作體系，促進二者完美融合[4]。

4.高效應用互聯網信息技術以及數據處理技術

現如今，伴隨著互聯網信息技術不斷發展，各式各樣的現代化數據處理技術以及數據分析技術逐漸誕生，互聯網信息技術更新換代速度極快，相關工作人員需要充分意識到互聯網信息技術的實際應用價值，隨后將多樣化的數據處理技術以及數據分析技術引入其中。應用互聯網信息技術以及智能化管理技術可以進一步減輕工作人員的工作壓力以及工作負擔，也可以逐步提升高職院校學生檔案管理工作信息化水平。首先，工作人員可以利用互聯網信息技術，在學校內部搭建數據溝通與共享平臺，隨后積極要求全體學生將個人信息統一錄入至計算機系統內部，學生可以登錄相關數據平臺，按照指引，一步一步錄入自己的基礎性個人信息，隨后在學生多次確認之后，由工作人員快速檢查學生信息的實際內容。其次，相關工作人員在正式開展檔案信息管理工作之前，需要利用數據分析技術以及數據處理技術，針對于計算機系統內部的各類重要數據進行集中分析與處理，將學生個人信息依照不同類型進行細節劃分，主要可以劃分為基礎性學生檔案、個性化學生檔案以及其他類型學生檔案。完成檔案信息整理工作之后，工作人員需要集中檢查學生檔案信息的完整性與真實性，隨后要求相關學生快速完善自身個人信息以及就業檔案。如果學生檔案信息存在紕漏或者是錯誤問題，則需要相關工作人員及時采取面談形式，與學生進行密切交談與溝通，快速引導學生完善自身個人信息以及相關檔案，避免學生檔案出現信息錯誤問題以及數據泄漏問題。此后，工作人員需要利用計算機設備以及其他各類數據處理設備，將多樣化的學生信息分批錄入至不同系統內部，或者是在計算機系統之設置不同類型的子系統，合理保存不同學生的個人信息，每一位學生的個人信息以及相關檔案需要進行單獨處理與保存，避免學生檔案內容混淆，嚴重影響學生檔案信息的后續使用效率。在計算機系統內部子系統之中，學生的個人信息需要進行妥善保存，也需要由專業工作人員定期檢查計算機系統的實際運行情況。如果相關工作人員發現計算機系統內部學生個人信息以及相關檔案內容出現嚴重泄漏問題，則必須要及時通知學生本人，快速填補學生個人信息。此外，工作人員可以運用加密技術，合理保存學生的重要信息以及就業檔案，應用加密技術可以在檔案保存以及檔案傳輸的過程中，保護學生檔案，避免出現信息泄露問題。最后，工作人員可以將學生個人信息、數據整合成電子信息檔案，在學生完成學業即將畢業之前，將電子信息檔案交由學生本人，隨后引導學生妥善保存電子信息檔案。

5.提升管理人員專業工作能力與職業素養

高職院校開展學生檔案信息管理工作的主要目的是為學生的后續就業與擇業提供數據支撐與保障。在這一前提之下，高職學校方面需要快速組建高水平、高素質、專業化管理團隊，及時調整學生檔案信息管理工作主要流程與模式。在正式聘請管理人員之前，高職院校內部高層管理部門必須要嚴格審查每一位工作人的從業資質以及相關技能資格證書，必須保證每一位工作人員均可以持證上崗，必須保證每一位管理人員均可以具備一定程度的自我管理能力以及專業化職業素養。其次，高職院校方面需要積極為全體管理人提供實習、實訓機會，定期在學校內部開展職業技術培訓活動以及主題教育活動，從工作能力以及工作意識等諸多方面，合理打造新型管理團隊，逐步開展專業學生檔案信息管理工作。此外，培養高素質管理人員需要耗費一定時間，高職院校方面，如果想要進一步推進創新型學生檔案信息管理模式，可以采取人才引進的形式，從其他地區或者是本院校內部其他部門選派專業管理人員，統籌規劃學生檔案信息管理工作。最后，高職院校方面需要進一步完善考核評價工作體系，定期開展綜合性評價工作，調整學生檔案信息管理工作之中的主要問題，及時糾正工作人員的錯誤與問題。

結語

在就業背景下，高職院校開展學生檔案信息管理工作，需要結合學生的未來就業情況進行綜合分析與研究，豐富學生檔案的主體內容。隨后從體制機制這一度著手，細節調整學生檔案管理工作主要機制以及具體的工作體系，隨后由專業工作人員認真分析檔案管理工作之中的細節問題，逐步完善主要的工作體系，進一步調整具體的工作模式以及相關管理形式，充分利用互聯網信息技術以及其他各類數據處理技術、數據分析技術，進一步提升高職院校學生檔案信息管理工作水平與質量。