試論企業檔案信息化建設

文/樊寶娟

隨著企業內外部信息與經營活動的進一步交融，檔案資料被賦予了更多的內涵和價值。根據《“十四五”全國檔案事業發展規劃》相關要求，如何通過建立檔案治理、檔案資源、檔案利用、檔案安全“四大體系”，切實推進企業的檔案管理信息化建設成為了當前的迫切任務。本文通過對檔案管理信息化建設的實踐意義和現實困境的分析，試圖提出一些有針對性的改進建議和措施，以助力企業數字資產的管理與更新

當今時代，信息化建設已經成為社會一大發展趨勢。企業檔案信息化建設，無疑是推動企業檔案工作加快發展的一大重要舉措。本文試論企業檔案信息化建設的相關方面，愿與同行進行交流與切磋。

一、檔案信息化建設的實踐意義

檔案信息化建設是提升企業整體信息化水平的必要環節。隨著科技的不斷進步，企業經營環境和模式都發展了翻天覆地的變化，也催生了大量不同格式的電子文檔，檔案信息化呈現文檔一體化趨勢。現階段，檔案管理工作與生產經營的其他環節相互交融，為進一步提升企業的信息化水平，加快推進檔案管理信息化建設勢在必行。

企業檔案信息化建設是增強企業市場競爭力的重要途徑。繼工業和信息時代之后，我們迎來了數字時代。在此背景下，企業經營面臨的環境日趨復雜，如何在海量的內外部數據中甄別出有價值的信息，服務于整體戰略決策就顯得至關重要。因此，強化檔案管理，提升內部資料信息的數字化水平，才能幫助企業快速應對市場變化，增強核心競爭力。

二、檔案信息化建設過程中的現實困境

1.缺乏統籌思考，科學規劃

現階段，部分企業對檔案管理信息化建設認識不足，執行過程中缺乏統籌思考，科學規劃，檔案管理理念和思路相對傳統。大數據時代，不少企業還認為檔案資料就是故紙堆，做好實物和電子存檔即可，對各種檔案資料的潛在價值認識不足。因此，企業對檔案信息化建設在資源投入上缺乏動力，導致管理人員不足，辦公經費緊缺，在很大程度上影響了建設進度和實際效果。

2.檔案管理缺乏相關標準與規范

在企業經營多元化背景下，大中型企業的檔案資料繁多、門類復雜且牽涉單位甚多，使得收集整理難度加大。隨著企業經營模式和科學技術的不斷迭代，檔案資料的呈現方式和保存格式也日趨多元，既包含文字、圖片、實物，也包含影像、模型等。而在歸檔過程中，企業由于缺乏指導性原則和具體標準，經常出現集團內企業對同一事項或業務的歸檔程序、內容不同，導致檔案資料零散、缺失，系統性和完整性較差。

3.檔案管理職責不清，系統的兼容性和風險防控能力不足

在組織職能上，檔案管理部門權責不清，導致檔案的整理、歸檔、傳遞流程不暢。同時，由于內部系統之間的兼容性較差，檔案資料在收集、流轉環節耗時耗力，也容易出現主題責任不明確，歸檔資料不齊全，查閱調取不方便。此外，企業對檔案信息化的安全防范意識不足，檔案管理系統的風險防控能力不夠，信息化安全問題不容忽視。

三、檔案管理信息化建設的建議與對策

1.更新管理理念，統籌布局信息化建設工作

實際上，在檔案信息化建設工作中存在的諸多問題，都與企業的管理理念相關。企業要想提高檔案管理的信息化水平，須在提高檔案管理戰略定位，從經營管理的全局出發，科學規劃信息化建設工作，明確階段性任務，分步實施。同時，企業應轉變檔案管理理念和思路，加大對檔案信息化建設的資金投入，同時引進和培養專業人才，將檔案資料作為數字資產進行管理和更新。

2.建立信息化、專業化的檔案管理團隊

企業的檔案信息化建設，需要引進具備檔案管理、計算機、文獻翻譯等方面專業素養的復合型人才，從頂層架構上充實檔案管理隊伍。同時，企業還需要建立健全人才培養和評價機制，通過實行管理與技術條線并行的考核模式，為檔案管理人員提供公平的競爭機會和完善的晉升渠道，致力于打造一支專業能力強、綜合素質高的隊伍，以提升執行層面的檔案管理能力及水平。

3.建立檔案管理體系，強化檔案質量控制

首先，檔案信息化管理應結合企業的戰略方向和業務布局，充分考慮檔案資料的文獻價值，系統性開展管理體系的搭建工作。其次，應充分結合行業特點和企業的發展階段，建立檔案管理的基本規范和相關標準，詳細梳理檔案管理流程并制作標準化的操作手冊。最后，企業應將檔案管理工作成效與績效考核掛鉤，建立對檔案管理的質量管控機制，明確質控主體和職責，加大對檔案資料的質量與規格審查，確保檔案的系統和完整。

4.以技術和系統為支撐，充分挖掘檔案價值

企業在全面梳理檔案管理流程的基礎上，在系統選型和需求調研階段，統籌考慮檔案管理及利用的實際要求，提高內部管理系統之間的兼容性。同時，企業還應結合檔案建設的智慧化趨勢，創新檔案管理和使用場景，如拓展智能語音處理、內容深度學習、指紋生物識別等智能化技術，打造集檢索、統計分析、數據挖掘為一體的智慧功能，提升檔案管理的個性化、精準化交互體驗。

企業的多元化布局和經營，使得其在經營活動中形成了大量有價值的檔案資源。檔案信息化建設有助于保存企業數字資源、維護企業合法權益、挖掘檔案數據價值、釋放檔案數據紅利。企業應更新檔案管理理念和思路，通過引進和培養復合型人才，打造專業的檔案管理團隊，在決策和執行層面切實推進檔案管理信息化、智能化發展。

上述分析研究表明，企業檔案的信息化建設是企業發展的重要與必由之路，是企業發展的新的助推力所在。針對現實狀況和問題，采取有效措施與對策加快企業檔案信息化建設，實為企業的一大重要的建設項目之一，必須引起企業各級領導與檔案管理者高度重視，并要確保盡快落實。