加強石油地質文書檔案資料的接收管理與利用
——以陜西延長油田杏子川采油廠為例

文/董 剛

隨著石油開采工作的不斷深入，石油地質文書檔案資料的數量日益增多。在石油開采過程中，石油地質文書檔案資料發揮著十分重要的作用，可以為石油工程的建設提供參考依據。石油企業應該認識到地質文書檔案資料接收管理的重要性，采取有效的接收管理措施，并且對地質文書檔案資料進行合理的利用，以促進石油企業的發展和進步

在石油企業發展的過程中，必須要做好檔案管理工作，確保各項檔案資料的完善性、完整性。為此，應該從檔案資料的接收、匯總入手，明確檔案資料的匯交要求，為檔案資料的開發利用奠定基礎。在實際管理的過程中，要嚴格遵守各項法律法規和制度規范，包括《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》等。在接收檔案后，要按“卷”整理，嚴格遵守質量標準要求，對檔案進行合理立卷歸類，為檔案的查閱使用提供便利。此外，要做好保存管理工作，避免文件檔案資料丟失或損毀。對于石油企業采油廠來說，地質文書檔案資料十分重要，可以為石油研究、開采等工作提供依據，所以必須要做好接收管理工作，全面提升檔案資料的利用效率。

一、石油地質文書檔案資料管理的意義

1.引領行業創新發展

石油開采是一項十分困難且復雜的工作，為了確保開采、生產的安全性，需要加強各項管理工作，并且不斷創新技術和方法。在各項管理工作中，地質文書檔案資料管理發揮著十分重要的作用。目前來看，石油企業的檔案管理工作正在向信息化、現代化的方向發展，通過高效、專業的管理措施，可以使檔案接收、存儲、使用等工作更加便捷有序，可以為各項工作落實奠定基礎，同時也可以為工作方法創新、技術創新提供經驗和資料的支持，使文書檔案資料管理可以不斷完善，為石油企業的發展和進步奠定基礎。

2.發揮信息參考價值

通過文書檔案管理工作，可以保存各項地質資料，包括曲線圖、數據表、照片等等。文書檔案則是由文書轉化的一部分檔案資料，包括報告、通知、會議記錄、總結等內容，此類檔案可以充分反映地質調查等活動內容，記錄了石油企業采油廠從事地質勘測、分析等管理活動的實際情況。文書檔案通過辦理完畢且具有保存價值的文書轉化而成，文件可以采用文字、圖表等方式記錄信息[1]，蘊含與地質活動有關的各項資料。在文書檔案管理的過程中，需要進行合理的分類歸檔，為檔案的使用、查詢提供便利。例如，延長油田股份有限公司杏子川采油廠以生產型的模式經營，加工方式為生產型，服務領域為石油勘探、開采。本公司利用文書檔案對開采和勘探技術進行研究，更加深入地了解開采區和周邊的地質情況，為勘探和開采工作提供便利。通過檔案資料信息的查閱和分析，可以了解具體的地質條件，并且了解實際生產方案、管理措施等內容，為管理和生產的優化提供具有價值的參考依據，促進工作效率和質量的提升。

二、石油地質文書檔案資料管理現狀

1.投資欠缺力度

從目前的發展情況看，一些石油企業并沒有認識到地質文書檔案資料接收管理、利用開發的重要性，所以投入的資金和資源比較少，造成檔案管理水平低下，甚至一些資料、信息無法及時接收。尤其在信息時代背景下，各個行業都開始向信息化、數字化的方向發展。但很多石油企業依舊全面采用紙質文書檔案資料的管理方式，沒有構建完善的文件資料共享傳輸網絡，所以文書檔案接收的效率比較低，很難充分滿足使用需求，在技術和設備方面都有所欠缺。

2.開發工作不足

在檔案資料利用的過程中，必須要基于完善的管理體系，確保檔案利用的有序性，避免借走不還的情況。但在實際管理的過程中，由于接收管理體系不夠完善，同時也缺少明確的管理制度，所以管理效果并不理想，文書檔案的開發和保存方式比較單一，并沒有真正發揮資料的作用和價值[2]。從目前接收和存儲的檔案資料來看，地質文書檔案并不健全，存儲的信息內容有限，所以利用價值也因此受到限制。

3.人才匱乏短缺

在文書檔案資料管理的過程中，需要建立專業的管理團隊，管理人員不僅要有良好的職業操守，還要掌握專業的管理知識，可以順利完成各項工作。在實際管理過程中，需要運用檔案管理、法律規范、信息技術等知識，在完成管理工作的同時，也要結合工作經驗不斷創新和完善。但從目前的情況看，地質文書檔案資料管理工作的人才短缺，管理人員雖然有一定的管理經驗，對各個工作環節比較了解，但創新能力較差，對信息技術和法律知識的了解較少，導致接收管理、檔案利用等方面還存在漏洞，需要進一步改善和優化。

三、加強石油地質文書檔案資料接收管理的措施

1.明確接收原則，保障檔案完整

石油企業在油田地質勘察的過程中會生成各種技術文書，包括圖幅、數據表、曲線圖、照片等等。同時也涉及各類知識產權、設計方案以及油田所在地的檔案資料，根據工程技術服務協議中的要求，施工作業單位的檔案管理部門承擔檔案匯總、管理的工作，要將檔案交接給對應的檔案館，由檔案館落實統一管理工作。檔案主管部門和相關單位要承擔各類科研計劃的管理工作，嚴格按照歸檔規范要求進行檔案歸類、立卷和交接[3]。在檔案接收的過程中，應該遵守相關法律規范和技術要求，確保文書檔案資料的完整性，同時保障歸檔存儲的及時性。如果因為某些原因沒有完成科技項目，則應該存儲好終止說明和審批手續，根據歸檔要求進行歸檔整理，然后根據管理權限將檔案移交給檔案館，做好接收管理工作，避免檔案丟失、混亂等問題。

2.確定接收范圍，做好立卷分類

石油地質文書檔案資料的接收范圍就是歸檔范圍，也就是“六卷一檔”的內容。其中，“六卷”包括歸檔說明卷、成果獎勵卷、研究試驗卷等等；“一檔”就是科技項目電子文檔。除了科技項目外，各類設計、方案、儲量管理、油田開發建設、開發過程監控等文書檔案資料的紙質媒介和電子檔也應該及時歸檔管理，但不需要組卷。歸檔說明卷是第一卷，包括封面、卷內目錄、科技項目簡介等內容。電子文檔就是采用數字化的方式進行存儲備份，可以刻錄光盤或使用移動硬盤等方式存儲。外協科技項目也需要歸檔管理，由科技項目承擔單位、基層部門負責立卷歸檔，根據“六卷一檔”的內容要求進行歸檔。采油廠在落實檔案管理工作的過程中，做好檔案接收工作十分重要[4]。一方面，要確保檔案資料的完整性，并且根據檔案的類型、保密程度等要求采取相應的管理措施，為檔案的查閱、利用提供便利條件；另一方面，立卷建檔單位編制的各項內容包括檢索工具、全宗介紹等等，需要與檔案同時接收。此外，交接雙方根據移交目錄進行內容的清點與核對，并且在交接文據上簽名蓋章。應該注意接收和收集各類相關資料，尤其要做好歷史檔案的征集工作，確保檔案資料的全面性、完整性。

四、加強石油地質文書檔案資料利用的對策

1.創新管理觀念，完善管理制度

石油企業采油廠要提升采油效率，不僅要加強技術的研究與開發，還要做好檔案資料的管理工作，使檔案資料可以充分發揮作用，為技術研究、工作創新提供更多依據。首先，應該充分認識到地質文書檔案資料管理的重要性，根據上述內容做好接收管理工作，明確具體的接收內容和接收要求。應該明確地質文書檔案管理的工作定位，確認管理人員的工作職責，保障各個工作環節可以順利落實。領導層應該發揮帶頭作用，轉變傳統的工作觀念，構建完善的管理體系，確保各項管理手段可以發揮作用。其次，要建立完善的管理制度[5]。具體包括收集制度、存儲制度、查閱制度等等。在檔案接收方面，應該先明確檔案的種類。文書檔案是其中一種，根據文書檔案的內容進一步劃分為地質文書檔案資料。石油地質文書檔案資料記錄了石油企業采油廠的地質勘察結果、地質參數等內容，包括文件、圖表、數據等內容，對請示、決策、設計等內容進行詳細記錄，在石油地質勘探、石油開發過程中發揮著十分重要的作用。所以，在歸檔的過程中，要嚴格遵守歸檔制度，在規定的時間內完成歸檔工作，確保歸檔質量符合要求。收集文件材料的過程中，應該明確材料的接收單位、部門，應該根據材料的內容、種類進行等級劃分，采取對應的處理措施。在明確了歸檔范圍后，應該確認檔案資料是否完整，避免出現“有文必檔”的情況。根據具體的使用和管理需求確定歸檔時間，通常在第二年6月前就要完成歸檔工作[6]。歸檔文件應該保持完整、齊全，公文格式正確且已經生效。應該符合檔案保護要求，包括材料耐久性要求等等。還要編制目錄，制定詳細的交接手續，對交接工作作出明確的記錄，為后續工作的開展打下基礎。只有完善接收管理，提升檔案管理的質量，才能確保檔案的安全完整，為檔案利用提供基礎條件。

2.構建專業團隊，運用信息技術

為了使檔案利用更加方便，需要建立專門的管理團隊，為檔案使用人員提供全方位的服務，使檔案的查閱、調取更加便捷。一方面，要提升檔案管理人員的職業素養和專業水平，不僅要了解地質文書檔案的分類標準，還要掌握檔案存儲、管理的方法措施，確保管理工作的有效性。為了組建優秀的管理團隊，企業不僅要加強人才選聘工作，還要適當開展培訓活動，與高校聯合開展教育工作，培養更多高素質人才。培訓內容包括法律知識、管理知識、立卷知識等內容，促進檔案管理人才全面發展[7]。此外，開展專業考評工作，根據管理成果實施對應的獎罰措施，提升工作人員的積極性，使工作人員可以提供更好的檔案管理服務，提升檔案利用效率；另一方面，加強信息技術的應用，為檔案管理工作投入更多資金和資源，不但要做好檔案統計工作，同時改進檔案保護技術，延長檔案的存儲壽命[8]。針對一些存儲時間較長的檔案，出現褪色、破損等問題，影響檔案的查閱和使用。以延長油田股份有限公司杏子川采油廠為例，杏子川采油廠已經實現科技檔案全面電子化，采用一體化、標準化的管理模式，對電子文件產生、保存、銷毀等過程進行管理，實現全過程管理。針對檔案破損問題，采取了有效的修復技術，利用信息技術進行備份存儲，生成數字檔案，在數據庫中存儲，還便于檔案的共享，同時也延長了檔案壽命。對于不需要繼續存儲的檔案，可由專家委員會鑒定分析，征求有關部門意見之后，由領導審核批準后才能銷毀。

綜合上述可見，在石油企業采油廠落實采油工作的過程中，需要依據當地地質環境條件設計采油方案。為了不斷優化采油技術，同時確保采油安全，需要參考地質文書檔案，充分了解各項地質信息。為了更有效地利用地質文書檔案資料，不僅要做好接收管理，對檔案進行立卷分類，還要做好存儲管理，利用數字通信、大數據、網絡安全、數據庫等信息技術，加強信息系統的開發和硬件設施的完善，在安全防護管理的過程中不斷創新方法、改進方案，也確保檔案資料的安全性、完整性。從而，更好地發揮檔案的利用與服務功能，為促進油田開發提供支撐與保障。