國家檔案局印發《通知》進一步加強機關業務系統電子文件歸檔與管理工作

近日，國家檔案局印發《關于進一步加強機關業務系統電子文件歸檔與管理工作的通知》（以下簡稱《通知》），明確了業務系統電子文件歸檔與管理工作的總體要求、主要任務和工作安排，并提出了推進業務系統歸檔工作的思路、模式與方法。

一、重要意義

機關業務系統是機關在信息化條件下履行主要工作職責、辦理機關核心業務的重要信息平臺，業務系統形成和收集的各類數據資源是國家數字檔案資源的重要組成部分。做好機關業務系統電子文件歸檔與管理工作，有效提升各類數據資源質量和管理水平，對于加強政務信息化建設、推動公共數據開放共享、不斷提高數字化政務服務效能具有重要意義，是信息化社會做好檔案工作的必然要求。

二、目標要求

到2023年，通過試點推動形成一批可復制可推廣的成功經驗做法。到“十四五”末期，機關業務系統電子文件歸檔與管理工作普遍開展，機關電子文件歸檔與檔案管理能力得到顯著提升。

三、主要任務

（一）健全業務系統歸檔制度規范。推動建立完善的業務系統歸檔管理制度和技術規范。管理制度應當明確各部門職責分工，系統歸檔管理流程和運行維護要求等。技術規范應當與管理制度協調配合，明確電子檔案數據規范、系統接口設計規范、存儲和備份策略等。（二）完善業務系統歸檔功能。推進在業務流程中嵌入電子文件歸檔要求，保證業務系統能夠按照檔案工作要求完成電子文件形成、收集、整理、歸檔工作，具備完整收集、整理應歸檔電子文件及其元數據并按規則自動命名、存儲電子文件及其組件，支持全系統審計跟蹤、安全監管等功能，能夠按要求向檔案管理系統推送電子文件及其元數據，生成規范的歸檔信息包。（三）推進業務系統與檔案系統有效銜接。完成業務系統與檔案管理系統銜接工作，業務系統與檔案管理系統能夠通過webservice等歸檔接口緊密銜接。（四）不斷提升數字檔案資源建設質量和管理水平。推進業務系統電子檔案規范管理，實現業務系統電子文件從形成辦理到歸檔利用全流程安全可控、科學規范管理，確保業務系統電子文件符合真實性、完整性、可用性和安全性要求。穩妥推行來源可靠、程序規范、要素合規的電子文件僅以電子形式進行單套歸檔和管理。

四、工作安排

（一）確定重點工作領域。在重點工作領域遴選一批具有一定條件的單位先行先試，圍繞各行業各領域歸檔需求探索創新，提煉歸檔標準化實施路徑，形成對各種類型業務系統歸檔需求的全覆蓋。（二）積極推進試點建設。試點工作按照“自愿申報、有序實施”的原則開展，重點面向全流程線上運行的業務系統、電子證照制發管理系統、具備電子簽名功能的辦公自動化系統等。鼓勵各地區各部門在本區域、本系統開展試點工作。（三）及時組織效果評估。納入試點的單位要制定實施方案，按照規定的時間完成試點任務。國家檔案局將依據電子文件歸檔與電子檔案管理規范、黨政機關電子公文系列標準、數字檔案室建設指南和電子檔案單套管理相關要求等開展試點效果評估工作。（四）大力開展成果應用。鼓勵試點單位將業務系統歸檔工作成果應用于電子檔案單套管理和數字檔案室建設。試點效果評估同時符合電子檔案單套管理一般要求的，可以依程序認定為通過單套管理可行性評估；同時符合數字檔案室建設要求的，可以依程序認定為全國示范數字檔案室或國家級數字檔案室。（五）做好經驗總結推廣。國家檔案局將總結試點工作成果，選樹先進典型，推廣經驗做法，不斷擴大業務系統電子文件歸檔與管理工作覆蓋面，推動機關檔案信息化建設向縱深發展。

（來源：數字檔案管理公眾號）