創新檔案利用服務體系建設情況的調查與思考

文/張碧古 韓宏昌

檔案的服務與利用，是檔案載體基本功能的最佳體現。寶雞市檔案館通過深入調查與分析撰寫此文，總結經驗，探索規律，為提升檔案管理“收、管、存、用”等各項工作提供依據，無疑是一個有效的好方法，值得提倡

為進一步深入貫徹習近平總書記來陜考察重要講話精神和對檔案工作的重要批示要求，認真落實新修訂《檔案法》，寶雞市檔案館對近三年來全市（含12個縣區）檔案利用情況進行了調查統計與梳理分析，通過總結經驗、摸索規律，為下一步檔案工作“收、管、存、用”提供依據，為新時代譜寫檔案事業發展新篇章奠定基礎。

一、利用調查情況

2021年寶雞市檔案館成功創建為國家級數字檔案館，近年來，全市檔案工作以推進檔案事業轉型發展、創新發展和檔案工作高質量發展為主題，守正創新、主動作為，充分挖掘檔案資源，強化檔案利用體系建設，優化提升服務方式，檔案在服務經濟發展、化解矛盾糾紛、幫助群眾解難方面發揮了積極作用，取得了長足進步。

三年來市、縣（區）檔案館共接待機關、企事業單位、群團組織、人民群眾等查閱檔案資料共6.5萬人次，查閱紙質檔案9.2萬卷、電子檔案10.6萬卷，復（打）印檔案40.2萬張。其中機關、企事業單位、社會團體共2.6萬人次，人民群眾3.9萬人次；查閱民生檔案8.5萬卷，用于工作參考7.7萬卷，用于編史修志、學術研究2.9萬卷，其他方面0.6萬卷。歸納梳理近三年檔案查閱利用情況數據，主要呈現以下變化發展趨勢：

1.利用主體數量逐年增長

一是檔案服務總體人數逐年增長。較上年度，檔案利用人數2020年增長12.6%，2021年增長17.4%。二是檔案服務人民群眾占比和增量較大。總占比上，近三年檔案服務人民群眾年占比60%，服務機關單位、群團組織年占比40%；年增量上，檔案服務人民群眾較上年度2020年增長11.8%，2021年增長17.8%；服務機關單位2020年增長13.9%，2021年增長16.9%。三是檔案服務外地單位群眾總量增加。外地查檔人數較上年度2020年增長8.5%，2021年增長24.8%，其中外地單位2020年增長17.5%，2021年增長39.5%；外地群眾2020年增長5.6%，2021年增長19.3%。

2.利用方式由紙質檔案向數字化成果轉變

一是檔案利用數量逐年增加。查閱檔案數量較上年度2020年增長24.7%，2021年增長16.6%；復（打）印資料2020年增長4.6%，2021年增長10.6%。二是紙質檔案利用率逐年減少。占比上，紙質檔案利用2019年占62.4%，2020年占47.2%，2021年占35.2%；減量上，紙質檔案利用2020年減少5.7%，2021年減少13%，但紙質檔案接收量卻逐年不斷增加，總庫存量始終呈現增長趨勢。三是紙質檔案數字化成果利用增幅較大。占比上，電子檔案利用2019年占37.6%，2020年占52.8%，2021年占64.8%；增量上，較上年度電子檔案利用2020年增長75.2%，2021年增長43.1%。

3.利用內容集中于社會服務

一是檔案利用保障民生需求居首位。年占比上，檔案保障民生需求2019年占42%，2020年占42.7%，2021年占44.4%；年增量上，較上年度檔案保障民生需求2020年增長26.6%，2021年增長21.4%。二是檔案利用于工作參考居第二位。年占比上，檔案用于工作參考2019年占38.7%，2020年占39.1%，2021年占39.5%；年增量上，較上年度檔案用于工作參考2020年增長26%，2021年增長17.8%。

通過以上統計分析來看，隨著經濟社會不斷發展，檔案利用人次數和查閱數量逐年增加，人民群眾始終是檔案查詢主體人群，機關單位、群眾團體依然是檔案查詢的重要人群；檔案服務民生需求占據主要地位，檔案保障工作參考更加重要；檔案利用更加向數字化邁進。廣大群眾對檔案服務需求日益增加，檔案事業“存史資政育人”服務社會作用效能更加凸顯。

二、提升檔案管理水平的主要方法舉措

習近平總書記指出“特別要把蘊含黨的初心使命的紅色檔案保管好、利用好，把新時代黨領導人民推進實現中華民族偉大復興的奮斗歷史記錄好、留存好”。以檔案利用為牽引，以檔案事業發展“十四五”規劃為目標，全市檔案保管利用工作在聚力提升館藏檔案資源建設水平、推進紙質檔案數字化、高效服務人民群眾等方面再添新舉措、再提高質量。

1.把握“遞增”趨勢，科學充實檔案資源

一是在充實數量上下功夫。在市、縣（區）級部門（單位）文書、照片、聲像和實物檔案接收的基礎上，積極收集紅色檔案、珍貴歷史檔案、民生檔案等，同時發布《面向社會公開征集受黨和國家及省委表彰的先進集體和個人檔案的公告》，確保應收盡收、應歸盡歸；專項征集接收脫貧攻堅檔案、防控新冠肺炎疫情檔案、第十四屆全國運動會和第十一屆殘疾人運動會暨第八屆特殊奧林匹克運動會檔案、第九屆陜西省藝術節等重大活動檔案。確保庫藏規模擴展，兼顧彰顯特色；二是在提高質量上做文章。把好檔案接收關。細致檢查、糾錯校正、及時高效，尤其抓好珍貴檔案價值評估、裝裱搶救修復，確保檔案完備可靠、準確延續；把好檔案管理關。對館藏檔案庫房進行再調整，推動庫房分類更加科學，檔案定位更加精準，保管利用更加便捷；把好庫房安全關。突出“十防”責任制落實，定期排查優化安防、技防問題措施，組織預案演練，確保安全落實到位；三是在劃控開放上高標準。嚴格落實新修訂《檔案法》中“滿二十五年向社會開放”規定，堅定檔案姓“黨”信念，在“四個好”上求標準，堅決維護黨和國家根本利益、公共利益和公民個人隱私，處理好檔案利用、為黨管檔、安全保密的平衡關系，科學組建劃控小組在擴大館藏檔案公開范圍的同時，兼顧科學內控標準，嚴肅認真抓好館藏到期檔案劃控開放、涉密檔案解密審核工作。

2.把握“數字化”趨勢，強力推進檔案轉型

推進檔案轉型發展，著力推進檔案數字化成果和信息化建設。一是提速檔案數字化建設。在市縣區檔案館館藏檔案數字化率93%的基礎上，進一步扎實推進檔案的“存量數字化”和“增量電子化”，在傳統載體檔案數字化和電子文件歸檔與移交工作數字化中注重關鍵字庫建設，推動數字化成果利用更加快捷；提升檔案數字系統可擴展性、適配性、流暢度、功能穩定性，讓數字檔案利用更加順暢便民；二是共創全國示范數字檔案館。在2021年市檔案館建成國家級數字檔案館，12個縣區建成檔案館新館的基礎上，進一步下功夫推進縣區數字檔案館建設；梳理總結、完善提高國家級數字檔案館測評反饋相關問題，與各縣區共同努力爭創建設全國示范數字檔案館；結合“大數據”，強化局域網、互聯網、政務網、館際服務等系統建設，強化檔案網絡、信息系統和數據兼容性和安全性，在數據、安防技防措施等方面提升檔案管理信息化水平；三是構建檔案共享服務體系。拓展好“一盤棋”思路，搞好“一站式”服務，與12個縣區簽訂《寶雞市綜合檔案館利用服務工作協議書》，并簽訂《黃河流域城市檔案館民生檔案跨館利用服務工作協議書》，在構建全市檔案查詢利用服務協同合作系統的基礎上，推動市外檔案系統區域性協作共享體系建設，探索檔案信息共享服務模式，推動檔案信息共享利用平臺建設，實現檔案服務領域再擴展，服務質量再優化。

3.把握“資政育人”方向，有效提升服務水平

堅持“以人為本”，積極開拓創新、改進服務手段方法和優化服務方式，竭誠為群眾提供高效優質服務。一是拓寬利用服務渠道。采取現場、網絡、電話、預約、自主查檔和郵寄、傳真、延時等多種方式服務好每一位查檔群眾；積極開展互聯網和移動端查詢利用服務，推動檔案查詢利用服務向基層群眾延伸，幫助群眾解決“急難愁盼”問題。二是打造政府窗口形象。檔案服務作為“窗口”，既要塑造黨和政府的政治形象，也要體現周到和熱情的服務形象，更要展示高效和精準的專業素養。這就需要我們大力弘揚檔案專業的“工匠精神”，著力培育對地域歷史沿革融會貫通的“鉆研精神”和展現良好精神面貌的“尚禮精神”。在服務的硬件上打造精品，在服務的人員上培育專家，不斷提升服務人民群眾的品質。三是發揚優良傳統作風。組織市縣檔案培訓75場次，培訓3500余人次，提升檔案人員業務水平的同時，進一步加強檔案工作人員忠誠黨的事業、熱愛檔案工作的教育和評比活動，鍛造甘于平凡、創造非凡品質，磨礪不怕吃苦、甘于奉獻精神，提升檔案工作人員的責任心使命感，推動檔案保管利用方法手段、服務效能的不斷提升。

三、思考與建議

1.處理好館藏遞增與館容受限趨勢矛盾

隨著經濟社會發展，檔案征集接收逐年遞增，館藏數量不斷擴大，與庫房容量的矛盾日漸突出，在經費上傾斜，電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理機制探索上需要有力推進，與之相配套的硬件、軟件、人才隊伍需要不斷發展。

2.解決好機構改革與理順關系合力問題

機構改革局館科學分工、密切協作更加強化了黨的領導，相應的局館工作整體合力，人才隊伍身份定位、職責定位等也需要不斷探索明晰，確保為黨管檔的政治屬性和為國守史、為民服務事業穩步前行。

3.探索好使命前行與隊伍建設發展途徑

習近平總書記指出“檔案工作是一項利國利民、惠及千秋萬代的崇高事業”，檔案事業需要不斷發展，人才隊伍建設至關重要，需要采取有力措施，克服當前年齡結構不合理和人員發展渠道問題，達到吸引人才、激勵人才，推動事業發展的效果。

面向新時代，開啟新征程，我們一定要按照習近平總書記的諄諄教導，牢記使命，穩步前行，切切實實地把我們為黨管檔、為國守史、為民服務的使命擔當做好，努力開創寶雞市檔案管理工作的高質量、新水平，為開創寶雞市經濟社會發展的新局面貢獻力量。