市級煙草專賣局（公司）如何做好縣級檔案業務指導的思考

文/成 龍

“統一領導、垂直管理、專賣專營”的管理體制賦予市級煙草專賣局（公司）對縣級煙草專賣局（分公司）（以下簡稱縣級局（分公司））檔案工作履行監督指導職能。本文從提高市級煙草專賣（公司）（以下簡稱市級局（公司））檔案業務指導能力入手，確立了縣級局（分公司）檔案業務指導的重點，并提出對縣級局（分公司）檔案業務指導的方式。

對縣級局（分公司）檔案工作的監督和指導是市級局（公司）檔案室一項基本職責，也是提高本系統檔案管理整體水平的重要手段。如何做好縣級煙草專賣局（分公司）檔案業務指導，本文進行了思考與研究。現在論述如下：

一、提高市級局（公司）檔案業務指導能力

1.樹立服務意識。檔案業務指導就是一種服務，就是為立檔單位檔案工作提供檔案專業知識和業務技能的服務。檔案工作不是大局，但影響大局、服務中心的工作。市級局（公司）檔案業務指導要以為黨管檔、為國守史、為民服務的使命感、以“統一領導、垂直管理、專賣專營”的體制責任感，寓業務指導于真誠服務之中，全心全意地為縣級局（分公司）提供優質、高效、專業的業務指導。

2.提高業務技能。要提供優質、高效的檔案業務指導，市級局（公司）業務指導者要具備過硬的理論知識、業務技能及信息化水平。要樹立終身學習的理念，除了加強檔案新知識，新理論、新技能學習外，還要掌握計算機新知識、網絡新技術、安全保密及煙草專賣等知識，使業務指導者的理論水平、專業技能和實踐經驗不斷得到補充和完善，這樣才能在檔案業務指導工作中做到游刃有余。

3.注重調查研究。調查研究是做好檔案業務指導的前提。市級局（公司）業務指導者要深入縣級局（分公司）調研檔案工作真實情況。調研內容應從立檔單位變遷、員工意識、法制觀念、管理制度、硬件設施、人員技能、分類標準、案卷質量、檔案編研、檔案利用、信息化建設等方面進行，并結合煙草行業和地方檔案工作標準列出有針對性指導問題清單、優選指導人員、設定指導時限、確定指導方式、關注指導效果。

4.掌握縣域特點。縣級局（分公司）檔案是在履行煙草專賣管理、“兩煙”生產經營和踐行行業共同價值觀等職能過程中形成的具有保存價值的歷史的原始記錄。市級局（公司）檔案業務指導者如果不了解縣級局（分公司）所處的縣域歷史文化、經濟基礎、煙草種植、卷煙消費水平及縣級局（分公司）的歷史沿革、業務職能所決定的檔案全宗特點，就不可能形成有針對性的合理化指導建議。只有通過掌握縣城特點，才能形成既符合檔案管理標準又體現煙草縣域特色的指導意見。

二、確立縣級局（分公司）檔案業務指導重點

1.提高員工檔案意識。目前，在縣級局（分公司）檔案工作還沒有得到普遍重視的情況下，要使檔案資源在“兩煙”生產經營、專賣管理和精神文明建設中發揮作用，就必須增強縣級局（分公司）領導和干部職工的檔案意識，這是市級局（公司）業務指導的前提。就市級局（公司）業務指導者來說，一是要宣傳檔案工作對縣級局（分公司）、煙草行業及全社會的現實意義和歷史責任；二是要幫助縣級局（分公司）了解國家法律、法規對檔案以及檔案機構設置、人員配備、文件歸檔標準，設施設備建設等方面的要求；三是要促進縣級局（分公司）把檔案工作納入領導議事日程，納入本單位年度工作計劃，納入相關人員的崗位職責。

2.加強檔案業務建設。對檔案實體的科學管理，是業務指導工作的核心內容。指導檔案人員學習檔案管理基本知識，掌握不同門類和載體檔案整理的標準，做好檔案管理各環節工作，是業務指導工作的目標。就市級局（公司）業務指導者來說，一是督促縣級局（分公司）熟透并執行國家有關檔案工作的法律法規和標準規范；二是幫助縣級局（分公司）制訂檔案工作的規范性文件，規范各類文件資料的歸檔范圍（重點將重大活動、重要事件如：專賣法規宣傳、社會捐助、卷煙銷毀、開工奠基等及大型物流設備等納入歸檔范圍）、保管期限、分類大綱及整理技術標準；三是幫助縣級局（分公司）將檔案信息化管理納入辦公自動化系統布局中，實現對電子文件的生成、流轉、收集、歸檔、管理、提供利用、銷毀等整個生命周期全方位一體化，將電子文件與紙質文件同步形成、同步整理和同步歸檔變成現實；四是定期舉辦檔案工作新形勢、新標準、新業務及新技能培訓，提高縣級局（分公司）檔案人員的專業水平和業務技能，為高質量檔案工作提供人才支撐。

3.重視檔案開發利用。檔案工作的最終目的是檔案信息開發利用。做好檔案信息開發利用工作，不僅有利于提高檔案意識，而且有利于立檔單位強化檔案工作。就市級局（公司）業務指導者來說，一要重視對縣級局（分公司）檢索工具體系建設的指導，除了保留原有的紙質檔案手工檢索工具外，還要對手工檢索工具進行數字處理，特別是如何就實現檔案資料的全文檢索、增強提供者與利用者互動方面進行思考。二要重視對撰寫編研資料的指導。對全宗介紹、大事記、組織沿革、數字匯編等基礎編研類型，要從檔案編研的一般類型、選題條件、選材方法、編撰要求及傳播效果進行細致規劃。三要重視對利用檔案信息進行維權活動的指導，重點在維護國家利益、消費者利益、煙農權益等方面發揮參考和憑證作用，提升檔案信息的現實價值。四要重視對檔案利用典型事例的收集宣傳，提高全員檔案意識和參與激情，為檔案工作提供良性社會氛圍。五要重視探索檔案信息資源開發利用成果，重點從如何發揮檔案信息正能量，提升縣級局（分公司）企業文化軟實力角度指導。

三、豐富縣級局（分公司）檔案業務指導方式

1.定期業務培訓。檔案業務培訓是提高縣級局（分公司）檔案人員業務素質和技能的最佳途徑。就市級局（公司）業務指導者來說，對檔案法律、法規和業務規范的培訓，目的是增強檔案人員的法律意識；對新上崗人員業務培訓，目的是培訓各種門類檔案收集、整理、保管、利用的基本技能；對專業、專門檔案培訓，目的是提高各類專門業務檔案的管理水平；對專項業務培訓，目的是對具有共性的某項業務進行指導，如檔案編研、檔案保護及檔案管理軟件的使用等。

2.弘揚先進典型。目前，全省系統推行的優秀檔案室創建和檔案工作年檢是提高檔案管理水平的“兩大”手段。縣級局（分公司）通過了優秀檔案室達標認定，檔案管理工作就會形成規范化、制度化的機制，就能為本單位檔案工作的發展奠定基礎。通過優秀檔案室創建評比，樹立檔案工作典型、弘揚檔案工作先進，不僅是對縣級局（分公司）檔案工作的肯定和鼓勵，同時也為其他縣級局（分公司）樹立榜樣和目標。這樣就可以形成“以點帶面”的良性循環，推動本系統檔案工作整體水平的提高。

3.進行條塊結合。縣級局（分公司）檔案工作不僅要加強與全省煙草系統檔案部門的聯系，還要與縣級檔案局（館）合作，充分調動縣級檔案局（館）的指導積極性，將縱向的煙草垂直管理優勢與橫向的縣級檔案局（館）業務指導優勢結合起來，建立健全縱向橫向檔案業務合作機制。此外，還可以按市級局（公司）系統組建檔案業務協作組。通過開展互通、互助、互查等活動，能夠充分促進縣級局（分公司）之間檔案業務學習和交流。有了這種縱向橫向的檔案合作機制和市級局（公司）系統的檔案業務協作組，縣級局（分公司）檔案工作一定會取得新實效。

4.檢查評比激勵。年度檢查是市級局（公司）檔案工作的一項制度。通過對縣級局（分公司）檔案工作的年度檢查，對工作優的予以表揚，對差的提出整改意見。盡可能每年組織一次市級局（公司）系統辦公室會議，表彰縣級局（分公司）檔案工作先進，充分調動其檔案工作積極性。可以與市級局（公司）學會組織聯系增加檔案專業學術活動，如開展檔案業務論文、優秀編研成果評比等。還可以通過檔案技術職稱評聘結合，打通檔案工作者的晉升渠道。通過開展這三項活動，不僅能提高檔案人員的業務水平和工作熱情，更能促進縣級局（分公司）檔案工作健康持續發展。