歸檔資料收集工作在新冠疫情背景下的改進方向之研究

文/張宏學

新冠疫情發(fā)生以來，鐵路部門在抓好疫情防控工作同時，對疫情防控檔案的收集工作也提出了更高要求。為防控疫情通過鐵路傳播，鐵路部門在防疫過程中形成了大量的文字、照片、音像、實物等材料。在認識到疫情防控檔案收集工作重要意義的基礎上，還需建立全過程、廣渠道、多類型的檔案收集體系，并通過擬定完善的歸檔體系，實現(xiàn)對防疫檔案資料全面、高效的收集歸納

一、疫情防控背景下的檔案收集新要求

檔案不僅是人類活動的真實記錄，也為人類社會發(fā)展提供經(jīng)驗借鑒。2017年，世界衛(wèi)生組織（WHO）的“天花根除規(guī)劃”檔案入選《世界記憶名錄》。這份檔案詳細記錄了世界衛(wèi)生組織1966年提出天花根除規(guī)劃，到1980年確認天花被根除期間，世界人民根除天花的決策和舉措，為人類控制類似疾病提供指導。

一方面，國家檔案機關對于新冠疫情下的檔案工作給予了高度關注。疫情發(fā)生后，國家檔案局及時印發(fā)《關于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，要求各級檔案部門認真做好疫情防控期間的檔案工作，服務大局，充分發(fā)揮檔案資政作用，確保工作不停擺、服務不斷線。2020年3月，中辦、國辦轉(zhuǎn)發(fā)了《國家檔案局關于做好新冠肺炎疫情防控檔案工作的意見》，對做好疫情防控檔案資料的收集、整理、保管、利用等工作作出整體部署。以上兩個重要文件成為謀劃部署、有力推動新冠肺炎疫情防控檔案工作的重要指導性文件，意義十分重大。

另一方面，立法機關也為檔案工作改革提供了法律基礎。2020年6月20日，新修訂的《中華人民共和國檔案法》頒布，對突發(fā)事件應對活動相關檔案的管理作出明確規(guī)定，使建立健全相關檔案收集、整理、保護和利用工作機制成為一項法定要求。同年12月，國家檔案局發(fā)布了《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》，對建立重大活動和突發(fā)事件任務清單、提前介入機制及專題數(shù)據(jù)庫建設等作出制度性安排，為檔案管理和檔案資源整合、開發(fā)利用提供了體系化解決方案。

回歸鐵路行業(yè)，為防控新冠肺炎疫情通過鐵路傳播，鐵路部門在做好職工、旅客的健康保護、應急物資支持、協(xié)調(diào)病例和密切接觸者醫(yī)療救治等環(huán)節(jié)中形成大量的文字、照片、音像、實物等資料。收集這些資料，整理形成疫情防控檔案是檔案工作者抗擊疫情的特殊記憶，是鐵路人頑強拼搏的見證，具有重要的查考利用價值。

但疫情處理具有緊迫性、特殊性，極易發(fā)生上述文件材料的損毀流失漏歸，直接影響檔案的真實性、完整性、系統(tǒng)性和準確性。因此，疫情當前之時，如何既不增加疫情防控工作負擔、不消耗疫情防控精力，又為鐵路留下珍貴的歷史記錄，是檔案工作者面臨的挑戰(zhàn)。本文嘗試結合實踐經(jīng)驗，探索通過制定疫情歸檔范圍表的方式，實現(xiàn)全方位檔案收集，為提高疫情防控檔案質(zhì)量積累經(jīng)驗。

二、改革疫情防控檔案收集工作的重要意義

檔案工作應結合新時期的時代背景，與時俱進，由封閉轉(zhuǎn)向開放，由重保管轉(zhuǎn)向重服務。而檔案收集工作作為變革核心，對于服務大局、積累經(jīng)驗、提升能力的三大發(fā)展導向都有著不可忽視的作用，將成為新冠疫情背景下檔案工作改革的重要突破口。

（一）加強疫情防控檔案收集，有助于服務鐵路防疫工作大局

新冠肺炎疫情告訴我們，大流行性傳染病的威脅始終存在，我們必須保持警惕并做好準備。

疫情防控檔案能為鐵路應對疫情提供信息咨詢與決策支持,能為科學研究提供跨領域和跨地域服務,為鐵路職工家屬提供衛(wèi)生健康知識服務。檔案工作極具系統(tǒng)性，收集是檔案工作的基礎環(huán)節(jié)，因此提高檔案的服務能力，首先要從檔案收集著手。

（二）探索檔案收集范圍，有助于積累現(xiàn)場管理和檔案管理經(jīng)驗

疫情突發(fā)、形勢嚴峻，鐵路部門在確保安全運輸?shù)那疤嵯?，以有限的人力承擔了大量的防疫一線工作，尤其是疫情暴發(fā)初期，各崗位人員分散在各個抗擊疫情點，任務繁重、時效緊急。

在此背景下，明確歸檔范圍，傳達檔案收集這一管理理念，不僅有益于向一線作業(yè)人員提供信息支持，也能夠讓工作人員在身心高度繁忙緊張的狀態(tài)下，認識到肩上的歷史責任，堅定信心抗擊疫情，還能為今后的疫情檔案收集工作積累經(jīng)驗。

（三）加強檔案收集全面性，有助于提升檔案工作質(zhì)量與服務能力

疫情防控是一項聯(lián)防聯(lián)控機制下的行動，現(xiàn)場工作往往涉及多個機構部門，多種業(yè)務交叉進行，現(xiàn)場復雜、千頭萬緒，檔案資料易出現(xiàn)損毀和流失。采取措施加強收集，可以避免不必要的損失，確保檔案充分發(fā)揮存憑、留史、資政、育人的作用。

一三、防疫檔案收集工作之改進措施

結合新冠疫情背景，本文提出通過探索鐵路疫情檔案歸檔范圍表的方式，提升檔案收集效率與全面性，同時通過配套措施，實現(xiàn)全過程、廣渠道、多類型的檔案收集，全方位反映鐵路人在抗擊新冠肺炎疫情中承擔的各項工作和精神面貌，為今后鐵路承擔抗疫工作提供服務。

（一）全過程收集

專業(yè)服務，提早介入。疫情發(fā)展十分迅速，鐵路行業(yè)更是時刻受到疫情的影響，因此檔案收集工作一定要把握全面與高效兩點原則，根據(jù)疫情不同時間段的特點，轉(zhuǎn)變工作重心，實現(xiàn)全過程的檔案收集。

在疫情響應后的第一時間，檔案工作者即應對工作職責、內(nèi)容和要求進行分析，同時可以借鑒2003年“非典”疫情的檔案收集經(jīng)驗，逐一明確各部分收集范圍和內(nèi)容，盡快擬定出歸檔內(nèi)容表單，讓現(xiàn)場收集工作有所依循。

疫情得到初步控制后，檔案工作者應當按照《國鐵集團辦公廳關于做好新冠肺炎疫情防控檔案管理工作的通知》梳理收集內(nèi)容，制定鐵路抗擊新冠肺炎疫情防控檔案歸檔范圍表。為提升收集全面型，檔案工作者還應主動服務，實現(xiàn)收集與抗疫同步。面對重大疫情，不應一味遵循“檔案資料第二年甚至隔年才開展收集工作”的慣例，因為一旦信息如有遺漏，后期將無法補救，就會造成無法彌補的損失。

特殊背景下，一方面，應當在不增加疫情防控工作負擔、不消耗疫情防控人員精力的前提下，將檔案服務關口前移，以組建微信工作群等方式，提供檔案收集的線上“無接觸式”服務；另一方面，應當將檔案收集責任落實到人，并在工作組人員出現(xiàn)變動時，及時將檔案收集工作通知到新入組員，避免銜接中斷出現(xiàn)斷檔。

（二）廣渠道收集

檔案收集的全面性，不僅體現(xiàn)在縱向的時間上，還需要在橫向的渠道上足夠重視。本文認為可以著重從宣傳、人群、地域、防控領域等渠道入手。

首先，宣傳渠道方面，不拘泥傳統(tǒng)，探索更多的媒體渠道。除了從常規(guī)渠道歸檔，也收集網(wǎng)站網(wǎng)頁、自媒體、社交媒體等宣傳渠道上的資料，確保疫情檔案收集工作的應收盡收；其次，人群渠道方面，除通過官方渠道之外，特別強調(diào)收集一線工作記錄，收集疫情親歷者、疫情防控工作第一線工作人員形成的一手材料；地域渠道方面，同時收集多地的檔案資料。再次，防控工作領域渠道方面，將疫情物資采購、驗收、發(fā)放全流程的文件資料也納入收集范圍。

（三）多類型收集

新冠疫情屬于突發(fā)的重大公共衛(wèi)生事件，舉國上下全體動員，應對與處置是涉及面廣且復雜多變的過程，僅憑單一載體或類型的檔案并不能全面詳細地反映整個事件的全貌。本小組除了注重收集常規(guī)文書檔案外，還重視引導職工收集照片、音視頻、實物等多種類型的檔案資料，來反映鐵路人抗擊新冠肺炎疫情的思想和行為。

為確保質(zhì)量，應當采取線下服務線上指導的方法。線下方面，可以利用發(fā)放疫情物資的服務機會，向疫情防控人員宣傳檔案素材收集，宣傳檔案的形式多樣，灌輸主動收集的意識；線上方面，由專人負責收集新聞媒體、自媒體、社交媒體的宣傳報道材料，及時下載保存。同時，對于收集新形式檔案中發(fā)現(xiàn)的問題利用線上優(yōu)勢及時解決，在微信工作群請融媒體專員向現(xiàn)場同志講照片、視頻的拍攝方法和注意事項，強調(diào)現(xiàn)場工作照片以原圖發(fā)送的方法，確保檔案資料質(zhì)量可靠。

四、防疫歸檔體系之構建與反思

全面性的檔案收集離不開歸檔統(tǒng)籌。全方位收集新冠肺炎疫情檔案資料之后，仍需建立完整的歸檔體系。制定《疫情防控檔案歸納范圍表》（以下簡稱《歸檔范圍表》）、《疫情檔案移交清冊》與《歸檔文件移交目錄》，對于實現(xiàn)歸檔系統(tǒng)的良好運行有著重要的基礎性意義，其中確立《歸檔范圍表》的涵蓋范圍尤為重要。結合實踐經(jīng)驗，本文嘗試將需要收集歸檔的疫情防控檔案分為文件、聲像、實物三類，具體分類如下：

第一，文件類檔案包括：1.鐵路系統(tǒng)關于疫情防控工作的重要部署、規(guī)定、通知、通報等；2.關于疫情防控工作重要問題的請示和上級部門的批復、指示等；3.建立疫情防控工作機構、協(xié)調(diào)機制、制度規(guī)定等形成的文件材料；4.關于疫情防控工作的通知、通報、工作計劃、實施方案、防控措施、統(tǒng)計報表、動態(tài)數(shù)據(jù)、工作報告、工作總結等；5.關于疫情防控工作會議記錄、會議材料等；6.防控疫情的應急預案、監(jiān)測方案、監(jiān)測報告、工作流程等；7.疫情防控工作醫(yī)療保障、物資保障和生產(chǎn)生活保障等方面形成的文件材料，疫情防控物資捐贈、調(diào)配等文件材料；8.關于疫情防控工作的在新聞媒體、社交媒體的紀實資料和宣傳報道；9.防控疫情工作中關于先進典型人物、事例的文件材料；10.疫情防控健康教育、法治宣傳、科普宣傳的文件材料；11.與地方疫情防控工作溝通協(xié)調(diào)產(chǎn)生的文件材料；12.關于疫情防控的站車測溫記錄及交接記錄、消毒記錄或證明；13.關于疫情防控的旅客登記表、隔離通知書、病例個案調(diào)查表、密切接觸者登記表、調(diào)查情況記錄、調(diào)查報告等。

第二，聲像類文件包括：反映鐵路抗擊疫情的照片、音頻、視頻作品。

第三，1.疫情防控一線人員的請戰(zhàn)書、醫(yī)療隊隊旗等；2.鐵路職工以疫情防控工作為主題創(chuàng)作的繪畫、書法等作品。

需要注意的是，任何檔案都有著不可輕視的價值，因此對檔案收集進行篩選，在提升效率、節(jié)約資源的同時，也意味著不可避免地會存在遺漏。譬如《歸檔范圍表》中，并沒有收集到職工群眾在新冠肺炎疫情期間的生活瞬間，也還沒來得及對收集到的資料及時進行整理。如何實現(xiàn)全面性與高效性的統(tǒng)合，也將是防疫歸檔工作下一步的探索之處。

新冠肺炎疫情仍在世界范圍肆虐，疫情防控工作遠未結束。受到中央與國家機關各部門高度重視的疫情防控檔案工作，也應及時跟進、主動作為，扎實做好疫情防控檔案收集工作，記錄鐵路人抗擊疫情的全景歷程。力爭整理與收集同步，探索檔案利用與檔案收集相互促進，在檔案收集工作中實現(xiàn)全面性、多樣性、深刻性與高效性的統(tǒng)合，運用檔案講好鐵路的戰(zhàn)“疫”故事，弘揚鐵路人的抗“疫”精神。