大數據時代背景下檔案工作管理體制變革與創新發展

王建香

在大數據時代下，檔案工作可迎來諸多新的發展機遇，也會面臨一系列新的挑戰，而在此過程中創新的重要性是不言而喻的[1]。若要更好的適應時代的變化，檔案工作就應不斷推陳出新，完善服務體系，健全管理體制，使得社會職能能夠更好的實現，進而跟上時代的腳步。在社會管理當中，檔案管理是極為關鍵的一部分，工作任務極其繁重且非常復雜，而迎來大數據時代之后，管理工作變得更為復雜，對管理的要求也在持續提升，若要實現檔案事業的穩健發展，提升管理質量以及不斷創新是勢在必行的。

一、大數據時代給檔案管理工作產生的影響

(一)迎來的發展機遇。將大數據技術引入到檔案管理工作當中，可使得工作便利性大大提升，實現高質量的管理。借助大數據，檔案的真實性大大提升，且可實現管理的即時性，工作效率相比于傳統管理效率要高很多。且大數據的應用，還可實現信息資源得到更好的共享，也為異地查詢檔案信息奠定扎實的基礎[2]。此外，分析檔案用戶的實際需求，可為用戶提供更具針對性與人性化的服務，進而提升用戶的滿意度。大數據技術的作用是毋庸置疑的，其在檔案價值深入挖掘方面也可起到非常重要的作用，可更好的發現檔案工作的不足，進而得以有效改進。

1.海量數據對檔案潛在價值挖掘極為有利。大數據時代下有諸多的數據信息，而先進的技術可將沒有價值的一些檔案快速剔除，并將有價值的信息資源快速挖掘出來，同時對這些信息進行高效整合，為后續開發與利用檔案資源提供良好思路。可使得人力財力以及物力都得到節省，且信息價值能夠全面挖掘，這些都是傳統管理方式無法達到的，是在高新技術的推動下才能夠實現。

2.檔案信息可得到更好的共享。檔案信息若要實現高度共享，就必須有大數據技術來支撐，若缺乏技術則無法完成。因此通過將有用信息存儲在云平臺中，所有需要信息的人員只要通過聯網就可從客戶端進入云平臺，可不受時間和空間限制，直接獲取信息資源，有極強的便利性。在大數據時代下，檔案存儲必須要改變紙質儲存的形式，轉變成云儲存，才可以實現資源更加高度的共享，人力物力相比于傳統方式要省很多，且開發和利用成本也可得以縮減[3]。

3.推動檔案工作的加快變革。檔案工作任何一個環節，都由特定的保管單位負責保管，只有專業化的管理，才可促使管理的科學性。但在大數據時代下，繼續沿用傳統的方式，必然無法跟上時代發展步伐，落后的管理只會影響到工作的發展。擁有及時性、碎片化等特征的大數據，會導致檔案管理和實際需求不相符合，給以往的檔案管理造成巨大沖擊，若要把握好機遇，克服新時代的挑戰，就必須將落后的方式摒棄，引入智能化的技術，只有如此檔案工作才可實現變革。

(二)面臨的發展挑戰。由于在檔案管理工作當中，大數據的應用日益廣泛，進而促進檔案管理面臨了更多的挑戰。技術層面存在瓶頸，檔案數據的增長速度是非常快的，所以對應的儲存與保管速度也應跟上，這就大大提升對儲存與保管的要求，加之人們愈發注重檔案信息的安全問題，而數字檔案和紙質檔案相比，更為容易泄露和被隨意篡改，導致信息安全問題也面臨巨大挑戰。而大數據和傳統數據資料，要實現較好的銜接，也是相對困難的，目前很多檔案管理者技術水平都不符合要求，尤其是基層管理人員，技術方面存在較多問題，但要短期內培養出優秀人才是難以達成的，因而在人才方面也存在顯著問題[4]。除此之外，在法律法規層面，有關大數據檔案管理的還相對不完善，畢竟此模式是新鮮事物，和傳統檔案有著很多不同，繼續沿用以往的法律法規自然是不科學的，所以具體實施時極易有無法可依的現象，必然會導致檔案的監督、安全等各方面存在較多問題。

1.信息收集方面。檔案資源快速增加，促使信息收集迎來了巨大挑戰。因為信息可更為便捷的獲取和傳遞，能夠成為信息來源的有諸多主體，無論是政府機關或是組織，就連個人都有成為主體的可能。檔案信息資源的發布渠道有很多，檔案網站、微博、公眾號、APP等都可發布，導致工作負擔大大增加。檔案部門在大數據時代下，應改變以往被動接收信息的局面，而是去主動收集信息，正是如此使得部門工作量大大增加，所以信息收集方面面臨的挑戰也是非常大的。

2.管理技術方面。大數據時代下，在計算機使用過程中形成的各種信息，隨時都可能被系統記錄下來，而那些有價值的信息會篩選出來并保存，都會成為潛在的檔案資源，因而會使得有效與無效信息出現冗雜的情況。而對于那些具有價值的信息，檔案部門應盡快轉化成檔案，而期間所要耗費的篩選與分析時間較多，進而給傳統的管理模式形成巨大沖擊。而大數據技術會通過快速的檢索，將有用信息提取出來，并實施分布式儲存，給管理帶來諸多便利性。

3.信息服務方面。大數據可以將不同地方有價值的檔案信息集中在同個系統中，且這些數據信息的驗證渠道和媒介將會更多，使得事件的證明更具科學性，和傳統檔案相比，添加了諸多輔助信息，可使得檔案更為鮮活。檔案可在多個地方產生作用，這種價值是分散的，更易驗證檔案的有效性與真實性，而對于分散的價值更應當進行充分利用，從而挖掘出更多潛在的價值，由此擴大其的效益。對于各檔案部門來說，潛在信息如何挖掘與利用，促使用戶獲取更好的服務，是其在大數據時代下不得不應對的挑戰。

二、大數據時代下檔案管理體制的變革與創新

(一)正確認知大數據，強化自身的服務能力。大數據技術的引入，使得檔案管理方式發生巨大的變化，而要做好管理工作，相關管理人員就必須對大數據有正確的認知，并在具體工作過程中充分利用大數據技術，不斷創新管理方式，持續提升自身的服務能力。檔案信息的收集與整合，并建立對應的數據庫，可實現信息的高度共享，將信息的作用更好的體現出來。對于檔案服務能力，也是從業者必須高度重視的，只有服務更為優質，檔案的價值才可更好體現。無可厚非的是，只有通過服務才可將檔案價值充分展示出來，所以改善服務理念，樹立共享的觀念，持續挖掘檔案價值，引入新型管理技術，不斷拓寬服務內容，是所有檔案管理工作者都必須重視的事宜，如此，用戶才可享受更優質的服務。

(二)積極開發與利用檔案數據。為符合大數據時代對檔案管理的發展要求，在數據開發與利用時，就必須引入新的開發理念，將現代化技術引入到傳統的技術中進行有效融合，進而更好的利用檔案數據。對于檔案資源，必須要注重對其的整合，各挖掘工具應進行有效利用，將所有有價值的信息全面挖掘出來，并做好信息的分類工作，使得檔案數據可更好為社會與經濟提供服務。除此之外，大服務理念的樹立也是非常重要的，應將其全程貫穿于開發與利用數據的過程中，是切實根據用戶的具體需求開發數據，提供更為完整的數據信息，確保各類用戶的信息需求都能夠得到滿足[5]。

(三)基于大數據創設安全的管理環境。檔案管理是必須要確保安全性的，若是數據泄露，極易產生一系列的不良影響。而在大數據時代中，雖然給信息的管理帶來諸多便利性，但信息安全威脅也愈發明顯，若要做好檔案管理工作，就必須要創設安全的管理環境，確保所有潛在的安全問題都可逐一攻破。而在創設安全環境時，必須要基于大數據之上，充分利用先進的技術，做好監督管理工作，確保信息的使用安全。而在建設安全平臺方面，檔案管理部門必須要投入足夠的人力財力，為信息的安全管理奠定扎實基礎。

(四)建立大數據檔案管理機制。大數據時代下，檔案信息量日益增加，給管理帶來的困難也在不斷增加。無可厚非的是，檔案信息愈加豐富，價值也會隨之提升，所有相關管理者的維護意識也應強化，應建立完善的管理機制，用以保障管理工作可切實落實到位。基于此，相關管理者對于知識產權以及相關立法信息也必須有詳細的了解，并將檔案管理相關的知識產權問題納入到管理范疇中，提升管理工作的嚴謹性，也可提升管理工作的效率，避免出現不必要的紛爭。無論如何，管理機制的建立是勢在必行的，只有通過完善的機制才可引導管理工作朝著規范化方向發展，所有檔案管理機構都應高度重視此問題，并盡快將該工作落實到位。

(五)培養具有創新精神的管理團隊。檔案管理工作若要實現較好的發展，專業人員的引入與培養是不可或缺的，因而人員的培養工作應快速落實。創新是新時代發展的關鍵，管理人員的創新能力也是至關重要的，所以檔案管理部門應對人才招收規劃進行合理調整，將創新人才作為重點吸收對象，并對現有的人才進行培養，重點對其的創新精神進行培養，只有培養出一支擁有創新精神的隊伍，才可使得檔案管理的創新工作更好的開展。除此之外，管理部門應借助定期培訓的形式，將新的知識體系傳授給相關工作者，確保軟硬件的配置都能跟上時代發展的步伐，引入先進技術的同時做好人員培訓工作，只有如此檔案管理工作才可實現新的突破。

三、結語

大數據時代下，檔案管理工作迎來了諸多的發展機遇，但同時也面臨一系列的全新挑戰，所以檔案管理工作必須順應時代的發展，在現有的技術之上引入先進的信息技術，并不斷調整管理規劃，完善自身的服務體系，培養出一批具有創新精神的人員，使檔案信息為社會和經濟提供更好的服務。