淺述企業數字檔案館建設調研方案的制定

摘 要：企業數字檔案館的建設要經過長期反復大量的調研比選，調研方案的制定和調研方法的選擇尤為重要，本文從調研意義、調研原則、調研準備、調研實施等幾大步驟進行論述如何制定調研方案。

關鍵詞：企業數字;檔案館

企業數字檔案館調研是指運用科學的方法，有目的、有計劃、有系統地收集、整理和分析研究有關企業檔案信息化和數字檔案館方面的現有信息，并提出調研報告，以便幫助領導了解檔案信息化發展現狀，發現問題，并作為檔案信息化的決策依據。數字檔案館建設是一項系統性工程，需要舉全公司之力進行建設，因此對建設方案可行性、科學性要求較高，而一個科學的建設方案的制定是在廣泛了解情況的基礎上進行的。越是大型工程，越需要前期進行周密、科學的準備工作，因此，數字檔案館前期調研顯得十分必要。

1 調研意義

1）有利于把數字檔案館建設計劃建立在科學的基礎上。數字檔案館建設調研，有助于發現問題，尋找檔案信息化問題產生的原因。

2）有利于提出假設，進一步明確調查目標。

3）有利于防范潛在風險，降低管理成本。在調研過程中，可以將模糊的、不清晰的問題清晰化，并將關注重點聚焦在與數字檔案館建設直接相關的問題上，有利于后期數字檔案館建設有針對性開展，提高工作效率，減少資源浪費。

2 調研方案制定原則

1）可行性原則。調研方案要貼合企業實際，按照由遠及近的方式進行調研，首先要選擇幾家有代表性的子企業，其次要選擇做的比較差的子企業，如果時間允許還應該調研外部優秀企業。要注意的是，選擇的外部企業最好與本單位業務有相關性，而且企業管理模式、檔案管理傳統與本企業類似，借鑒意義比較大。

2）經濟性原則。調研應本著務實經濟的原則，盡量按照地區進行內部、外部集中調研，在每個地區都安排好時間，對本單位和外單位進行調研，否則時間、人力、經濟成本都很高。

3）靈活性原則。在調研過程中，如果遇到特殊情況無法接待調研，也應該及時與領導同事溝通，隨時調整調研方案。

3 調研前準備工作

1）組建調研組織機構。在開展調研之前，應明確調研組織領導和人員組成。注意調研小組內人員專業背景要合理搭配，盡可能配備檔案背景、信息化背景以及項目管理背景人員。同時，在調研開展之前，要進行動員會，以便統一認識，明確基本目標。結合業務工作，明確調研課題、具體責任人和參加人員、完成時間等，以內為主，兼顧外部。

2）明確調研背景。首先，要對本企業所在行業的狀況和企業所處社會、經濟、技術等大環境進行簡要分析，以此說明檔案管理發展趨勢和生存環境。其次，結合本企業自身信息化現狀和大環境進行分析，清楚了解調研目的，從而確定本次調研的主題。

3）確定調研目的與內容。確定調研目的，就是明確在調研中要解決哪些問題，通過調研要取得什么樣的資料等問題。數字檔案館的調研目標一般可以是，進一步發現問題、研究問題、解決問題，了解所屬單位檔案信息化建設現狀，掌握數字檔案館功能需求和利用需求;學習外部企業數字檔案館建設優秀單位;明確數字檔案館建設方向;實地考察檔案軟件公司部分成功案例;便于后期優選檔案管理軟件公司;等等。

確定調研內容，就是在調研目的的基礎上，把調研問題展開、細化的過程。在確定調研問題的過程中，應該高度精煉，而且要通欄全局看調研方案的設計是否體現調研目的的要求，是否符合客觀實際。調研的內容一般包括：（1）基本情況。本單位檔案工作管理機構、資金投入、人員管理、制度規范、檔案基礎工作、業務流程、發展計劃等。（2）信息化現狀。本單位檔案信息化基礎設施、檔案系統、檔案信息化項目、檔案數字化、服務能力、網站建設、檔案信息資源開發、保障體系、安全狀況、用戶滿意度等。

4）確定調研單位。明確了調研目的后，就要確定調研對象，這主要是為了解決向誰調研和有誰來具體提供資料的問題。在確定調研單位前，應對所有子企業檔案信息化現狀有基本了解，以便根據調研目標有針對性地選擇;對于外部單位，主要通過網絡、電話、協會等方式進行了解和提前溝通，向對方明確調研意愿后看對方是否能提供接待。

5）確定調研方式。在調研方案中，還要明確采用什么樣的組織方式取得調研資料，具體包括文獻調查法、專家調查法、案例分析法、座談法等調研方式。在調研時，采用何種方式方法不是固定的，而主要取決于調研對象和調研任務。為準確、及時、全面取得調研對象信息，尤其應注意多重調研方式的結合運用。

6）制定調研提綱和調研問卷。在調研內容確定后，將其科學分類、排列，加以版面設計。

4 正式調研階段

1）確定調研單位。在調研問卷基礎上，有針對性地確定調研成員，對目標調研單位發出調研通知或調研函，明確時間安排和調研內容，準備調研材料。

2）調研實施。（1）內部調研。以業務片區為劃分標準，選取有代表性的單位、直管項目，深入實地調研，通過現場考察、座談等方式收集素材，掌握一手情況。（2）外部調研。學習優秀政府、企業數字檔案館做法。（3）境外調研。學習國外優秀企業數字檔案館做法。

5 調研成果

1）數據處理與分析。分別撰寫各片區調研工作小結;并將收集的材料分類、整合。

2）報告撰寫。匯總、分析調研情況，撰寫調研報告。除了要書面匯報，還應結合采用口頭匯報方式進行。另外，也應在報告中同時提供分析數據、調研問卷等。

3）制定總體建設方案。召開數字檔案館專家小組會議，邀請系統內部、外部檔案信息化專家討論并制定數字檔案館編制項目建議書。

作者簡介

朱明慧，中國交通建設股份有限公司辦公室，中國人民大學信息資源管理學院檔案學碩士。