淺析質量管理體系與氣象觀測業務的融合

杭 建

（天水市氣象局，甘肅 天水 741018）

近年來，氣象觀測質量管理體系在運行中不斷完善，運行管理趨于規范，但在實際工作中業務人員對體系的重要性認識不到位，不能正確處理體系文件與業務工作之間的關系，傳統的管理方式未能與ISO9001標準管理模式有機地結合，從而在業務工作中出現了生搬硬套和“兩張皮”“不落地”的現象。為促進氣象高質量發展，增強氣象業務發展動力與活力，應用ISO9001質量管理體系的過程方法及PDCA循環理念和基于風險的思維，科學合理編制、修訂體系文件，促進體系與業務的有機融合。

1.氣象觀測質量管理體系運行現狀

1.1 體系建設情況

為落實黨中央、國務院關于“質量強國”戰略部署、推進供給側改革和深化“放管服”改革的精神，2019年2月26日中國氣象局全面啟動了氣象觀測質量管理體系建設工作，觀測司印發了《氣象觀測質量管理體系建設總體方案》，按照中國氣象局總體方案的要求，2019年完成甘肅省氣象觀測質量管理體系建設并投入業務試運行，經過一年的試運行、內部審核和管理評審以及汛期業務檢查，收集、梳理了體系文件存在的問題和急需解決的問題，為進一步增強體系運行的符合性和有效性。2020年對體系文件進行針對性修訂，修訂后的體系文件在質量管理體系內部審核中表現良好，貼合目前觀測自動化后觀測工作現狀。

1.2 體系運行效果

（1）為檢驗體系運行有效性，針對性組織氣象觀測質量管理體系工作檢查，每年省局組織市州局交叉互審及省局抽審兩階段的內審工作。通過內審，查找體系運行的薄弱環節，以問題整改落實為抓手，舉一反三，有效推進了體系與業務的進一步融合。

（2）對現有職責權限進行了系統梳理，職責權限更加明晰。各級部門對目標管理意識有了較大提高。

（3）逐步建立了質量意識，對質量管理體系認識有了一定提高，有助于形成“全員參與”的管理氛圍，使管理和業務人員具備標準化質量管理的思維和理念，轉變管理思路，嚴把質量關，不斷提高設備穩定運行率、到報率和數據可用率。

（4）對體系質量方針、質量目標和體系文件有了一定的理解和認識，體系文件在業務工作中逐步得到應用，并指導業務工作。

（5）初步建立了一支懂業務懂質量管理的人才隊伍。

2.體系運行中存在的問題

2.1 對體系的認識和理解有待進一步提升

在實際工作中對體系建設的重要性認識不夠，運用體系推進基礎管理水平的能力不足，不能正確處理體系文件與業務工作之間的關系，業務人員普遍認為質量管理體系就是填寫體系文件中的相關表單，從而在部分工作中出現了生搬硬套和“兩張皮”“不落地”的現象。

2.2 全員積極參與程度不夠

目前，各級部門一人多崗、一崗多責，無專職負責質量管理體系的人員，在體系運行過程中，質量管理體系工作依賴于基層內審員，全員參與性不強。

2.3 體系培訓針對性欠缺

體系培訓側重于理論，實踐性培訓較少，如對體系文件、作業指導書的培訓偏弱，造成業務人員對體系文件中的職責、KPI、流程等要求不理解或理解不到位，影響了體系文件在基層臺站執行層面的落地。

2.4 體系運行中文件管理水平有待提升

部分單位未按體系要求對文件進行定期更新，存在有效文件版本、記錄格式和內容與體系文件不一致的現象；未按體系文件或作業執導書的要求執行或執行了但記錄填寫不規范、內容有遺漏，在體系運行過程中不注意收集或保存原始記錄，造成具體做了什么，自己不清楚，做得好壞也無法判定。

3.促進體系與業務融合的對策

3.1 堅持宣貫培訓，確保取得實效

氣象觀測質量管理體系要真正落到實處，首先應制定有針對性的培訓計劃，并有效實施，使之對質量管理體系建立及運行的重要性有足夠的認識，了解ISO9001質量管理體系標準要求，氣象觀測質量管理體系建設、運行和管理要求，提高業務人員的責任意識、落實崗位職責，提升內審員的審核能力及業務能力。其次是通過有針對性的系統培訓，提升領導干部和業務人員的流程管理意識和管理能力，逐漸培養出一批既懂業務，又精于管理的優秀團隊，并促進全員形成標準化、法制化管理意識。三是通過專題培訓、業務競賽等形式，學好、用好體系文件。四是通過多層次、多角度、多形式的體系培訓，使全體業務人員尤其是領導干部熟悉什么是質量管理體系，了解在氣象觀測領域率先開展質量管理體系建設的重要意義，只有這樣才能從根本上轉變觀念，增強對質量管理體系標準的認識，嚴格按標準和體系文件要求執行，把質量管理體系建設有效地融入實際觀測業務工作中去，從而避免質量管理體系與觀測業務之間的“兩張皮”現象。

3.2 立足現狀創建實用體系文件，提升觀測業務質量

3.2.1 創建體系文件的原則

體系文件是對現有規章制度的補充和完善，編寫時需要注意一定要保證文件內容具有實效性，要以現有業務規定、規范、規章制度和標準為基礎創建體系文件，確保體系文件基本內容與氣象觀測質量管理體系真正運行情況相一致，要把ISO9001質量管理體系標準要求與實際觀測業務和未來發展需求有機結合，避免出現質量管理體系運行與觀測業務運行各行其是的“兩張皮”現象。

3.2.2 梳理業務流程，優化關鍵績效指標

為確保氣象觀測質量管理體系落地實施，按照質量管理體系標準要求，細致地了解和分析業務現狀，對現有氣象觀測業務涉及的工作指導性文件進行全面梳理、優化，健全完善體系文件和流程，發揮體系文件對實際業務工作的規范指導作用。為進一步規范基礎業務運行機制，通過新建《氣象觀測質量管理體系績效考核程序》，優化關鍵績效指標，解決氣象觀測質量管理體系在執行層面“做什么”“怎么做”的問題。具體做法與內容如下：

（1）將地面（含酸雨、輻射）、高空、大氣成分、天氣雷達觀測業務在內外審和業務檢查中發現的問題按性質劃分為：“嚴重不符合”和“一般不符合”，明確了各專業“嚴重不符合”的具體內容，以便有效控制關鍵或重要的業務過程。

（2）立足工作實際，以質量管理體系建設和運行要求為標準，將綜合氣象觀測業務劃分為“質量管理體系運行”“業務檢查”“‘不合格項’整改”“工作任務完成情況”四項關鍵績效指標（KPI），形成“氣象觀測質量管理體系考核 KPI 組成表”進行質量控制。以“KPI 組成表”為定量考核基礎，以各項“業務檢查記錄表”為抓手，對“KPI 組成表”按工作量及性質分配考核權重，以“質量管理體系運行績效”定量評價整體工作質量，實現質量管理體系與實際業務工作的融合。計算公式為：

質量管理體系運行績效=質量管理體系運行×50%+業務檢查×10%+“不合格項”整改×20%+工作任務完成情況×20%

其含義為：

①質量管理體系運行：縣（區）局、雷達站的得分根據每年質量管理體系內審（包括省局和中國局）、外審發現問題的性質和數量綜合計算而得；市（州）局的總得分是各被審核單位得分的平均值。

②業務檢查：包括常規和隨機業務檢查，按實際業務檢查發現問題的性質和數量綜合計算得分（注：被檢查單位及業務或是全覆蓋或是部分抽查）。

③“不合格項”整改：以對內、外審和業務檢查中發現的“不合格項”整改項次統計得分。

④工作任務完成情況：考核對年度中國局、省局安排工作任務的完成情況。以省局（含處室）文件通報點名項次統計得分。

（3）四項關鍵績效指標得分計算方法

①質量管理體系運行：“嚴重不符合”：每項扣50分；“一般不符合”：每項扣2分，直至扣完本項。

②業務檢查：“嚴重不符合”：每項扣50分；“一般不符合”：每項扣2分，直至扣完本項。

③“不合格項”整改：每項扣10分，直至扣完本項。

④工作任務完成情況：每項次扣10分，直至扣完本項。

（4）將“質量管理體系運行績效”得分劃分為4個等次：優秀≥95分、良好≥85分、合格≥70分、不合格＜70分，實現分檔次兌現目標任務考核。

（5）根據各類觀測業務規定、規范、規章制度，按照考核制度、學習制度、應急工作預案、場室標準化建設和維護、儀器設備安裝維護和核查校準、倉儲管理、應急觀測、業務系統和探測環境、高空涉氫（購氫）、雷達觀測、雷達保障、觀測環境及雷達站機房值班室環境等內容，分類建立地面（含酸雨、輻射）、高空、大氣成分、天氣雷達觀測業務檢查記錄表，各部門參照各類業務檢查記錄表具體內容，逐項、逐條對照檢查，對檢查發現的問題，按問題的性質和數量對照“氣象觀測質量管理體系考核 KPI組成表”確定本部門“質量管理體系運行績效”得分，實現定量評價體系運行和觀測業務工作質量。

3.3 優化內部審核模式

3.3.1 建立內審組的原則

（1）根據內審活動目的、范圍、部門、過程及內審日程安排，由觀測處推薦內審組長報管理者代表審批，并成立內審組，經管理者代表對觀測處推薦的內審組長的任職資格和條件進行審核，符合任職要求則任命。

（2）選派具有內審員資格且與被審核部門無直接責任關系的人員組成內審組，并進行分工。

（3）內審組長應有較強的組織協調能力；有較強的語言及文字表達能力。

（4）內審組成員應具備實施綜合業務審核的能力，了解和掌握機構的整體運作情況。

（5）內審組中至少有一名熟悉綜合觀測業務專業審核員，了解和掌握新技術的運用。

（6）內審員具備與各部門不同層次人員交流和溝通能力。

3.3.2 優化內審方式

“市州級自審”全覆蓋。“省局內審”采取市州局+縣區局抽審，分組審核，全省覆蓋。

（1）市州級自審：各市（州）氣象局組織開展本單位自審，覆蓋本級和所轄全部縣（區）氣象局。

（2）省局內審：市（州）氣象局每年參加審核（含雷達站），縣（區）氣象局由省局隨機抽取，三年全覆蓋。抽取數量不少于所在市（州）全部縣（區）氣象局的1/3，每年抽審臺站不重復。

3.4 建立定量評價機制

根據內、外部審核和實際觀測業務工作開展情況，按照《氣象觀測質量管理體系績效考核程序》中“氣象觀測質量管理體系考核 KPI 組成表”，統計各部門“質量管理體系運行績效”得分，明確優、良、合格和不合格，在審核報告中對各單位體系運行情況作出定量評價，并在其年度目標任務中兌現考核，促進業務工作提高。

3.5 堅持目標引領，強化檢查考核

修訂、完善質量目標，各單位根據省局辦公室下發的年度目標任務、過程績效指標、自身要求對年度目標任務進行分解，使全體業務人員形成圍繞目標、完成目標的正向合力，將目標管理與績效管理有機地結合起來，并在年度目標任務中將“質量管理體系運行績效”得分列入年度重點目標任務，實現分檔次兌現目標任務考核，引起各單位對質量管理體系的重視，促進質量管理體系落地、落實。

3.6 做好體系文件修改和完善，提升文件質量

質量管理體系內審就是進行業務檢查工作，在實際工作中，如果按業務規定、規范和規章制度的要求做到了“精、嚴、實”，就是符合體系要求；相反，如果按業務規定、規范和規章制度的要求做了，但不符合體系要求，說明體系文件有問題，需根據單位發展、體系運行情況、內審反饋問題、實際觀測業務工作要求，進一步對現有體系文件進行修訂和優化，使之更符合實際業務工作需要。

3.7 做好體系文件培訓

當體系文件進行重大調整和改動時，要高度重視并組織開展全員培訓，培訓內容應包括質量管理體系標準解讀和體系文件宣貫等，讓其熟悉質量管理體系標準、體系文件、質量方針和質量目標，了解質量管理七原則，讓大家知道該做什么，怎么做，讓管理和業務人員消除排斥心理，自覺落實質量管理體系要求，形成全員積極參與的氛圍，有效提高綜合氣象觀測業務內在質量。

結束語

本文通過對甘肅省氣象觀測質量管理體系運行現狀的調查分析，梳理了氣象觀測質量管理體系在建設和運行過程中存在的問題，就氣象觀測質量管理體系如何落地進行了思考、分析，提出了7條促進體系與業務融合的對策。從2022年全省內審情況看，新建《氣象觀測質量管理體系績效考核程序》和“促進體系與業務融合的對策”的適用性和可操作性得到了驗證，達到了預期目標，使氣象觀測質量管理體系在符合ISO9001國際標準要求的前提下，與實際觀測業務工作更加緊密結合，體系運行效益初步顯現，為后期提高觀測業務質量，促進觀測業務高質量發展提供了有力支撐。