人事檔案數字化與人才服務信息化建設現狀及優化策略探析

賈 妍 呂德智 徐萬強

（1河北省農林科學院農業信息與經濟研究所 河北 石家莊 050051；2河北省農林科學院石家莊果樹研究所 河北 石家莊 050061；3河北省農林科學院 河北 石家莊 050031）

人事檔案與人才服務工作是人力資源開發利用的重要基礎。在大數據時代背景下，實現人事檔案數字化與人才服務信息化，能夠顯著提升人事檔案與人才服務管理效率，實現人事檔案信息與人才服務信息更大范圍、更廣領域的開發、共享和利用。中組部在多次工作部署中，強調要大力推進人事檔案數字化與人才服務信息化建設。現如今，很多單位加大了人事檔案數字化與人才服務信息化建設力度，進一步發揮了人力資源的價值和作用。本文從當前人事檔案數字化與人才服務信息化建設現狀出發，對優化策略進行了深入研究和探討。

1 人事檔案數字化與人才服務信息化建設現狀

1.1 系統建設數字化、信息化程度明顯提高，但智能化不足。人事檔案與人才服務工作離不開數字化信息管理系統的建設。隨著信息技術的不斷變革更新，人事檔案與人才服務信息資源日趨豐富，大數據應用范圍不斷廣泛深入，系統建設數字化、信息化程度得到明顯提高。但由于系統存在單機與局域網結合應用、數字化管理軟件與信息儲存需求不適應、科學管理標準尚未完善統一等問題，導致目前人事檔案數字化與人才服務信息化建設系統智能化不足。比如系統開發人員在設計過程中注重按照人社部門的要求去進行程序的編寫和開發，但往往很難做到針對性的功能設計，制作出來的系統缺乏人性化；在人事檔案系統具體應用中，缺少根據數字化管理實際需要修訂和執行數字化保管、錄入、掃描、傳送和歸檔等規范及標準；現有的人才服務信息化系統存在存儲資源有限、各區域人才信息不能共享、對用戶就職情況記錄有限、信息可能被篡改等問題。智能化不足不僅會浪費人事檔案和人才服務信息系統數字、信息資源，還會增加檔案管理工作量，檔案工作人員后期查找與處理也會比較困難。

1.2 從業隊伍不斷壯大，但檔案信息化專業人才短缺。隨著人事檔案數字化與人才服務信息化影響力不斷提升，越來越多的機關企事業單位安排一定數量的工作人員從事人事檔案數字化與人才服務信息化相關工作，從宏觀上看，從業隊伍在不斷壯大。但從現實情況來看，目前普遍存在檔案信息化人才短缺的現象。信息化技術是人事檔案數字化與人才服務信息化建設的核心與關鍵，與傳統的人事檔案工作相比，這對從業人員提出了更高要求：不僅要人事檔案管理知識和能力過關，還要具備足夠的網絡系統的操作能力、計算機信息處理能力、相關軟件的應用能力。目前很多單位從業人員專業不對口，對檔案管理知識掌握不熟，在收集和處理信息、數據的過程中難以實現熟練操作。同時，不少單位在培養、招錄、留住檔案信息化人才方面也出現了較多困難，這些問題都給壯大從業隊伍提出了新挑戰，制約著人事檔案數字化與人才服務信息化建設發展水平。

1.3 用人單位管理者信息化觀念能夠與時俱進，但基礎設施投入不足。在信息技術的發展浪潮中，多數用人單位管理者看到了人事檔案數字化與人才服務信息化建設的重要性、必要性，漸漸轉變了依賴紙質人事檔案的傳統管理觀念，能夠做到與時俱進，按照數字化、信息化的發展趨勢對人事檔案和人才服務信息進行管理，配備了相應的硬件設施和軟件系統。但部分單位相關基礎設施建設在資金投入方面不足，導致系統軟件更新滯后，配套設施并不完善，后期保養維護也被疏于管理，設備變得老化陳舊。基礎設施建設是整個人事檔案數字化與人才服務信息化工作的關鍵一步，用人單位管理者在這方面不夠重視，惜于投入，將難以利用現有的設備對人事檔案與人才服務信息資源進行開發利用和共享，客觀上制約了人事檔案數字化和人才服務信息化建設的順利開展。

2 人事檔案數字化與人才服務信息化建設優化策略

2.1 以區塊鏈技術賦能，提高智能化程度。區塊鏈技術是利用快鏈式數據結構驗證、存儲數據，利用分布式節點共識算法生成、更新數據，并運用密碼學方式保證數據傳輸、訪問安全，利用由自動化腳本代碼組成智能合約，是一種集合編程、操作數據的全新分布式基礎架構和計算范式技術。區塊鏈技術也被納入“十四五”規劃綱要。目前人事檔案數字化和人才服務信息化系統大多屬于中心化的信息系統，將區塊鏈技術應用于建設方案，有望抵御中心化信息系統的信息被篡改風險，補齊安全共享困難短板，能夠匯集分散的存儲資源，增加共享信息資源的類型和數量，使不同機構的檔案管理系統標準統一化，整合跨機構人才服務信息，為人才能力多維評價提供數據依據。區塊鏈采用非對稱加密技術，能夠通過算法實現人才身份和數據信息匹配一致，當使用者需要獲取人才社會基本信息時，可以直接通過基于區塊鏈技術的檔案信息共享平臺，從區塊鏈庫中獲取認證，避免重復提供信息佐證這一環節。區塊鏈技術因其去中心化、安全加密、資源共享等特性，可以為有效提高人事檔案數字化與人才服務信息化系統建設智能化程度提供技術可行性。

2.2 多措并舉，打造專業隊伍。必須著力解決人才短缺問題，打造專業的檔案信息化管理人才隊伍，才能保證人事檔案數字化與人才服務信息化建設順利推進。一是完善教育培訓機制，健全人事檔案信息化從業資格制度，對欲從事相關工作的人員進行檔案信息化崗前培訓和資格考試；對現有工作人員有針對性地加強人事檔案數字化和人才服務信息化專題業務培訓。二是完善人才引進機制，各單位應精準定位檔案信息化人才需求，立足單位的實際發展情況，制定合理的人才引進計劃，積極招錄檔案信息化專業人才，解決人才短缺的現實困難。三是完善人才激勵機制，合理設置獎懲制度，在年度考核、績效評定、職稱評聘等方面重視和激勵檔案信息化人才，確保檔案信息化人才留得住。

2.3 強化資金、技術投入，提高信息資源利用率。各單位應拿出專項資金用于人事檔案數字化與人才服務信息化基礎設施建設中，將所需資金納入預算，形成長期的資金支持機制，更好地為人事檔案數字化與人才服務信息化資源開發共享和利用提供持續的資金保障。一方面，要配齊足夠硬件，如添置計算機、打印機、刻錄機、掃描儀、服務器等基礎設備，并保證質量，定期進行檢查和維護。另一方面，重視引進和更新相關數據處理系統軟件，也可聘請專業信息化公司定制開發軟件，使檔案工作得到更有力硬件支撐。同時，用人單位要加大對信息資源安全措施的投入力度，利用防火墻、數據加密等技術，抵御病毒、黑客入侵風險，從而保障單位自身人事檔案與人才服務信息資源的隱私性以及安全性。