數字化時代企業(yè)檔案的開發(fā)與利用

曹瑾珩

（中國直升機設計研究所，江西景德鎮(zhèn) 333001）

0.引言

企業(yè)檔案是企業(yè)在長期的生產、經營以及管理活動中形成的有價值的歷史記錄，對于維護企業(yè)經濟利益，推動企業(yè)的發(fā)展具有重要價值。對企業(yè)檔案進行開發(fā)利用是指以檔案信息資源為前提，以用戶為對象，以滿足用戶的利用需求為目的，按照一定的原則和要求，通過多種形式、途徑、渠道對檔案資源中包含的價值進行挖掘揭示，使其服務于企業(yè)的生產經營活動。數字化時代，數字虛擬再現技術、數字立體化視覺技術、數字動畫技術、人機交互技術等新興技術得到應用與發(fā)展，極大拓展了企業(yè)檔案開發(fā)空間，為企業(yè)檔案的開發(fā)利用提供了新的契機，如何高效開發(fā)檔案信息資源，最大化發(fā)揮檔案的價值和優(yōu)勢，使其更好服務與企業(yè)的生產經營，是值得研究的重要課題。

1.企業(yè)檔案開發(fā)利用的意義

1.1 企業(yè)檔案資源的開發(fā)利用為企業(yè)的決策提供了信息支持

檔案作為企業(yè)生產經營活動的原始積累，真實反映了企業(yè)發(fā)展的整個過程，是企業(yè)決策活動不可忽視的第一手參考資料。通過企業(yè)檔案開發(fā)分析檔案中蘊含的各種有效信息，有利于準確把握市場動態(tài)，獲取經驗，總結教訓，從而做出符合市場經濟運行規(guī)律及企業(yè)發(fā)展實際的科學決策。

1.2 企業(yè)檔案的開發(fā)利用利于推動企業(yè)的文化建設

企業(yè)檔案不僅是企業(yè)重要的信息資源，也是企業(yè)宣傳教育等文化活動的重要素材，對于企業(yè)文化建設具有輔導作用。在長期的經營發(fā)展過程中，企業(yè)的管理思想、經營理念、行為規(guī)范等以檔案的形式被記錄下來，成為企業(yè)寶貴的無形資產，為企業(yè)文化建設提供了大量的歷史參考文獻，對企業(yè)文化建設起著宣傳推廣和支持作用[1]。對于發(fā)展歷史較長的企業(yè)來說，檔案更是一種文化競爭力的表現，合理地開發(fā)利用檔案資源，能夠助力企業(yè)對內的文化建設和對外的宣傳推廣，有助于企業(yè)樹立良好的社會形象。

1.3 提升企業(yè)核心競爭力的保障

企業(yè)的發(fā)展是以經濟利益為根本目標的，檔案管理工作要滿足企業(yè)內在、本質的需求。企業(yè)檔案利用的形式大多是圍繞企業(yè)招投標、科技開發(fā)、設施改造等外向型經濟活動，能夠幫助企業(yè)有效提升資質信譽，化解經營發(fā)展過程中可能面臨的危機，使得檔案以知識載體的形式為企業(yè)后期的發(fā)展建設服務。由此可見，對企業(yè)檔案進行開發(fā)利用有助于提升企業(yè)的核心競爭力。

2.目前企業(yè)檔案開發(fā)利用的現狀及問題

2.1 檔案開發(fā)利用意識淡薄，重視不足，投入有限

受傳統(tǒng)“重保管，輕利用”思想及檔案自身封閉性以及價值滯后性等因素的影響，企業(yè)管理人員的檔案開發(fā)意識淡薄，未能意識到檔案工作的重要性，工作重心始終圍繞提升經濟效益這一目標，而將檔案工作置于邊緣地位，對檔案開發(fā)利用工作的資金投入不足制約了企業(yè)檔案的開發(fā)利用，導致檔案資源的價值不能充分挖掘和發(fā)揮。

2.2 檔案管理體系不健全

企業(yè)檔案的有效開發(fā)離不開科學的管理制度體系，目前，我國已制定了眾多檔案管理的相關制度、規(guī)范和標準。但是在企業(yè)檔案工作中未能得到有效的落實，許多企業(yè)的檔案管理工作制度體系仍不完善，科學性和規(guī)范性不足，歸檔、借閱等多個環(huán)節(jié)缺乏嚴謹的制度保障，管理工作存在較大的隨意性，例如歸檔范圍不統(tǒng)一，檔案分類籠統(tǒng)，邏輯性差，檔案開發(fā)利用活動依賴于檔案管理人員的主觀經驗等，難以實現制度化和規(guī)范化，阻礙了企業(yè)檔案開發(fā)利用工作的開展[2]。

2.3 檔案開發(fā)隊伍建設不足

當前，相較于其他崗位的人才建設，企業(yè)檔案管理人員的招聘及后期培訓工作存在缺失。一方面，企業(yè)檔案管理崗位對人才的吸引力有限，許多企業(yè)并未設置專門的檔案管理崗位，檔案管理工作多由行政部門人員兼任，缺乏檔案基礎知識技能，且對檔案工作投入的時間和精力有限。另一方面，檔案開發(fā)主體的知識結構比較單一，對于專業(yè)性較強的檔案缺乏相關的知識背景，這不利于檔案資源價值的充分挖掘。

2.4 開發(fā)利用的軟硬件支持動力不足

在硬件方面，當前隨著數字化的發(fā)展，企業(yè)產生了大量的以數字化形式存在的檔案資源，加之原有紙質檔案的數字化存儲，這一現狀對企業(yè)檔案存儲設備的容量提出了更高的要求，而當前許多企業(yè)的計算機內存不足，無法滿足海量數字檔案存儲和紙質檔案電子備份的需求。在軟件方面，當前應用專門軟件進行檔案管理的企業(yè)較少，大多數企業(yè)都選擇在業(yè)務管理系統(tǒng)中設置檔案管理模塊，功能簡單，性能較差，無法滿足檔案開發(fā)利用的需求[3]。

2.5 檔案開發(fā)利用水平較低

當前企業(yè)檔案管理受“重保管，輕利用”的影響，對檔案的開發(fā)利用水平較低。一方面，表現為開發(fā)渠道狹窄，當前企業(yè)檔案的開發(fā)利用主要通過檔案借閱、檔案復制、檔案編研等形式，開發(fā)形式單一，內容簡單，缺乏對檔案信息資源的深層次挖掘。另一方面，因缺乏檔案開發(fā)人員和利用人員之間的有效溝通和交流，使得所開發(fā)的檔案資源與用戶的利用需求匹配度不足，利用率低。此外，當前企業(yè)檔案開發(fā)利用的對象大多數針對于企業(yè)內部，共建共享意識薄弱，不利于檔案資源的有效開發(fā)和充分利用。

3.企業(yè)檔案開發(fā)利用工作的原則

3.1 資源為王原則

豐富的館藏是企業(yè)檔案開發(fā)利用必不可少的前提條件，檔案價值的充分發(fā)揮必然建立在一定數量和良好質量的基礎上，因此要做企業(yè)檔案的開發(fā)利用工作，必須堅持“資源為王”原則，重視企業(yè)檔案的館藏建設，確保檔案資源的數量和質量，從而為檔案的開發(fā)利用提供資源保障。

3.2 需求導向原則

檔案工作的根本目的在于服務社會，因此檔案的開發(fā)利用工作要始終堅持以用戶需求為導向，了解企業(yè)檔案開發(fā)利用的用戶需求，在此基礎上制訂科學合理的開發(fā)策略。

3.3 技術保障原則

在數字化時代背景下，企業(yè)檔案呈現出新的特點，數量上更為豐富，形式上更為多樣，涵蓋了視頻、音頻等多種形式。數字形式檔案的開發(fā)離不開技術支持。

一方面，通過掃描等數字化技術將紙質檔案轉變成數字化形式進行存儲全面整合數據信息。另一方面，利用高效的檢索系統(tǒng)準確定位，從而在海量的檔案數據庫中精確找到所需的檔案資源。檔案資源的深層次挖掘也依賴于先進的信息技術，通過數字化管理的分析預測能力能更好地挖掘檔案信息的潛在價值，從而實現檔案資源的深層次開發(fā)利用。

4.企業(yè)檔案開發(fā)利用工作的發(fā)展方向

4.1 增強檔案意識，重視檔案資源的開發(fā)與利用

企業(yè)檔案信息的開發(fā)利用是企業(yè)檔案工作的重要環(huán)節(jié)，對于企業(yè)的建設具有不可忽視的作用。因此，一方面，要增強企業(yè)管理人員的檔案意識，加強對檔案開發(fā)利用工作的重視程度，提供足夠的經費保障和物質投入。例如，企業(yè)內部舉行檔案開發(fā)利用的相關講座，以增強企業(yè)員工的檔案意識，為企業(yè)檔案開發(fā)利用提供良好的支持環(huán)境。另一方面，要增強檔案管理人員的檔案開發(fā)意識和服務意識，打破“重視保管、輕視利用”的舊觀念和“你調我查”的被動服務觀念，積極了解用戶對于檔案的利用需求，制訂有針對性的檔案服務體系和有效的反饋機制，以充分了解用戶的檔案需求，提高檔案開發(fā)利用工作的質量[4]。

4.2 建立科學嚴謹的檔案管理體系

完善的檔案管理體系是檔案開發(fā)利用工作有效開展的制度保障，企業(yè)要認真落實檔案管理的相關制度標準，并結合企業(yè)檔案工作實際，制訂符合企業(yè)實際的科學的制度體系，使企業(yè)檔案工作的每個環(huán)節(jié)都有制度標準可依，杜絕檔案工作中的隨意性。要建立合理的監(jiān)督管理機制，對企業(yè)檔案的開發(fā)利用工作進行監(jiān)管，保證管理制度能夠得到高效執(zhí)行。要建立完善的考評機制，對檔案開發(fā)利用工作的效果進行全面考核，為企業(yè)檔案的開發(fā)利用工作提供動力。

4.3 完善企業(yè)檔案的館藏建設

作為檔案開發(fā)利用的前提和基礎，企業(yè)檔案的館藏建設至關重要。一方面，要重視企業(yè)檔案館藏的數量建設，可通過收集、征集、購買等多種方式對有價值的檔案資源進行采集，為檔案的開發(fā)利用工作提供豐富的資源基礎。另一方面，要重視企業(yè)檔案館藏的質量建設，對館藏資源進行整合與優(yōu)化，對同一主題的各類信息進行有效的整合，對重復多余的資源進行刪除。同時，優(yōu)化順序，突出關鍵信息，改變檔案的分散性和無序性，以提升其開發(fā)價值。

4.4 加強企業(yè)檔案隊伍建設

歸根到底，檔案開發(fā)人員才是企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的主體，對企業(yè)檔案的開發(fā)利用起著重要作用。因此，要加強企業(yè)的檔案隊伍建設。（1）改變檔案崗位的兼任狀況，設置專門的檔案管理崗位，并明確崗位職責，保證檔案開發(fā)利用工作的規(guī)范性。（2）強化對檔案工作人員的知識和技能培訓，提升檔案開發(fā)利用工作的專業(yè)性。（3）重視檔案工作人員知識結構的拓展，在對一些專業(yè)性較強的檔案資源進行開發(fā)時，不僅需要扎實的檔案專業(yè)素養(yǎng)，還要求開發(fā)人員對所開發(fā)的檔案資源有一定了解。（4）提高檔案管理崗位的吸引力，可結合企業(yè)實際情況制訂崗位激勵政策，提升檔案工作人員的福利待遇，以吸收專業(yè)人才，為企業(yè)檔案的開發(fā)利用提供人力支持[5]。

4.5 完善企業(yè)檔案工作的軟硬件支持

企業(yè)檔案的開發(fā)利用離不開軟硬件設備的支持，一方面，企業(yè)要重視檔案的硬件建設，增強檔案資源數據庫的存儲能力以及計算機應對海量數據資源的運行能力。另一方面，要加強檔案工作軟件的建設，不同于當前業(yè)務系統(tǒng)中集成的簡單的檔案管理模塊，要積極建設具有數字化傳輸、數字資源存儲、數字信息處理、數字信息利用以及安全保障的綜合檔案管理系統(tǒng)，以實現企業(yè)檔案資源的有序管理和高效開發(fā)，從而更好地滿足用戶的使用需求。

4.6 深化企業(yè)檔案資源的開發(fā)利用

促進檔案資源的深層次開發(fā)利用是提升企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用水平的重中之重。當前企業(yè)對于檔案資源的開發(fā)利用活動大多是簡單的資源整理、復制、借閱以及編研，內容簡單，形式單一，很難充分挖掘企業(yè)檔案信息資源的價值。對此，要深化企業(yè)檔案資源的開發(fā)與利用，豐富利用形式，如除傳統(tǒng)的檔案查閱、檔案復制、檔案陳列、編研服務之外,可開辟情報服務、專題服務、咨詢服務、制發(fā)檔案證明等新型服務方式。要積極利用新技術，依托新媒體，進行創(chuàng)新型開發(fā)。如利用知識挖掘、智能代理以及模仿仿真等新技術充分挖掘有價值的信息，建立全面的數據信息庫，為檔案資源的利用提供資源保障。此外，企業(yè)檔案部門要積極與圖書館、博物館等文化機構建立長效合作機制，形成檔案開發(fā)利用的合力[6]。

4.7 處理好檔案開發(fā)利用工作與保護和信息安全的關系

企業(yè)檔案的開發(fā)和利用面臨開發(fā)與保護、開發(fā)與信息安全的雙重矛盾。一方面，對于年代久遠的歷史檔案進行開發(fā)時，要充分考慮到其脆弱性，堅持保護原則，可通過兩種方式：（1）借助專業(yè)的修復技術和裝裱手段，對紙質檔案進行維護，從而減少開發(fā)過程對其造成的損壞。（2）利用數字化技術，通過數字化掃描等方式進行數字化備份，從而減少對紙質原件的利用。另一方面，在數字化背景下，以數字化形式儲存的檔案資源具有載體和內容可分離、內容易更改性等特點，成為開發(fā)利用過程中的安全隱患，在開發(fā)利用過程中要注重對信息安全進行維護。不僅要對開放對象進行管理，即不可無原則向所有利用者開放檔案資源，而要根據檔案資源的密集屬性進行有差別的開放。對于檔案資源的利用方式也需要加強管理，要根據檔案資源內容的密級屬性與密級層次提供相應層次的利用方式[7]。其中，對于以拷貝方式提供利用的檔案資源，要對利用過程進行全過程跟蹤，保證資源的可控性。

5.結語

企業(yè)檔案的開發(fā)利用對企業(yè)的生產經營及管理等各項活動都具有重要意義，隨著數字化的發(fā)展，企業(yè)檔案的開發(fā)利用面臨新的契機，對檔案開發(fā)利用工作提出了新的要求。在新的時代背景下，要堅持資源為王、需求導向和技術保障3大原則，通過增強檔案意識，增強財力支撐和人才保障，完善館藏建設，強化制度體系建設和軟硬件建設，促進檔案資源的深層次開發(fā)和利用，處理好開發(fā)與保護、開發(fā)與信息安全的關系等多途徑逐層推進檔案開發(fā)利用工作，充分挖掘企業(yè)檔案的價值。