淺析新形勢下事業單位人事檔案管理現狀和對策
——以省直事業單位為例

何品

（廣西壯族自治區地質礦產宣傳信息中心，廣西南寧 530023）

干部人事檔案是考察和使用干部的基礎，是跟隨黨員干部一生的重要身份資料，同時也是珍貴的歷史資料，有著特殊的政治性，在干部隊伍建設方面發揮著根本性的基礎作用。黨的十九大以后，黨中央印發了《干部人事檔案工作條例》，對新形勢下的人事檔案工作提出了更新的要求，在全國各地開展了人事檔案審查工作，對檔案涂改造假、效用發揮不足等弊端進行督促整改，有效促進了人事檔案的規范化發展[1]。但部分單位由于資金、人員配備不足，相關配套設施不完善，檔案管理人員的業務知識更新不及時等方面的原因導致人事檔案規范化管理工作進度相對緩慢。在新形勢下，事業單位人事檔案管理工作也迎來新的發展契機，要實現人事檔案工作標準化，相關從業人員就必須要積極轉變工作理念，不斷優化工作方式方法，逐步完善符合實際的人事檔案管理機制，保障人事檔案管理工作有序開展，充分發揮檔案對人才工作的服務作用，最大程度實現人事檔案資源的利用價值。

1.干部人事檔案的重要性

人事檔案是我國體制的特有產物，是記錄和反映機關企事業單位黨員干部個人歷程的重要檔案資料，主要包括個人履歷、考核鑒定、學歷學位、專業技術職務（職稱）、政審、黨團、表彰獎勵、違規違紀違法處理處分、工資、任免等材料，是干部提拔晉升、調整工資、辦理退休的重要依據[2]。一份完整真實的個人檔案不僅可以真正反映出一名干部的真實履歷及其處于每個崗位的工作情況，還是各級人事組織綜合評價考核干部的重要憑據。從某種意義上說，它甚至可以決定一個人的命運，一些干部因為檔案問題導致無法晉升或者及時辦理退休等問題屢見不鮮。只有完善人事檔案的管理使用流程，發揮人事檔案在干部隊伍建設中的積極作用，才能使真正優秀的人才到真正合適的崗位，推動社會主義事業發展。

2.新形勢下人事檔案工作的新要求

2018年11月，中央出臺了《干部人事檔案工作條例》，對干部人事檔案工作做了進一步的規范和完善。《條例》開宗明義指出，要把干部檔案作為新時代黨的重要執政資源，明確要求各級黨委（黨組）負責解決工作機構、經費和其他保障措施，要把干部檔案工作列入黨建工作績效考核內容，為今后的干部人事檔案工作提供了重要的依據，有利于解決人事檔案工作中存在的各種弊端，為各級機關企事業單位做好選人用人打下良好的基礎[3]。《條例》還明確要求對干部檔案從嚴管理，增加審核環節內容，加強對干部錄用、調任、提拔等關鍵環節的檔案審核，要進一步豐富完善干部人事檔案材料，重點收集體現干部忠誠干凈擔當等方面的材料，要加快檔案信息化建設，對干部檔案數字化發展提出了具體的要求，堅持人事檔案管理與時代相適應。

3.當前部分省直事業單位干部人事檔案管理工作中存在的問題

長期以來，由于檔案管理工作沒有納入績效考核體系，一直得不到應有的重視。以西部某省直系統為例，該部門屬于正廳級省直機關，下屬36個二層單位，全部是正處級單位，全部都有檔案接收權，管理本單位科級以下干部人事檔案。這36個二層單位的人員規模從十幾個到兩千多個不等，人員業務素質良莠不齊，有些大單位就成立了專門的人事科和檔案室，配備了足夠的專業技術人員負責人事檔案管理工作，有些小單位就是辦公室人員兼職，連專門的人事部門都沒有，受編制、崗位職數以及資金等多方面影響人事檔案管理往往都被邊緣化，導致人事檔案管理難以正常開展。

3.1 管理制度缺失，檔案收集不全

事業單位改革已經開展了10幾年，但很多省直事業單位連基本的組織架構都還沒有搭建起來，多數規模較小的省直事業單位都是由辦公室人員兼職管理人事檔案，缺少專職人員負責人事檔案工作，最常見的是一個人的材料一個袋（盒）子，有時沒有嚴格鑒定、整理，材料是否真實完整無人監督[4]。比如某單位最近在開展檔案審查，發現一些工齡20多年的同志，黨員檔案只有一份入黨申請書和入黨志愿書，在整個培養考察過程中的政審、黨校培訓、考察登記等證明材料都無跡可尋，這種情況就是典型的檔案缺失，也是當前人事檔案面臨的最普遍問題，類似這種情況的干部檔案不在少數。長此以往，干部檔案的書寫是否規范、歸檔格式是否正確統一無從得知，每次迎來專項檢查都是要補一大堆功課。再者就是人事檔案管理嚴肅性不強，有些管理人員甚至整理自己或親屬的檔案，存在檔案泄密的問題。

3.2 利用率不高，管理方式落后

大多數干部的人事檔案從建立以后，除了提拔、轉任被調閱和每年充實檔案材料外，一直都安靜地躺在檔案柜里面，從未被調閱過更別說利用了。這些經歷過殘酷的入職考試才能進入體制內的每一個人都是優秀人才，每個人都有自己特殊的才能，而這種現象不僅造成了干部人事檔案的資源浪費，而且還會讓優秀的人才被埋沒。不少優秀干部的個人檔案里面都收存有大量的表彰獎勵材料，這些都是他們個人表現的有力證明，清晰準確地記錄著檔案本人的特長業務和擅長領域，應該成為組織部門選人用人的重要憑證，然而現實的狀況就是部分檔案管理人員對本單位的干部檔案不夠熟悉，未能為領導選人用人提供決策輔助。目前多數機關單位還是沿用傳統的人力管理模式，每次需要調取資料都要翻閱大量的檔案材料，與當前飛速發展的科技社會嚴重脫軌，造成人力資源的嚴重浪費。比如在2020年，某廳級單位在本系統內開展干部人事檔案工作專項檢查，主要檢查干部“年齡、工齡、黨齡、學歷、工作經歷、干部身份”等信息，該系統在職在編干部職工七千多人，光是整理干部的檔案都要耗費大量時間，后續還涉及補材料、認定等一系列工作，嚴重影響行政效率。

3.3 素質參差不齊，管理不夠專業

一些規模較小單位多數是辦公室人員負責管理人事檔案，有些單位甚至安排臨聘人員進行檔案管理工作，這些人大部分都是兼職的，很少檔案專業科班出身，從剛接觸檔案到適應角色需要一定的時間，而且很少接受相關的職業繼續教育，導致部分檔案管理員缺乏必要的業務知識，一定程度上削弱了事業單位干部檔案管理的嚴謹性、嚴肅性和權威性。人事檔案管理涉及人事和檔案兩大業務，需要每年接收大量的在職繼續教育，然而很多省直事業單位的相關管理人員幾年都沒有參加一次專業培訓，以某省廳為例，該單位連續5年的培訓計劃都沒有關于人事檔案管理方面的內容，長時間的培訓脫節導致他們的工作理念、方式方法都難以跟上新時代的要求。

3.4 工作不嚴謹，保管方式不科學

人事檔案是黨員干部的身份特征，具有特殊的政治性，對管理的保密性有很高的要求，但很多單位的檔案管理人員對此并不夠重視[4]。在一些小單位，由于條件限制，缺少專門的檔案室，人事檔案往往和其他工作檔案一起存放在辦公室，既沒有達到“十防”的要求也難以保障人事檔案的保密性。干部檔案的保管不嚴謹往往就會導致檔案造假等問題，某地曾有基層干部表示檔案造假并非罕見，只要將公安戶籍和人事檔案部門疏通好，篡改年齡、學歷等信息并非難事。比如被曝曾11次修改出生日期、偽造學歷的原山西河津市住房和城鄉建設局局長薛新民，通過一份虛假入團志愿書獲得團市委書記參選資格的原安徽省合肥市團市委副書記徐楷，還有轟動一時的河北石家莊“騙官書記”王亞麗，檔案中除性別是真的外，姓名、年齡、履歷全部都是假的，其檔案90多枚公章中有三分之一以上是假的。這些檔案造假不僅嚴重危害干部隊伍的純潔性還容易引起社會負面輿論，嚴重損壞黨和政府的形象，使政府的公信力大打折扣。

4.新形勢下省直事業單位干部人事檔案管理的應對策略

4.1 加強物力人力配備

省直事業單位要把人事檔案管理工作經費列入單位部門財政預算，加大經費投入，保障人事檔案管理各項工作順利開展。領導同志要加強重視，要把人事檔案管理和工作檔案管理同部署，要明確專門的兼（全）職人員，做好人事檔案收集整理、歸檔和保管利用工作。嚴格按照檔案法和保密法等相關要求，做好人事檔案的保密管理。要按照檔案工作標準盡可能配備獨立、安全的檔案庫房，同時對檔案室設備進行完善，配備更新鐵質檔案柜、檔案盒、檔案皮、分類紙、碎紙機、打印機等設備，并設專人管理。必須按要求采取嚴格的防護措施，保持良好的檔案庫房環境，要嚴格控制庫房人員進出，做好人員登記，保證人事檔案安全。

4.2 建立健全人事檔案管理機制

要推進人事檔案管理常態化，形成以日常審核為基礎、專項審核為重點、任前審核為保障的干部人事檔案審核認定工作機制，加強對干部檔案材料進行審核把關。同時建立完善日常管理運行機制，實現干部檔案日常業務的規范化、專業化運行。要對干部檔案進行歸檔整理，明確管檔業務崗位工作職責，制定干部人事檔案查借閱、轉入、轉出、收集鑒別整理、數字化制作等工作流程，做好查（借）閱干部檔案登記簿、材料轉入登記簿等日常管理臺賬，確保人事檔案管理有章可循。要逐步建立完善相應的獎懲機制，尤其是要加強對故意授意、參與檔案造假的相關人員的追責力度。長期以來，在一些地區或者部門，少數領導干部為了獲取提拔晉升資格、延長領導任期、套取工資待遇等個人私利，不惜利用一切手段去涂改個人檔案，嚴重損壞政治生態，對社會造成嚴重的負面影響，對于這些漠視黨紀法規的干部本應從重處理、以儆效尤，然而在現實中因為檔案造假而受到嚴重處理的人還是比較少，尤其是正在擔任領導的往往都是高高舉起輕輕放下，大多數的通報案例都是因為經濟腐敗問題而牽扯出來的。如此低的違紀成本等于間接助長了檔案造假的不良風氣，因此必須要加強頂層設計，逐步完善制度法規建設，從源頭上遏制檔案造假問題。

4.3 充分利用大數據技術

隨著我國信息化建設的不斷發展，紙質檔案將漸漸消減，電子檔案逐漸增多。未來一個時期內，檔案信息化必然是大勢所趨。因此，要在傳統的基礎上，大力發展檔案管理信息技術，使干部檔案管理與時代相適應。機關事業單位要逐步推進電子檔案信息化建設，建立可共享的安全可靠穩定的人事檔案資料庫，盡量減少人為接觸原始紙質檔案的環節，降低人為涂改的風險。通過安裝專業的信息技術設備，利用技術手段把傳統的紙質檔案材料進行信息錄入，實現大量文字圖片的格式轉換，變成電子數據進行儲存，做好有關資料的信息備份，確保電子檔案的完整，方便之后的查閱、核對，檔案信息錄入電腦也有利于原件保存。

4.4 提升管理人員的專業素質

干部檔案工作具有較強的政策性、連續性和保密性，需要相關從業人員接受大量的專業培訓，掌握基本的業務知識，目前在很多省直事業單位中，大多數人事檔案管理人員都是從其他崗位輪換過來的，科班出身的很少。開展干部檔案從業人員素質提升行動刻不容緩，必須提高相關從業者對檔案工作重要性的認識，強化管檔意識，必須對每卷檔案做到精益求精、嚴謹務實、一絲不茍。要對管理人員定期進行針對性培訓，通過邀請上級組織、人社、檔案等相關部門的專家現場授課，組織人事檔案工作人員深入學習《條例》、專項審核自查規定、干部檔案數字化等業務知識，幫助他們熟練掌握和應用檔案管理基本技能。要加強經驗交流學習，互通有無，共同提高管理水平。要加強保密教育，提高政治站位，堅決杜絕監守自盜，防止發生泄密事件。

5.結語

事業單位人事檔案在管理過程中還存在管理機制不健全、工作效率低下、保管方式不科學等問題，不利于發揮人事檔案的價值。因此，事業單位尤其是處級以上的事業單位要加快轉變工作理念，提高工作主動性，要從服務干部人事的角度出發，加強資金、技術、人員等方面的配備，扎實推進干部檔案工作標準化、科學化、常態化，充分調動管理人員的積極性，發揮干部人事檔案的管理價值。