企業(yè)業(yè)務系統(tǒng)文件歸檔研究

曹瑾珩

（中國直升機設計研究所，江西景德鎮(zhèn) 333001）

0.引言

近年來，隨著云計算、人工智能、大數(shù)據(jù)等新興信息技術的應用，企業(yè)業(yè)務活動得以優(yōu)化升級，業(yè)務活動中產(chǎn)生的業(yè)務文件呈現(xiàn)出結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化以及非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)并存、多元多態(tài)數(shù)據(jù)并存的特點。傳統(tǒng)的歸檔方式、歸檔范圍、歸檔方式已無法滿足新特點業(yè)務系統(tǒng)文件的歸檔，不利于檔案價值的發(fā)揮，因此新時代背景下，企業(yè)業(yè)務系統(tǒng)文件的有效歸檔是當代企業(yè)檔案部門必須考慮的問題。

1.企業(yè)業(yè)務系統(tǒng)文件材料歸檔存在的問題

1.1 歸檔缺失，有價值資源未能及時歸檔、完整歸檔

一方面，歸檔范圍模糊，2012年，我國檔案局制定了《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，從宏觀層面闡釋了企業(yè)文件材料的歸檔范圍及保管期限，而具體到企業(yè)的歸檔工作實踐，則需要根據(jù)企業(yè)不同業(yè)務系統(tǒng)類型及所產(chǎn)生的文件材料的特征進行細致化、差異化以及可操作化處理。隨著大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術的應用，企業(yè)信息化建設不斷推進，企業(yè)業(yè)務文件材料多形態(tài)多來源多結(jié)構(gòu)并存的特點更為突出，加劇了企業(yè)文件材料的歸檔難度[1]。當前，對于多形態(tài)多來源多結(jié)構(gòu)的文件材料，許多企業(yè)尚未形成明確的歸檔范圍及保管期限，使得企業(yè)業(yè)務工作中產(chǎn)生的有價值的文件材料未能及時、有效、完整地歸檔，造成歸檔缺失。另一方面，檔案系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)之間的歸檔集成建設不成熟。當前，企業(yè)業(yè)務系統(tǒng)類型多樣，既包括通用職能系統(tǒng)例如OA系統(tǒng)、合同系統(tǒng)以及財務系統(tǒng)等通用系統(tǒng)，也包括專業(yè)性強的業(yè)務系統(tǒng)，不同系統(tǒng)各具特點，考慮到不同系統(tǒng)之間參照的標準、技術架構(gòu)、開發(fā)時間以及升級優(yōu)化等方面可能存在差異性，使得檔案系統(tǒng)與不同業(yè)務系統(tǒng)之間的歸檔集成建設成為難題。當前在企業(yè)文件材料歸檔實踐中，歸檔集成系統(tǒng)建設的相關標準規(guī)范缺乏，檔案系統(tǒng)對接所有業(yè)務系統(tǒng)的集成系統(tǒng)仍處于探索階段，難以從系統(tǒng)集成的整個過程進行統(tǒng)籌規(guī)劃，不利于業(yè)務文件材料的完整、及時、有效歸檔[2]。

1.2 歸檔質(zhì)量低

（1）文件材料的重復歸檔。一方面，雙套制歸檔模式下出現(xiàn)數(shù)字文件和紙質(zhì)文件重復二次歸檔的情況。另一方面，企業(yè)不同業(yè)務系統(tǒng)之間存在交叉情況，容易造成相同的文件材料在不同業(yè)務系統(tǒng)中同時歸檔。此外，由于缺乏對企業(yè)所形成的全部文件材料的全局考慮，集團公司和子公司間經(jīng)常發(fā)生重復歸檔的情況。（2）歸檔資源與利用需求存在不匹配。隨著新技術在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的深入應用，企業(yè)業(yè)務系統(tǒng)產(chǎn)生了大量文件材料，從海量的文件資源中挑選具有保存價值的文件材料并進行歸檔是當前企業(yè)歸檔工作面臨的重要問題，成為許多企業(yè)檔案歸檔工作的難點，容易出現(xiàn)造成所歸檔的文件材料利用率低和有價值文件材料未能歸檔的窘境。（3）所歸檔的文件材料之間的關聯(lián)性不足。當前企業(yè)各項業(yè)務活動存在不同程度的交叉，相應的業(yè)務系統(tǒng)之間也存在交集情況，基于此在不同業(yè)務活動中產(chǎn)生的業(yè)務文件具有共享共用的特點。然而，目前企業(yè)歸檔工作中，未能充分考慮不同業(yè)務系統(tǒng)及業(yè)務文件之間的交集性，對所歸檔文件之間的關聯(lián)性考慮不足，影響了歸檔文件材料的質(zhì)量。（4）對歸檔文件材料的四性保障不充分。不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案電子文件具有內(nèi)容的易更改性、系統(tǒng)載體的依賴性等特點，因此對于電子文件的歸檔，應保證其真實性、完整性、可用性和安全性。當前企業(yè)業(yè)務文件歸檔中四性檢測的技術手段及檢測內(nèi)容仍不成熟，未能有效保證歸檔數(shù)據(jù)的質(zhì)量，成為企業(yè)檔案系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)集成亟待解決的難點。

1.3 歸檔路徑不明確

數(shù)字環(huán)境下，企業(yè)不同業(yè)務活動形成的業(yè)務文件各具特點，對原生的業(yè)務系統(tǒng)表現(xiàn)出具有較強的依賴性，脫離原生系統(tǒng)，容易產(chǎn)生系統(tǒng)不兼容、數(shù)據(jù)丟失、無法讀取等問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件材料相比，其歸檔方式、歸檔時間、歸檔要求以及歸檔的存儲環(huán)境都表現(xiàn)出明顯的差異，因此采用傳統(tǒng)的歸檔范圍對不同形態(tài)不同來源及不同結(jié)構(gòu)的數(shù)字資源進行收集無法滿足現(xiàn)實歸檔需求，容易造成有價值的文件材料未能歸檔或者歸檔泛化等問題。因此，當前企業(yè)歸檔工作中，數(shù)據(jù)庫文件材料如何有效收集歸檔、所存儲的業(yè)務系統(tǒng)是否可靠、檔案系統(tǒng)與業(yè)務存儲系統(tǒng)的有效銜接等問題仍亟待解決。

1.4 企業(yè)文檔管理權(quán)責割裂，檔案部門和業(yè)務部門在歸檔工作中的協(xié)作性弱

雖然檔案部門和業(yè)務部門相互協(xié)作，共同制定企業(yè)文件材料的歸檔范圍已成為學界研究中的共識，但在企業(yè)檔案工作實踐中，業(yè)務部門對歸檔工作仍不夠重視，歸檔需求模糊，歸檔的主動性積極性不高。另一方面，檔案部門受傳統(tǒng)的“后院看護者”思維影響，在歸檔工作中，表現(xiàn)出“業(yè)務部門歸什么，檔案部門就收什么”的被動狀態(tài)，不能主動挖掘歸檔文件材料的“業(yè)務價值”，實現(xiàn)歸檔文件對業(yè)務工作的有效反哺，以強化業(yè)務部門對歸檔工作的重視和動力。

2.企業(yè)業(yè)務系統(tǒng)文件材料歸檔解決策略

2.1 對歸檔文件材料的四性進行有效保障

（1）完整性，即歸檔文件材料的完整齊全，這是企業(yè)歸檔工作的重要內(nèi)容。當前，企業(yè)文件材料呈現(xiàn)出來源多樣，形態(tài)多樣，結(jié)構(gòu)多樣以及歸檔差異化等特點，此外，業(yè)務系統(tǒng)與文件之間存在多元對應關系，這些成為歸檔工作完整性必須解決的問題。因此對于企業(yè)文件材料歸檔范圍的確定，要充分考慮不同來源、不同形態(tài)和不同結(jié)構(gòu)的文件，以確保歸檔范圍涵蓋各項業(yè)務活動，保證有價值的文件材料得以歸檔。對于業(yè)務系統(tǒng)和業(yè)務文件的多元對應關系，要建立體系化、細顆粒度的歸檔方案，梳理二者存在的交叉和銜接關系，充分考慮多元關系的可能性，在此基礎上對所產(chǎn)生的文件材料進行分類統(tǒng)計，例如設置規(guī)則，對于重復歸檔的文件材料進行系統(tǒng)提示，減少歸檔活動中重復歸檔的情況。通過鏈接手段建立所歸檔文件材料之間的關聯(lián)關系展現(xiàn)業(yè)務活動的全貌，從而保障歸檔文件材料的完整性[3]。（2）真實性，即始終保存來源、元數(shù)據(jù)、內(nèi)容以及元數(shù)據(jù)與內(nèi)容關聯(lián)的真實性，保證歸檔的電子文件材料在收集、移交、檢測、保管、遷移等各個環(huán)節(jié)中數(shù)據(jù)的完整性，不可修改性以及用戶身份的真實性，對此，一方面，要制定對歸檔文件材料的操作權(quán)限，避免對歸檔文件材料的修改操作。另一方面，利用“數(shù)字簽名”技術，將其嵌入歸檔接口中，對歸檔的電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景3個要素是否被篡改進行自動監(jiān)測[4]。（3）可用性，即歸檔的電子文件內(nèi)容、元數(shù)據(jù)、軟硬件環(huán)境的可用性。對此企業(yè)應規(guī)范電子文件格式，一方面，可根據(jù)《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T47—2009），在確定電子文件歸檔格式時要充分考慮跨系統(tǒng)的兼容性、一致性以及易用性，以保證歸檔電子文件的長期保存和可讀性。另一方面，要積極對不同類型電子文件的瀏覽以及編輯軟件進行備份，以確保其長期可用。（4）安全性，包括電子文件內(nèi)容的安全性、載體的安全性以及歸檔過程的安全性?？赏ㄟ^殺毒軟件的有效應用、訪問權(quán)限的制定以及防火墻技術等手段保障歸檔文件材料的安全性。

2.2 制定差異化歸檔策略

對于文件材料的歸檔，要充分考慮文件材料本身的特點，當前企業(yè)業(yè)務活動所形成的文件材料呈現(xiàn)出多來源、多結(jié)構(gòu)、多形態(tài)，相應的歸檔需求具有差異性，因此要充分考慮歸檔需求的差異性，制定有效的歸檔策略。對于傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的歸檔要采取實物歸檔方式，即將實體由業(yè)務部門移交至檔案部門。對于數(shù)字文件的歸檔則遵循邏輯歸檔和物理歸檔相結(jié)合的方式。其中，邏輯歸檔是指不改變原存儲方式和位置，而只將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交。物理歸檔則是指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，再向檔案部門進行移交。對于二者的選擇，可依據(jù)歸檔文件材料的技術依賴性以及檔案管理系統(tǒng)的存儲容量?？紤]到當前企業(yè)檔案數(shù)據(jù)量巨大，業(yè)務文件的系統(tǒng)依賴性較強等特點，邏輯歸檔提供了良好的解決思路，即將具有歸檔價值的文件材料繼續(xù)保存在業(yè)務系統(tǒng)的同時實現(xiàn)檔案部門對文件數(shù)據(jù)在邏輯上的集中管理[5]。

2.3 從全生命周期視角出發(fā)，堅持前端控制和全程管理原則

一方面，要堅持前端控制原則，即加強對業(yè)務系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的集成管理[6]。首先，對于檔案系統(tǒng)和業(yè)務系統(tǒng)之間存在的技術異構(gòu)等問題可通過開發(fā)通用接口的方式進行解決，實現(xiàn)業(yè)務活動和檔案活動的有效交融。在實踐中，可采用中間庫接口方式和Web Service接口技術。中間庫數(shù)據(jù)接口是連接業(yè)務系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的介質(zhì)，既接收業(yè)務系統(tǒng)傳輸?shù)臄?shù)據(jù)，又臨時存儲數(shù)據(jù)，將數(shù)據(jù)傳輸至檔案管理系統(tǒng)。通過中間庫接口方式可有效降低檔案系統(tǒng)和業(yè)務系統(tǒng)之間的耦合度實現(xiàn)系統(tǒng)間雙向適配的要求，且方便系統(tǒng)和接口的維護。同時，對于臨時存儲在中間庫的數(shù)據(jù)、業(yè)務系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)均可瀏覽查詢，但不能對數(shù)據(jù)進行改動，既方便業(yè)務工作對歸檔的數(shù)據(jù)的利用，同時又可以保障數(shù)據(jù)的真實性。相比之下，Web Service直接通過XML文檔進行連接，對于所集成的系統(tǒng)具有兼容XML的要求。此外，SFTP技術也是常用的接口技術，通過SFTP技術安全文件傳送協(xié)議，具有加密/解密技術，通過SFTP技術的應用可對傳輸?shù)奈募M行加密，可保障傳輸文件的安全性。在企業(yè)歸檔工作的實踐應用中，對通用接口的選擇可參考傳輸數(shù)據(jù)的類型以及機密程度，對于元數(shù)據(jù)等結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，可以采用Web Service接口進行傳輸，而對于音頻、音像等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)則可以采用SFTP協(xié)議進行傳輸。其次，要發(fā)揮檔案管理規(guī)則的前端控制作用，將管理規(guī)則前置到業(yè)務活動中，在文件形成過程中發(fā)揮業(yè)務工作人員的在文件內(nèi)容上的專業(yè)性，對文件材料的歸檔價值進行初步判定。在此基礎上，對于物理歸檔的文件材料，可按照檔案管理規(guī)則制定符合檔案管理標準的文件模板，并以此為規(guī)范創(chuàng)建文件，實現(xiàn)業(yè)務部門負責文件內(nèi)容，檔案部門負責文件格式及相關要素。對于邏輯歸檔的文件材料，業(yè)務部門工作人員在文件產(chǎn)生之初添加相應的歸檔的標識，并將歸檔信息推送至檔案部門，由檔案部門添加檔案信息，并且規(guī)定操作權(quán)限，以避免文件材料被篡改。此外，對于以數(shù)據(jù)形態(tài)存在的文件材料，通過檔案管理規(guī)則的前置，如將可組配、可解析、可還原、可編碼等利于規(guī)則描述和自動執(zhí)行的要求等，將其納入對前端業(yè)務工作中環(huán)境歸檔的要求，從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的可讀性和長期保存，以保證歸檔文件材料的可用性。

另一方面，要堅持全過程管理原則，確定完整的歸檔流程，表現(xiàn)為歸檔前的準備工作，歸檔的實施工作以及歸檔的登記反饋工作3大環(huán)節(jié)[7]。首先，歸檔準備工作，包括確定歸檔范圍、制定保管期限表、形成待歸檔文件目錄，采集歸檔元數(shù)據(jù)以及格式轉(zhuǎn)換等準備工作。這一環(huán)節(jié)應該由檔案部門和業(yè)務部門共同完成，且盡可能發(fā)揮業(yè)務部門的作用。其次，歸檔實施工作，即業(yè)務部門將待歸檔的文件材料傳輸至檔案管理系統(tǒng)，并交由檔案部門進行檢驗。最后，歸檔的登記反饋工作，對于歸檔的文件材料，符合檔案管理要求的則由檔案管理人員登記，進行著錄、歸檔保存等操作，對于不符合歸檔要求的文件則退回業(yè)務部門。

2.4 提升歸檔文件的“業(yè)務反哺能力”，實現(xiàn)業(yè)務部門和檔案部門的協(xié)作雙贏

檔案部門應該積極挖掘歸檔文件材料對于業(yè)務工作的價值，在歸檔準備工作中積極思考歸檔工作對于業(yè)務工作的價值，即利用所歸檔的檔案數(shù)據(jù)對業(yè)務活動進行優(yōu)化，從而提高業(yè)務工作質(zhì)量，以實現(xiàn)“文件的業(yè)務化”，對業(yè)務工作進行反哺，從而提升業(yè)務部門對于歸檔工作的積極性和主動性，實現(xiàn)業(yè)務部門和檔案部門的雙贏。

3.結(jié)語

本文基于新時代背景下，企業(yè)業(yè)務系統(tǒng)文件歸檔存在的問題和困境進行梳理，在此基礎上從保障歸檔文件的四性、制定差異化歸檔策略、全生命周期視角出發(fā)，堅持前端控制原則和全程管理原則以及提升歸檔文件的“業(yè)務反哺能力”，實現(xiàn)業(yè)務部門和檔案部門的協(xié)作雙贏4個角度提出解決策略，以期對企業(yè)檔案工作中的歸檔實踐提供啟示。