淺談信息化背景下事業(yè)單位人事檔案管理優(yōu)化策略

丁 華

（山東教育社，濟南 250002）

引 言

人事檔案管理作為事業(yè)單位人事工作的重點部分，負責(zé)對整個單位的人事資料進行管理，對事業(yè)單位的發(fā)展來說有著不可或缺的重要作用。在如今這個信息化時代，事業(yè)單位的人事檔案管理工作更應(yīng)當(dāng)利用信息化技術(shù)不斷優(yōu)化工作流程。事業(yè)單位的人事檔案管理工作要立足于自身的實際情況，科學(xué)地運用信息化技術(shù)，不斷提高自身的管理水平。本文通過對當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀與信息化技術(shù)的運用進行分析，得出一些對應(yīng)的優(yōu)化策略，希望對事業(yè)單位人事檔案管理工作的開展有所幫助。

一、事業(yè)單位人事檔案管理的特點

事業(yè)單位是我國各類人才的主要集中地，是增強我國綜合國力的重要領(lǐng)域，是實施科教興國戰(zhàn)略的重要陣地。而事業(yè)單位要想更好地發(fā)揮其職能，就必須做好人事管理工作。事業(yè)單位的人事檔案管理主要是對單位的工作人員或者相關(guān)服務(wù)人員進行信息的收集和整理工作，是人事管理工作的重要組成部分。人事檔案管理能夠?qū)ο嚓P(guān)的信息進行整理并檢查，構(gòu)建一個相對完整的信息資料庫，對人才的管理與資源整合分配起到輔助作用。人事檔案管理工作作為檔案工作的重要部分之一，對于記錄檔案的載體也有很高的要求，所以如今的事業(yè)單位人事檔案管理必須把握信息化發(fā)展的趨勢，積極引入信息化的相關(guān)技術(shù)，確保檔案管理工作的平穩(wěn)發(fā)展。事業(yè)單位人事檔案管理工作對于信息的傳遞與收集有很高的要求，對于提高事業(yè)單位管理工作的質(zhì)量有很大的影響。

二、信息化背景下，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位人事管理工作中的重要意義

（一）提升事業(yè)單位人事檔案管理的工作效率

信息化技術(shù)對于人事檔案管理工作質(zhì)量的提升有很大的幫助。得益于信息化技術(shù)更加科學(xué)高效的工作技術(shù)與方法，工作人員能夠更加快速、便捷地進行檔案的收集整理等相關(guān)工作。采用信息化手段大大提高了人事檔案管理的工作效率。比如，對于單位內(nèi)各部門工作人員信息的收集整理工作，傳統(tǒng)的檔案管理工作是工作人員采用人工的方式發(fā)放表格，或者對相關(guān)人員進行訪問，之后把收集好的信息統(tǒng)一送到檔案管理部門，然后進行仔細的核對與整理，這樣的方法耗時耗力，且效率不高。信息化的人事檔案管理工作就比較科學(xué)和便捷了，只需要利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把電子版的信息收集表格發(fā)送到每個員工的手機或者電腦上，再利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對每個員工所填寫的電子表格進行收集和整理，大大縮短了所需要的人力與時間。

（二）使事業(yè)單位人事檔案管理工作更加準(zhǔn)確

信息化技術(shù)能夠保證及時更新事業(yè)單位人事檔案的數(shù)據(jù)。相較于以往的更新速度，信息化技術(shù)對于檔案管理更新速度的提升是十分明顯的，并且數(shù)據(jù)的及時更新也保證了事業(yè)單位人事檔案信息的準(zhǔn)確性。在過去傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，若是某個部門的工作人員的信息發(fā)生了變動，工作人員是很難及時對該人員的相關(guān)人事信息進行更新或調(diào)整的，必須手動地搜索對應(yīng)的資料，再根據(jù)對相關(guān)人員的調(diào)查進行對應(yīng)信息的改動，工作效率低下，且耗費的時間成本過高。但如今，在人事檔案管理工作中利用信息化手段，能夠更快地利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及時地搜索并調(diào)取相關(guān)人員的信息，并能夠?qū)ο嚓P(guān)信息進行及時的修改，不再需要耗費大量的人力和時間成本進行檔案的搜索工作，大大提高了檔案管理工作的效率。

（三）有利于事業(yè)單位進行人才挖掘

將信息化技術(shù)手段應(yīng)用到事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，是非常有意義的。利用網(wǎng)絡(luò)與大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠?qū)κ聵I(yè)單位內(nèi)各個部門的工作人員進行及時、準(zhǔn)確的評估。工作人員的檔案是其工作能力最直觀的體現(xiàn)，領(lǐng)導(dǎo)干部能夠根據(jù)這些人事檔案更加快速地掌握單位工作人員的狀況與工作人員的工作能力。而且，利用信息技術(shù)，工作人員能夠更加準(zhǔn)確地發(fā)現(xiàn)自己所擅長的工作領(lǐng)域，這對相關(guān)工作人員以后的工作和發(fā)展提供了巨大的幫助。

三、目前我國事業(yè)單位人事管理的現(xiàn)狀

（一）信息化管理意識不足

就目前的情況而言，仍然有部分地區(qū)的事業(yè)單位并沒有真正地在日常的人事檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)。部分單位的相關(guān)人員對于信息化技術(shù)對管理工作的巨大幫助沒有準(zhǔn)確的認識，使得一些工作人員不能在人事檔案管理工作中很好地運用信息化手段，無法發(fā)揮其真正的作用。信息技術(shù)能夠有效地提高人事檔案管理工作的工作效率，并很好地減少工作中的失誤，也有利于培養(yǎng)新型技術(shù)人才，提高工作人員的管理能力。但就目前的狀況來看，大部分事業(yè)單位仍然使用傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，這種舊有的工作模式已經(jīng)不太適合現(xiàn)在的檔案管理需要了，并且工作效率也遠遠不如信息化的工作方法。事業(yè)單位在人事檔案管理工作方面的意識不足主要表現(xiàn)為以下幾點。

（1）在通常情況下，事業(yè)單位的人事檔案管理工作相對來說工作量較少，工作專業(yè)性不高，而且內(nèi)容較為簡單，這就使得工作人員的責(zé)任意識不強，在工作時不能盡心盡責(zé)，并且不會主動地提高自身的專業(yè)技能，工作創(chuàng)新意識十分薄弱。

（2）一些人事檔案管理人員沒有強烈的責(zé)任意識，對于自身所負責(zé)的檔案管理工作的重要性沒有正確的認識，忽視了人事工作對于事業(yè)單位正常運行與發(fā)展的重要性。

（3）部分事業(yè)單位并沒有建立科學(xué)的人事檔案管理工作模式，并沒有對檔案管理工作進行有效的監(jiān)督，工作人員往往只是應(yīng)付差事，致使檔案管理工作效率低下。

傳統(tǒng)的人事檔案管理理念認為，要想認真做好檔案管理工作，只需要做好檔案的更新、管理工作即可，為了提高檔案的保存效率，甚至?xí)p少檔案的使用次數(shù)，使得工作人員很少對檔案進行進一步的研究，無法發(fā)揮檔案的真正作用，只重視了保密的原則，而忽視了對檔案所包含的信息的研究，這就使得人事檔案很難對單位的人事管理做出幫助。隨著我國行政管理體制改革的不斷推進，事業(yè)單位自身也在不斷地調(diào)整，人事制度也伴隨著行政管理體制改革在不斷地變化，這就使得人事檔案也在逐漸復(fù)雜化，信息含量逐步增加。再加上目前實行的事業(yè)單位檔案公開政策，也進一步加大了人事檔案管理工作的難度。人事檔案信息管理作為判斷一個事業(yè)單位工作質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)之一，對于事業(yè)單位的人事管理工作有至關(guān)重要的作用。所以，事業(yè)單位的人事檔案管理人員必須緊跟時代發(fā)展的步伐，改變自身落后的思想觀念，及時地利用信息化的思想去調(diào)整自己的工作，強化自身的信息化知識與相關(guān)技能，同時還要加強自身的責(zé)任意識，提高自身的工作效率。

（二）管理模式落后，影響工作效率

由于受到舊有傳統(tǒng)管理思想的限制，目前部分事業(yè)單位的人事檔案管理工作仍然采用人工作業(yè)的工作方式，這就大大限制了資料管理工作的工作效率，不利于人事檔案管理工作的創(chuàng)新。另外，有些地區(qū)的事業(yè)單位雖然在人事檔案管理工作中利用了相關(guān)的信息化技術(shù)，但由于工作人員的思維比較陳舊，因此很難發(fā)揮出信息化技術(shù)的優(yōu)勢。雖然有些管理人員認識到了信息化技術(shù)對于檔案管理工作的巨大幫助，但由于年齡、習(xí)慣等諸多因素的影響，在實際操作中仍然會遇到許多困難，不利于工作效率的提高。并且，由于多數(shù)地區(qū)的事業(yè)單位仍然采用紙質(zhì)材料作為檔案管理的主要工具，雖然使用起來較為便捷，而且方法簡單，但因為在存儲方面存在一定的限制，導(dǎo)致資料損壞，甚至遺失的可能性較大。但是，很多事業(yè)單位忽視了這個問題，在檔案管理方面仍然沒有較為科學(xué)和完善的工作安排。

目前，仍然有一些單位的人事檔案管理工作比較封閉，管理模式過于落后，這些單位的人事檔案僅僅只起到了保存事業(yè)單位員工資料的功能，只能供相關(guān)人員進行檔案的查閱，或應(yīng)對上級的檢查。人事檔案的管理制度不夠健全，工作人員的工作質(zhì)量不夠高，常常只是被動地進行工作，人事檔案內(nèi)所蘊含的信息很少被管理人員所研究和挖掘，這些資料很難發(fā)揮除保存信息之外的其他作用。并且由于信息公開政策的要求，事業(yè)單位必須把除保密檔案外的其他文件進行公開，而傳統(tǒng)的管理模式過于注重保密性，這使得檔案在進行公開的過程中存在諸多問題，不利于人事檔案管理工作效率的提高。

（三）信息化檔案管理硬件設(shè)備落后

把信息化技術(shù)融入事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，實際操作起來仍然存在許多的問題，相關(guān)人員需要進行一定的資金與技術(shù)投入，這對于部分事業(yè)單位來說仍然有一定的困難。國家設(shè)立事業(yè)單位的目的是為廣大人民群眾提供更為優(yōu)質(zhì)的公共服務(wù)，并維持社會生活的平穩(wěn)運行，所以部分事業(yè)單位在資金方面比較困難，缺乏對于信息化技術(shù)設(shè)備更新與人員培訓(xùn)的資金支持，無法快速地構(gòu)建信息化的工作系統(tǒng)與辦公環(huán)境，工作人員也不能快速地學(xué)會信息化的工作方法，不利于信息化技術(shù)在人事檔案管理工作中的發(fā)揮。

雖然已經(jīng)有很多部門采用了計算機辦公方式，大部分的檔案管理工作也都使用了信息化技術(shù)，但是多數(shù)部門配備的辦公計算機比較落后，無論是辦公設(shè)備還是辦公軟件都過于陳舊，無法適應(yīng)當(dāng)下辦公的需要，無法有效地提高人事檔案管理的工作效率。并且由于信息公開制度的要求，事業(yè)單位對于人事檔案管理工作的要求也越來越高，檔案管理工作的重要性也在不斷地提高，對于人事檔案來說，其本身也有了更多的開發(fā)要求，這就使得工作人員必須利用各種手段對人事檔案進行研究，利用信息化技術(shù)提高人事檔案管理工作的工作質(zhì)量。

（四）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不足，專業(yè)技能影響了服務(wù)水平

無論是什么樣的工作，都需要一定專業(yè)技術(shù)人才的支持，事業(yè)單位的人事檔案管理工作也是如此。但是，多數(shù)單位的人事檔案管理人員的專業(yè)技能往往達不到要求，很多工作人員往往忽視了對自身職業(yè)技能的鍛煉，只是根據(jù)以往的經(jīng)驗進行工作，有些人員甚至抱著“混日子”的態(tài)度，這大大降低了檔案管理的工作質(zhì)量。有些單位甚至只讓一些臨時工或者其他部門的員工以兼職的方式進行人事檔案管理工作，嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作的工作效率。

隨著事業(yè)單位的發(fā)展，單位內(nèi)的員工與干部對人事檔案的制定與管理提出了更高的要求，以往的管理經(jīng)驗已經(jīng)無法滿足如今的檔案管理工作需求，所以事業(yè)單位必須加強對檔案管理工作人員專業(yè)技能的培訓(xùn)力度，提高他們的相關(guān)知識水平與工作能力，培養(yǎng)一些工作能力強且專業(yè)知識水平足夠的工作人員。

四、如何有效地對事業(yè)單位人事檔案管理模式進行優(yōu)化

（一）提高事業(yè)單位對人事檔案管理信息化的重視程度

信息技術(shù)雖然已經(jīng)融入社會生活的方方面面，但由于事業(yè)單位對于把信息化技術(shù)融入人事檔案管理工作中的認識程度仍然不足，所以信息化技術(shù)并沒有很好地提升檔案管理的工作效率，人們對于人事檔案管理中的信息化技術(shù)應(yīng)用的重視程度仍然不足。所以，領(lǐng)導(dǎo)干部必須優(yōu)先學(xué)習(xí)一些信息技術(shù)方面的知識，充分認識到信息化應(yīng)用給單位人事檔案管理工作的巨大幫助，從而帶動其他工作人員進行信息化知識的學(xué)習(xí)，增強其對信息化應(yīng)用的重視程度。事業(yè)單位人事檔案管理的信息化應(yīng)用必須構(gòu)建完整的數(shù)據(jù)庫，從而方便對于工作人員的評價與調(diào)整。事業(yè)單位還要加大對內(nèi)部工作人員的宣傳力度，加大對信息技術(shù)優(yōu)點的宣傳與投入力度，可以通過開展相關(guān)會議與宣講會等宣傳方式大力進行信息化人事檔案管理的宣傳工作。

（二）改善管理模式

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)及時對自身的管理模式進行更新和調(diào)整，要緊跟時代的步伐。在如今這個科技時代，要積極利用信息化技術(shù)對人事檔案管理工作進行更新升級，拋棄過去舊有的、落后的管理模式與工作方法，制定更加科學(xué)的符合實際需要的管理方案。必須不斷地對人事檔案管理模式進行更新?lián)Q代，這樣才能夠保證信息化技術(shù)能夠真正地被融入人事檔案管理工作中去，進而保證事業(yè)單位的平穩(wěn)運行發(fā)展。

要選用適當(dāng)?shù)男畔⒒夹g(shù)，保證檔案管理工作的及時與準(zhǔn)確，大力進行檔案管理系統(tǒng)與檔案數(shù)據(jù)庫的建立，積極培養(yǎng)工作人員的信息技術(shù)應(yīng)用技能，并進行安保系統(tǒng)的建設(shè)。要想真正利用信息化技術(shù)提高人事檔案管理工作的效率與質(zhì)量，必須建立完整的檔案管理系統(tǒng)與方案，并要大力培養(yǎng)相關(guān)人員的技能水平。

（三）加大對事業(yè)單位人事檔案管理信息化的投資力度

由于事業(yè)單位的資金來源相對有限，信息化技術(shù)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用往往受到許多方面的制約。檔案管理所需要的硬件設(shè)備準(zhǔn)備不足，對于工作人員對應(yīng)的技能培訓(xùn)力度也不夠，這些都大大降低了信息化技術(shù)對人事檔案管理工作的提升效果。所以，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)干部必須重視對人事檔案信息化的投入，加大對相關(guān)工作的資金投入力度，保證有足夠的條件對檔案管理工作進行優(yōu)化升級，加大對相關(guān)工作人員的培訓(xùn)力度，增強其技術(shù)水平與工作效率，從而真正地把信息化技術(shù)融入人事檔案管理工作中去。

結(jié) 語

為了適應(yīng)社會生活的發(fā)展，事業(yè)單位必須把信息化技術(shù)融入人事檔案管理工作中去，這樣才能提高檔案管理工作的工作質(zhì)量，保證事業(yè)單位人事信息的及時更新，方便領(lǐng)導(dǎo)干部對工作人員進行評價，方便事業(yè)單位的人才選拔。事業(yè)單位工作人員也要強化自身的信息化意識，不斷學(xué)習(xí)先進的科學(xué)知識，充分理解信息化對于人事檔案管理的重要性，加大對信息化技術(shù)的投資力度，加大對工作人員的技能培訓(xùn)力度，讓信息化技術(shù)真正地融入事業(yè)單位人事檔案管理工作中去。