信息化背景下事業單位檔案管理模式探討

董曉會

（肇東市軍隊離休退休干部休養所，綏化 151100）

當前，信息化是幫助事業單位更好管理檔案，順利完成檔案管理工作的重要方式。通過把信息化技術運用在事業單位檔案管理工作中，可以幫助其更好地設定檔案管理目標，優化檔案管理途徑，提高檔案管理水平，在實現檔案管理信息化的同時，促進事業單位檔案管理改革創新，為事業單位的更好發展提供支持。

一、事業單位檔案信息化建設的意義

事業單位在開展檔案管理工作時，通過引進信息化技術，加強檔案管理信息化建設，可以讓檔案管理更加規范和可靠。在傳統的檔案管理中，檔案資料主要以紙質材料為載體，這些材料容易受到各種因素的影響，如果受到損壞將無法修復，單位就會遭受一定的損失。通過引進信息化技術，能夠將紙質材料保存在計算機系統中，避免檔案信息丟失或者損壞，實現檔案信息長時間保存，便于單位人員查詢和使用檔案信息。并且，通過加強檔案信息化建設，能夠給檔案檢索和使用提供便利條件。通過對檔案信息分類保存，在檔案管理信息系統的作用下，可以直接查找所需檔案信息，取代了傳統的借閱方式，便于檔案信息的保存，提高了檔案管理的質量，為事業單位內部管理和業務活動開展提供服務。

二、信息化背景下的事業單位檔案管理存在的問題

（一）對檔案管理建設的重視程度不夠

現階段，部分事業單位管理人員沒有意識到檔案管理信息化的必要性，對于新技術、新方式沒有主動學習，甚至將檔案信息記錄到計算機系統中當作是檔案信息化管理，這顯然是不行的。真正的檔案管理信息化可以讓檔案管理更加公開與透明，相應的工作體系也比較完善。但是在實際中，受到傳統管理理念的影響，再加上檔案管理人員的信息化意識不強，無法滿足檔案管理信息化的要求。

（二）檔案管理現代化水平低

隨著我國科技發展水平的不斷提高，諸多新設備、新技術被應用在事業單位檔案管理活動中，但是由于這些設備和技術的使用效率不高，使得事業單位檔案管理信息化水平偏低，檔案管理混亂，影響檔案信息化管理效果。部分事業單位缺少明確的檔案管理目標，采用的檔案管理方式比較落后，使得檔案管理過于隨意，不利于檔案管理水平的提升。在實際中，事業單位在開展檔案管理工作時比較被動，諸多信息需求者無法獲得所需信息。對于事業單位而言，其檔案管理部門設置過于形式化，沒有主動開發和整合檔案資源，采用的管理方式落后，管理過程復雜，工作效率低，缺少創新性的檔案管理計劃。

（三）缺少完善的檔案管理機制

我國部分事業單位雖然意識到檔案管理的重要性，并且也開展了檔案管理工作，但是沒有結合信息化發展要求，建立完善的檔案管理機制，沒有對檔案管理實施過程進行有效監管。對于檔案管理來說，這是一項比較枯燥的工作，不僅沒有獲得明顯績效，也沒有得到單位領導的高度重視，再加上檔案管理內容比較復雜、工作量多，使得檔案管理人員長期被動工作，沒有根據檔案管理要求制訂相應的工作計劃，檔案管理機制缺失，無法給檔案管理規范化進行提供支持。

（四）單位檔案管理比較落后

我國部分事業單位在開展檔案管理工作時主要采用傳統的檔案管理模式，因為檔案信息保密性強，所以長時間沒有對檔案信息及時公布，使得事業單位檔案信息比較封閉，其價值沒有得到充分開發和利用。并且，在部分事業單位中，單位領導已經了解了檔案管理信息化的作用，但是沒有結合時代發展要求設定統一的管理標準，無論是檔案格式還是目錄設置，都缺少規范性，而且部分歸檔檢測流程不科學，在某種程度上影響了檔案信息使用效率，無法做到資源的有效傳遞和共享。

（五）檔案管理工作人員素質有待提高

在事業單位檔案管理部門中，雖然相應的設施比較全面，系統比較先進，檔案管理信息化建設速度快，但是部分管理人員沒有掌握專業的技術操作方式，不能使先進的檔案管理設備正常運行。部分事業單位檔案管理人員的綜合素養有待提高，單位對管理人員的工作要求較低，其專業水平和綜合素養都不高，無法保證檔案管理信息化建設工作順利進行，影響工作質量。因為事業單位檔案管理沒有得到領導層的高度重視，對檔案管理人員沒有定期開展各種培訓，使得單位檔案管理水平低，質量無法保證。檔案信息化管理對管理人員的專業度和素養有著較高要求，但是部分事業單位缺少專業的檔案管理人員，培訓力度小，部分檔案管理人員的能力和水平均無法滿足檔案信息化建設要求，不利于檔案信息化建設發展。

三、信息化背景下事業單位檔案管理模式的優化對策

（一）創新單位領導的思想理念

事業單位為了促進檔案管理信息化建設，單位領導應該及時轉變思維理念，明確檔案信息化管理價值，給予檔案管理信息化建設工作充分重視，引導后續工作順利開展。如果單位領導具備超前思維，樹立現代化的互聯網信息化思維理念，就可以實現單位檔案管理現代化，將更多的資源投放在檔案管理信息化建設中。但是，如果單位領導思維意識不滿足時代發展要求，那么必然會給檔案管理信息化建設開展帶來影響。所以，事業單位領導人員需要及時轉變思想理念，創新思維，了解信息時代背景下檔案管理信息化建設的必要性，堅持從檔案信息化管理角度入手，把檔案信息化建設作為重要工作，注重對檔案信息化建設過程，了解檔案信息化建設情況，幫助相關人員及時處理工作中各種問題。例如，投入資金和外包企業簽署檔案智能化掃描加工協議，全面實施檔案智能化掃描管理，不定期對掃描后的電子檔案信息進行檢查，保證檔案信息質量。

（二）提高事業單位檔案信息化管理水平

為了讓事業單位檔案管理更加專業和規范，應優化檔案管理流程，科學設定檔案管理指標，引導檔案管理工作有序進行。在實際工作中，對事業單位檔案信息化建設基礎設施、檔案數據庫、電子檔案管理、檔案信息化利用等進行優化，夯實單位檔案工作基礎，確定好基本業務和技術要求及系統規定，通過高標準引導單位檔案管理工作順利落實，提高單位檔案管理水平。為了充分發揮檔案信息化管理價值，應注重信息技術的引進。一方面，在事業單位內部建立專業化的檔案管理信息系統，同時把事業單位檔案管理信息系統和單位內部辦公自動化系統充分連接，形成一個完整的系統體系，促進檔案信息的傳遞和共享，對檔案信息電子文件進行全過程管理。另一方面，不斷優化并改革現有信息檢索技術，通過使用各種現代化檢索技術來提高檔案資料檢索工作效率，并且加強信息技術安全管理，對重要信息技術進行安全保密，尤其是聯網后的檔案信息，更應建立安全防護系統，加強病毒掃描和木馬防控，保證事業單位檔案信息的安全性。

（三）注重檔案系統的硬件安全管理

在信息化背景下，為了更好地完成事業單位檔案管理系統建設工作，需要加強硬件安全管理。在此過程中，設備安全主要包括系統硬件安全及其他因素對硬件設施安全帶來的影響。系統硬件自身安全問題，如網絡設備安全，其中涉及了存儲系統安全、服務器安全、設備操作安全等。其他影響因素則是指各種災害帶來的影響，相關人員需要定期對硬件設施進行質量檢查，從根源上防止安全問題的發生。系統硬件對檔案信息化管理和數據保存有著直接影響，需要給予高度重視。除此之外，為了實現事業單位檔案管理信息化和數字化，相關管理人員應注重信息技術管理，合理使用相關軟件，保證軟件運行安全。事業單位數字化檔案可以實現信息傳遞和共享，并對單位發展有著現實性意義。在事業單位數字化檔案的背景下，一些不法人員會通過各種非法手段盜取單位重要檔案信息，這種情況需要合理使用網絡安全技術。通過設置安全密碼對信息進行安全保存，相關人員應定期對檔案信息進行核查，避免遭受病毒攻擊，及時對重要檔案信息備份，把身份認證融入其中，及時防范和處理各種風險，將風險控制在合理范疇內。對于事業單位而言，應該明確檔案管理價值，及時備份檔案信息，其中包含紙質檔案，并建立檔案恢復體系，在數字檔案遭受攻擊的情況下，可以及時修復。

（四）構建完善的管理機制體系

在進行事業單位檔案信息化管理過程中，應該把數字化當作根本。在科學技術水平不斷提高的背景下，數字技術成為事業單位檔案管理廣泛采用的方式。要求事業單位在開展檔案管理工作時，科學設定檔案管理目標，結合檔案信息化發展趨勢，采用數字化技術進行檔案管理，促進單位檔案管理模式的改革創新，把數字技術融入事業單位檔案管理體系中，深化并改革檔案管理機制，這樣可以為事業單位檔案信息化管理工作開展提供指導，讓單位檔案管理任務更加全面和具體，有利于滿足為事業單位提供多方面服務的要求。除此之外，要想快速實現檔案管理信息化系統建設，需要以現有的管理體系為根本。在實際執行過程中，應該把建立檔案信息化管理系統當作側重點，為檔案數字化系統建設提供方案，保證信息化管理工作的順利進行。并且，事業單位應完善相應的管理機制，規范檔案管理人員的工作行為，確定好檔案管理權責，充分挖掘檔案信息化管理價值。事業單位管理者需要結合檔案信息化管理要求，選擇適宜的管理方式和平臺，保證系統運行的穩定性。在落實好檔案管理工作的情況下，對檔案信息及時采集和整理，做好備份工作，設置對應的病毒防控系統，保證系統運行的安全性。針對硬件設施，鑒于事業單位檔案管理的煩瑣性，應該加強硬件設施投資建設，選擇大容量的硬盤進行檔案信息保存，避免單位檔案信息丟失，保證檔案的完整性和準確性。

（五）提升事業單位檔案管理人員整體素質

人員素質將會給事業單位檔案管理工作發展帶來一定影響。為了提高單位檔案管理水平，應該結合單位檔案管理的具體情況，通過檔案管理任務實踐分析，提高相關人員專業素養和水平。事業單位可以鼓勵相關人員主動學習，更好地迎合時代發展要求，掌握現代化管理知識和技術，通過理論和實踐探究提升自己、完善自己，并將所學知識應用到檔案管理中，提高單位檔案管理水平。事業單位需要定期對檔案管理人員進行專業培訓，制訂詳細的培訓計劃，嚴格按照管理要求進行檔案管理人員的崗前培訓，充分挖掘檔案管理人員的優勢和價值，為事業單位更好發展提供支持。除此之外，隨著信息時代的到來，給檔案管理人員綜合素養提出嚴格標準，為了吸引更多的復合型人才，需要從人才培養和引進兩個方面來實現。在人才引進過程中，事業單位可以和各個高校建立合作關系，從畢業群體中選拔優秀人才。并且，通過對事業單位現有檔案管理人員的考核，重點培養信息化背景下的檔案管理人才，提高事業單位檔案管理信息化水平。在提高檔案管理人員專業水平的同時，還要注重對管理人員進行法律教育，加強檔案人員職業道德培養。根據信息化時代發展要求，檔案管理人員除了要具備較強業務能力，還要具備一定的職責意識和職業素養，并在檔案管理過程中，嚴格按照我國法律要求操作，從根源上減少違規違法行為出現，維護事業單位和國家的利益，促進事業單位更好地發展。

結 語

在事業單位中，檔案作為社會、經濟發展的主要載體，檔案管理信息化不但能夠幫助管理人員緩解工作壓力，減輕工作量，提高工作效率，同時便于事業單位對內部人才的規范化管理，培養更多優秀人才，滿足市場經濟快速發展要求。在實際工作中，事業單位領導應該及時調整思想理念，明確檔案管理信息化建設的意義，以身作則，鼓勵更多的人員主動參與到檔案管理信息化建設工作中，提高單位檔案信息化管理水平。并且，事業單位應加強內部宣傳教育，讓每個人都能夠了解檔案信息化管理的必要性。通過定期培訓，提高檔案管理人員專業水平和素養，制訂詳細的檔案管理計劃，完善相應的管理體系。根據當前事業單位檔案信息化管理狀況，找到信息化管理中出現的問題，分析問題產生的原因，采取有效措施整合單位現有資源，并對信息資源進行開發和利用。注重檔案資料歸檔與保存，大力開發現有資源，充分發揮檔案信息實際價值，為事業單位的經營發展提供支持。