關(guān)于企業(yè)檔案管理體制改革的探討

陳浩菲

（青島市交通規(guī)劃設計院有限公司，青島 266100）

引 言

在經(jīng)濟體制不斷改革的大環(huán)境下，企業(yè)只有在自身管理方面不斷創(chuàng)新及開拓，才能夠發(fā)展壯大，向可持續(xù)發(fā)展的目標前行。同時，在檔案管理體制改革方面，務必要與時俱進、開拓創(chuàng)新，為企業(yè)的快速健康發(fā)展發(fā)揮有力的促進作用。本文通過對企業(yè)檔案管理體制改革的探討，促使人們對企業(yè)檔案管理有新的認知，只有以知促行、以行促知，檔案管理工作才能夠擁有新的突破和起色。

一、企業(yè)檔案管理體制改革的必要性

（一）是新型檔案管理理念形成的基礎

在經(jīng)濟社會不斷提升及快速發(fā)展的態(tài)勢下，企業(yè)所發(fā)揮出的貢獻作用是巨大的。同時，企業(yè)要想發(fā)展壯大，就必須在管理方面有所建樹。只有取得優(yōu)異的成就后，才能夠在市場競爭中擁有自身最為核心的競爭力，進而達到取勝的目的。在此過程中，企業(yè)檔案管理作為企業(yè)管理的一部分，發(fā)揮著舉足輕重的作用，務必要切實性地重視及關(guān)注。此外，在不同的發(fā)展階段及時期，企業(yè)只有不斷調(diào)整變化自身理念，才能夠適應發(fā)展所需。

為此，企業(yè)檔案管理改革勢在必行，通過改革促使新型檔案管理理念深入人心，促使新型管理方式、管理方法等發(fā)揮自身應有的效力作用，為企業(yè)檔案管理注入新的血液，使其獲得新的發(fā)展成果，在滿足現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展需求的同時，進一步為企業(yè)的整體發(fā)展打下堅實的基礎。

（二）是檔案信息資源安全性的有力保障

企業(yè)檔案將是企業(yè)商業(yè)機密、企業(yè)發(fā)展前景的有力見證，具有珍貴的保存價值，因此務必要切實地重視，不能夠出現(xiàn)一絲波動及異常。在此過程中，促使檔案管理信息化與辦公自動化系統(tǒng)的結(jié)合，將是新時期下檔案管理改革過程中的又一次全新突破，通過網(wǎng)絡化辦公系統(tǒng)對檔案資料進行有效監(jiān)控、歸檔后，各類檔案得以分類別存放，檔案得到有效梳理，檔案管理井然有序，加之保密工作的有力執(zhí)行，檔案的安全性及保密性才能夠得到有力保障。

此外，對于各大企業(yè)而言，人員離職、入職等情形較為頻繁。因此，紙質(zhì)檔案易產(chǎn)生信息泄露、保存及查詢工作量重等方面的劣勢逐漸凸顯。而實現(xiàn)檔案管理信息化后，不僅能夠有效保護員工隱私，還能夠進一步避免檔案損壞。在實際應用過程中，檔案的所有調(diào)動信息、查詢記錄等，都可以在檔案管理信息建設的平臺上快速獲得。在管理工作壓力減小的同時，檔案的價值才能夠得到有效發(fā)揮。

（三）有利于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展

在市場競爭日益激烈的大背景之下，企業(yè)檔案體制改革與管理信息化建設將是大勢所趨。同時，企業(yè)要想在市場競爭之中突出自身的優(yōu)勢，務必要加快企業(yè)檔案管理的信息化建設步伐。實現(xiàn)資源共享，提高企業(yè)的檔案利用率，將進一步對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生積極的推動作用。在此過程中，通過企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資料的匯總，企業(yè)未來發(fā)展的規(guī)劃、期望等才能夠有理有據(jù)，進一步為企業(yè)各項建設工作起到夯實作用。

二、現(xiàn)行企業(yè)檔案管理體制的問題所在

（一）企業(yè)檔案管理思想認知落后

在經(jīng)濟快速發(fā)展的態(tài)勢下，各企業(yè)經(jīng)歷各種風雨洗禮，得以堅持自身的發(fā)展理念、實現(xiàn)自身的使命及價值，進而一步步成長壯大，成為獨立的經(jīng)濟實體。然而，在發(fā)展過程中，大多數(shù)企業(yè)都對企業(yè)檔案管理工作有所輕視。大多數(shù)企業(yè)管理者都錯誤地認為檔案管理僅是一項服務保障性工作，可有可無，對企業(yè)的運營起不到任何實質(zhì)性的作用。此種短淺、較為片面化的認知背后，是他們對于檔案管理工作處于盲區(qū)的表現(xiàn)。殊不知，一個企業(yè)所有的發(fā)展規(guī)劃，都離不開檔案資料所發(fā)揮的助力作用。只有以檔案資料為基礎，才能夠促使規(guī)劃的科學性、合理性得到提升，才能夠避免走更多彎路的情形產(chǎn)生，對企業(yè)的發(fā)展極為有利。而企業(yè)經(jīng)營者未結(jié)合自身實況制定完善的企業(yè)檔案管理制度，致使建檔、歸檔、查檔等環(huán)節(jié)存在各種漏洞，出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息不全、缺失等問題，產(chǎn)生的影響將是巨大的。如果在崗員工無檔案或檔案信息不全，不僅會影響員工的薪資、工齡等一系列待遇，而且企業(yè)的持續(xù)發(fā)展也將受到極大的阻力。員工作為企業(yè)的主體，在企業(yè)發(fā)展過程中產(chǎn)生的影響是巨大的。

（二）人員素質(zhì)問題

在企業(yè)的檔案管理工作中，檔案管理人員作為第一責任人，身負重任，務必要對檔案管理改革進行深入了解和分析，懂得改革的重要性、緊迫性，以認真、嚴謹?shù)膽B(tài)度對待檔案管理改革工作，使檔案管理工作擁有新的突破及發(fā)展。同時，任何改革都將遇到種種挑戰(zhàn)及困難，相應的檔案管理人員務必要擁有不怕挫折、不怕失敗的信心，堅持不懈地在改革上下功夫，最終取得改革工作的勝利。通過改革的舉措，檔案管理工作的效率能夠得到有力提升。在企業(yè)的競爭能力增強后，企業(yè)的發(fā)展才能夠邁上新的臺階，進一步實現(xiàn)創(chuàng)造更多價值的目標。

然而，就目前的狀況而言，大多數(shù)檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊，欠缺先進理念和專業(yè)性檔案管理技能，這必將對檔案管理工作的長遠化發(fā)展產(chǎn)生不利影響。檔案管理工作表面看似輕松簡單，殊不知，要想做好做精，必須具備一定的業(yè)務素質(zhì)。如果業(yè)務知識不熟練，將無法滿足檔案管理改革的實際需求。同時，一些企業(yè)沒有專業(yè)的檔案管理人員，大多數(shù)情況下，由非專業(yè)的檔案管理人員負責檔案管理工作，檔案管理工作表面化問題處于擴大發(fā)展的態(tài)勢，企業(yè)檔案資源在資源優(yōu)化配置方面處于不利的發(fā)展態(tài)勢中。

（三）私營企業(yè)數(shù)量劇增

新時期下，私營企業(yè)數(shù)量劇增的局面將對經(jīng)濟的發(fā)展產(chǎn)生深遠的促進作用。然而，目前大多數(shù)私營企業(yè)檔案管理工作滯后、管理不規(guī)范的情況較為突出，這必將對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生極大的不利影響。在實際檔案管理過程中，工作制度不健全的現(xiàn)象不僅會給企業(yè)的檔案管理帶來極大的挑戰(zhàn)與壓力，而且對于企業(yè)的成長、規(guī)避風險等都將產(chǎn)生不利的影響。

三、企業(yè)檔案管理體制改革策略

（一）依法開展檔案工作

檔案管理部門必須根據(jù)企業(yè)檔案管理制度的要求，對企業(yè)檔案工作實行監(jiān)督、檢查等一系列工作。同時，企業(yè)檔案管理部門務必要依法服從上級管理部門的監(jiān)督及指導，積極發(fā)揮自身的優(yōu)勢及潛能，從不同角度出發(fā)，在健全企業(yè)檔案管理制度方面下深功，進一步依發(fā)揮制度的引導及制約作用，才能夠使檔案管理工作取得新的成就。

在實際管理工作中，檔案管理部門應運用法律手段治理檔案工作，自覺接受行政部門的檢查、監(jiān)督。同時，在檔案管理過程中，因失職、瀆職等原因致使檔案損毀、丟失時，應采取相應行政處罰的舉措。這樣不僅能將檔案管理人員的責任心調(diào)動起來，而且能促使員工擁有較強的危機感，在工作中積極發(fā)現(xiàn)存在的隱患，發(fā)揮自身的潛能，及時采取有效的措施處置。只有這樣，檔案管理工作才能不斷發(fā)展壯大，進一步取得有力的發(fā)展成果。

此外，檔案管理部門在做好切實性的宣傳工作，加強與企業(yè)各個部門之間的溝通與協(xié)調(diào)后，才能促進檔案管理工作得以有序、穩(wěn)定地開展及實施。在此過程中，應改善檔案管理不規(guī)范的現(xiàn)狀，制定切實可行的檔案管理舉措，促使企業(yè)檔案管理工作進一步朝向科學化、規(guī)范化的方向前行，達到產(chǎn)生更多價值及影響力的目的。

（二）優(yōu)化利用各種新技術(shù)

在市場競爭越來越激烈的局面下，企業(yè)只有以市場為導向去發(fā)展，才能夠所向披靡，進而取得更大的發(fā)展優(yōu)勢，取得更多的發(fā)展成就。為此，企業(yè)務必要在現(xiàn)有的基礎上，注重自身轉(zhuǎn)型與改革，促使自身的實力增強，在激烈的市場競爭中更好地生存及發(fā)展。為此，企業(yè)檔案管理體制改革將是大勢所趨，務必要切實關(guān)注及嚴控，利用各種新技術(shù)，通過計算機網(wǎng)絡技術(shù)的應用，建立檔案信息一體化模式，在檔案管理方面取得新的成效。

在此過程中，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息聯(lián)網(wǎng)、檔案信息資源共享，不僅可促進檔案管理工作的規(guī)范化程度得以提升，而且查檔、調(diào)檔等環(huán)節(jié)工作的便利性提升后，能夠進一步達到節(jié)約資源與成本的目的，為企業(yè)各項工作的科學決策提供助力。

同時，應簡化檔案管理程序，以促使檔案管理人員的工作效率得到提升，避免人力資源浪費的情形出現(xiàn)，有效防止企業(yè)檔案信息丟失等問題發(fā)生，這對企業(yè)內(nèi)部各項工作的順利開展能夠起到極大的促進作用。

（三）加強信息資源的開發(fā)和利用

在企業(yè)的檔案管理工作中，信息收集和歸類工作是重中之重，需要切實關(guān)注。在此過程中，應收集各種與企業(yè)運營發(fā)展相關(guān)的信息數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的完善度、準確度，以取得企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展成果。同時，運用網(wǎng)絡技術(shù)建立電子檔案庫，將對提升檔案信息數(shù)據(jù)的利用效率產(chǎn)生巨大的影響作用，此種模式受到人們的青睞，應大范圍地推廣應用。

此外，持續(xù)性針對檔案管理人員進行實時培訓，切不可有一絲懈怠。通過培訓工作不斷提升檔案管理者的綜合素質(zhì)，促使人員管理能力提升，使各管理人員的責任心、工作態(tài)度等能夠符合工作需求。同時，管理人員的潛能發(fā)揮出來后，檔案管理工作才能夠取得新的成果。

與此同時，根據(jù)管理人員的實際情況及所需，通過理論知識與實踐技能相結(jié)合的培訓方式，促使檔案管理人員深刻認識到檔案管理的重要性，進一步結(jié)合自己的經(jīng)驗所得，掌握深層的管理內(nèi)容及方法，積極開拓適合自身發(fā)展的道路，企業(yè)檔案管理工作才能夠擁有新的起色和突破性發(fā)展。

此外，可以通過優(yōu)秀人員現(xiàn)場進行經(jīng)驗介紹的方式，促使大家相互學習，避免走彎路的情形發(fā)生。在此過程中，應促使檔案管理人員提升綜合素質(zhì)，培養(yǎng)更多優(yōu)秀的管理人才，適應檔案管理改革的需求，使其擔負起改革的使命，提升檔案信息利用價值。

（四）依靠企業(yè)檔案協(xié)會的力量

企業(yè)檔案協(xié)會能夠承擔起業(yè)務指導、經(jīng)驗交流等方面的工作。在此過程中，企業(yè)檔案管理工作獲得有效的指導后，能夠促使各企業(yè)發(fā)現(xiàn)自身的不足，進一步通過可行性措施的執(zhí)行，井然有序地開展檔案管理工作，并進一步取得豐碩的成果。

通過檔案服務咨詢的中介組織的力量，提供檔案人才培訓、業(yè)務咨詢等事項，企業(yè)檔案管理中遇到棘手問題時，才不至于慌亂無措。可通過咨詢、交流的方式，獲得問題的有效解決方案，這有利于檔案管理工作的鞏固及質(zhì)量的提升。同時，檔案管理人員在工作中不斷積累經(jīng)驗，不斷成長，管理工作的完善性、成熟度等才能夠取得有力的成果。

（五）企業(yè)檔案管理業(yè)務外包模式的推行

企業(yè)檔案管理業(yè)務外包模式，對企業(yè)檔案管理的進一步發(fā)展能夠起到積極的推動作用。在此過程中，通過檔案管理專業(yè)機構(gòu)發(fā)揮出來的效力作用，提供各種貼心、專業(yè)化的服務工作，企業(yè)檔案管理環(huán)節(jié)才能夠取得理想化的成果。

同時，此種模式可對企業(yè)實現(xiàn)資源整合、提升企業(yè)核心競爭力等方面發(fā)揮出極大的助力影響作用。此外，企業(yè)將檔案管理工作從自身業(yè)務板塊中剝離出來，交由專業(yè)機構(gòu)管理后，不僅能夠獲得高質(zhì)量、專業(yè)化的服務，而且能達到減輕企業(yè)管理成本的目的。企業(yè)管理工作方面的壓力減小后，可以集中精力在其他管理方面下深功，這對于企業(yè)優(yōu)化內(nèi)部資源的配置、實現(xiàn)利潤最大化等，能夠起到有力的促進及推動作用，因此該模式獲得了更多企業(yè)的青睞。

結(jié) 語

企業(yè)檔案管理工作在任何時候都將不能有一絲馬虎懈怠。企業(yè)檔案管理工作具有周期長、工作煩瑣等特征，相應的管理部門必須積極推行改革，在專業(yè)化、現(xiàn)代化的管理方式下促使檔案管理工作取得成效，只有這樣，企業(yè)才能夠?qū)崿F(xiàn)大闊步式的發(fā)展，進而取得更大的發(fā)展成就。