事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決方案

張小明

（內蒙古自治區殘疾人就業服務中心，呼和浩特 010010）

引 言

事業單位是國家機關建立的社會公益性質的單位，所以事業單位的檔案管理工作非常重要。現如今，很多事業單位在對檔案信息進行管理的過程中依然采用傳統的方法，這樣不僅影響了檔案管理工作的效率，同時也會影響到事業單位檔案信息的管理效率。為了能夠使這種現狀得到改善，事業單位必須加強檔案管理的信息化建設，并且還要根據事業單位的實際情況，將檔案管理辦法進行完善。只有這樣，才能體現出檔案信息的價值。

一、事業單位檔案管理工作信息化建設的重要性

（一）節省各種資源成本

事業單位在開展檔案管理工作的過程中實現信息化建設，可以與無紙化辦公相結合，這樣不僅能夠節省成本方面的支出，同時還能使檔案管理工作的質量得到提升。事業檔案管理信息化建設可以使檔案管理部門直接建立與各個部門直接的、有效的聯結，檔案信息從開發到領導審批簽字，再到歸檔的全程都要通過計算機設備進行處理，這樣就能有效地提升檔案管理工作的效率。

（二）為檔案信息的歸檔和調閱提供方便

事業單位的檔案信息中包含了很多資料，檔案信息的開發和保存除了能夠將事業單位的變化進行記錄，還能為以后的發展提供參考依據。如果能夠使事業單位的檔案管理工作實現信息化建設，就可以使調閱和歸檔更加方便，同樣也能使檔案信息長久保存。事業單位通過計算機設備將檔案信息進行收集和整理，然后就可以通過計算機系統上的檢索功能對檔案信息進行調閱。另外，利用計算機系統，還能夠擴大檔案信息的存儲空間，從而實現對檔案信息的集成化管理。

（三）提高檔案信息的安全性

事業單位在對檔案信息管理進行信息化建設時，可以在網絡管理系統中構建防火墻技術和恢復系統，這樣就能在加強病毒防御的同時，對用戶的使用權限進行管控，從而提高事業單位檔案信息的安全性，避免網絡黑客對計算機系統造成破壞，防止網絡系統被病毒侵害，從而降低檔案信息泄露的概率。

（四）提高信息數據的處理速度

隨著信息技術的發展，大數據技術已經成為各個行業領域中處理信息的有效手段。同時，大數據技術也能為事業單位的決策提供有效的依據。所以，事業單位檔案管理實現信息化建設能為大數據技術的有效應用提供便利條件。例如，事業單位會定期組織基層干部參加培訓，而與這些培訓有關的信息都會建立檔案，如果管理層要從基層提拔干部，就可以將這些信息當作參考。

（五）實現資源共享

事業單位的檔案管理工作實現信息化建設，就可以和其他單位或者國家檔案管理部門進行資源共享，這樣也能提高檔案信息的利用率，從而體現出檔案管理工作的價值。

二、事業單位檔案管理信息化建設的困境

在信息技術飛速發展的過程中，我國很多事業單位實際上已經開始構建檔案管理的信息化建設。然而，因為缺乏專業的信息技術人才，缺乏信息化建設的經驗，所以事業單位在構建信息化建設的過程中遇到了很多困難。

（一）缺乏對信息化建設的科學構建

很多事業單位的檔案管理工作在實現信息化建設的過程中，過于盲目地投入工作，并沒有根據單位的實際情況提前做好細節性的規劃，其中最主要的原因有以下幾個方面。

首先，事業單位對檔案管理部門的獎懲制度構建得不夠完善，所以負責檔案管理的人員缺乏責任意識，也沒有積極學習先進的管理技術和管理方法，在工作中的態度也非常消極。

其次，由于受到編制的影響，事業單位的人員流動性較小，雖然這樣能夠使事業單位的結構更加穩定，但是也限制了檔案管理信息化建設人才的引進。

最后，事業單位的檔案管理在信息化建設的過程中缺乏專業人員的指導，基本上都是靠單位原來的檔案管理人員自主摸索的，這同樣也會影響到信息化建設的速度。

（二）檔案管理人員的工作能力參差不齊

事業單位的檔案管理工作并不是單純地靠一個人或者一個部門就能獨立完成的，而是需要在大量專業人才的共同努力下協作完成。但是很多事業單位負責檔案管理的工作人員思想都比較守舊，再加上社會環境已經發生了變化，檔案管理工作并不是簡單地將檔案信息的內容輸入計算機系統中就算實現了信息化建設，所以檔案管理人員除了要掌握檔案管理的理論知識，還要學習相應的信息技術的應用方法。只有這樣，才能為后期工作的開展奠定良好的基礎。

（三）缺乏完善的數據庫

在非專業人員的概念中，檔案管理工作就是將收集到的檔案信息進行整合和歸納，然后再將其錄入計算機系統中進行歸檔保存。但實際上，這只是最“皮毛”的工作，檔案管理人員還要從大量的檔案信息中挖掘出有價值的內容。所以，事業單位的檔案管理必須構建完善的數據庫，只有這樣才能提高工作的效率。然而，當前我國大部分的事業單位并未建立檔案管理的數據庫，這對檔案信息的價值體現起到了一定的限制作用。

（四）檔案信息的利用率較低

有些事業單位在開展檔案管理工作的過程中，對于檔案信息仍然采用紙質版的存儲方法。如果其他部門要對檔案信息進行調閱或者查詢，就要先向檔案管理部門進行申請，經過審批之后，檔案管理部門的工作人員才能開始在海量的檔案信息中進行查找。在這個過程中，檔案信息的調閱和審批就要消耗很長時間，再加上檔案管理人員要從大量的信息中進行查找，同樣也會消耗很長的時間，嚴重影響了檔案信息的利用率。另外，紙質版的檔案信息在翻閱的過程中難免造成一定的損壞，如果檔案信息被調閱的次數較多，還會加快紙張老化的速度，字跡也會產生磨損。所以，這種紙質的檔案入庫以后，利用的效率就會越來越低。除此之外，紙質的檔案信息在保存的過程中對環境要求很高，不能長時間受到太陽的暴曬，也不能在潮濕的環境中保存，否則檔案就會發霉。而如果已經歸檔的紙質檔案信息長時間放在密閉的空間中，還容易遭到蟲咬，導致檔案信息的完整性受到影響。

三、事業單位檔案管理實現信息化建設的基礎條件

（一）具備先進的工作理念

事業單位將檔案管理工作實現信息化建設是對傳統工作方法的一種改革，所以除了要轉換傳統的工作理念，還要根據實際情況追加一定的投資，并且事業單位的管理部門還要加強對檔案管理工作的重視。因此，事業單位的管理人員必須具備先進的工作理念，只有管理層開始重視檔案管理的信息化建設，才能在實際工作中投入精力，基層員工的積極性才能被帶動起來，這也是事業單位檔案管理工作實現信息化建設的基礎。

（二）構建一支高質量的專業管理團隊

與傳統的檔案管理工作方法相比，事業單位檔案管理的信息化建設必須具備以下幾個方面的管理知識。

首先，檔案管理人員要具備檔案管理的理論知識，同時還要具備較強的業務能力。

其次，檔案管理人員要學會利用信息技術將檔案信息進行正確的采集，并且還要熟練地利用計算機技術將信息進行整合，然后再將檔案信息進行歸檔，最后還要掌握檔案信息檢索和利用的方法。因此，事業單位要在內部培養專業人才，同時還要從專業院校或者社會環境中引入檔案管理人才。只有這樣，才能構建一支高質量的檔案管理信息化建設團隊。

（三）配備專業的信息化設備

事業單位的檔案管理工作要想實現信息化建設，就必須要配備完善的硬件設備。其中主要涉及：計算機設備、照片采集設備、掃描設備、語音采集系統及多媒體設備等等。只有所有的硬件設施齊全才能將檔案信息進行輸入和整合，最后再進行儲存和歸檔。另外，事業單位還要購買檔案管理的網絡系統軟件，并且要根據網絡的發展隨時對軟件系統進行更新。除了這些之外，事業單位還要為檔案管理的信息化建設配備專業的檔案管理辦公室，并且還要購買一些避免光照造成損壞的家具。

（四）配備專業的安全防護系統

部分事業單位的檔案信息涉及國家機密，所以在實現信息化建設的過程中，必須配備專業的安全防護系統，這其中包含了檔案信息的網絡管理條例、完善的管理方法，以及網絡安全防護技術等。只有將這些檔案信息防護系統進行完善，才能避免事業單位檔案信息中的內容遭到網絡黑客的攻擊，從而導致信息泄露。

四、事業單位檔案管理實現信息化建設的實施策略

（一）加大后續資金的支持

雖然，目前我國大部分的事業單位在檔案管理工作開展的過程中已經逐漸實現了信息化建設，但是整體的建設水平卻沒有得到提升。所以，事業單位的管理部門必須從人力資源和資金上給予一定的支持。因此，事業單位的管理部門要認識到檔案管理信息化建設是未來的主要發展方向，這樣才能使檔案管理實現智能化辦公。另外，管理部門在給予檔案管理信息化建設資金支持的同時，必須做到專款專用。事業單位還要幫助檔案管理部門建立與同類型單位的溝通橋梁，這樣才能引入更多的信息化建設資源和經驗，從而推動信息化建設的快速實現。

（二）對檔案信息進行數字化管理

在實現事業單位檔案管理工作的信息化建設的過程中，數字化管理是一種非常有效的管理模式。數字化管理主要是將檔案信息通過計算機系統進行儲存，然后再將紙質檔案信息上的內容通過掃描儀器和拍照系統進行掃描拍照，然后上傳至網絡。通過這些設備將網絡信息進行整合之后，再整理成檔案形式存儲到數據庫中，并且還要在錄入的過程中標記好檔案信息的內容、名稱、時間，以及卷宗的具體編號等信息，這樣才能為以后的調閱和搜索提供便利條件。事業單位的檔案管理部門通過這樣的方法推動信息化建設，能夠將傳統的檔案信息管理方法進行優化，并且在檔案信息建設的過程中構建完善的數據庫，還能為以后的查詢和調閱節省更多的時間，從而提高事業單位檔案信息的利用價值。

（三）加強對檔案信息的有效管理

檔案信息的資源建設是事業單位檔案管理工作實現信息化建設的重要組成部分。所以，如果缺乏對檔案信息資源的有效利用，信息化建設就很難實現。

首先，檔案管理人員要將檔案信息的全部內容按照目錄做好分類，并且還要根據不同的部門將檔案信息的內容進行系統性的整理。在進行整理的過程中，應該按照集中整合、分別管理的原則和方法對檔案信息進行調配。只有這樣，才能為檔案資源的共享提供便利條件。

其次，檔案管理人員還要將檔案信息的內容進行數字化處理，確保數字化技術能夠完全代替傳統的紙質保管方式，如果檔案信息中有圖片資料，也要采用特殊的技術將圖片進行完整的保存。

最后，檔案管理人員在將這些檔案資源的內容進行上傳的過程中，還要嚴格按照系統平臺上的要求對檔案信息進行分類，避免采用復雜的方式將檔案信息的類別進行錄入。只有這樣，才能提高檔案管理工作信息化建設的效率。

（四）將檔案管理信息化建設的安全制度進行完善

事業單位的檔案管理工作在實現信息化建設的過程中，要加強對檔案信息安全性的重視，并且還要在嚴格的監督下開展工作。

首先，檔案管理人員要構建完善的檔案查詢制度，將對有調閱權限的人員信息提前在檔案管理系統中進行設定，將不明身份人員的調閱權限一律進行攔截，這樣才能提高事業單位檔案信息的安全性。

其次，事業單位的內部員工在對檔案信息進行調閱的過程中，網絡系統要自動對訪問人員的身份、訪問時間，以及調閱的檔案內容進行備份，并且還要確定調閱權限中不能對檔案信息進行任意修改或者泄露，這樣才能防止違法犯罪的事件的發生。

最后，事業單位的檔案管理工作在實現信息化建設的過程中還要構建完善的監督體系，并且還要將監督責任落實到具體的責任主體，促使檔案管理人員能夠起到有效的制約作用，這樣不僅能夠使檔案管理人員的工作態度更加積極，還能提高檔案管理信息化建設的質量。

（五）提高檔案管理人員的綜合能力和職業素養

事業單位的檔案管理工作在信息化建設的過程中，雖然全程都要通過計算機設備進行操作，但是仍然需要人力資源進行管理，所以檔案管理人員的綜合能力和職業素養必須要得到提升。

首先，對于剛剛入職的檔案管理人員來說，事業單位的管理層要組織他們參加入職培訓，并且還要確定考核成績符合要求之后才能讓他們上崗。

其次，對于已經從事檔案管理工作的老員工而言，也要定期組織專業知識的培訓，強化檔案管理人員對信息技術的掌握和運用，提高他們的業務能力，并且還要熟練地運用計算機設備，這樣才能滿足信息化建設的基本要求。

最后，事業單位還要加強對檔案管理人員的思想政治教育，強化每一位基層員工的政治素養，強化他們在檔案管理工作中的服務意識，這樣才能使他們全身心地投入工作之中。

結 語

總而言之，事業單位作為國家公益機構的重要組成部分，檔案信息中有很多內容都涉及國家機密，所以必須加強對檔案管理信息化建設的重視，確保檔案信息的安全性，提高檔案管理工作的效率。