企業檔案意識分析及培養策略探究

文/西安紫薇地產開發有限公司 高蘭

一、檔案意識

一般認為，檔案意識是人們對檔案和檔案工作的認識，包括對檔案工作的性質、價值及地位、檔案法制觀念、檔案利用需求等方面的認識和了解，是一個整體的觀念。

企業檔案意識則是企業中不同的角色對于企業檔案及企業檔案管理工作的認識，包括檔案管理的必要性、重要性等方面的觀點和看法。

二、強化檔案意識的重要性

2020年6月20日修訂的《檔案法》新增了關于增強檔案意識的內容：“國家采取措施，加強檔案宣傳教育，增強全社會檔案意識。”把增強檔案意識作為本次檔案法修訂的內容，表明了增強檔案意識的迫切性與重要性。

檔案意識的強弱直接關系著人們對檔案及檔案工作的認識寬度和深度，關系著人們對檔案的重視程度。在企業中，則關系著檔案工作的開展、落實及企業檔案工作的管理水平，主要表現在以下幾點：

（一）支持檔案工作，減少檔案工作中的阻力。充分發揮檔案功能，推進檔案工作的發展，加大檔案工作的投入，轉變傳統觀念，緊跟社會發展水平，落實檔案信息化，提高檔案工作水平。

（二）樹立檔案工作者的良好形象。改善檔案行業的從業環境，改善人才輸入及培養源頭，為檔案工作提供堅強的人才保障。

三、企業檔案意識現狀

（一）對于檔案及檔案工作的認識淺薄。企業是市場的主體，盈利是企業的目的，因此企業的發展重點在于如何占有市場，創造利潤。檔案及檔案工作作為非主營業務常常被忽視。企業員工對檔案和檔案工作的認知僅僅停留在檔案的借閱層面，對于檔案工作的意義，檔案內容的開發及檔案工作的創新開展缺乏了解。

（二）檔案法制觀念淡薄。法制觀念淡薄基于對檔案及檔案工作的認識不足，對于檔案工作中存在的風險及可能造成的后果認識不足。對于檔案丟失、檔案篡改、檔案泄密、檔案損毀、偽造檔案等違法事實應承擔的法律責任沒有清晰的認識，給檔案工作的規范化管理造成很大阻力。

（三）檔案利用需求單一。因企業員工對檔案和檔案工作的認知僅僅停留在檔案的借閱層面，造成他們的利用需求也停留在利用方面，對檔案內容的再開發和編研工作沒有形成需求鏈，從而影響檔案內容開發工作的開展，沒有形成一個良性循環。

四、企業檔案意識培養策略探究

企業的檔案意識薄弱不是個例，是普遍存在的問題，其形成原因也不是單一的，是長期積累而成的。要想扭轉這一現象，需要針對各個參與角色去一一化解。

（一）領導者檔案意識的培養。領導者的檔案意識是企業檔案意識提升的決定性因素。只有讓領導者認識到檔案及檔案管理工作的重要性才能充分調動企業的資源，獲得資金和人力等方面的支持，自上而下推動企業檔案工作的開展。建立完善的管理制度，充分利用企業的宣傳途徑和手段，加強檔案知識宣傳，培養員工的檔案意識。

領導者的檔案意識培養主要通過外部學習和內部問題反饋兩條途徑進行。利用培訓、會議、工作匯報等方式向領導者傳達檔案管理的理念，加深領導者對于檔案及檔案工作的認識，不斷提高領導者的檔案意識。

（二）形成者檔案意識的培養。檔案形成者是檔案質量控制的源頭，檔案形成者的檔案意識直接影響檔案收集的完整性和檔案的質量，因此要想提升企業的檔案意識，檔案形成者首當其沖。

檔案形成者的檔案意識形成首先應該從制度方面進行規范，企業應建立完善的檔案管理制度，制訂詳細的歸檔范圍及歸檔文件實施細則，讓檔案形成者在日常工作中有據可依。其次，應定期開展業務培訓，加強宣傳，不斷強化檔案意識。

（三）管理者檔案意識的培養。檔案管理者是檔案工作鏈條的主要環節責任人，負責檔案形成、整理、日常維護及開發編研。檔案管理者的檔案意識影響檔案整理的規范性、檔案實體的安全性及檔案工作開展的深度和廣度，因此檔案管理者的檔案意識培養尤為重要。

首先，應保證檔案隊伍專業化，檔案專業和非檔案專業的管理者對檔案及檔案管理的認知偏差較大，直接影響檔案工作水平。其次，應建立常規化的培訓機制，定期參加外部培訓，了解行業新法新規，跟上行業發展。另外，要培養良好的職業習慣，加強自我學習和提升。

（四）利用者檔案意識的培養。檔案利用者是檔案工作的客體，培養利用者的檔案意識有利于減少檔案工作阻力，降低檔案利用過程中的風險，也有利于充分發揮檔案功能，提升檔案工作的地位。

利用者的檔案意識培養主要通過宣傳的方式進行，可結合企業日常宣傳途徑和現代化的宣傳方式，比如公眾號、短視頻、宣傳板、知識競賽等方式，讓利用者從客體的角度配合檔案工作的順利開展。

五、結語

綜上，檔案意識的培養是一個認識活動的展開過程，面對當前企業檔案意識水平，必須認清形勢，對癥下藥，充分發揮主觀能動性，不斷增強檔案意識，達到提高檔案管理水平的目的。