城市建設檔案如何更好地發揮社會服務功能

文/福建省邵武市城市建設檔案館 葉惠

城建檔案是城市發展的產物，能夠反映一個城市的城市規劃和管理狀況。隨著我國城市化進程不斷加快，城建檔案的功能日趨完善，其社會化服務功能逐漸普及，城市居民對城建檔案的認識不斷增加，政府和居民都希望通過完善城建檔案管理工作來提高居民生活水平和生活質量，來更好更高效地管理城市，促進城市經濟、文化和政治快速穩定發展。本文首先分析了城建檔案在城市建設決策、建設項目開展、科研教育發展和法律事務咨詢等方面的服務功能，然后分析了目前城建檔案社會化服務功能發展現狀，最后從驗收制度、審核機制、信息存儲利用和軟硬件設施建設等方面提出城建檔案發展建議，促進城建檔案在社會化服務中的應用。

一、城建檔案的社會服務內容

（一）為城市建設重大決策提供數據支撐。城建檔案是城市建設規劃和維護管理過程中形成的文件，對城市后期建設規劃和維護管理有著借鑒和指導作用。在城市規劃建設過程中，城建局可以根據以往城建檔案中的城市規劃方案或其他城市的規劃方案進行新的城市規劃建設，也可以確定某城市規劃建設方案的可行性，例如在城市中建造跨河大橋需要注意哪些事項，是否在預算范圍內，都可以通過參考其他城市橋梁建設的檔案來了解，從而決定該橋梁建設項目是否可行。因此，城建檔案能夠為城市建設的重大決策提供參考依據和數據支持。

（二）為城市建設工程項目的開展提供服務。城建檔案在城市建設項目中發揮著重要作用。建設項目開工前都要到城建部門申請開工報告，開工報告批準時要檢查建設單位的資金、人員和工作場所等內容，這些都要以檔案形式存檔，而且建設項目開工后所形成的材料進場檢查報告、分部分項工程驗收報告、隱蔽工程驗收報告和最后的竣工驗收報告都要提交到城建檔案部門，這些檔案在企業資質申報、業績考察、工程評優中都會用到，而且城建檔案會成為各參建單位評判彼此實力和信譽的重要參考資料。總而言之，城建檔案可以為建設工程項目順利開展提供幫助。

（三）為科研教育發展提供資料服務。城建檔案記錄著一座城市的發展，蘊藏著豐富的城市歷史與文化，也包括城市群乃至全國的科技和教育發展歷程，可以為科研教育發展提供參考資料。近些年，很多大城市的城建檔案館開始根據檔案館內大量的城建資料編寫自己城市的歷史，書里面包含了教育、科技和文化等內容，編寫完成后出版發行，成為專家學者研究一座城市的重要參考資料，甚至很多專家學者在撰寫學術研究或工程師研究某工程項目的可行性時，都會來城建檔案館翻閱原始檔案資料，尋找一些研究課題、參考資料和數據等。

（四）為社會法律事務提供真實可靠的資料依據。城建檔案可以為居民法律事務提供可靠法律依據，例如某居民區的居民在與開發商（物業公司）因建筑面積、竣工日期或工程質量而產生糾紛且缺乏法律證據和依據時，就可以向城建檔案館尋求法律資料援助，在檔案館查閱與該小區建設有關的所有資料；或者是在房屋裝修、房屋產權登記、拆遷補償等問題上產生法律糾紛時，也可以向當地城建檔案館尋求法律資料支持。因此，城建檔案可以維護居民的合法權益，為社會法律事務提供真實可靠的資料依據。

二、城建檔案館社會服務功能發展現狀

（一）城建檔案資料查詢功能發展現狀。城建檔案資料浩如煙海，人們想要在海量資料中尋找所需資料信息費時費力，因此需要建設檔案資料信息查詢系統來提高檔案信息查詢效率。目前，我國大部分城建檔案館將城建資料分類整理，標上圖例和標簽，以便于人們查詢。但這種方法比較費時費力，尤其是在大城市的城建檔案館內，檔案館一共有十多個檔案室，查詢某條信息不僅要跨越多個檔案室，還要在檔案架間尋找所需的資料，查詢效率大大降低。

（二）檔案網站服務發展情況。一些城市的城建檔案館開設了專門網站，提高城建檔案資料查詢效率。一些檔案網站并不對外開放，只能夠在城建檔案館內部使用，因此人們查詢某些資料需要到檔案館進行網絡查詢。一些城建檔案網站雖然對外開放，但是城建資料不齊全，畫面模糊，難以使用。這是因為城建檔案館在進行電子化錄入資料時設備落后，導致電子資料畫質較差，且錄入效率慢，而且檔案網站的數據庫內存小，難以存儲過多的電子資料信息，導致檔案網站收錄的城建資料不齊全和畫質較差，這些都嚴重影響了城建檔案網站的服務水平和效果。

三、加強城建檔案建設，發揮服務功能的建議

（一）依法治檔，取消城建檔案預驗收制度。1998年，我國針對城建工作制定了很多法律法規，促進了城建檔案的法制化管理進程，并且確立了我國城建檔案預驗收制度。所謂的檔案預驗收，是指將城建檔案館接受范圍內的建設項目的各項建設資料在竣工前全部提交到城建檔案館進行資料檔案預驗收。如果建設項目不能按要求提交建設資料，建設行政主管部門就不能批準建設項目竣工驗收。但是隨著我國城市化進程的不斷加快，城市建設項目日益繁多和龐大，城建檔案預驗收制度越發過失與落后。如果繼續執行城建檔案預驗收制度，城建檔案館一下接收大量建設資料，難以在短期內審核完，會耽誤建設項目竣工時間，不利于加快城市化進程。因此要取消城建檔案預驗收制度，而是采用城建檔案實時驗收制度，每完成一部分分項工程，就要提交相應的建設資料，城建檔案館及時審核這些資料，有問題及時反饋并整改，這樣在竣工前審核建設資料的壓力會大大減輕，有利于建設項目及時竣工驗收。

（二）實現工程建設項目檔案實時審核。取消城建檔案預驗收制度，建立城建檔案的實時審核制度，所有城市工程建設項目都要以分部分項工程為單位，每完成一分部分項工程就要提交該分項工程的建設資料，然后由城建檔案館審核，審核通過方可進行下一步施工。通過城建檔案實時審核制度，一方面可以及時發現工程建設項目建設資料存在的問題，讓參建單位及時整改，避免下次出現同樣的問題。同時通過分部分項工程的驗收資料，可以查找建設項目在建設安全和質量方面存在的問題，聯合建設行政主管部門對建設項目的質量和安全進行全方位檢查，避免建設項目出現質量問題和安全事故。城建檔案實時審核的方法能夠確保在竣工驗收前將大部分建設資料審核完畢，不用像檔案預驗收制度那樣在短短幾天內將所有建設資料驗收完畢，大大降低了檔案驗收和審查的工作壓力，而且及時檢查及時整改，降低了之后建設資料的出錯率，提高了工作效率，提高了城建檔案的質量。

（三）發揮城建檔案館信息資源存儲與利用中心的作用。城建檔案館擁有一座城市所有的建設資料信息，本身是一個城建資料信息源。城建檔案館應該廣開信息資料收集門路，聯合城建部門，了解城市規劃，查看各個在建工程和完工工程的建設資料是否齊全，如果存在疏漏要及時補全，確保城建檔案館資料信息的齊全性。同時城建檔案館應該充分利用這些城建資料信息，提高其社會服務功能。例如居民在處理民事糾紛時需要城建檔案館提供的資料信息作為證據；建設單位在決定開始一個項目前，通過分析城建檔案以往建設項目信息來判斷該項目的可行性與造價，然后決定是否開工；專家學者在進行城建方面的學術研究時，需要城建檔案信息來選課題、分析課題和論證研究。所以城建檔案館應該廣開門路，對市民開放，然后將館內各類資料分類整理好，并引入搜索機制，讓人們通過搜索關鍵詞快速找到自己想要的資料，提高城建檔案館信息資源的利用率。

（四）加強軟硬件更新和優化，提升網絡服務水平。加強城建檔案館軟硬件的建設，實現城建檔案的信息化管理。首先，要加大對城建檔案信息化建設的投資力度，通過購買先進的計算機、掃描設備和網絡服務器等硬件設備以及設計城建檔案信息系統和網絡等軟件系統，整體提高城建檔案電子錄入、存儲的效率和數量，利用信息化管理模式提高城建檔案管理效率和質量。其次，要拓寬城建檔案的服務領域，加大社會服務力度。城建檔案信息管理系統完成后，要充分利用信息系統來進行跟蹤服務、專題服務和數據庫服務等多元化的社會服務，加強城建檔案館與其他行政機關單位的合作，將城建檔案信息分享給各行政部門。同時，各行政部門將關于城建的信息分享給城建檔案館，實現部門信息的共享，為城建檔案館提供海量城建信息。努力擴展面向社會的中介服務，開發檔案寄存、調研、技術和信息支持、咨詢服務等多元化的社會服務，提高城建檔案館的社會化服務功能。

四、結語

在現代城市化進程中，城建檔案發揮著重要作用，不僅能夠為城市建設出謀劃策和提供借鑒，還可以面向市民，為市民提供科研教育和法律援助。目前，我國城建檔案在社會服務功能建設方面信息化落后，城建資料收集、整理、查詢和共享等方面都有待加強。因此，為了充分發揮城建檔案館的社會服務功能，需要依法治檔，采用工程建設項目實施審查制度，提高城建信息資料收集效率和檢查效率，確保城建資料信息的準確性和全面性，及時對城建資料信息分門別類，利用現代技術搭建城建資料信息網絡服務平臺，提高檔案館內的網絡建設和硬件建設，提高城建檔案資料信息的查詢效率和信息共享效率，真正發揮城建檔案的社會服務功能。