淺析會計檔案管理對會計工作的重要性

文/國家檔案局干部教育中心 黃瑞錦

會計檔案是機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織在經(jīng)濟(jì)管理活動中產(chǎn)生的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告和其他具有保存價值并作為歷史記錄保存起來的會計核算專業(yè)材料。是記錄和反映本單位各項業(yè)務(wù)發(fā)展的重要經(jīng)濟(jì)憑據(jù)，完整準(zhǔn)確的會計檔案對于研究單位各個時期的經(jīng)濟(jì)和財務(wù)活動具有重要作用，是單位制訂政策、研究問題和開展一系列經(jīng)濟(jì)活動的可靠依據(jù)。不僅能夠在各種各樣的經(jīng)濟(jì)活動糾紛中維護(hù)單位的經(jīng)濟(jì)利益，還能為會計分析和會計核查提供一定的依據(jù)。所以，會計檔案管理是會計工作進(jìn)行中的一個重要環(huán)節(jié)。《會計檔案管理辦法》的修訂與實施意在加強(qiáng)管理會計檔案，更好地對會計檔案進(jìn)行保護(hù)，提高其利用率。

一、會計檔案的特點與功能

（一）會計檔案的特點。主要包括如下幾點：

1.專業(yè)性。由于會計檔案是緊緊圍繞著會計工作展開的，有其獨特的業(yè)務(wù)性質(zhì)，所以會計檔案具有一定的專業(yè)性特點。會計檔案從載體上可分為兩種形式：一種是包括會計憑證、會計賬簿、會計報表、其他會計核算材料及在管理過程中手工填制的以紙質(zhì)形式存在的會計檔案；另一種即以數(shù)據(jù)形式存在的非紙質(zhì)會計檔案。例如在工作中用財務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的會計處理過程性或結(jié)果性數(shù)據(jù)，導(dǎo)入電子檔案系統(tǒng)保管的電子會計檔案，或?qū)⒓堎|(zhì)會計資料掃描，相關(guān)信息存儲至磁盤、光盤、磁帶等介質(zhì)而形成的電子會計檔案。會計檔案中，憑證、賬簿和報表都具有表格的特征，都有其固定的格式和填寫項目，主要通過數(shù)據(jù)來記錄單位各項經(jīng)營狀況、財務(wù)收支情況及企業(yè)的盈利和償債能力。另外，會計檔案的裝訂和保管也具有自己的特性。

2.廣泛性。凡是能夠獨立核算的單位都會形成會計檔案。無論是企業(yè)還是事業(yè)單位、行政機(jī)構(gòu)，都會展開一系列的經(jīng)濟(jì)活動，從而形成會計檔案，尤其一部分自收自支的事業(yè)單位，其性質(zhì)相當(dāng)于企業(yè)，實行獨立核算，單位自負(fù)盈虧，此類情況一般都設(shè)有專門的檔案管理部門保存檔案，所以具有一定的廣泛性。

3.嚴(yán)密性。會計部門通常在一個會計年度產(chǎn)生數(shù)量龐大的會計資料，這些資料之間聯(lián)系緊密，由原始憑證到記賬憑證，再根據(jù)記賬憑證填寫會計賬簿，最后根據(jù)會計賬簿出具會計報告，所有資料環(huán)環(huán)相扣，它們的產(chǎn)生有一套嚴(yán)格的流程。會計檔案相較于其他檔案資料，內(nèi)部規(guī)律性較強(qiáng)，任何一項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)從開始到結(jié)束，都有連續(xù)的記錄，保持了會計檔案的整體性。這有利于單位進(jìn)行準(zhǔn)確的計算和綜合分析。

4.發(fā)展性。隨著社會發(fā)展的多元化和現(xiàn)代化，經(jīng)濟(jì)活動中所使用的媒介也發(fā)生了相應(yīng)變化，例如，由于數(shù)字支付、手機(jī)審批等交易方式的出現(xiàn)，電子發(fā)票、電子匯款單等現(xiàn)代化會計檔案應(yīng)運而生，會計檔案的形式不斷被擴(kuò)充。同時，會計檔案隨著不同時期單位內(nèi)的經(jīng)濟(jì)活動而不斷變化，因新的經(jīng)濟(jì)類型變化和發(fā)展內(nèi)控的要求不斷前進(jìn)，檔案的內(nèi)容也隨之變化。

（二）會計檔案的功能。主要包括如下幾點：

1.總結(jié)經(jīng)驗，利于參考。通過會計檔案對反映本單位經(jīng)濟(jì)活動和收支情況的各項經(jīng)濟(jì)指標(biāo)進(jìn)行基本的數(shù)據(jù)分析，全面評價并得出結(jié)論，可以根據(jù)結(jié)論提出對單位管理工作的建議或措施，還可以通過會計檔案進(jìn)行會計分析、預(yù)測和制訂單位管理計劃，進(jìn)而引導(dǎo)各方面的工作。另外，會計檔案如實記錄了本單位各項經(jīng)濟(jì)收支過程，尤其在生產(chǎn)經(jīng)營類事業(yè)單位中起到的作用更加明顯，記錄了全年物資成本、人力資源成本、生產(chǎn)成本以及各項生產(chǎn)經(jīng)營盈利情況，對今后年初預(yù)算的制訂、明確事業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展方向，起到了重要的指導(dǎo)作用。

2.便于核算，責(zé)任到人。隨著政府職能的轉(zhuǎn)變，機(jī)關(guān)事業(yè)單位政務(wù)公開、財務(wù)公開制度深入發(fā)展，各種貪腐、經(jīng)濟(jì)犯罪等行為越來越無所遁形，會計檔案能夠準(zhǔn)確反映單位在日常經(jīng)濟(jì)活動中取得的成績及存在的問題，便于單位自身進(jìn)行核查核算的同時，也有利于會計核查機(jī)構(gòu)對單位進(jìn)行監(jiān)督檢查。一方面，通過會計憑證可以查明各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合有關(guān)的政策、制度、計劃以及預(yù)算的規(guī)定；另一方面，會計檔案是一個集體以及個人經(jīng)濟(jì)活動最原始的記錄，一旦出現(xiàn)了經(jīng)濟(jì)責(zé)任事故，會計檔案作為第一手資料，在梳理案情、披露經(jīng)濟(jì)事故責(zé)任過程中，是最直接、最有利的證據(jù)。

3.以史為鑒，展望未來。隨著社會的日益進(jìn)步，會計檔案的史料價值將日益得到體現(xiàn)，為本單位的各項經(jīng)濟(jì)活動提供珍貴的史料記載，是經(jīng)濟(jì)研究中不可缺少的研究材料。此外，會計檔案為經(jīng)濟(jì)活動提供了原始憑據(jù)，成為證實客觀經(jīng)濟(jì)活動的歷史證據(jù)，具有一定的參考依據(jù)。從國家進(jìn)行經(jīng)濟(jì)政策決策方面來看，國家在制定相關(guān)的經(jīng)濟(jì)計劃時，還可以通過切實研究相關(guān)單位在會計檔案中的各項經(jīng)濟(jì)活動情況，制定出許多更為科學(xué)的決策。

二、會計檔案管理對會計工作的重要性

（一）有利于提高會計工作的效率。做好會計檔案管理工作，有助于會計工作的正確實施。眾所周知，在單位日常經(jīng)營活動中，各類交易往往不是一筆完成的，而是通過多筆交易完成。這時，會計檔案的重要性就得到了很好的體現(xiàn)，可以準(zhǔn)確展示該交易已完成的進(jìn)度和未完成的比例，通過歷史信息來核對交易的進(jìn)展?fàn)顩r等。

（二）有利于為后期核算提供書面依據(jù)。會計檔案對會計分析以及會計核查起到了一定的依據(jù)作用，對制訂有效的經(jīng)濟(jì)計劃及經(jīng)濟(jì)活動決策提供了大量真實可靠、準(zhǔn)確的信息。會計檔案的紙質(zhì)版能夠作為會計核查的一項書面證明資料，而數(shù)據(jù)版的資料則方便單位與核查機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)計和檢查監(jiān)督。兩種形式的檔案共同記錄著單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息，對這兩種檔案的管理給予一定的重視，為單位以后各類會計核算以及資產(chǎn)清查等活動提供了有效的數(shù)據(jù)信息。

三、會計檔案管理過程中存在的問題及對策

（一）存在的問題。主要包括如下幾個方面：

1.對于會計檔案管理的重視程度不夠。在財務(wù)管理過程的最后一環(huán)，是最重要的會計檔案管理。但往往就是這個細(xì)節(jié)，容易被人們所忽略，即便許多單位逐步意識到檔案管理的重要性，可是在實際的財務(wù)管理過程中，依然存在會計管理人員不重視財務(wù)數(shù)據(jù)分析和整理以及歸納總結(jié)的情況。長此以往，會計檔案管理就會失去規(guī)范化以及專業(yè)化的特點和要求，單位的財務(wù)管理效果也會不盡如人意。

2.缺乏較為完善的會計檔案管理制度。會計檔案管理本身并不會直接為單位帶來經(jīng)濟(jì)效益，所以許多單位較為注重資金方面的管理，從而忽視了會計檔案管理工作。長此以往，必然導(dǎo)致企業(yè)單位沒有從根本上認(rèn)識到會計檔案管理制度建立的意義，使得會計檔案管理制度不具備安全性，從長遠(yuǎn)看既不利于會計檔案管理工作的長久運行和發(fā)展，又導(dǎo)致會計檔案管理人員在相關(guān)的規(guī)范落實方面具有一定的障礙。

3.會計檔案因保管不當(dāng)有所漏缺。一部分會計檔案因形成時間較長，期間經(jīng)歷單位搬遷或庫房改建，可能會造成缺漏丟失的情況；還有可能在檔案庫房保管過程中出現(xiàn)疏漏，造成會計檔案的損毀。同時，有些過了保管期限的會計檔案，工作人員可能會隨意處置，造成單位內(nèi)部財務(wù)資料外泄的情況。

（二）解決對策。主要包括如下幾點：

1.加強(qiáng)對于會計檔案管理的重視程度。加大對會計檔案管理工作重要性的宣傳力度，并且嘗試使用多種媒介手段對會計檔案管理工作的必要性進(jìn)行分析和闡述，必要時對會計檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，加強(qiáng)其認(rèn)知度。另外，單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極對國家的相關(guān)政策進(jìn)行了解響應(yīng)，發(fā)揮自身的模范及帶頭作用，使員工正確認(rèn)識到會計檔案管理的意義，最終使得會計管理工作得到廣大工作人員的全力支持。

2.建立完善的管理制度。會計檔案管理過程中一定要依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《會計檔案管理辦法》等法律法規(guī)制訂合適的規(guī)章制度。會計檔案制度的制訂應(yīng)根據(jù)單位性質(zhì)、單位特色和不同發(fā)展時期的經(jīng)濟(jì)特點有所調(diào)整，在實施過程中不斷完善。一方面，要做好會計檔案借閱工作，在借閱的過程中，應(yīng)做好電子與書面兩種資料的備查記錄，規(guī)范借閱制度，保證會計檔案的有效管理；另一方面，要對各類別的會計檔案進(jìn)行分類、分年度管理，這樣就不會在借閱查找的過程中造成檔案錯放、漏放、亂放等現(xiàn)象，達(dá)到統(tǒng)一管理的目的。

3.加強(qiáng)檔案庫房巡查工作。定期對會計檔案存放的庫房進(jìn)行盤查。對庫房內(nèi)的設(shè)備、功能等進(jìn)行檢查。如果檔案的防塵、防腐蝕等工作做不好，一些會計檔案會在高溫、高濕的條件下變得字跡模糊，不能閱讀，從而失去保存的意義。所以，在檔案管理的過程中，一定要保證對庫房的檢查。同時，對于過了使用年限的會計檔案，比如有存續(xù)需求的企事業(yè)單位，有條件的可以選擇性保存；沒有條件保存的單位，應(yīng)當(dāng)按照《會計檔案保管期限最新規(guī)定》科學(xué)銷毀，防止外泄。

綜上所述，無紙化辦公、信息化處理的會計工作方法雖然簡便了會計工作，但也對會計檔案的內(nèi)涵和外延產(chǎn)生了影響，給會計檔案的管理工作帶來了挑戰(zhàn)。正是因為如此，會計檔案的管理越發(fā)顯得重要。只有在明確了會計檔案管理的內(nèi)容、目的，意識到會計檔案管理中存在的問題，并加以改進(jìn)和修正，才能充分發(fā)揮會計檔案在單位經(jīng)營管理過程中所起到的作用。