高校人事檔案信息資源的開發利用分析

文/吉林農業大學 崔立影

高校人事檔案是高等教育工作中專門針對干部人才選拔、培養、使用進行的內容記錄，通常以高校教職員工姓名作為主要特征組成卷宗，依照檔案管理的基本原則、制度、要求等進行保管、使用。這類檔案不僅涉及人才隊伍建設的重要歷史數據，也是極其珍貴的人才信息資源。在社會全面轉型的大背景下，人才已經成為左右企事業單位可持續發展的關鍵要素。因此，高校人事檔案信息資源開發利用越來越受到各方關注和重視，成為高校人力資源管理工作的重中之重。

一、高校人事檔案信息資源開發利用的重要性

（一）實現人力資源科學配置。現代企事業單位管理體系中，人事檔案管理屬于人力資源管理的組成部分。人力資源管理的核心之一就是選賢任能，通過管理活動實現人盡其才、才盡其用。因此，高校人事檔案信息資源開發利用最重要意義之一是實現人力資源的科學配置。高校教職員工隊伍是一支具有動態變化特點的人才隊伍。隨著工作時間的延長，無論是實踐經驗還是職業意識都會出現不同程度的變化。教師隊伍中可能涌現優秀管理人才，管理隊伍中也不乏卓越的研究者、教育者。通過人事檔案信息資源的開發利用，高校各類人才都會擁有施展才華的機會，也能促進高等教育領域人才合理流動、規范流動。同時，深入推進人事檔案信息資源開發利用是新形勢下高校以人為本管理原則的切實體現，是人力資源管理尊重人才、關注人才、愛護人才的客觀表現。這也是著眼于人才個性、特性、發揮高校人才優勢的重中之重。

（二）提高人力資源管理的前瞻性。高等教育實踐活動中，人的因素是至關重要的。無論是教育、科研還是日常管理，高校都需要充足的人力資源支持。員工隊伍新老交替則是高校常態化的現實需要，無論是為了提高人力資源品質還是提升人才隊伍性價比，高校都需要不斷加強對未來人才、員工隊伍的甄別，以便引進更多德才兼備的高素質人才。而在這個過程中，人事檔案信息資源開發利用將發揮出提高人力資源管理前瞻性的重要作用。充分開發利用人事檔案信息資源，有助于高校提前做好人才儲備規劃，不斷提高未來人才隊伍的崗位適應性、職務匹配度。這不僅是全面提高教育、科研、管理質量的重要保障，也有助于高校進一步控制人力資源成本、提高人才隊伍性價比。

二、影響高校人事檔案信息資源開發利用的因素

（一）完整性。一切信息資源開發利用的前提是原始信息全面、詳盡和完備，以此保障后續開發利用活動的客觀、真實、可靠。任何信息資源的缺失或遺漏都會不同程度影響開發利用效果。這也是信息時代提升資源開發利用品質的先決條件。因此，高校人事檔案信息資源開發利用最重要的影響因素之一就是完整性。即，高校人事檔案原始信息采集務必確保不遺漏、無缺失，做到完整、全面、翔實、客觀。其后各種開發與利用才能在最大程度上保障品質與成效。

（二）實效性。作為培養高素質專業人才的基石，高校教職員工隊伍有著顯著的專業性、技術性、知識性特點。其中許多學科領軍人物、科研帶頭者、教育專家等仍然孜孜以求、好學不倦。這種力爭上游的良好狀態常常影響到人力資源管理的方方面面。尤其是各種人才晉級、職稱評定、職業資質更新、薪酬標準調整后，人事檔案必然需要同步更新。這就給人事檔案信息資源開發利用提出了新挑戰。因此，影響高校人事檔案信息資源開發利用又一重要因素就是實效性。即，只有保持人事檔案信息及時更新，針對人事檔案信息資源開發利用的活動才能得到高度客觀、翔實的結論，才能避免開發利用出現錯誤、遺漏。這不僅是高校人事檔案信息資源開發利用保持高品質的前提，也是高校人力資源管理以人為本基本原則的體現。

三、高校人事檔案信息資源開發利用常見問題

（一）重視程度相對有限。雖然開發利用人事檔案信息資源逐漸成為高等教育人力資源管理的趨勢和潮流，但在部分高校中，傳統管理模式殘余影響仍在，導致高校管理層、決策層對人事檔案信息資源開發利用重視不足、關注有限，一定程度上制約了開發利用的成效性。尤其個別高校管理人員將人事檔案管理等同于簡單的檔案保管，除非人員調整變化，否則極少利用人事檔案提高規劃決策的前瞻性、預見性。這不僅導致作為珍貴信息資源的人事檔案埋沒于故紙堆中，也會不同程度降低人力資源管理的針對性、有效性。而從根源上看，個別高校忽視、漠視人事檔案信息資源開發利用仍是管理意識粗放、隨意的不良后果。即，這些高校人力資源管理仍然受到人事行政管理思想束縛，將人視作簡單工具，以事定人。因此，高校人事檔案信息資源開發利用面臨的最大阻礙來自觀念、意識，也是最需要重點突破和超越的樊籬所在。

（二）形式手段陳舊落后。管理思想的制約產生的另一后果就是人事檔案信息資源開發利用形式手段陳舊落后。個別高校無論是人力資源管理還是人事檔案管理完全依賴人工作業，對各種先進技術不聞不問。而人工管理不僅效率極其低下，且工作品質難有保障。尤其是在人事檔案管理過程中，完全人工作業始終無法徹底規避人為失誤造成的缺失、遺漏、破損問題，不僅對人事檔案信息資源的完整性、實效性造成極大負面影響，也會嚴重滯后開發利用活動的時效性。加之人工管理經常存在管理人員主觀臆測等人為因素，容易造成人事檔案信息資源開發利用粗放化、隨意性較大，很大程度上降低了開發利用的品質。

四、高校人事檔案信息資源開發利用途徑

（一）加強宣傳教育，增強服務意識，提高認識水平。正是由于管理思想對開發實踐影響巨大，新時期高校人事檔案信息資源開發利用首先需要加強宣傳教育，增強服務意識，提高認識水平。學院領導與高層管理者應當做好表率，利用一切機會、場合大力宣傳人事檔案信息資源開發利用的積極作用，幫助并引導其他成員改變陳舊落后的觀念、成見。而人力資源管理人員、人事檔案管理者需要全面樹立服務思想，認識到人事檔案管理是為院校全體人員服務的重要工作，改變被動、勉強、原地踏步的不良工作作風。在有條件的情況下，高校應當針對人事檔案信息資源開發利用組織專題培訓、短期強化教育等再教育活動，幫助檔案管理人員、人力資源管理人員端正工作態度、提高敬業精神，更加主動地參與人事檔案信息資源開發利用實踐。

（二）完善制度建設，加快信息整合。要將理論落實到操作層面，制度建立健全是前提和保障。針對人事檔案信息資源的開發利用是一項長期的系統性工程，需要高校不斷完善管理制度，才能實現開發利用實踐的規范化、常態化、長效性。比如，要盡快制訂《人事檔案整理工作細則》《人事檔案材料收集歸檔規定》《人事檔案信息資源開發利用條例》等相關規章。一方面，完善制度有助于院校整體層面提高人事檔案信息資源開發利用的關注度，改變部分教職員工熟視無睹的偏見與成見。另一方面，基于制度推動人事檔案信息充分整合，以全方位的信息資源提升開發利用的可操作性。

（三）建立健全信息化管理機制，推動管理提質增效。新時代，信息技術正在成為推動傳統產業轉型升級的強大引擎。高校人事檔案信息資源開發利用同樣需要建立健全信息化管理機制，推動管理提質增效。一方面，高校需要盡快完善人力資源信息化管理平臺構建，使人事檔案管理充分嵌入并成為平臺不可或缺的組成。另一方面，盡快實現人事檔案電子化、數據化轉化，使人事檔案在形成之初即能以電子信息模式被平臺識別。在此基礎上，平臺可以利用自帶程序實現對人事檔案信息資源的自動收集、整理、分析。這也是利用平臺化管理全面提高開發利用品質和效率的重要手段。不僅如此，為了在更大程度上利用信息化管理的技術優勢，高校還應盡快打通不同平臺之間的數據傳輸通道。部分高校由于信息化建設時間長，不同部門往往因為各自實際工作需要各自建設管理平臺，造成不同平臺間存在信息壁壘，這將給人事檔案信息資源開發利用造成阻礙。打通不同平臺之間的數據傳輸通道就是在消除信息壁壘。這是信息時代背景下高校人事檔案信息資源開發利用的又一重要舉措。

五、結語

作為相對特殊的信息資源，人事檔案開發利用深受技術水平影響，因而近年來才有了長足發展。高校人事檔案信息資源開發利用隨著各種信息技術應用逐漸系統化、規范化。然而，當前仍然有部分高校面臨不少阻礙與困擾。究其原因，除了經驗相對缺乏，管理思想觀念陳舊落后依然是制約高校人事檔案信息資源開發利用的主因。正是由于在意識層面沒有充分認識到人事檔案信息資源的價值，開發與利用的實踐活動出現各種粗放化、簡單化問題。因此，新時期高校人事檔案信息資源開發利用不僅需要充分借助技術支持，更需要轉變觀念，以更加科學、客觀的思想指導為基礎，探索人事檔案潛在價值挖掘路徑。這不僅是高校提升人事檔案信息資源開發利用水平的重要措施，也是以此為先導推動高校人力資源管理現代化、科學化發展的必由之路。