淺談我國檔案信息資源的開發與利用

文/山西汾西礦業集團公司檔案處 郭洋

檔案是人類記憶和把握事物發展規律的關鍵所在，檔案的存在是人類發展史上一項無形的寶貴財富，因此檔案管理工作是維持歷史面貌的重要事業，使瞬間變為永恒，為我們研究歷史現象、準確掌握歷史發展規律、服務社會發展提供了堅實的基礎。作為一名檔案工作者，我們必須認識到自己工作的重要性，端正工作態度，不斷更新工作機制，拓寬服務領域，從實際出發，提高服務質量，在工作中發揮自己的優勢和專業價值。

一、新時期檔案工作的重點

隨著人類和社會文明的發展，檔案的重要性越來越明顯，檔案工作的主要特點也從被動提供變為主動提供。檔案工作的重點之一是為領導的決策服務，接受領導指令，領會領導意圖并轉化為實際行動。這個過程要求檔案工作者能夠充分理解上級指令并做出正確的判斷，從而高效、快速地執行。在領導做出決策時，主動提供相關資料檔案，輔助領導做出全面、準確、有效、符合實際的決策。最后是對相關文件進行整理和歸檔，保證資料的齊全，以便后續參考和利用。

二、關于檔案工作的服務創新

檔案工作既是一項基礎性工作又是一項服務性工作。作為一名檔案工作者，要充分認識檔案的重要性和價值，在工作中要不斷創新和完善檔案管理工作制度，加強檔案管理工作，使檔案工作更好地服務于社會經濟發展。目前來看，我國東西部發展不均衡、城鄉發展不統一等問題導致檔案管理工作水平參差不齊。主要表現有：1.對檔案管理工作不重視，可有可無；2.檔案室等相關設備老化，工作效率低，沒有及時更新導致跟不上社會發展的需求；3.沒有專業的檔案管理工作者，工作人員素質偏低，沒有實現檔案管理現代化；4.服務方式單一，導致檔案利用率低；檔案工作者處于被動提供服務的狀態，缺乏主動性；5.檔案工作者缺少服務意識，服務水平不高。

三、檔案管理工作的矛盾和原因

隨著檔案的重要性被廣泛認可，檔案利用率持續提升，而現有的檔案管理能力與檔案服務需求之間的矛盾日益突出。另外，檔案的利用與開發問題、管理資源的滯后性問題、單一的管理手段等問題頻繁出現，導致現階段的檔案管理工作存在種種困難，究其原因如下：

（一）檔案管理需要大量專業的人力、先進的設施和科學的管理方法。檔案管理工作需要管理者與時俱進不斷創新，檔案管理者在思想層面沒有認識到檔案管理的重要性與必要性，檔案管理意識比較薄弱，不夠重視檔案管理方法的創新與利用。檔案管理方法老舊，檔案管理者自身素質不強，消極面對時代發展和科技進步所帶來的挑戰。檔案開發利用意識和服務意識薄弱，不能夠與時俱進接受新鮮事物，沒有把檔案的開發利用和管理服務有效結合。

（二）檔案管理者缺乏積極主動性。檔案管理者總是被動提供檔案服務，不能主動提供檔案服務。一般要等領導提出要求后才能執行，遇到困難不能主動解決，而是采取消極回避態度，靠領導想辦法，沒有深入找出檔案管理工作的重點。

（三）檔案管理工作本身的特點決定其具有繁瑣性和復雜性特征。檔案管理工作特點對檔案管理者的細心與耐心提出了一定的要求。從工作實踐可以發現，檔案管理者在日常工作中做不到“日總結，月整理”，尤其是處理電子檔案時，不能及時備份并打印留存，使“孤本文件”在網上滯留時間過長，容易造成重要文件流失；對于流動性大的文件不能及時做好交接并存檔，往往造成重要文件丟失無從查找。這些問題一旦出現，不僅會加大檔案管理工作的難度與工作量，還會使檔案管理工作難以順利進行。

（四）檔案種類的不斷變化對檔案管理者的素質要求越來越高。當下檔案管理者的自身素質還不能跟上科技發展和檔案管理工作難度的變化。檔案管理工作涉及領域繁多且形式多樣，如歷史、科研、黨政、教育、財經等多個領域。不管是政府機關單位還是企業民營單位，都涉及檔案管理。目前，檔案管理者大多掌握傳統的檔案管理方法與概念，對于數字化檔案管理方法和理念的認識較為片面，沒有深刻意識到數字化的重要性。部分檔案管理者雖然懂得電子文件的保存方法，但不能清晰分類，未及時備份和更新。

四、檔案工作服務創新的思考

在“十三五”圓滿收官，“十四五”開局的新時期，我們要牢記習近平總書記在2021年團拜會上的講話：“貫徹黨的十九大和十九屆二中、三中、四中、五中全會精神，堅持穩中求進，立足新發展階段，貫徹新發展理念，構建新發展格局。”檔案管理者要總結經驗，分析形勢，明確任務，對當前和今后的局面進行分析，從而實現解放思想，不斷創新，在創造中發現并解決問題。

（一）解放思想是檔案管理工作的重點環節。檔案工作者只有解放思想，才能在工作實踐中實現創新，才能追求發展與改革，才能打破舊制，破除條條框框。當然創新不是一味求變，盲目跟風，而是要堅持從實際出發，總結經驗，通過學習新的知識和思想來武裝自己，要與時俱進樹立正確的檔案管理、利用意識，懂得檔案利用的價值和檔案管理工作創新的重要性。讓檔案工作由封閉的被動提供變為開放的主動提供，為企業的持續發展提供高質量的檔案服務。

（二）要根據時代特色和社會發展現狀開拓新的服務模式。黨的十九大和十九屆歷次全會都提到要立足新發展階段，貫徹新發展理念，構建新發展格局。作為檔案工作者，要堅持貫徹黨十九大和歷次全會精神，把新的發展理念作為創新的必經之路，要發展新的格局新的思想，打破被動提供服務的現狀，從而在新時代長穩立足，不斷發展和開辟新的道路，不斷突破，為檔案管理工作的創新發展奉獻力量。

（三）檔案管理的重點。檔案作為人類記憶和把握事物發展規律的關鍵所在，管理的重點是保證檔案資料的完整性，完整的檔案才能發揮充足的作用，才能給人足夠的借鑒和指導作用。所以檔案的完整保存、完整收集是檔案管理工作的基礎。當然，檔案的收集整理不能完全靠檔案管理工作者，還需要相關領導部門加大宣傳力度，加大人力物力的支持，提供專業的人才隊伍和先進的檔案管理設備，才能從根本上保證檔案管理工作有效進行。另外，企業要結合檔案管理工作的實際情況，制訂科學的規章制度和工作計劃，讓檔案管理工作有標準可循，有規范可依，保證檔案管理工作有序開展。

（四）檔案管理工作的創新和與時俱進。檔案管理工作看似平凡，但實際上卻有著較強的專業性要求。為實現檔案管理工作的與時俱進，要求檔案管理工作者不斷創新，堅持發展。檔案管理工作者要樹立堅定的政治方向與服務理念，發揚工匠精神，在工作實踐中做到以下幾點：一是敬業。敬業是從業者基于對職業的敬畏和熱愛而產生的一種全身心投入，認認真真、盡職盡責的職業精神狀態。二是精益。精益就是精益求精，是從業者對每份工作都凝神聚力、精益求精、追求極致的職業品質。三是專注。專注就是內心篤定而著眼于細節的耐心、執著、堅持的精神，這是一切“大國工匠”所必須具備的精神特質。四是創新。工匠精神還包括追求突破、追求革新的創新內蘊。古往今來，熱衷于創新一直是世界科技進步的重要推動力量。

（五）檔案管理現代化是必然趨勢。檔案的宏觀管理和微觀管理采用的是傳統的手工管理方法，在新的形勢下產生了一系列問題，檔案管理現代化已成為一種必然趨勢。隨著時代的進步和科技的發展，信息化、網絡化、智能化已經成為當今社會檔案管理的主流，檔案電子化節省空間，智能快捷，檔案的利用者可以不受時間地點和類型方式的限制，一部手機、一臺電腦要比一間檔案室的檔案豐富得多。不僅如此，檔案電子化還能節約紙張，節能減排。所以加快檔案數字化發展成為新時期檔案管理工作的重點。一方面，檔案管理工作者需要樹立科學的管理理念和機制，包括先進的管理理念、合理的管理體制。檔案管理工作者需要充分考慮到信息化時代對檔案管理工作的基本要求，結合檔案管理工作的實際需求，制訂合理的管理機制，實現檔案管理工作的規范化與標準化發展。另一方面，企業需要加快信息化軟硬件的引入，為檔案管理工作的有序開展提供充足的客觀條件。軟件的引入以信息化檔案管理平臺為主，信息化檔案管理平臺中包含企業的全部檔案資料，企業員工可以根據自己的查閱權限自主查閱相關檔案資料信息，而檔案管理者則需要做好信息化檔案管理平臺的維護和更新工作。硬件的引入以信息化設備為主，考慮到檔案管理工作的實際需求，其對于硬件條件的要求相對較低，僅需保證硬件設備的數量和質量滿足工作需求即可。

五、結語

綜上所述，檔案管理的開發利用工作與服務意識有所欠缺，檔案管理者要不斷學習與強化自己，用專業的知識武裝自己，做一行精一行，專心專注緊跟時代步伐，發揚工匠精神。用科學的辦法不斷創新檔案管理的方法與形式，在社會發展中發揮自己的作用。