RPA財務機器人在國有企業數字化轉型的應用

劉洋 國能民權熱電有限公司

引言

基于現階段市場經濟的不斷完善，國有企業在經營發展中面臨諸多機遇和挑戰。同時在國有企業深入改革的形勢下，對財務管理產生較大的影響。由以往內部記賬以及資產管理等逐漸轉變為對企業的內部控制，同時，企業財務風險也由傳統財務資料上升到對市場行情的影響。在信息化和數據量持續增加的條件下，國有企業財務管理需要采用先進技術或工具實現進一步優化，推動數字化轉型進程。

一、RPA財務機器人概述

RPA財務機器人是現代科學技術發展的主要成果，其是指流程自動化機器人。通過利用軟件自動化對常規任務進行有效處理。改善原本財務管理中重復、單調、機械以及低價值的事務性操作，借助RPA財務機器人能夠模擬勞動力，通過預先設置的程序功能開展自動化處理，提高業務效率，減少人力投入，促使財務管理向智能化方向轉型升級。從RPA財務機器人技術原理的角度出發，利用其所特有的軟件技術屬性，在既定規則腳本設計基礎上，取代人工實現電腦智能化操作，對傳統業務流程進行優化。同時集成系統表層，跨系統連接網頁以及辦公軟件，在調用操作系統底層技術基礎上，識別和處理計算機中的所有程序，并可模擬人為操作，將多種技術進行組合，不間斷開展機器處理。綜合來看，RPA財務機器人是基于當前計算機系統架構，通過自主設定流程，借助計算機設備執行明確的、業務數量較大的工作內容。

二、RPA財務機器人對企業數字化轉型的作用

（一）實現流程自動化

RPA財務機器人對于企業數字化轉型具有積極作用。首先即是能夠實現流程自動化，根據其技術原理，能夠利用界定較為清晰且存在重復性的業務流程中，針對具有既定規則的交易活動發揮較好的應用效果。尤其企業財務是一項規則性強的領域，往往在從事相關業務時，出現大量的重復性流程工作，傳統模式則是以手工完成為主。這一現狀與RPA財務機器人的應用條件具有很高的匹配性。所以在實踐中應用過程中，RPA財務機器人能夠根據企業財務的業務內容、流程特點等，模擬人工操作進行自動化處理分析，盡可能地降低財務偏差，預防數據欺詐以及操作不規范等問題。特別是近年來，國有企業將RPA財務機器人應用在財務共享服務中心，負責處理費用報銷、采購到支付、訂單到收款、總賬到報表以及資金管理等流程，基于自動化控制流程節點，有助于節省企業人才、技術和時間成本，進而推動財務流程高效運作。

（二）解放人力資源

由于RPA財務機器人的主要功能是模擬勞動力，所以在企業轉型升級過程中應用，有助于解放大量的人力資源。按照RPA財務機器人的原理，其能夠在成本效益原則基礎上，最大限度的發揮財務職能，推動財務人員實現轉型。在應用環節及時將財務人員從重復、簡單、低附加值工作中釋放出來，集中力量開展業務分析、決策支持以及財務預測等高端增值活動，保證財務人員趨向管理型和價值型發展，有利于為企業轉型提供堅定的人才支撐。

（三）構建組織層次化

企業在數字化轉型過程中，對于組織層次的要求較高。為實現企業順利完成數字化轉型，則需要嚴格按照數字化人才培養理念做好頂層設計，重點針對領導者、應用人才、專業人才等類型開展教育培訓，提高財務領域人才支持。一方面，通過應用RPA財務機器人，能夠進一步促進財務人員轉型，優化組織架構。比如RPA財務機器人在財務共享服務中心的應用，有利于對海量財務數據進行自動化處理，解放基層財務人員，并轉移到服務業務、決策支持、預測分析等重點內容上，有利于輔助戰略制定和實施。另一方面，應用RPA財務機器人有助于構建“戰略財務+共享財務+業務財務”以及管理團隊等體系，最大化發揮人機協作效應。

（四）推動職能升級化

RPA財務機器人在企業數字化轉型中，最為突出的作用即是可推動財務職能升級化。其主要表現在以下三個方面：

（1）參與企業戰略決策制定。在企業經營發展過程中，財務部門是其控制成本、統計效益的核心部門，在日常業務中可記錄企業所有經濟交易行為以及信息往來，有助于匯聚大量數據。通過應用RPA財務機器人能夠在一定程度上驅動數字化轉型進程，比如將傳統的小數據集升級為大數據中心，促使傳統財務職能發生有效轉變，在工作中從以往的數據計量等基礎工作，轉向數據深層挖掘、高效利用以及增值保值等功能，支持企業發展戰略的制定。并且RPA財務機器人具有數據檢索、記錄、加工和分析等功能模塊，有助于對大數據進行挖掘分析。

（2）支持業務靈活發展。在企業內部管理中往往存在信息循環、業務循環和管理信息，其中在信息循環方面應用RPA財務機器人，有助于保障財務部門高效、準確地收集和加工信息，推動業務循環以及管理循環相結合，支持業務經營活動順利開展。

（3）提高風險防范和控制能力。企業數字化轉型即是將數字技術與傳統行業進行融合，從而產生新業態以及新模式。但在數字經濟高速發展的形勢下，企業會計環境面臨著一些新挑戰，很容易出現巨大風險，導致企業經營效益受損。而應用RPA財務機器人則能夠有效提升財務部門數據的處理水平，根據數據分析結果準確預判財務風險和非財務風險，推動財務職能從事后監管轉型向事前預算和事中控制，切實提高企業風險防控能力。

三、RPA財務機器人的應用功能

（一）數據檢索與記錄

RPA財務機器人的基礎功能即是數據檢索與記錄。通過設置相應的業務處理規則，模擬人工操作過程，快速、自動地進行數據檢索、遷移以及錄入等環節。同時還可自動訪問安全站點，根據關鍵字段進行數據自動檢索和提取。同時采用編程的方式有效解決檢索操作，更為靈活的獲取頁面信息。即便是在有修改的情況下，無須調整項目架構，有效節約數據遷移時間。同時在記錄工作中，借助RPA財務機器人能夠自動識別紙質文件、接受電子文件等，模擬人工記錄流程，促使數據完整、準確地錄入到設定系統中，實現對文件以及數據的整理歸檔。

（二）圖像識別與處理

RPA財務機器人依托OCR技術可自動識別圖像，提取其中包含的有效信息，并輸出為可結構化處理的數據。當對相應數據進行審查分析時，可輸出對決策具有一定價值的信息。同時利用RPA財務機器人識別相應信息后，能夠對分類結果進行校正以及格式化，再將所提取到的關鍵字段輸出為可結構化處理的數據，進一步減少人工錄入工作量。比如自動識別發票信息、模擬人的判斷開展處理操作等。

（三）平臺上傳及下載

數字化財務系統在操作中，往往需要針對大量數據進行上傳或下載。而RPA財務機器人能夠自動完成數據流的接收和輸出，即是按照預先設定的路徑，登錄相應系統平臺，有效實現不同系統的數據傳遞。如果系統間接口存在一定限制，則會導致數據融通出現障礙，應當借助適當的平臺實施數據同步更新。RPA財務機器人基于模擬人工操作，可自動登錄相應的異構系統，將設定數據有效上傳、下載或其他處理等。

（四）數據加工分析

一方面，RPA財務機器人的應用功能則是對數據信息進行有效檢查、篩選，通過對原始數據開展加工處理，有助于保障數據獲取的準確性和完備性，在自動化檢查程序中，能夠準確識別異常數據并發出預警提示。另一方面，RPA財務機器人可針對多指標報表完成自動化數據運算，滿足個性化管理需求。

（五）信息監控和產出

由于RPA財務機器人是對人的模擬，在財務數據處理中，能夠按照預設流程分配和交接工作流，以此實現自動化批復。通常情況下，RPA財務機器人會從內外部獲取相應的信息數據，按照預先設定的模板或數據要求，開展自動化信息整合、輸出等，從而將預測數據與實際數據開展對比。并以通知、跟催等方式向管理人員發送相應郵件提醒，保證及時進行審核以及批復，有效監控信息和產出，提高財務業務操作的規范性和合理性。

四、RPA財務機器人在國有企業數字化轉型中的具體應用場景

（一）費用報銷

針對當前國有企業改革發展的現狀，在數字化轉型過程中對RPA財務機器人的應用，主要體現在費用報銷場景中。通常情況下，在報銷環節中可實現智能提單、自動付款、自動賬務處理、費用分析等功能。并基于OCR技術的支持，運用RPA財務機器人能夠自動識別各類發票以及單據，通過既定規則對各類票據實施自動化整理分類、匯總以及分發傳遞等。在國有企業的經營活動中，RPA財務機器人可替代人力進行報銷單據的審核和校對，按照預先設定的費控規則開展業務處理，最大限度降低報銷異常問題。同時對完成審核的報銷單實施自動化付款，根據事先設定記賬規則以生成相應的賬務憑證，實時分析報銷費用的合理性以及匹配性，提醒異常報銷單據信息，有效規范報銷流程，避免出現財務處理差錯。

（二）采購貨到付款

采購貨到付款是國有企業財務管理中的重點業務，為實現數字化轉型，則需要運用RPA財務機器人進行處理。一般情況下，主要處理流程涵蓋請款單的處理和查驗，并進行發票認證、采購款項支付等。在具體實施中，RPA財務機器人對請款單進行全面掃描和識別，確認無誤后可錄入到企業內部的ERP系統。然后按照預算設定規則執行發票、訂單以及收貨單匹配，完成確認收貨環節。通過RPA財務機器人能夠對供應商所提供的發票信息進行準確查驗，并對認證后的發票自動審核。完成應付款項支付后，RPA財務機器人將相關信息導入到總賬中，便于進行實時的賬務處理。同時相關財務人員根據對賬時間人工登錄ERP系統則可導出賬單進行核對，如發現異常則自動發送提醒郵件，便于及時開展賬務核對及處理。

（三）訂單到收款

訂單到收款是企業財務業務處理的又一重點內容，為有效推動數字化轉型，則需要在該環節內引進RPA財務機器人，有助于優化訂單到收款整個流程。比如對銷售單錄入及變更、發票開具、返利管理、收款到賬、訂單發貨、收款核銷等流程實施優化。首先，在實踐應用中，針對銷售單的錄入以及變更等，可采用RPA財務機器人自動識別紙質或電子訂單，經過核對后錄入到系統中。當訂單信息存在變更需求時，可實施利用相應軟件系統開展檢索、查詢、修改、保存等操作。其次，RPA財務機器人按照所接受的訂單信息，自動進行開票并分發給相應的業務人員。同時要從客戶管理部門獲取準確的返利申請表，將其上傳到內部系統，再錄入相關內容，形成申請號碼進行依次處理，并將返利訂單發送到審批人郵箱。最后，在訂單到收款流程中借助RPA財務機器人進行銀行流水信息獲取。然后經過精確篩選機制，將所有符合入賬條件的信息均錄入到企業內部財務系統。在收款業務中，RPA財務機器人可針對各項財務信息進行循環檢查，確保收款金額滿足訂單條件。如需收款，能夠基于銀行數據實施自動認領來款，并將相關信息同步到企業的賬務系統，盡可能提高賬款核銷效率。

（四）總賬到報表

針對國有企業的財務發展現狀，總賬到報表處理流程效率直接關系到總體賬務安全和業務實效。尤其是在關賬、對賬以及報表出具等環節，對操作嚴謹性要求越來越高。應用RPA財務機器人能夠進一步推動財務數字化轉型，提高總賬處理能力和報表質量。比如在會計期末，通過利用RPA財務機器人可以高效開展現金盤點、銀行流水核對、確認運營銷售收入等。如果在處理中發現存在誤差，RPA財務機器人第一時間向負責發送預警信息，如未發現異常，則能夠按照既有設定規則實現自動化賬務處理。另外，在總賬到報表的流程中，RPA財務機器人能夠周期性開展記錄和結轉賬務，并每天自動進行對照和調節表打印，極大的節省人力勞動和時間資源，有助于提高財務業務處理效率以及水平。除此之外，RPA財務機器人還能夠自行完成對財務數據的匯總、合并、抵銷、催收以及數據導出等操作，保障財務報表具有模塊化。

（五）資金管理

國有企業相比于民營企業，在財務管理上具有較為明顯的不同，由于企業資產從屬于國家，應當注重資金管理，規范使用和流轉。因此在數字化轉型進程中，通過運用RPA財務機器人能夠充分提高資金管理實效，保障資產資金價值的有效發揮，實現國有企業的健康平穩發展。在實踐應用中，RPA財務機器人可進行銀企對賬自動化業務。即是通過與銀行網絡對接，獲取流水信息后，與企業賬務數據進行核對，同時可開具銀行余額調節表。在現金管理方面，RPA財務機器人能夠自動登錄企業網銀，根據預先設定的資金劃線標準實現現金歸集、執行現金利用計劃等，以此提高對資金動向以及利用情況的監管力度。另外，RPA財務機器人能夠按照企業訂單信息以及供應商信息等，自動進行款項收付。有助于提高資金管理效率，降低人為操作失誤率，為企業轉型發展奠定良好基礎。

結語

綜上所述，國有企業的發展直接關系到國民經濟的建設水平，而財務管理作為企業管理的核心，提高財務業務處理質量和效率是實現轉型升級的重要前提。在當前數字經濟的背景下，國有企業可以結合自身發展實際，在財務業務處理流程中合理應用RPA財務機器人，有助于規范和優化國有企業的財務業務，實現可持續發展。