網上報賬模式的風險及防控措施研究

陳燕詩

摘要：如今信息化時代下，全面推行網上報賬成為一種主流趨勢，其通過讓“信息多跑路、人員少跑腿”的方式，創造性地實現了“投遞式”報賬，極大簡化了財務報賬流程、提升了財務信息化服務水平及效能。但是，利與弊相伴而生，網上報賬也存在報單質量、電子批簽、審批等方面的風險性，而為趨利避害，文章將結合網上報賬模式的特征，從多維解析其存在的風險問題，并闡釋引發網上報賬風險的根本原因，并據此給出針對性的風險防控建議，以為網上報賬模式的應用與推廣提供基礎支撐。

關鍵詞：網上報賬；信息熵理論；風險分析；風險控制

網上報賬模式是目前各行各業熱議的焦點問題之一，也是現代財務管理順應網絡化、信息化發展趨勢而面臨的一種決策選擇，其轉變了傳統報賬方式流程復雜、低效及時空局限性，具有多重應用優勢。從發展初衷看，推行網上報賬模式是為拓展財務報賬路徑、優化報賬流程、提升保障服務效能的一種重要舉措，然而，網上報賬模式的實施并非易事，其關聯網報單據、投遞程序、電子簽批系統等各方面內容，需要多維要素的支撐才能有序運行，而在運行過程中因為報賬流程缺失規范、網報單據標準不一、電子簽批及單據物流系統建設滯后等帶來了諸多不確定因素，也即網上報賬在發揮既定優勢的同時，也存在一定的風險性，這些風險的存在不可避免地抑制了報賬效率及安全性，亟待優化與改善。為此，網上報賬風險分析與控制成為當下研究的重要課題，而如何順應要求，把控網上保障模式高效性、實用性及靈活性等優勢的前提下，有效辨識、減控風險成為重中之重。

一、網上報賬模式的特征分析

網上報賬模式是網絡時代下財務報賬方式的一種創新形式，目前，隨著計算機網絡技術的應用推廣，人們的支付報賬需求正在發生根本性的轉變，以往的紙質化保障方式效率低、流程多、時空限制大，已然無法適應現實需求，由此，網上報賬模式憑借計算機強大的信息存讀取功能，有效整改了財務報賬的載體、內容及形式，形成了一套基于Internet的財務報賬流程。網上報賬模式突破了傳統紙質報賬方式時空地域的限制，報賬人可以隨時隨地通過網絡申領提交財務報賬申請，并通過網絡形式傳輸給不同的批簽部門和領導，尤其通過數字簽名進行網絡化審批，待全部審簽、核驗無誤后，即可自動生成記賬憑證，通過網絡形式便可完成報銷支付，該種報賬模式具有高效、靈活、便捷及安全性等優勢，不僅簡化了財務報賬流程、提升了報賬效率及服務水平，而且，其能夠便捷報賬信息的追蹤查詢、優化了財務報賬的透明性，從根本上推動了財務信息化發展。具體的特征有以下幾點。

（一）提質增效，優化報賬流程

網上報賬模式以人、財、物的集中管控為根本引領，其報賬申請、單據填報、核驗審批、財務處理及報銷發放等功能集于一體，一切報銷填報、審批等所有事項均在網絡上進行，其能夠最大限度提升財務報銷的效率、降低成本。網上報賬模式下企業無需單設繁雜的報銷管理機構及管理員，員工只需在線登錄網報系統，錄入發票信息、填報報銷信息后，經過網絡審批、財務審核、報表分析即可完成整個報銷流程，該模式打通了報銷管理工作的全流程，讓整個報銷過程實現網絡化、數字化、移動化操作，這些均將極大提升財務報銷效率。

（二）柔性配置，契合報賬需求

目前，隨著企業的深化變革，其正由復雜的金字塔結構向扁平化邁進，財務管理作為關鍵一環理應在報賬流程上及時作出調整，以往的報賬模式耗時耗力、靈活性差，無力支撐現代報賬需求變化。而網上報賬最大的特征就是突破時空局限，讓報銷可以隨時隨地進行，該柔性化配置特性契合高效高質的報賬需求，更加凸顯財務報銷管理工作的拓展性，凡是與報銷流程相關的事項均可以在網絡上完成，基于移動手機、電腦，遵照預設的保障審批流程及規則即可以完成報銷工作的無縫對接，而且，可以全程跟蹤記錄每個報賬流程、信息，讓財務報賬更為清晰透明及個性化。

二、網上報賬模式的風險問題

網上報賬作為一種全新的財務報銷方式，其利用計算機網絡、信息化處理技術，基于報銷單據的網絡化傳遞、審批、核驗來完成整個報賬流程，整個過程雖然快捷、安全，但是，因為關聯的因素眾多，且缺失統一、標準的規范約束，使其面臨的諸多風險問題，具體有以下幾點。

（一）網報單據質量失范

網報單據是否合理、規范直接影響網上報賬方式實施的效率及效能，單據填報是個“技術活”，一旦填寫不好、不規范，就很難順利完成報銷。然而，網上報賬作為一種新型的財務報銷模式，其單據填寫內容、標準及方式均不同于傳統紙質模式，現有法規體制也并未有明確的規定，缺失全面、統一的規范，多數由企業根據自身需求制定；而此時，要求報賬人員在短時間內全面、精準地熟知網報單據報銷各項規定，顯然不可能，由此，因單據標注不準確、票據未寫明起訖地點、票據憑證不合規及粘貼不齊等單據質量失范問題，造成的單據重復退回、修正情況頻現，據數據統計，網報單據質量失范占比已經達到了10%～40%，這不僅影響了網上報賬的效率、極大提升了溝通成本，而且容易引發報賬人員與財務的矛盾沖突，不利于網上報賬模式的有序推行。

（二）網上審批功能缺失

健全、完善的網上審批功能是助推網上報賬模式有序推進的基礎保障，網上報賬模式是基于Internet的財務報賬流程，也即擬報銷人員可通過財務信息化系統或平臺填報網報單據，附上完整、規范的報銷審批材料，通過網絡形式傳遞給各審批負責人逐一簽字，便可通過銀行轉賬模式完成財務報銷。但是，目前，雖然網報單據申請、填寫及傳遞均已經實現網絡化，而多數的審批簽字卻仍采用紙質化方式，且需所有審批人簽字后才能送至財務處進行報銷，有些報銷金額較大，審批部門及手續較多，一旦哪個環節審批人因故無法及時簽字，將造成整個網上報賬程序的停滯。而且，因審批簽字是網上報賬流程中的最關鍵一環，因電子批簽系統建設滯后，采用紙質化審批耗時，報賬人會不自主將等待審批簽字的全部時間計入整個報賬周期，加之后續網報單據、簽字投遞、資料審核查驗等時間，會降低網上報賬的效率、增加報賬人的不良體驗感，且因為非面對面的核對查驗，會提升溝通成本、延誤報賬時效，極大地影響網上報賬模式的實施發展。與此同時，即便存在電子批簽系統，因未建構或啟動數字簽名的保密機制，各報銷審批人的簽名也可能被代簽或冒簽，此時，財務人員無法核驗數字簽名的真偽，將造成報銷經費誤發的風險問題。

（三）網報信息追溯困難

網上報賬將傳統紙質的單據、資料、審簽等程序遷移至網絡之上，創造性實現了“投遞式”報賬，依照該報賬流程，各報賬信息均應該設置專屬的投遞管理系統，報賬人或財務報賬管理人員均可進入系統查詢報賬進程、金額及結果。但是，實際網報信息投遞過程中，因為系統建設滯后、故障問題，部分網報信息并未納入投遞管理系統之中，此時，報賬人或財務人員無法實時追蹤網報信息，不能了解網上報賬單據已經傳遞至哪個審批、核簽部門，在報賬流程中哪個環節、遭遇什么樣的問題，以便及時更正、采取補救措施，這讓部分網上報賬信息游離于系統之外，因為信息流動不暢或失范問題暫無法處理，可能導致網上報賬流程受阻、退單等風險問題。而且，當下網上報銷系統僅適用于單據、審簽的傳遞，并未配設網報信息檢索、查詢、跟蹤等動態管理功能，若系統出現異常或網報信息管理人員缺勤，則報賬人員無法第一時間獲取網報進程，影響報銷流程的有效進行。

（四）網上報賬服務滯后

網上報賬之所以風靡、備受推廣，很大程度上源于其高效率、便捷服務質量及水平，但是，縱觀現狀，因為網上報賬業務的持續推進，報賬人可以隨時隨地24小時在線申領并投遞網報單據，如此，勢必增加網上報賬管理人員的工作量，使報銷業務量急速攀升，由可控轉變為不可控，無限量激增，帶來身心上的極大壓力。而要在短時效內高精準地完成網上報賬全流程，需要投入更多的工作時間和精力，高壓高強度的工作狀態下報賬管理人員不可避免產生焦慮、急躁的負面情緒，而且，為完成剛性的績效考核目標，會頻現“重數量、輕質量”的偏激做法，在工作態度、效率上出現懈怠、應付的問題，進而給報賬人帶來“話難聽、臉難看、事難辦”的體驗，從根本上背離了網上報賬模式發展的初衷，帶來“低質、低效”的服務風險。

三、網上報賬風險的原因分析

網上報賬模式的構建與推行是一項復雜的工程，其利弊相伴而生，網絡化、數字化報銷流程雖有助于提升報銷效率、降低報銷成本、簡化報銷管理工作，但是，存在的風險也較多，而深究其原因在于網報理念及配套發展滯后。

（一）理念滯后，缺失網上報賬的頂層設計

網上報賬模式的推行并非易事，首要的任務就是從理念上充分認知其優勢及弊端，從而展開針對性設計。而目前，問題的關鍵就是多數企業缺乏對網上報賬模式的充分認知，源于對于利弊性的錯誤認知，存在或盲從的“羊群效應”或抵制的“負面效應”，如此，勢必會影響網上報賬模式的頂層設計，一些企業罔顧自身財務管理現狀，在未充分了解網上報賬特征、系統操作方法、審批規程等內容的前提下，一味照搬他人的網報管理制度、審批流程、單據格式，固化網報模式，缺失柔性化、個性化的管理配置，影響網上報賬的實用性；而另一些企業則未充分認知目前財務信息化建設的大趨勢，在網上報銷模式的構建及推行上尚未形成自覺性，且未貫穿至企業財務變革的目標、戰略的制定及組織結構、人力資源配置的全過程中，最終無法適應報銷管理工作信息化、數字化發展的要求，仍然秉承傳統報銷模式，影響報賬單據填寫、審批、預算控制的效率，從根本上抑制報銷管理工作的優化。

（二）配套不足，無力支撐網上報賬的順利推行

網上報賬模式需要人、財、物等多維支撐，才能得以有效推行，但是，在網上報賬系統整體設計中不能根據財務管理需求及流程，采用數字加密、信息化技術建構一體化的平臺，來對報銷業務員、單據填報、審批格式、報銷額度控制、系統升級等模塊功能進行統一配設及使用，以規范網上報賬系統操作及使用規程，且未將網上報賬管理制度、內容及方法內嵌于系統之中，未能實現財務報賬單據規范化、審批流程數字化、傳遞自動化建設目標。同時，源于傳統報賬模式的束縛，財務報銷管理人員的思維及行為方式被固化，無法自主、自覺跟隨網上報賬模式的新要求，不能以電子報賬單為載體，將財務報銷預算、費用申請、審批、報銷分析等進行一體化的數字關聯，以在網上報賬過程中嚴格規范各項費用的報銷額度，無法對費用報銷做到“支出有據、心中有數”，實現對網上保障模式多維、精細化的管理，從而通過網上報賬模式實時反饋真實的報賬信息，為財務報銷管理提供信息決策支撐。

四、網上報賬風險的防控措施

（一）規范網報單據的填報

為規范網上報賬單據的填報規范，緩解單據失范引發的報賬難風險，各企業可根據需求制定網報單據填寫、粘貼、打印等的規范要求，且需結合財政部、國家檔案局《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會〔2020〕6號）的要求，網報單據需保存電子憑證，并以紙質打印件作為報銷入賬歸檔的依據，也即網上保障過程中需在網報系統中錄入電子發票信息，并仔細核對單據信息，在單個發票超出10000元，則應登錄國家稅務總局全國增值稅發票查驗平臺進行核驗，并打印查詢信息粘貼在單據上一并上傳系統。同時，為簡化單據填報流程，可制作“網報單據”模板，設置單據報銷限額、范圍，若超出規定，系統會自動發出預警或提示，且可在單據填報界面以信息滾動的形式提示網報單據填報事項，以規避錯填、退回風險；同時，為普及網報單據填寫規范，可建構微信公眾平臺，細化網報單據填報規定、通知及公告，并可在線提問、答疑，以實現就網報單據問題的快速溝通，如此，不僅可以提升網上報賬的效率，而且，可以有效存儲、查詢網報單據信息，實現有效追溯。

（二）推進網報系統的建設

網報系統建設是否完善、應用性能如何直接影響著網上報賬的效率及水平，為進一步節省電子批簽的時間，可利用現代計算機信息技術，建立健全一體化網報系統，設置“網上審簽核驗”功能模塊，讓報賬人通過該模塊可以上傳網報單據圖片、進行電子批簽、審批結果及退回原因查詢，以促成網報單據審批程序電子化和信息傳遞自動化，并以電子報賬單為載體，將單據憑證、資料審批、管理、核算等有效串聯，以實現網上報賬的全面信息化和自動化。同時，為解決多重電子批簽的逐一簽名情況下，審批負責人因故不能進行簽字的風險，可開啟數字簽名形式，讓審簽人可以在任何時間、地域通過移動終端在線進行審核簽字，以提升多重審簽的效率，并可配設統一身份認證的CA證書等技術，用以實現動態審批，從而解決線下多重審批環節低效的問題。

（三）優化網報服務的質量

網上報賬業務量的迅速激增，凸顯了服務供給的不足，為進一步提升網上保障服務質量，首要任務就是擴充財務管理人員、提升其工作效率，需根據網上報賬流程細化崗位，設置單據初審、投遞咨詢、單據批簽、資料核驗、資金發放等各類崗位，明確各崗位的職責及獎懲機制，合理設置績效考核指標，融合網報業務數量及服務質量雙重標準，來約束網報財務人員的工作。同時，需強化培訓與交流，綜合利用“互聯網+”技術開發網報應用程序或微信小程序，設置“專題培訓”模塊，自主向財務人員推送網上保障流程、報賬指南，讓其隨時隨地學習網報知識，并定期或不定期開展網報法規、政策、溝通技巧、服務等業務知識的專項培訓，組織不同單位的財務人員進行互動學習，引入外來的先進網報管理經驗、組織架構、制度，以揚長避短，汲取經驗、補足自身短板，實現網報服務質量的多重優化。

五、結語

網上報賬有效解決了財務報銷“慢、難”的問題，是驅動財務報銷高效、優質發展的重要引擎，但是風險是阻礙其深化發展的關鍵要素，由于缺失對風險的有效分析與控制，造成了網上報賬模式發展中普遍存在觀望的態度。為此，準確識別網上報賬風險問題，并給予針對性的防控是有效規避風險“雷區”、發揮其應有效能的基礎前提，上述研究著眼于網上報賬風險的實際情況，深度挖掘其全流程中面臨的各類風險，并針對風險類型及危害性，采取行之有效的防控措施，對于引領網上報賬模式走出發展“困境”、實現長期可持續性發展至關重要。

參考文獻：

[1]劉元.電子發票報賬存在的問題及改進建議[J].科技經濟導刊，2020，28（18）：196+183.

[2]孫宇慧.網上銀行結算方式的無現金報賬風險分析[J].現代經濟信息，2018（13）：334.

[3]王亞，劉燦.基于網上銀行結算方式的無現金報賬風險管理探討[J].行政事業資產與財務，2018（03）：79-80.

[4]曾維華，王慧慧.基于信息熵的信息環境污染指數及其應用[J].中國環境科學，2017，37（02）：768-776.

[5]吳曉莉.網上報賬風險的探索與控制[J].武漢理工大學學報（信息與管理工程版），2014，36（04）：581-584.

（作者單位：廣東惠州天然氣發電有限公司）