高校圖書館中文圖書招標問題和對策研究
——基于貴州省10所高校圖書館實證研究

廖 利 肖乃菲

(貴州師范大學圖書館，貴州 貴陽 550001)

一、招標文書編制中存在的問題和解決對策

(一)存在的問題

通過對貴州省10所高校圖書館編制的招標文書認真研讀后發現，目前編制的招標文書主要存在以下幾方面的問題：

1.招標文書中存在違背政策法規的條款

通過研讀10家圖書館的招標文書，發現有的圖書館在競標資格方面要求館配商出具近一到兩年公司的財務狀況報告，包括負債表、利潤表、現金流量表等。有的圖書館要求出具與出版社簽訂的銷售委托書或授權銷售代理的證明材料。這些要求不僅與《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》[1]和《關于進一步規范政府采購相關工作的通知》規定：“采購人、采購代理機構不得將投標人的注冊資本、資產總額、營業收入、從業人員、利潤、納稅額等規模條件作為資格要求和評審因素，也不得通過將除進口貨物以外的生產廠家授權、承諾、證明、背書等作為資格要求，對投標人實行差別待遇或者歧視待遇”[2]等相關政策法規相違背，而且易導致某些館配商為了達到競標條件不惜弄虛作假，進而引發法律和道德風險[3]，同時也為部分出版社利用授權壟斷館配市場，間接控制招標過程和結果提供可乘之機。

2.招標代理機構缺乏圖書館圖書招標采購方面的專業知識

目前，相當部分高校圖書館圖書采購的招標文書是委托招標代理機構代為編制，雖然招標代理機構對一般貨物的招標業務比較熟悉，但高校圖書館所招標采購的圖書與其他貨物有所不同。一般貨物在招標時有具體的采購清單，而絕大多數高校圖書館在舉行圖書采購招標時并沒有具體的采購清單，需要采購的圖書一般是出版社近期剛出版和兩年內將陸續出版的圖書，且需采購的圖書具有采購范圍廣、品種多、復本少、批次多、持續時間長等特點，招標結果只能確定館配商、優惠折扣和采購總金額。招標代理機構如果對這種特殊性和復雜性不夠了解，盲目套用其他貨物類采購的招標文書模板，就無法編制出具有針對性、符合高校圖書館圖書采購的招標文書。

3.語言表述不嚴謹

招標文書是一種具有法律效力的書面文件，是投標人編制投標文書的依據[4]。因此，編制招標文書時語言表述要嚴謹、明確，不能含混不清、模棱兩可。然而，從所編制的招標文書看仍然存在這方面的問題，比如某圖書館的招標文書上有這樣一段表述：“圖書驗收合格之日起保質期為一年或以上，保質期內圖書流通出現破損、脫頁等裝幀質量問題，供應商應負責及時補書或提供補書費用。”從這段文字看，采購方要求圖書到館驗收后的“保質期”為“一年或以上”，圖書有“保質期”嗎？且這個“保質期”并未從時間節點上給出明確的時間上限，可以理解為一年，也可以理解為多年或無限期。也就是說館配商要對所采購的圖書保證其在該館流通期間不破損、脫頁等，否則將永遠承擔一切損失。像這樣不嚴謹的文字表述，勢必會對參與競標的館配商在編制投標文書，以及招標工作的順利開展造成一定的影響。

(二)解決對策

針對目前招標文書編制中存在的問題，特提出以下幾點解決對策：

1.招標文書須遵照相關的政策法規進行編制

為了保障文獻資源建設質量，圖書館都希望能與綜合實力強的館配商合作。為了汰劣留良，在招標文書中通常會設置一些“限制性條款”，用以阻止實力不強的館配商參與投標或中標。殊不知，這些“限制性條款”不僅與相關的政策法規相違背，而且也不利于圖書館遴選到優質的館配商。少一些限制，多一些館配商參與競標，這樣既可以杜絕少數書商壟斷市場，又能為部分綜合實力不強但具有一定特色和優勢的館配商提供準入機會。至于圖書館擔心“綜合實力不強”的館配商無法按合同要求完成采購和加工任務，可以采用分標段招標的方式，比如文理分包、重點出版社和普通出版社分包、大眾讀物與專業類圖書分包等。科學合理的分包有利于館配商根據自身的優勢，選擇適合自己的標段應標。這樣既充分利用了各書商的特色和優勢，使服務更精準，同時也有利于圖書館遴選到優質的館配商，實現高品質文獻資源采購的目標。

2.圖書館應積極參與招標文書的編制工作

圖書館圖書采購招標文書的編制不能完全交由招標代理機構，圖書館應積極參與到文書的編制工作中。在文書編制前，圖書館要做好充分的調研工作，包括查閱兄弟館編制的招標文書，吸取他們的精華，對存在的問題進行細致的研究分析，避免類似問題的出現，為擬定一份規范合理、符合本館的招標文書奠定基礎。在文書編制過程中圖書館負責招標采購人員要與招標代理公司負責編制招標文書的工作人員進行積極溝通，主動介紹本館對參與競標書商的資質要求、評分標準、服務質量要求等。同時圖書館還應參與到招標文書的編制和修訂工作中，尤其是對文書中的“商務條款”“技術服務”和“評分細則”等內容的編制和修訂，必要時還可請相關專家對所編制的文書進行審查和修改。只有圖書館參與其中，才能編制出具有針對性、適合本館的招標文書，也才有望遴選到優質的書商。

3.語言表述要規范嚴謹

招標文書是投標人編制投標文書的依據，也是評標委員會評標的依據，同時還是定標后簽訂合同的依據[5]。因此，一份科學、嚴謹、規范的招標文書，不僅是招投標工作能否圓滿完成的重要保證，同時也是簽訂合同、監督合同執行情況的重要保障體系基礎。因此，在編制招標文書時，語言表述應當嚴謹、規范，以免引起歧義或爭議。特別是招標文書中的技術服務要求部分，如要求提供的采訪數據質量、編目加工質量、到書率、到書周期等。其表述明確與否，不僅影響參與競標館配商的報價，而且關系到圖書的采購和加工質量。

二、評標過程中存在的問題及解決對策

(一)存在的問題

1.招標人員缺乏圖書采購加工的專業知識

在圖書招標采購過程中，負責招標的人員一般由圖書館分管文獻資源建設的圖書館領導、學校國資處、審計處和財務處相關人員組成，他們的主要職責是對參與競標館配商的資格進行審查。但由于招標人員缺乏圖書采購加工方面的專業知識和業務能力，對參與競標的書商所提供的資信材料的真偽無法識別，加之參與競標的館配商提供的材料多、時間緊，現場篩選難度大，無法在較短時間內對所提供的材料一一查實，導致某些缺少誠信的投機書商即便提供虛假材料也未必能發現。比如某圖書館在2020年招標時要求公司提供的業績證明材料中，有的館配商所提供的證明材料加蓋的是圖書館的藏書章，而不是圖書館的行政章。熟悉圖書加工業務的人員一看便知，這樣的證明材料是沒有任何意義，而且還存在弄虛作假的嫌疑，但是像這樣的材料竟然能審核通過，這不得不歸結為審核人員專業知識的缺乏。

2.評標專家缺乏圖書采購加工的業務知識

根據規定，圖書館圖書采購招標的評標專家主要由圖書館專業技術人員和其他相關的專業人員組成。然而，目前的評審專家庫普遍存在專業分類不詳細、專家水平參差不齊，導致在抽取時很難選取到專業匹配的專家，在評標過程中主要根據書商對招標文書的響應程度和自我宣傳。由于參與評標的專家大多數并不了解圖書館圖書采購的特點和圖書加工方面的業務工作，對書商的承諾無法做出準確的判斷，館配商只要憑借一紙制作“完美”的投標文書和敢于自我吹噓的大膽承諾，就有獲得中標的機會。結果往往給那些誠信欠缺、綜合實力不強、靠虛假宣傳的館配商可乘之機。

3.缺乏統一規范的評分標準

由于參與評標的專家大多數缺乏圖書采購和加工經歷，缺乏相關專業業務知識，對投標方的承諾無法判斷其真偽，評分時通常按照招標文書中的評分標準機械打分。同時由于每個專家對評分標準理解不同，評分結果各有側重，不能完全體現評分的科學性和合理性。目前各圖書館所使用的評分標準普遍存在量化指標少、彈性空間大、內容龐雜、操作難度大等問題。如果圖書館界能夠制定一套針對性強，操作便捷的評分標準，更能體現評分結果公平、公正和合理。

(二)解決的對策

1.加強圖書采購招標專業人才建設,優化材料審核模式

針對目前在圖書采購招標中缺乏相關專業人才的情況，建議在省級層面設立專門的圖書采購招標、評標方面的專家庫，同時各高校也應成立專業的圖書采購招標團隊，專門負責圖書館文獻資源建設的招標工作。對參與競標書商提供的應答性證明材料的審核，建議采取評標前的預審與評標后復審相結合的方式。這樣可有效避免因時間短、任務重，以及審核人員缺乏相關的專業知識等因素給某些競標書商有可乘之機，并結合評標結果對可能入圍的書商所提供的材料進行復審，這樣有針對性的審核不僅可以減輕審核人員的工作量，而且還能避免因時間緊而無法詳細了解書商提供材料的真偽性[6]。

2.增加圖書館采訪專業人員在評審委員中的占比

高校圖書館的文獻采購招標是業務性很強的項目，在評審時不能只根據書商報價的高低進行定標，而是要根據書商提供的資質證明材料和服務承諾等進行綜合打分。但各館配商為了中標，對招標文書中的要求幾乎是全面響應，要求什么就滿足什么。由于承諾的各項服務并未開始實施，因此在評標時很難作出正確的判斷，只有具備圖書采購和加工經驗的專業人員，才能對館配商提供的資質證明材料和所作的服務承諾做出正確評判。因此，建議在評標委員中多增加圖書館方面的專業技術人員，尤其是熟悉采訪業務和相關業務的專業人員，這樣才能使評標工作更專業，評標結果更公平和合理。

3.制訂科學完善的評分標準

為了降低評委打分時的隨意性，高校圖工委或省圖工委可召集各圖書館負責文獻資源建設的負責人商討，擬定一份詳盡的、科學合理的評分標準作為范本，各圖書館在編制招標文書時可結合自身實際情況，參照范本編制評分細則。評分細則在對書商資質、供貨能力、服務質量等方面要有嚴格而詳細的要求，且對評審因素盡可能細化量化。為杜絕低價中標影響館藏資源建設質量，評分時采用綜合評分法，對于折扣明顯低于其他書商的，除了在評標過程中要求書商提供書面說明外，簽訂的合同也應盡可能載明詳細的條款約定，以防止書商間的惡性競爭。

三、履行合同過程中出現的問題及解決對策

(一)存在的問題

1.書商未按合同要求履約

書商未按合同要求履行職責主要表現在以下方面：第一，書目信息提供方面。有的館配商為了降低購書成本，在提供書目時往往只提供折扣低、易獲取的書目，比如文學類、大眾類讀物，對于折扣較高的如專業類、學術類書目則很少提供或根本不提供；而有的館配商雖然提供的書目信息比較全面，但所提供的書目數據是直接從出版公司網站下載、未經篩選和查重的書目數據，負責圖書采訪工作的人員對此也是苦不堪言。第二，到書率達不到預期要求。從招標文書和簽訂的合同看，各圖書館的預定到書率都設定在90%-95%之間，有的甚至更高。但據了解，多數圖書館的實際到書率都在85%左右，有的甚至更低。第三，圖書加工服務方面。主要表現為加工數據易出錯、典藏分配錯誤、條形碼粘貼不規范、館藏章加蓋不清晰、磁條和電子標簽多貼或漏貼、書標打印不清晰或粘貼不規范、圖書實際入藏冊數與系統統計數據不一致、加工人員不穩定等。

2.相關部門的監督工作不到位

書商未按合同要求履行職責，除了書商方面的原因外，很大程度上還與圖書館的監督工作不到位有關，如果圖書館嚴格按照合同條款實施監督，不是讓合同流于形式，就會杜絕很多問題的發生。比如某圖書館在合同中約定“年到書率不得低于95%，若不能達到規定的到書率，則需支付10元/冊的違約金”。但從近幾年到書情況看，實際到書率都在85%左右(詳情見表1)，但據了解該館并未對書商采取任何實質性的懲罰措施。還有的圖書館為了省事，直接把圖書采購和加工的主導權交給書商，由書商自行決定采買，結果導致很多特價書、有裝幀問題的圖書流入圖書館。

表1 某圖書館2020-2021年館配商到書率抽樣調查表

3.缺乏詳細而完善的質量評估體系

圖書館的圖書招標采購質量評估體系通常包括對書商執行合同情況的跟蹤管理和對書商建立考核評價機制[7]。但據了解，作為此次調查的10家圖書館中，目前還沒有哪家圖書館制定出一套完善的評估體系。沒有對書商日常服務的考核管理制度，導致履約期間的考核無章可循，即使館配商所提供的服務質量達不到預期的要求，也無法實施處罰。

(二)解決對策

根據合同履行過程中存在的問題，特提出以下解決對策：

1.在履行合同過程中圖書館應發揮主導作用

在合同履行過程中，作為合同直接執行者的圖書館，除了監督館配商的采購和加工質量外，還應發揮積極的主導作用。在書目信息收集方面，除了督促書商盡可能全面收集書目信息外，圖書館負責采訪工作的人員還可通過出版社、書目報、網上書店、銷售排行榜、圖書評獎信息、現場采購、讀者推薦等多渠道收集書目信息，這樣才可能全面采購到所需的圖書。針對到書率低的問題，書商和負責采訪工作的人員要定期做催缺處理，找出未采購到的原因并通過其他渠道及時補采。加工質量達不到預期要求，工作人員要加強編目數據的審校工作，對錯誤數據及時糾正，對物理加工部分要認真檢查，對加工不規范、達不到要求的一律要求重新加工。只有圖書館在整個工作流程中發揮主導作用，圖書館的文獻資源建設質量才有望得到保障。

2.相關部門的監督和執行工作要到位

書商能否保質保量完成圖書采購和提供高質量的配套服務，在很大程度上取決于圖書館對書商在執行合同時是否進行嚴格監督以及學校相關部門是否對書商的違約行為真正落實處罰。這就要求學校、圖書館、資源建設部門在執行合同過程中上下要保持一致，不能出現資源建設部門的工作人員把合同執行中出現的情況報圖書館領導或學校相關部門后，由于嫌麻煩或迫于壓力，最后都不了了之。這樣不僅嚴重打擊資源建設部門工作人員的積極性，而且導致書商在今后的合作中更加肆無忌憚，嚴重影響圖書館的館藏文獻建設質量。

3.建立一套完善的質量評價體系

為確保圖書采購和加工質量，各圖書館應根據自身的實際情況建立一套完善、切實可行的圖書采購加工質量評價體系，對館配商的服務質量進行考察和評價，考察內容包括圖書采購、驗收、加工、典藏流通等。采購環節具體考察書商提供書目數據的數量和質量、對訂單的響應程度、圖書采全率、采準率、到書周期等；驗收環節包括對所采買到的圖書有沒有預定數據，圖書有無污損、缺頁、倒頁、圖文不清等質量問題，有沒有盜版書和特價書等；編目加工環節包括書目著錄是否規范，編目數據差錯率多少，館藏章、條形碼、書標、磁條等物理加工是否符合本館的規定；典藏環節具體考察磁條或電子標簽能否正常讀取，書標、色標有無脫落現象等。通過建立完整的評價考核體系，才能更好監督和鞭策書商保質保量完成圖書采購和加工任務，實現圖書館文獻資源建設的高質量發展。

結 語

任何事物的發展都要經歷一個循序漸進和不斷完善的過程，圖書館中文圖書的招標采購工作也不例外。通過業內人士的不斷努力和探討，以及相關政策法規的不斷完善，高校圖書館中文圖書招標采購的招標文書編制越來越規范化和標準化，評標過程和評標結果越來越專業化和合理化。