數字時代會計檔案電子化的研究與啟示

李 綱

(中國長峰機電技術研究設計院)

隨著中國經濟的迅速發展,以及互聯網、信息化、數字化技術在商務領域的廣泛應用,電子交易憑證數量以幾何級數增加，逐漸成為數字經濟的重要組成部分。財政部、商務部、國稅總局、國家檔案局先后下發有關文件，指導各行各業開展會計檔案電子化工作，一方面在制度和政策層面提出明確的要求，另一方面在實踐層面鼓勵企業創新，推動企業試點先行，研發相關信息技術，為社會和企業創造價值。

一、背景

（一）會計檔案電子化相關政策

2012年我國開始推行電子發票應用試點，同年財政部和國家檔案局陸續組織信息化程度較高的企業開展了會計檔案電子化試點。為了適應互聯網技術的發展，2013年財政部下發了《企業會計信息化工作規范》,規范了企業電子會計憑證的管理，并首次提出了滿足條件的會計資料可以不輸出紙質資料。2015年財政部、國家檔案局發布了《會計檔案管理辦法》，明確指出“單位可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案”“滿足一定條件的單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存”。該制度確立了電子會計憑證的合法效力。

隨著電子會計憑證相關技術日益成熟、應用覆蓋面的不斷擴大，2020年3月，財政部、國家檔案局發布了《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，明確規定“電子會計檔案可不再另以紙質形式保存”“電子會計憑證與紙質會計憑證具有同等法律效力”“電子會計憑證可直接報銷入賬歸檔，企業無需打印紙質資料”“單位以電子會計憑證的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據的，必須同時保存打印該紙質件的電子會計憑證”“單位和個人在電子會計憑證報銷入賬歸檔中存在違反本通知規定行為的，縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門應當……處理處罰”。該文件要求電子會計憑證必須歸檔，允許具備條件的企業實行電子會計檔案歸檔單軌制，對違反要求的企業組織予以處罰。

（二）我國會計憑證電子化的發展

2020年我國電子發票開具數量為246.7億張，較2017年增長145.4%，電子發票的滲透率進一步增長；2021年電子發票開具數量將近500億張。財政部票據管理中心正式實施財政票據的電子化管理,財政票據也由紙質載體轉變為電子載體。商業銀行已經用銀行電子回單替代了傳統紙質回單。從企業內部看，很多企業普遍上線財務共享、會計核算、費用控制、財務報表等信息系統，應用了影像和OCR技術，會計信息化、智能化、數字化程度越來越高。會計憑證載體的變化直接決定了會計檔案載體由紙質向電子的轉變,而且其轉變速度遠超其他類別的檔案，這些都為會計檔案電子化拓展了發展通道。

二、會計檔案電子化的應用價值

（一）紙質會計檔案的管理痛點

1.管理成本較高。企業會計憑證、賬簿、報表等文件資料眾多，紙質會計檔案打印成本較高，實物檔案需要占用較大的空間，長期保存要持續投入存放成本、維護成本和人工管理成本，保管到期后還要發生銷毀成本。2018年京東商城共開具電子發票14億張，如果打印需要耗費企業各類耗材和人工成本高達4億元。

2.歸檔步驟繁瑣。紙質會計檔案需要會計人員耗費大量時間進行分類整理、粘貼裝訂、分冊入盒、編制清冊、搬運移交；檔案人員要辦理接收、搬運、上架、登記等手續。從財務人員整理到檔案部門上架，一般要耗時一周以上。

3.檔案調閱效率低。實物會計檔案往往分散在不同業務單位，給審閱人員增加了工作量；實物檔案的檢索信息較少，查詢難度較大；檔案借出歸還靠人工管理，容易出現借閱丟失或長期不還難追索的情況。根據有關專家測算，電子檔案檢索平均時間2分鐘，而紙質檔案檢索調閱約2個小時；借閱會計檔案通常需要人工搬運，要查閱具體會計憑證還需要人工翻閱，耗時耗力；接受審計、監督檢查時需要配備符合標準的場地和保險柜臨時存放會計賬表。

4.存在安全風險。紙質資料易被篡改、偽造和損壞；如果要異地使用、借閱，紙質資料需要郵寄，增加了檔案丟失損毀風險；實物會計檔案備份成本高，通常不備份，一旦管理不到位，造成的管理問題和損失難以彌補。例如，某企業丟失會計憑證，導致稅務稽查時無法提供發票等證明信息，存在稅收風險；某企業重要原始憑據損壞，導致工程長期不能辦理竣工驗收手續。

5.數據資料不能充分利用。數字化時代的會計檔案承載了大量的數據信息，通常這些信息是被打印出來存放而不是作為數據檔案存放。這種方式無異于放棄了對會計數據資產的管理和再利用，從而造成了極大的資源浪費。

（二）電子會計檔案的管理優勢

1.社會效益。會計檔案電子化將節約大量紙張，減少社會資源耗費，降低企業花費，有利于促進企業形成綠色、低碳的發展方式。例如浙江省新華書店的會計檔案電子化后，每年節約會計憑證和賬簿報表打印紙超過30噸。

2.經濟效益。會計檔案電子化有助于促進企業無紙化報銷，取消電子發票及驗真結果打印，可節約打印成本；電子會計憑證采用數字存儲方式，減少檔案存放場地、貨架、外包裝等成本；電子會計檔案系統可以支持異地審計、檢查，減少企業差旅、郵寄費用。

3.管理效益。會計檔案電子化可以解決企業集團多地檔案管理的難題；信息系統可以自動完成繁雜的單據匹配，并且能夠一鍵式成冊歸檔，大幅提高了財務和檔案管理部門工作效率；檔案管理系統可通過豐富的檢索條件，隨時、跨地域調取電子文件，為審計檢查調閱會計資料節省大量時間和人力。中國人保財險集團公司共享中心實施會計檔案電子化后,會計檔案管理效率提高了3倍多,以前共享中心需要4人管理會計檔案,現在只需1人。

4.安全效益。會計電子檔案統一存儲管理，采用數字水印、電子印章和簽名等安全技術，數據定時備份，并進行權限控制，能夠追溯檔案管理各環節，提高了會計檔案管理的安全性；企業會計檔案易于集中管理，避免了會計檔案分散在各區域所帶來的管理風險。

三、典型案例分析

中興通訊倡導綠色環保管理理念，在原始憑證電子化、檔案管理流程和制度規范化，電子檔案信息系統化等方面展開全面實踐。中興通訊檔案管理規范采用三統一原則，即分類標準統一、檔案形成統一、管理要求統一，將各類會計賬冊分門別類進行保管。為了實現電子流和實物流的無縫連接，中興通訊將實物類會計檔案轉化為電子影像，實現了檔案電子流和實物流的分離，同時通過索引號建立了電子文件和實物文件的對應關系。通過對會計檔案全部電子化，并且將電子影像和實物檔案有效匹配，在檔案調閱效率顯著提升的同時大幅度降低了打印成本，僅商旅報銷業務每年節約紙張相當于1400多輛汽車一年的排放量。中興通訊實現會計檔案電子化之前要將全國各地會計憑證郵寄到西安的財務共享服務中心，電子化后每年節約郵寄成本上千萬元。同時，對于該集團160多個海外代表處和遍布全國的分支機構來說，會計檔案電子化不僅有利于檔案調閱，而且減少了跨地域管理風險。

某大型國企將會計檔案管理系統定位為如實記錄、安全歸檔會計核算系統已生成的憑證、賬簿、報告及其他會計檔案。會計檔案管理系統包括收集、整理、保管、檢索、利用、鑒定、統計等功能，內含20個工作流程，從“收、管、放、用”四個方面全方面無死角管理電子會計檔案。會計核算系統每日凌晨將已過賬的記賬憑證、每月將電子賬簿和報表自動傳送到會計檔案管理系統。會計檔案管理系統通過整理功能建立賬、表、單之間的聯系，構建了信息之間的聯系，實現了層層穿透查詢。該企業采取閑時處理、單項傳遞不覆蓋、記錄收集點出現的問題、輸出文件多重防偽、訪問權限控制等方式保證了數據安全性和真實性。在信息技術方面，該企業采用雙重數字簽名+專用身份認證的方式，能夠對PDF文件內容及水印雙重簽名，防止對原文和水印的篡改。對安全級別高的檔案使用USBKEY登陸方式進行驗證；運用敏捷開發框架，以輕寫實加交互虛擬化的人機交互設計模式，顯著提高系統的人機交互效率，使用戶獲得更好的使用體驗；采用純文件級數據檢索，多線程并發檢索的方式，保證了在結果準確的前提下查詢效率的提高；采用自開發工作流引擎，運用圖形化流程，靈活配置了準確高效的工作流。

碧桂園完善了電子會計憑證的接收管理、庫存管理、調閱管理、處置管理，實現了對會計檔案全周期的高效低險管理。該企業對檔案類型和人員權限進行了高業務貼合度的分層與管理，對敏感數據實現了分層數據管理。碧桂園的會計檔案管理實現了從低效高成本轉型成高效低成本，從費時費力人工查詢轉變為智能檢索，隨需隨用，每年節省人工、打印、快遞、存儲等費用約1億元。

四、總體思考

（一）深刻認識會計檔案電子化的重要意義。

黨的十八大報告強調，“要著力推進綠色發展、循環發展、低碳發展、形成節約資源和保護環境的空間格局、產業結構、生產方式、生活方式”。近年來，我國提出2030年前實現碳達峰目標、2050年前實現碳中和的能源戰略目標。信息技術的發展帶來了電子會計憑證替代紙質會計憑證的機遇，從而減少綠色資源耗費。然而受歷史規定、工作習慣和傳統觀念的影響，絕大多數企業仍然將電子會計憑證輸出為紙質文件管理，一方面造成了資源浪費，不符合黨和國家“綠色發展”“低碳發展”戰略，另一方面企業擺脫不了紙質憑證的傳遞，各類交易環節效率受到制約，阻礙了社會產品和服務模式的發展。一部分企業先行先試的成果已經證明會計檔案電子化的可行性，如果每一個企業都能實現會計檔案電子化，將會形成巨大的規模效應。

（二）加快財務工作向數字化轉型。

會計檔案電子化是建立在財務數字化轉型基礎之上。會計檔案電子化不是簡單的將紙質檔案電子影像化，而是要通過信息技術、互聯網技術讓電子會計信息從歸集到歸檔的全業務環節中不“脫以及防篡改機制，有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響；四是要充分應用信息技術，包括影像技術、OCR識別、電子簽名、數字印章等，提高信息系統應用效率和數據質量。

（四）建立完整高效的管理標準和流程

企業要根據自身的特點和業務需要，制定各類會計電子檔案的格式和標準，制定會計電子檔案的管理制度。企業要對電子檔案的采集、整理、歸檔、借閱、銷毀、權限制定符合檔案管理和內部控制要求的流程，既有利于提升檔案管理的效率，又有利于確保檔案管理的安全。