高校往來款項管理難點和對策探析

胡 楠

（清華大學財務處）

隨著我國高等教育事業的迅速發展，高校的資金來源日趨多元化，往來業務日漸復雜，這為高校往來款項的管理帶來了更多挑戰。暫付款數量多、金額大、周期長，暫收款認領不及時等在高校已成為普遍現象。往來款項管理不完善，逐漸成為貪污腐敗的溫床。如何加強高校往來款項管理，有效防范財務風險，保證國有資產安全成為管理者關注的問題。

一、高校往來款項管理的現狀和難點分析

高校往來款項是指高校與單位或個人之間發生的應收應付或預收預付款項的總稱。按照債權債務關系的不同，高校往來款項的內容可以分為債權類往來款項和債務類往來款項兩類。

（一）債權類往來款項管理的現狀和難點分析

1.應收賬款

應收賬款，指高校對外提供服務、銷售產品等應收取的款項，以及因出租資產、出售物資等應收取的款項。實際工作中，應收賬款的賬務處理存在嚴重的滯后性。高校發生應收賬款確認事項時，由于缺少有效的抓手，財務人員不能及時掌握應收賬款業務信息，導致應收賬款確認遲滯。如何使財務人員及時獲取應收賬款業務信息成為了應收賬款管理的難點。

2.預付賬款和其他應收款

預付賬款和其他應收款（以下簡稱“暫付款”），是高校往來款項管理的重點和難點。高校的暫付款普遍存在以下狀況：金額大、掛賬時間長，歷史遺留款項資料不全，賬務處理不規范等。這主要是由于其在管理過程中存在以下難點。

（1）規章制度不健全導致約束難

財務規章制度是高校開展各項經濟活動的重要依據和指導。《事業單位財務規則》規定，事業單位應當建立健全單位資產管理制度，明確資產使用人和管理人的崗位責任。但是部分高校對往來款項管理重視程度不夠，并未建立健全往來款項管理制度。往來款管理制度的缺失使得財務人員在暫付款管理過程中無法可依，不能對借款人形成約束。

（2）流程機制不健全導致核銷難

各高校大多對常規的暫付款核銷流程進行了規范，但對特殊的暫付款核銷流程規范不足。如《政府會計制度》規定，每年年末對暫付款進行全面檢查，因供應單位破產、撤銷等原因導致預付賬款可能無法收回，應當先將其轉入其他應收款，如其他應收款有不能收回的跡象，應當計提壞賬準備。然而，實際工作中，由于缺少相應的處理機制和工作流程，高校財務人員在遇到類似情況時上下溝通意識不強，可能導致該類款項出現長期掛賬，核銷困難。

（3）信息系統不完善導致增效難

目前，大多數高校使用的賬務系統是天財系統和天翼系統，系統中設置了暫付款輔助信息和暫付款查詢功能，為財務人員管理暫付款臺賬提供了便利。但是，該系統仍有許多不完善之處。如輔助賬及查詢界面信息不全面，預計還款日期、催款跟進情況、往來單位等關鍵信息缺失，不利于財務人員對暫付款及時跟進和后續追蹤。又如系統信息可以實現對未還清暫付款進行定期批量推送提醒催報，但尚不能對重點關注的暫付款進行有選擇的不定期推送，使得催報的重點不突出。信息系統的不完善使得暫付款的催報效率不高，且不能滿足往來款項管理的精細化要求。

（4）部門協同不全面導致推進難

暫付款涉及的業務范圍廣泛，有的業務需要多個部門配合完成。如儀器設備采購業務，需要設備采購部門、資產管理部門、財務部門和資產使用部門共同配合完成。然而目前，許多高校的上述部門并行且相互獨立，互相之間缺少信息溝通的渠道，信息難以在部門之間共享。預借設備款后，財務部門無法及時掌握設備的采購、驗收信息，遇到問題難以及時協同解決，可能導致預借設備款項長期掛賬，后續工作難以推進。

（5）會計人員水平不足導致提質難

《政府會計制度》設立的“雙功能”“雙基礎”“雙報告”的核算體系對財務人員業務素質提出了更高的要求，部分財務人員業務素質不能滿足核算工作要求。同時，暫付款數量大、內容繁多，需要花費大量的精力進行細致的管理。財務人員工作中往往“重核算、輕管理”，沒有意識到往來款項管理的重要性，對往來款項的管理投入不足，管理會計工具方法運用不足，管理效率低下。會計人員認識水平不足，導致往來款項管理質量難以提升。

3.待攤費用

待攤費用，指高校已經支付，但應當由本期和以后各期分別負擔的分攤期在1年以內（含1年）的各項費用，如預付房屋租金、物業管理費等。由于信息化水平不高，高校財務人員需要根據紙質合同信息登記“待攤費用”臺賬，并手動計算需要攤銷的金額，效率低下且準確性也難以得到保證。每月末，財務人員需要定期根據臺賬信息對財務明細賬目和科目余額進行手工核對，對賬效率低下。此外，大量的紙質合同材料需要財務人員歸檔留存，占用了財務人員大量時間和寶貴的空間資源。

（二）債務類往來款項管理的現狀和難點分析

1.應交個人所得稅

高校需要為本單位職工薪酬及本單位以外人員勞務費代扣個人所得稅并及時繳存。但是存在由于個人信息有誤導致個人所得稅無法成功申報的情形，如校內留學生姓名與證件號不匹配、校外人員信息提供有誤等。如何及時準確獲取各類人群納稅申報信息并及時繳存個人所得稅，成為了應交個人所得稅管理的難點。

2.預收賬款

預收賬款，指預先收取但尚未結算的款項，主要為科研經費暫收款、出租出借房屋租金暫收款和其他暫收款。實際管理工作中，與“待攤費用”類似，由于信息化水平不高，預收賬款的管理存在諸多難點。以出租出借房屋預收款為例，財務人員需要根據紙質合同信息，手動計算確認房屋租金預收款金額并登記臺賬。每月終了，財務人員還需根據臺賬信息手工計算預收賬款確認收入金額，導致財務工作的效率和準確性難以得到保證。同時，預收賬款同樣存在對賬及紙質文件的存檔的問題。

3.其他應付款

其他應付款，指高校待支付給單位或個人的暫收款項，主要為未認領暫收款、押金、保證金等。其他應付款核算的類別較多，其中管理難點最為突出的是暫收款。高校是二級管理體系，高校收到款項后需要判斷款項對應的二級單位。但是有限的付款信息使得高校在收到款項時難以判斷款項性質及對應的二級單位，這就造成了暫收款不能及時認領分配，入賬速度慢。暫收款是國家審計署的重點。認款不及時不利于盤活存量資金，提高資金使用效益。如何加快暫收款的認款速度，成為了暫收款管理的難點。

二、破解高校往來款項管理難點的應對措施

（一）健全規章制度，加強往來款項管理約束

高校應健全往來款項管理規章制度，及時堵塞管理漏洞，夯實制度基礎，提升制度約束力和執行力。

1.建立責任人制度

債權類和債務類往來款項日常管理均應責任到人，明確各責任人職責。借款責任人可以是經辦人或項目負責人，細化借款業務情況，借款責任人發生崗位變動的，應及時做好所借款項的交接手續、妥善保存交接備忘并到財務部門進行借款責任人變更。借款責任人辦理離校手續前，需結清欠款，部門負責人對本部門往來款項有領導責任。財務人員對歸口管理的往來款項附有的管理責任。

2.建立“舊賬不清，新賬不借”制度

對暫付款分類規定還款期限，對款項無正當理由逾期未核銷的，財務部門有權不再受理該項目負責人新的借款需求。暫付款逾期后，經財務部門催收后一定期限內無正當理由未核銷的，財務部門有權停止該項目負責人經費使用。

（二）健全機制流程，提升制度執行有效性

1.設置專職崗位，建立對賬機制

往來款項涉及業務廣泛、內容繁多，各類往來款項管理除設定具體責任人外，高校財務部門還需設立專職往來款項管理崗位，建立對賬機制。梳理各類往來款項建立對賬流程，復核各類往來款項核銷情況，提升往來款項建立制度執行有效性。梳理往來款項存量，從借款時間、到款時間、業務性質、經濟分類科目、借款責任人、項目負責人、對方單位等多個維度對未核銷往來款項進行深入分析，及時識別未核銷往來款項的合理性，催促相關責任人及時核銷暫付款，對于不符合暫收性質的款項及時轉出，減少往來款項長期掛賬的情況。

2.完善往來款項核銷流程

高校應健全往來款項的核銷流程，除對常規業務的核銷流程進行規范外，還應對特殊業務的核銷流程進行規范。如對于逾期超過一定期限，有確鑿證據表明債務人撤銷、破產、死亡等原因無法收回的其他應收款項等，通過特定的審議流程進行核銷，避免此類款項長期掛賬。建立特殊業務往來款項核銷的上下溝通機制，明確溝通流程及相關人員責任，完善各類往來款項核銷流程。

（三）加強財務信息化建設，提升往來款項管理效率

財務部門應根據往來款項精細化、效率化管理需要，不斷完善信息系統功能，加強業財融合，充分利用先進的技術手段，賦能往來款項管理。

1.應收賬款、待攤費用和預收賬款

將財務系統與合同管理系統進行對接，使得財務人員能夠及時掌握應收賬款業務信息，以便進行應收賬款確認；能夠有效獲取合同中待攤費用及預收賬款有效數據信息，高效、及時、準確進行攤銷和確認；能夠有效提高應收賬款、待攤費用及預收賬款等臺賬的信息化和精細化管理水平。

2.暫付款

完善自助報賬系統借款模塊設置。將“借款事由”“借款日期”“借款責任人”“借款責任人電話”“項目負責人”“預計還款時間”“對方單位名稱”等設置為必填項。通過自助報賬系統與賬務系統深度對接，將上述信息全面帶入賬務系統，形成結構化、標準化的往來款項基礎臺賬。在往來款臺賬中，完善“補充修改”功能，允許財務人員及時補充完善追蹤跟進情況，形成動態可調整的往來款項臺賬，增加其靈活性，提高往來款項臺賬管理的信息化和精細化水平。

完善往來款項催報功能。將定期催報與不定期催報、批量催報與精準催報相結合，允許財務人員對重點往來款項進行手工精準推送提醒，以增強往來款項催報的效果。

3.應交個人所得稅

對于校內師生，通過財務系統與校內人員信息庫、學生管理系統對接，準確獲取校內師生納稅申報基本信息；對于校外人員，利用財務機器人對財務系統中每日新增校外人員進行自動識別并自動在納稅系統中進行預申報，及時掌握申報信息不準確人員情況并完善相關信息，減少因個人信息不完善導致個人所得稅申報失敗情況的發生。

4.暫收款

從高校暫收款的構成來看，占比較高的為科研經費和教育培訓經費，此外還有少量會議注冊費和其他經費。首先，應規范匯款附言信息，將各類款項的有效識別信息作為匯款附言的必填項。其次，對于占比較高的科研經費和教育培訓經費，通過財務系統與科研管理系統、教育培訓管理系統對接，將到款附言中的有效識別信息與業務系統進行自動匹配，獲取業務系統中責任人等相關信息，并及時向責任人推送到款信息，有效確認具體責任人并提高認領速度。最后，對于會議注冊費等大量小額經費，利用資金結算服務平臺將收款環節向業務端前置，實現到款與業務直接關聯，并通過財務系統與資金結算服務平臺深度對接，實現暫收款一鍵入賬，解決暫收款難以確認業務部門的難點，有效加快暫收款的認領速度。

（四）加強部門協同，形成往來款項全流程管理

高校要建立財務部門、采購部門、資產管理部門的協同工作機制，加強部門之間溝通協調，實現往來款項相關信息跨部門實時共享。明確各部門職責和權限，將往來款項的管理職責層層分解、層層落實，共同實現往來款項的全流程閉環管理。例如財務部門定期整理設備采購類未核銷暫付款信息，及時傳遞給采購部門和資產管理部門，由業務部門反饋相關設備狀態信息。對于已經完成設備采購、驗收合格并建賬的，財務人員聯系責任人及時核銷暫付款；對于設備在采購、驗收及建賬等環節存在問題的，財務部門與相關歸口部門協同解決，避免款項長期掛賬。

（五）加強財務隊伍建設，提高往來款項管理質量

高校財務部門應加強對財務人員的業務培訓，規范財務人員往來款項賬務處理。梳理、識別往來款項管理風險，加強對財務人員的警示教育，提升財務人員對往來款項管理的重視程度。鼓勵財務人員創新往來款項管理方式，引導財務人員由傳統財務會計向管理會計轉變，積極探索利用先進技術方法提升管理效能。

三、結語

加強高校往來款項管理對于高校提高資金使用效益、提升會計核算質量、防范財務風險具有重要意義。高校應重視往來款項管理工作，多措并舉，持續提升往來款項管理水平。