現代企業檔案的管理原則及重要意義

□ 江蘇徐州 王 巍

檔案是企業的信息資源，是企業的寶貴財富，是企業改革和發展的軌跡。檔案管理在企業管理中具有不可替代的作用，同時是企業管理工作中重要的組成部分，是維護企業的經濟利益、合法權益和維護歷史真實面貌的重要性、基礎性工作。近年來，徐電公司在管理上下功夫，在效益上做文章，創直接經濟效益達2億元，而且還以翔實的資料性和權威的原始憑證性，解決了多起經濟糾紛，創造了良好的社會效益。企業檔案真實地記錄著企業創建和發展的運動軌跡，是反映企業歷史和現狀最直接準確的內部信息。現代企業檔案工作的管理原則是效益原則、以人為中心的原則、需求導向原則、系統原則。

一、效益原則

市場經濟的實質是效益經濟，在現代企業制度下，企業的任何活動都要服從于效益原則。企業文件、檔案及相關信息管理遵循效益原則，就是要處理好費用與效益的關系。在企業管理的“價值工程”中有這樣一個公式：

V（價值）=F（效能）/C（成本）

即 所 謂 的“大（V）、高（F）、低（C）目標管理原則”，就是要把大價值、高效能、低成本的管理目標落實到每個人、每件事上。為了能以較低的成本費用，提供最佳的適用信息，最大限度地實現信息管理的整體功能，具體應做好兩方面工作。

1.合理使用經費。為了節約信息管理的工作費用，應該精簡、合并工作性質相近的信息管理機構，以避免因機構交叉重疊所造成的信息管理費用的增加。此外，在客觀經濟和管理條件不具備的情況下，切忌貪新求快，急于建立以電子計算機技術為基礎的現代信息管理系統；……