現代企業檔案的管理原則及重要意義

□ 江蘇徐州 王 巍

檔案是企業的信息資源，是企業的寶貴財富，是企業改革和發展的軌跡。檔案管理在企業管理中具有不可替代的作用，同時是企業管理工作中重要的組成部分，是維護企業的經濟利益、合法權益和維護歷史真實面貌的重要性、基礎性工作。近年來，徐電公司在管理上下功夫，在效益上做文章，創直接經濟效益達2億元，而且還以翔實的資料性和權威的原始憑證性，解決了多起經濟糾紛，創造了良好的社會效益。企業檔案真實地記錄著企業創建和發展的運動軌跡，是反映企業歷史和現狀最直接準確的內部信息。現代企業檔案工作的管理原則是效益原則、以人為中心的原則、需求導向原則、系統原則。

一、效益原則

市場經濟的實質是效益經濟，在現代企業制度下，企業的任何活動都要服從于效益原則。企業文件、檔案及相關信息管理遵循效益原則，就是要處理好費用與效益的關系。在企業管理的“價值工程”中有這樣一個公式：

V（價值）=F（效能）/C（成本）

即 所 謂 的“大（V）、高（F）、低（C）目標管理原則”，就是要把大價值、高效能、低成本的管理目標落實到每個人、每件事上。為了能以較低的成本費用，提供最佳的適用信息，最大限度地實現信息管理的整體功能，具體應做好兩方面工作。

1.合理使用經費。為了節約信息管理的工作費用，應該精簡、合并工作性質相近的信息管理機構，以避免因機構交叉重疊所造成的信息管理費用的增加。此外，在客觀經濟和管理條件不具備的情況下，切忌貪新求快，急于建立以電子計算機技術為基礎的現代信息管理系統；而應該根據現有基礎，建立初具規模的信息管理體制，然后再根據企業經營活動對信息需求的發展變化，逐步完善、強化信息管理機構的職能。這樣可以避免一次性投資過大，設備有效利用率低所造成的資金浪費。

2.要在一定費用水平上使信息管理具有很高的有效性。所謂有效性，具體表現為時效性、準確性及適用性。其一，時效性，要求信息管理機構能夠迅速地收集和提供企業內部現行的與歷史的信息，企業外部的國際和國內有關內容的不同載體信息。特別是隨著科學技術的飛速發展，產品更新換代的速度不斷加快，信息的老化與時效的周期也隨之縮短，因此對信息提供服務的時效性提出了更高的要求。其二，準確性，要求信息管理機構所提供的信息真實可靠，能夠作為憑證和參考的依據。其三，適用性，要求信息管理機構能夠向不同管理層次、不同管理部門及不同類型的利用者提供具有針對性的信息。

企業檔案可以為企業經營管理決策提供必要的參考；在實施技術改造時，科技檔案作為一種技術資源，它的開發利用，可以節省人力物力財力，給企業帶來巨大的經濟效益；在處理產權糾紛時，它可以提供歷史憑證；在判明是非曲直時，它維護企業的經濟效益和合法權益；在進行企業資產評估時，它是必不可少的重要依據。近年來，公司累計利用檔案創直接經濟效益達2億元，而且還以翔實的資料性和權威的原始憑證性，解決了多起經濟糾紛，創造了良好的社會效益。例如為了貫徹國家能源局關于《燃煤發電廠貯灰場安全監督管理規定》的通知要求，預防貯灰場安全事故，公司委托北京中安質環技術評價中心有限公司評價機構開展2021年貯灰場安全評估工作。2021年4月8日及2021年4月9日公司召開了灰場安全評估工作首末次會議，期間公司后勤保障部技術人員和評價機構評估專家到檔案室借閱公司營業執照、百萬機組環評驗收資料、灰場竣工圖紙、公司水質檢測等檔案15卷，檔案人員耐心一一查找，認真細致，業務熟練，熟悉館藏，調卷準確、迅速，檔案為徐電公司順利通過2021年貯灰場安全評估工作提供有力保障等。

二、以人為中心的原則

人是檔案室管理檔案的主體，也是管理的中心，一切管理活動必然是圍繞人、依靠人、為了人，這是做好檔案管理工作的根本。首先，檔案實體由人來掌握，檔案實體結構和檔案智能（信息）結構由人來組建，檔案管理系統與環境的關系由人來調節。其次，檔案管理的效益原則、系統原則、信息原則由人把它貫徹和體現在管理實踐之中。人與諸因素結合，人的智能與力量貫穿于諸因素之中，才使檔案室發揮了綜合作用。

在各級領導的關心和支持下，在自己的不斷努力下，筆者熟悉并掌握科技檔案工作所需要的業務知識，能熟練運用《神華集團公司（電力板塊）檔案管理業務手冊》對相關專業文件材料進行科學分類和整理，并能熟練運用清華紫光圖檔管理系統的各種功能，進行科技檔案管理的各種工作，圓滿完成各項工作任務。科技檔案分類科學，組卷合理。工作勤勤懇懇、任勞任怨，受到領導的好評。科技英語水平和計算機水平有較大提高，利用業余時間較全面、系統地學習并掌握科技檔案基礎理論和專業知識，工作得心應手，具有很高的電力科技檔案管理水平。在《辦公自動化》、《現代企業》、《城建檔案》等期刊雜志上面發表檔案學術論文229篇。曾榮獲中國檔案學會第六次檔案學優秀成果檔案學術論文類三等獎，徐州市檔案學會2007、2008、2009、2010、2011、2012年度檔案學術優秀論文三等獎。徐州市檔案學會2014、2015年度檔案學術優秀論文獎。51篇學術論文評為歷屆中國檔案學會全國檔案工作者年會優秀學術論文、入選學術論文。

三、需求導向原則

企業信息的管理范圍、管理組織及其管理技術取決于企業對信息需求的特點。隨著國家經濟體制從計劃經濟向市場經濟的轉變，企業對信息的需求明顯地呈現出時間性、針對性及綜合性特點。企業信息的需求特點是確定和調整企業內部信息管理組織形式和方法的客觀依據。

1.信息的需求特點。①時間性。現代企業在對信息的需求上充分體現了時間就是效益的觀念。建立現代企業制度是國有企業改革的方向，現代企業制度的重要組成部分或基本要求之一是“管理科學”。“管理科學”具有豐富的內涵，其中包括精心研究市場情況，及時把握市場條件的變化，并作出快速、靈敏、準確的反應，以有效地參與市場競爭。而企業要具有適應市場變化和把握發展機遇的能力，就需要練好內功，加強管理的基礎工作，特別是信息的科學管理。顯然，及時、系統地提供各種信息，是現代企業科學管理所要求的，是現代企業生存和發展的基礎與條件。②針對性。現代企業對信息需求的針對性，具體表現在兩方面：其一，根據企業不同管理層次和類型人員的需求提供信息。由于不同管理層次和類型人員具有不同的職能和任務，因此在信息的需求上也各有所側重。一般而言，企業高層經營決策者主要需要企業內外信息綜合性較強的深加工信息，中層、基層管理人員主要需要內部信息，技術工人主要需要指導生產的現實執行信息等。針對各種類型和層次人員利用信息的特點，主動地提供適用信息，有助于提高他們的工作質量和效率。其二，根據企業日常生產和管理的需要提供不同信息。只有提供具有針對性的信息，才能切實體現出信息的價值。如針對企業安全生產的需要，應該編輯《企業歷年安全事故匯編》及利用檔案舉辦安全生產教育展覽等。總之，信息需求的針對性是現代企業管理科學，注重實效所要求的，信息服務是否有針對性關系到信息管理機構的命運。在企業機構改革中，一些企業的文件與檔案機構被削弱，當然其中有多種原因，但其自身未能有效發揮作用，也是重要原因之一。因此，企業文件與檔案管理機構應該加強信息服務的針對性，以此體現文件與檔案工作的價值。③綜合性。在市場經濟條件下，企業要從以完成生產任務為中心向以實現經營目標為中心轉變，就必須提高企業的經營決策能力，搞好經營發展戰略。而要制定切實可行的企業發展戰略，確定具有發展前景的投資意向，就需要在準確掌握企業內部各種信息的前提下，了解國民經濟發展規劃、區域發展規劃、產業政策、國家法規政策、國家或行業標準、國內外主要廠商某類產品的技術性能和參數及其主要部件結構等方面的信息。對企業內外各種信息的綜合性需求，是現代企業對信息的需求特點之一。

2.信息的需求導向。當前，企業信息需求呈現出的時間性、針對性及綜合性特點對企業信息的管理范圍、管理組織設置、人員配備、管理技術等方面提出了新的要求。企業應該依據信息的需求特點，進行信息管理組織結構的調整。

四、系統原則

由于企業內部信息管理工作是由現行文件與檔案及其管理組織體系，管理者、管理技術等互有聯系、互相作用的諸要素構成的有機整體，因此對企業現行文件與檔案的管理就應該遵循其本身的系統性，對其進行整體有序的規范化管理。系統原則是科學管理企業內部信息的首要原則和基本指導思想。

依據系統論觀點，企業是由相互聯系而共同工作的各分系統（子系統）所組成的復雜系統。企業系統的全部活動可以概括為兩大方面：其一，技術開發與物質生產活動；其二，管理活動。前者的工作過程為輸入原材料及信息等資源，借助設備儀器，經過若干道工序的加工、處理，最后以產品或新產品的形式輸出；而后者的工作過程為輸入信息，針對新產品的開發、產品的技術改造及生產進行決策、計劃、組織、調節等，最后以信息的形式輸出。在一個企業系統中，以非信息資源為主要輸入、輸出形式的技術開發與物質生產活動和以信息資源為主要輸入、輸出形式的管理活動是密不可分的統一整體，后者是前者的依據和前提，前者是企業系統最終目標或經營任務的直接體現。因此，企業信息管理應以實現企業系統整體功能優化為目標，把信息管理作為一個集合體進行人員配備、機構設置、設備配置等，以此發揮信息資源在企業經營管理、技術開發及生產活動中的服務功能，為企業創造更多的物質財富。

可見，堅持系統原則有助于對企業內部信息進行合理、有序管理。系統原則是優化信息管理，有效發揮信息管理功能的首要原則。

總之，效益原則、以人為中心的原則、需求導向原則及系統原則是企業信息管理應遵循的基本原則。系統原則是優化企業信息管理的指導思想和首要原則；而效益原則、以人為中心的原則和需求導向原則的應用如何，將直接關系到企業文件、檔案及相關信息管理機構作用發揮的程度。