智慧校園建設中高校人事管理信息化的新路徑

劉帥

（天津理工大學，天津 300384）

當前社會信息化水平不斷提升，“互聯網+”這一有機生態圈應運而生，各行各業的發展也逐漸依賴于大數據體系，在社會大環境的發展變革過程中，高等院校教育的發展也迎來了更多的機遇和挑戰，教育部于2018年印發的《教育信息化2.0 行動計劃》更是為高等教育的發展指明了道路，高校開始將注意力轉向智慧校園的建設。如何有效梳理高校繁冗的人事管理數據、抓住信息技術優勢、提高工作效率是智慧校園建設中高校人事管理信息化建設的一大難題。

一、高校在人事管理信息化建設中的困境

（一）缺乏對人事管理信息化建設足夠的認知

高校人事管理信息化就是要在人事管理過程中，利用現代信息技術優勢，整合現代信息資源，使得信息技術更好地服務于人事管理。當前有些高校安逸于傳統校園管理模式，未充分了解智慧校園建設的優勢和意義，受困于狹小的資源共享空間，導致傳統管理模式下的校園信息無法快速傳遞，從而造成信息資源利用率大幅度降低。人事管理人員對信息化建設認識的不足，造成對新生的信息管理工作模式的接受程度各不相同，導致在實際工作中出現管理混亂、信息雜糅等問題，阻礙了智慧校園的建設和發展。

（二）高素養的人事管理信息化人才短缺

現今社會信息技術發展日新月異，信息技術更新迭代的頻率更是逐漸加快，各種各樣的信息一同涌現，高校中擁有信息技術的人才卻無法緊跟信息技術更迭的速度，人事管理人員面對信息化在工作中的應用方式所持的態度不同，造成工作人員具備信息技術運用的能力有所差別。目前高校中現有的信息技術設備只發揮了數據記錄和存儲的功能，人事管理人員未能充分挖掘設備的潛在功能，信息沒能得到及時更新和快速應用，無法滿足教職工的多元需求。由于人事管理人力不足，受傳統思維模式影響，人事管理人員在處理日常瑣碎工作內容之外，難以學習新鮮事物，導致新生的信息資源與技術難以被有效吸收和利用。

（三）高校未能打造頂層設計下的信息共享優勢

人事管理信息化涉及本校教職工的個人信息、職稱、授課等多方面信息，需要多部門、多崗位配合收集，由于各部門工作內容與任務各不相同，各部門只收集統計與本部門工作有關的信息，收集后各部門間也未能將信息統籌匯總成一套完整的人事信息數據。當使用到其他部門掌握的字段信息或數據庫時，需要聯系其他部門提供，整合各數據庫數據，耗費大量時間。部門內部各崗位間存在數據重復錄入的現象，還會造成因各崗位間數據統計形式與格式不一導致相同的統計指標有著不同的統計結果。為了保證數據的一致性，人事管理人員不得不耗費大量時間校對數據，找出差異并調整統一數據。究其原因，便是由于高校缺乏統一的頂層設計，數據未能得到充分的規劃利用，使部門陷入“信息孤島”的困境中。

（四）人事管理信息資源投入與建設失衡

在高校發展建設中，有些高校急于求成，重點加強硬件設施的建設，卻忽略軟實力的提升。因為相較于硬件設施投入，在信息收集、專業技能人員培訓等軟實力方面的提升會更加耗時耗力，且成果見效緩慢。若這種局面長期得不到改善，高校在信息資源建設方面則會展現出疲軟態勢，失衡現象越來越明顯。由于高校對硬件設施的資金投入缺乏前期數據統計和頂層設計，對于學校實際發展狀況缺乏全方位的客觀評估，導致硬件設施投入后，利用效率未能達到預期水平，投入產出效益不顯著。人事管理信息化建設軟實力提升是一個長期的過程，人事管理人員缺乏專業的培訓指導，需要耗費大量的時間和精力去學習，等到軟實力的發展達到要求時，硬件設備早已更新換代，致使硬件沒能完美發揮作用，資源嚴重浪費。

（五）人事管理信息化建設管理機制有待完善

為了部門內部管控便捷，人事管理部門形成塊狀化信息工作模式和逐層管理工作方式。當處理重要問題時，人事管理人員將解決方案逐層上報，等待領導審閱與批復，看似面面俱到的工作流程實際上增加了大量無謂的工作時間。在審批過程中，因為側重點不同，不同領導提出不同的意見，短時間內難以達成共識，基層管理人員只能對方案反復修改，導致錯過事件黃金處理期，結果事倍功半。因此，規范人事管理的規章制度至關重要，采用前沿的、科學的管理理念，構建多樣的、系統化的管理機制，可推動人事管理信息化建設更加有序地開展。

二、高校人事管理信息化建設的作用與意義

（一）順應社會時代發展潮流

在互聯網發展迅猛的新時代，信息資源已經成為一項國家提高國際競爭力、實現復興之路的新型戰略資源。依托于互聯網平臺，信息化發展的優勢逐漸顯現，高校人事管理信息化有利于解開長期扣在人事管理人員身上的枷鎖，這一枷鎖便是人事部門常態化的數據統計處理等繁雜的工作，人事管理人員不再局限于當前的工作內容，擁有更多時間投身人事信息資源的整合與維護等工作。基于此，可以通過數據的統計與分析，全面了解掌握各部門人員配備、年齡等情況，根據部門發展目標，為各部門合理配置教師與管理人員，實現高校人力資源的戰略性開發利用。

（二）提高工作服務效率

高校人事管理不僅包括教職工招聘與崗位聘用，還包括教職工調配、職稱評定、職務晉升、激勵獎懲等工作內容。人事存檔材料多為紙質材料，導致如今若想去翻找之前的人事信息資料十分困難，降低了工作效率，甚至有時還會存在資料遺失的風險。依托于信息化技術，對人事管理信息化革新，將紙質化的作業形式轉變為電子化的作業形式，可以將人事管理人員從傳統手動操作處理信息的方法中解脫出來，人事管理人員不再局限于繁雜的數據整合、報表分析、紙質材料上交存檔等瑣碎工作，而是在系統中設置需要統計錄入的數據信息字段，對信息進行分類、匯總、更新，無須花費大量時間翻閱紙質材料查找信息，部門需要何種形式的報表信息均可在系統中直接生成，省去人工制作報表的時間，增強了資料保存的安全性、完整性，避免了紙質材料的丟失和損毀。

（三）滿足多元化的增值服務需求

在國家大力發展高等教育的形勢下，高校已經施行擴招政策，每年招錄的學生人數呈遞增態勢，使得高校需要配備更多教職工來完成學生授課與管理工作。這就要求高校對教職工實行分類聘用與崗位分類管理，隨之而來的是人事管理人員工作強度和難度的加大。人事管理涉及各個部門和人員，人事信息的分類匯總更為復雜，傳統管理方式和流程加大了數據收集、統計、整理的困難，人事管理人員分身乏術，無法及時建立人員信息，無法滿足不同部門和學院的要求。通過建立人事管理信息系統，設定合理規范的工作流程，解決教職工的實際問題，滿足多元化需求，還可以提供多元的增值服務。

（四）降低人力資源管理成本

高校人事部門不僅僅擁有人事系統，還有工資管理、職稱評定等系統，這些系統內的數據高度重合，但各系統之間不存在關聯性，導致各崗位重復錄入相同數據，大大削減管理人員工作的積極性，降低工作效率。以往的人事管理工作大多憑借人工操作實現，這對管理人員的專業技術提出了較高的要求，以至于占用過多的人力資源，并且易出現人工失誤。通過搭載電子設備，大數據算法可取代人工操作整合信息，降低人力資源投入成本，投入產出效益得到大幅度提升。

（五）增強信息資源利用率

多年來，傳統的人事信息多以紙質材料作為載體，不僅不方便查找、攜帶，更不利于傳遞、保存。同時會產生由于信息采集不全面、信息更新不及時而導致數據失準等問題。開展人事管理信息化建設，人事信息資源不再依托于實體，而是通過數字資源進行傳遞和利用，人事信息更為全面，更新更加及時，大大提高了數據的一致性、完整性和實效性，信息資源也可得到高度共享，實現信息資源的最大化利用。人事管理信息化建設不僅可以為高校領導者提供準確的人事信息，還可以為人才配置提供合理的依據，從而保證領導者的決策更為合理、科學。

三、高校人事管理信息化建設的新路徑

（一）明確人事管理信息化建設的急迫性

高校信息化建設已成為現代高等教育發展的重要舉措，信息化技術是人事管理信息化建設的核心問題，因此高校領導者要提高站位，樹立科學高效的管理理念，學校領導對于信息化建設的理解與支持直接影響校內人事部門信息化發展的程度，只有意識到當前學校建設智慧校園迫在眉睫，大力支持和推動信息化發展進程，校園中才能實現信息化技術的廣泛應用。人事管理信息化不只局限于人事部門，人事部門還與多個部門之間存在關聯，人事管理信息化建設離不開其他部門的協作與幫助。在信息化建設過程中，除了要充分利用現代的信息技術優勢，還要融入創新理念，打破固有的條條框框的限制，不斷地創新，改革人事管理工作流程。學校可以請校外專業的信息化管理人才或團隊進駐學校，分析當前校內信息化發展的現狀和不足，并對校內信息化改革工作提出建設性建議。同時還可參考國內外信息化發展成熟的高校，借鑒先進的技術與經驗，逐步提高人事管理信息化水平。

（二）引進、培育高精尖的人事管理信息化專業人才

為建設智慧校園，高校亟須建設一支高精尖的信息化管理專業人才隊伍，可以采取引進與培育相結合的方式，二者相輔相成，共同打造信息化管理專業團隊。在人才引進方面，高校可通過招聘、推薦等多種方式引進一批擁有交叉學科背景、專業技術過硬的高層次人才，推動人才儲備工作的順利開展，并合理分配到相應的崗位，打造綜合型的專業人才隊伍。在人才培育方面，人事管理人員的本職工作是服務好校內廣大的教職工群體，要樹立科學的信息管理觀念，掌握先進的信息化管理技能。高校可有針對性地邀請信息化管理方面的專家學者開展專題研討和講座，引進專業的技術人才對現有的管理人員展開培訓工作，對人事管理人員進行思想武裝和技術指導，提高人才隊伍的職業道德素養，增強服務意識，練好工作本領，樹立職業道德底線，維護好校內教職工的基本信息安全，做到服務精準到位，將管理人員的專職工作與建設目標完美契合，保障信息化建設進程穩步推進。在信息化建設過程中，社會更迭發展速度迅猛，先進的工作理念和方法也在不斷更新，高校應定期開展教育培訓活動，為人事管理人員提供學習交流的平臺和機會。高校應建立科學化的管理模式，完善用人制度，開設績效管理考核機制，獎懲并行，優秀的員工要加以獎勵，不合格的員工要及時調整崗位，以保證管理隊伍的健康發展。

（三）建立資源信息數據共享平臺

建立資源信息數據共享平臺，設置統一格式字段，搭建起平臺與已有數據庫之間的關聯，實現資源的整合，不僅可快速查詢與統計所需數據，節省查詢與統計時間，而且能保證數據的準確性，提高工作效率。人事信息系統中的字段要根據工作需要不斷更新迭代，這樣人事管理信息系統才能日臻完善。無論是否單獨設置人事管理信息化崗位，在系統里更改信息時，可把相應的文件或者調整依據的材料以附件形式上傳至系統中。當一位教職工的崗位信息發生變動時，有了系統中的文件作依據，可快速調整工資待遇等信息，不僅調有所依，而且實現了“一人一檔”的效果。考慮到人事部門的工作人員輪崗調換，可以將工作操作流程與政策文件上傳到系統中，當換崗交接工作后，新任人事管理人員可以依據系統文件了解工作流程與規范，降低工作失誤率，提高服務質量。

（四）合理配置資金投入

高校人事管理信息化建設不是一蹴而就的，而是一個長期性的建設工作，高校需要加大信息化資金投入力度，合理分配資金，平衡好資金的使用。首先，配備先進的硬件設備、設計具有云服務的大數據存儲處理集群系統，保障數據存儲等工作順利開展，預留出部分資金，對設備進行定期檢修、維護。在保障基礎設施建設完善的基礎上，著力向管理方面傾斜，設立專項資金用于人事管理信息化建設。高校需每年拿出部分專用資金來修復前期使用系統過程中發現的漏洞，并根據工作需求設計開發新模塊。人事部門可將一部分專項資金用來購買外包的人事系統，請外包公司派人開展專門的技能培訓工作，培訓人事管理人員如何快速導入、導出、整理數據，并對接部門實際需求建立人事管理信息系統，可以節省一定的人力資源。

（五）改革人事管理工作模式

當前，人事部門業務繁多，經常出現排隊咨詢處理事務的現象，在這種現場辦公模式下，人事管理人員的工作積極性容易受到嚴重影響。為此，建立線上信息處理平臺，構建平臺化管理信息和平臺解決問題新模式，教職工可在平臺上提前預約處理時間并提出問題，實現人事管理工作者與教職工一對一線上溝通，逐步將現場辦公轉向網絡辦公，增強時間的自由度和可控性，打破人事部門排隊擁擠的局面，人事工作人員的辦事效率也可得到有效提升。信息技術的開放性對人事信息安全帶來了更高的風險，人事管理信息化涉及教職工基本信息、工資等重要內容，這對數據的穩定性和安全性提出了新的要求，因此要充分保障人事信息的機密性，嚴防外部病毒惡意攻擊系統，造成信息泄漏。

四、結語

“互聯網+”時代是社會發展歷程中的必然選擇，大力開展信息化建設是大勢所趨，智慧校園建設則是當下高校改革的最終目標。由于存在對人事管理信息化建設的認知淺薄、高素質人才短缺、缺乏共享、資金投入失衡、管理機制不完善等問題，阻礙了人事管理信息化建設的穩步發展。因此，需要對癥下藥，明確管理信息化的重要性，引進、培育專業人才，打造高素養隊伍，建設信息平臺，實現信息資源共享利用，平衡資金投入方式，改善工作模式，構建借助平臺工作新范式等舉措將有助于推動人事管理信息化建設進程，打造智慧校園。