新形勢下，事業單位檔案管理工作優化措施分析

謝慧嬌

摘 要：在新形勢背景下，檔案管理工作內容和工作方式發生了改變，這給檔案管理人員帶來了機遇與挑戰。要想提高檔案管理工作成效，需要結合新形勢下檔案管理工作的內容變動，根據現有的檔案管理現狀，對事業單位檔案管理工作進行優化升級。本文主要結合現有的工作經驗，從目前事業單位檔案管理中存在的問題出發，探究新形勢背景下，事業單位檔案管理工作優化措施。希望給其他學者的研究提供新的參考視角。

關鍵詞：新形勢；事業單位；檔案管理

檔案管理工作內容相對復雜，不僅涉及檔案信息的統計、收集工作，還涉及檔案的檢索問題。事業單位的檔案量比較大，部分工作需要依據檔案材料進行決策。做好檔案管理工作，能夠讓工作人員在短時間內查找到所需要的檔案，在一定程度上推進了事業單位其他工作的開展。但在目前的檔案管理工作中，由于存在檔案管理設備設施相對落后、檔案管理方法有待升級等問題，出現了檔案缺失和檔案損壞問題。因此在新時代背景下，要想提高檔案管理工作成效，就需要結合當下檔案管理現狀，對檔案管理工作優化升級。

一、檔案管理工作中存在的問題

1.管理觀念相對落后

首先，部分工作人員對新形勢下的檔案管理方式存在著抵觸心理。在新形勢背景下，檔案管理工作日益自動化、便捷化。在傳統管理模式下，主要是利用人工進行管理，由工作人員向各個部門收集檔案信息，然后將檔案信息記錄在冊，最后對檔案進行歸納整理并編輯在冊。當有人要想調用檔案時，檔案管理人員會根據檔案編號調取檔案。很多工作人員已經熟悉了這類工作模式，所以在面臨新的工作方法時，部分工作人員存著抵觸心理。尤其是在引入計算機技術之后，很多檔案管理工作日益便捷化，甚至很多工作無須人員操作，部分工作人員害怕計算機會替代現有的工作，因此存在抵觸心理。其次，部分工作人員沒有意識到檔案管理與事業單位發展的重要性，在開展檔案管理工作時，只是機械性地整理相關資料，所以，部分檔案存在著缺失、查找麻煩等問題，影響其他人員的使用。要想在新形勢背景下優化檔案管理工作，提升檔案管理工作成效，需要從檔案管理人員的思想著手。如果檔案管理人員對檔案管理工作沒有一個清晰的認知，那么后續也很難對檔案工作進行優化升級。因此在新形勢背景下，檔案管理人員還要積極轉變思想，配合新形勢背景下檔案管理工作升級，讓檔案管理工作能夠更好地為事業單位其他工作服務。

2.檔案管理相關規范有待完善

首先，檔案管理流程有待完善。部分事業單位的管理人員對檔案管理工作重視程度不足，管理精力相對較少，再加上檔案管理工作流程比較復雜。目前，檔案管理工作的部分流程相對模糊，出現了重復工作、多頭管理、責任不清等問題。其次，考核機制不完善。檔案管理工作無法量化，工作成功難以用量化標準去衡量，因此，很多檔案管理人員的工作成效一般都是由直屬領導評判。這種評價考核方式主觀意識比較強，缺乏一定的公平性。同時，這種評判方式還會引起員工的不滿，打擊員工的工作積極性。考核機制不完善會影響員工工作的積極性，在日后的工作中，工作積極性也會越來越低。最后，由于部分檔案管理工作流程不完善，檔案管理工作出現問題也無法追責。在事業單位開展日常工作時，部分工作會參考檔案中的數據，但由于檔案管理工作流程不完善，工作不清晰，檔案調取的速度較慢，在一定程度上影響其他部門開展工作。隨著事業單位的發展，所產生的工作數據也越來越多，檔案管理工作的難度也越來越大。因此在新形勢背景下，要想讓檔案管理工作更好地為事業單位的發展服務，就需要從檔案管理的流程出發，完善檔案管理工作制度，提升檔案管理工作效率。

3.管理人員素質有待提高

首先，事業單位檔案工作管理人員，工作多年的中年工作者占據較大比例，青年工作者的人員占比相對較少。在新形勢背景下，檔案管理工作日益自動化，在開展檔案管理工作時，需要借助計算機這一輔助工具。但中年群體對計算機技術掌握的不熟練，很難在短時間內熟練使用計算機。甚至在事業單位采購計算機之后，部分工作人員還是堅持原來的檔案管理工作方式，不僅工作效率相對較低，還造成了資源閑置。

與此同時，在新形勢背景下，其他事業單位檔案管理工作紛紛進行改革，如果還保留原有的工作方式，會削弱自身的競爭力。其次，檔案管理工作相對復雜，并且涉及很多機密檔案。因此，不僅要求檔案管理工作人員具備專業的檔案管理能力，還要求檔案管理工作人員的綜合素養相對較高。涉及機密文件時，不能泄密，當面對外部誘惑因素時，也能夠堅定本心。目前，在部分檔案管理工作中出現泄密問題，有部分是故意泄密，經不住外部的誘惑，為了個人私利，泄露事業單位的機密文件，損害了事業單位的利益。還有部分檔案管理人員保密意識相對較差，在茶余飯后談論工作時，不經意間泄露機密文件。因此在新形勢背景下，要利用技術手段給檔案管理設置相應的查看權限。還要加強培訓工作，提高檔案管理人員的綜合能力和綜合素養。

二、新形勢下事業單位檔案管理工作優化措施分析

1.樹立先進的管理觀念

首先，事業單位檔案管理人員要意識到，檔案管理工作與事業單位發展之間的關系。檔案管理工作是事業單位發展的基礎，檔案管理工作為事業單位的管理工作提供相應的材料依據，事業單位的發展會給檔案管理工作提供相應的管理素材。檔案管理工作與事業單位的發展緊密相連。事業單位的管理人員要意識到檔案管理工作的重要性，并將管理精力分到檔案管理工作中，為提高檔案管理工作成效出謀劃策。在開展方案管理工作時，事業單位管理人員和檔案管理工作者，要明確新形勢背景下，檔案管理工作與傳統檔案管理工作的差別，明確檔案管理工作目標，明晰檔案管理工作方向。

與此同時，在開展檔案管理工作時，管理人員也要結合當下檔案管理的工作現狀，將新的管理思想與工作實際相結合，循序漸進地對當下的檔案管理工作進行改革。其次，事業單位要適當加大對檔案管理工作的資金投入。在新形勢背景下，事業單位檔案管理工作逐漸趨于自動化，因此，在開展檔案管理工作時需要大量的計算機設備。雖然目前在事業單位中也會有計算機設備，但由于部分計算機設備相對老舊，所以在工作過程中容易出現死機問題，而且，很多計算機設備的系統沒有更新，計算機運行效率較低，再加上隨著事業單位的發展所產生的檔案數據也越來越多，現有的計算機設備已經無法運行大量的檔案數據。因此，在新形勢背景下要想提高檔案管理工作成效，就需要購買計算機設備，更新現有的計算機系統，為檔案管理工作人員提供設備支持。最后，在新形勢背景下開展事業單位檔案管理工作要樹立創新理念，所謂的創新理念就是要根據新形勢背景下，檔案管理工作的變化趨勢去調整自身的工作方式，讓檔案管理工作能夠順應新形勢的發展潮流。檔案管理工作涉及的內容較多，且事項相對煩瑣，所以，在開展檔案管理工作時，要具有靈活性，也要與其他部門溝通，通過其他部門對檔案的需求來調整檔案的收集和檢索方式，為查找檔案提供便利。

2.完善檔案管理制度

首先，要明確檔案管理目標。目標不清晰就會導致檔案管理工作偏離原有的工作軌道，在檔案管理工作過程中，無法提高檔案管理效率。事業單位檔案管理工作的主要目標是要整合事業單位在發展過程中所產生的各項信息，為事業單位的后續發展提供材料基礎。因此，事業單位的檔案要具備可檢索性，不僅檔案管理人員本身能夠在短時間內調取相應的檔案，也要讓其他人員能夠根據指引迅速地查找相關檔案。其次，要梳理檔案管理工作流程。檔案管理工作的流程主要涉及檔案收集、檔案整理、檔案標記、檔案檢索等相關工作內容。在檔案收集階段需要到各個部門去收集相應的檔案進行歸檔。在傳統工作模式下，一般都是采用人工收集的方式，由相關部門的對接人將需要歸檔的文件送到檔案管理處，然后進行統一歸檔。但在新形勢背景下，檔案管理工作日益自動化，可以在紙質版檔案收集過程中，對現有檔案掃描管理。然后將電子版檔案和紙質版檔案分別存檔，一方面可以避免檔案出現丟失，另一方面還能夠提高檢索效率，讓其他人員能夠遠程檢索檔案，調取檔案資料。在檔案整理階段，主要是根據檔案類型或者是各部門檔案所需，將檔案分類。在傳統工作模式下，一般都是在線下對檔案進行分類整理，但隨著檔案數量的不斷增加，線下分類整理的方式不方便檢索，即使是檔案管理工作人員也很難在短時間內查找到對應的檔案。再加上部分部門在調取檔案時需要的檔案數量較多，紙質版的檔案也不方便抽取。在新形勢背景下可以將檔案管理相關工作與事業單位的網站相結合。在事業單位網站中設置專門的檔案管理模塊，在檔案管理模塊下根據事業單位對檔案的分類再細分為各個小的模塊，當其他人員需要查看或者是調取檔案時，可直接在相應的模塊下進行檢索，這種整理方式能夠提高檔案管理工作效率，節約檔案檢索時間。檔案檢索工作也可以借助事業單位的網站，還可以單獨開設檔案檢索的公眾號，給事業單位其他人員提供多種檢索渠道。同時，在檔案檢索過程中也要設置多個檢索關鍵詞，可以以部門為關鍵詞進行檢索，也可以以檔案名稱和檔案編號為關鍵詞進行檢索，通過設置多個檢索關鍵詞，可以提高檢索效率，方便相應的人員查找檔案。新形勢背景下，事業單位檔案檢索工作具有靈活性和便利性，可以通過手機或電腦等多種渠道進行檔案檢索和檔案查看工作，但是這對檔案管理人員的工作技能要求較高。因此，需要給檔案管理工作人員開展相應的培訓工作，讓檔案管理人員能夠熟練地操作計算機系統，掌握公眾號的運營和管理方式。

3.對檔案管理人員的培訓

首先，要加強對檔案管理人員的思想培訓。在開展思想政治培訓時，要進行涉密培訓。在培訓過程中要幫助檔案管理人員樹立正確的價值觀，當個人利益與單位的利益發生沖突時要維護單位的利益，與此同時，部分事業單位會涉及很多涉密檔案和文件，所以，在面對外來誘惑時，檔案管理人員應該堅守職業道德底線。不因為個人私利而泄露檔案秘密，威脅事業單位的利益。在涉密培訓完成之后，要對檔案管理人員進行考核，考核成績要在90分以上才能及格，如果達不到90分的工作人員要重新培訓。

同時涉密考核要與檔案管理人員的薪酬和晉升掛鉤，通過這種工作方式，能夠有效地提高檔案管理人員對涉密工作的重視程度。在培訓過程中，還可以通過案例培訓的方式增強培訓效果。培訓人員可以選擇事業單位內部相關的泄密事件，然后將泄密懲罰后果也告知檔案管理工作人員，讓檔案管理工作人員了解泄密的成本，避免檔案管理人員出現泄密現象。其次，要加強對檔案管理人員的技能培訓。在新形勢背景下，檔案管理工作會涉及計算機、新媒體運營、網站管理等相關技能。為了提高檔案管理人員的工作效率，事業單位可以組織集體培訓工作，聘請外部人員進行培訓，既要有理論培訓，也要有實操培訓，讓檔案管理工作人員一邊培訓，一邊演練，幫助檔案管理人員更快地融入當前的檔案管理工作。在新形勢背景下，部分事業單位引入了檔案管理系統，但有些檔案管理系統是通用系統，無法完全契合事業單位的個性化需求。因此，部分事業單位可以加大資金投入定制專業化系統，然后，再對檔案管理人員進行相應的培訓，讓檔案管理人員能夠利用新的系統去開展檔案管理工作。最后，在新形勢背景下，管理人員的培訓也可以更加靈活，不僅有線下培訓還有線上培訓。管理系統是不斷完善和更新的，對于新的功能可以通過線上微課的方式進行培訓，幫助檔案管理人員利用零散時間去掌握系統操作，提高檔案管理工作效率。

此外，現階段，由于事業單位檔案管理工作較為復雜，在利用的過程中仍然存在著較大的弊端。比如，在綜合檢索過程中，很難直接彈出對應的內容，因此，還需要做好檔案軟件的升級工作，確保后續可以根據類型、時間以及用途直接智能識別納入檔案管理庫，確保可以做到隨時查、隨時取，在提升時效性的同時，助推行業的可持續發展。

三、結束語

在新形勢背景下，要想提高事業單位檔案管理工作成效，需要結合新形勢下檔案管理工作的變化以及事業單位其他部門對檔案管理的需求，對事業單位檔案管理工作進行優化升級。由于現階段檔案管理工作缺乏完善的考核制度，因此，檔案管理工作人員的工作成效無法直觀的展示，所以，在新形勢背景下可以通過網站公眾號設置一些留言項目，讓其他人員針對檔案管理人員的相關工作進行一個評價和反饋。同時，還可以設置相應的滿意度調研問卷，根據調研問卷來了解其他人員對檔案管理工作的滿意程度，進而能夠量化檔案管理人員的工作，為檔案管理工作后續的優化提供工作方向。

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【作者單位：廣州文化藝術發展中心（廣州粵藝傳習所）】