大數據對醫院檔案管理發展的影響與建議

肖興賓

摘 要：在新時代，信息技術已經發展到一個新的高度，大數據作為信息技術的產物，被廣泛應用在各個領域中，顯著提升人們的工作效率、提高工作的便捷性，而在這樣的背景下，醫院檔案管理工作也發生很大變化，大數據的應用取得顯著效果。醫院檔案有著很重要的作用，需要使用大數據技術強化檔案管理的合理性、條理性，以便對檔案資料進行全面分析與整合。本文主要從大數據對醫院檔案管理發展的作用、應用現狀、應用建議三個方面進行簡要分析。

關鍵詞：大數據；醫院檔案管理；發展；建議

前言

大數據在科學技術發展的背景下飛速發展，并且在各個行業中應用非常廣泛，檔案管理工作也積極利用大數據優化管理措施、簡化管理流程，創新管理方法，提升檔案管理效率和質量。醫院作為社會生活中非常重要的場所，其檔案涉及的內容較多、檔案量大，并且很多內容都涉及患者的個人隱私。對此，醫院在檔案管理中應用大數據，能夠保證管理有效性，并且在大數據的支持下，能夠提高檔案的安全性，進而提升醫院檔案管理水平。

一、大數據對醫院檔案管理發展的作用

在信息技術時代背景下，數據已經成為傳遞信息的主要途徑，信息時代的發展促使傳統文字信息發展為數據信息，進而促使信息傳遞的智能化發展。數據內容多、類型多、覆蓋范圍廣以及整合率高等，是大數據時代的主要特點。從數據中能夠提取出需要的信息、知識和需要的資源。在數據時代，由于大數據技術的支持，可以針對以前受到信息量大且復雜的原因沒有進行深入研究的問題展開分析，醫院檔案管理就是其中的一項。隨著計算機以及相關技術的發展，云計算、百度云存儲等被很多人了解并且應用，而應用大數據工作的數據量都非常大，單純的利用傳統的計算機服務已經很難滿足醫院檔案管理的需要，而大數據滿足人們對個性化、高效性、多樣性以及專業化的需求，進而滿足當前醫院檔案管理工作需求。醫院檔案是指在醫院正常運行的情況下，產生的醫療活動及其相關的資料，包括醫療管理、科研、費用以及患者基本信息等價值較高的原始資料。檔案管理部門需要收集、整理、分類和存儲等與醫院各類型活動有關的信息，且信息收集、整理等工作需要具有統一性、規范性、集中性，以便快速整合，為分類和分析提供便利條件，并且需要管理人員標明記號，方便查詢檔案。

在醫院檔案管理中應用大數據技術，能夠促進管理工作的信息化發展。在大數據技術條件下，醫院需要進行信息化建設，加上醫院檔案的內容和類型較多，包括圖表、會診資料、文件以及視頻等，而檔案管理不僅需要記錄醫院的日常工作及活動，還有醫院的發展史，為預防檔案資料丟失、保存不當等不良事件的發生，可積極利用大數據技術解決這些問題。與此同時，能夠提高檔案存儲和管理的便捷性。傳統檔案資料都是紙質形式，采用人工管理。當前，雖然信息技術的應用已經很廣泛，但醫院的檔案管理工作并沒有在最初就使用信息技術進行管理，只是簡單地對檔案資料進行存儲，想要精準調閱資料，避免資料受潮等現象會比較困難。對此，使用大數據技術不僅能夠用很小的空間存儲海量的數據，還能夠為檔案資料的共享、檢索等工作提供便捷條件，提高檔案資料的使用效率，縮短查找時間等，進而全面提升檔案資料管理水平。因此，可在醫院檔案管理中合理應用大數據。

二、大數據在醫院檔案管理中應用現狀

醫院檔案管理工作在使用大數據時也存在不足之處。首先，使用大數據時，檔案的真實性容易受到影響。大數據主要是以計算機為載體，人們看見的是整理之后的檔案資料，而不是原始憑證；醫院上傳到網絡上的信息也是工作人員手動上傳，如果出現錯誤，想要修改的難度很高，一旦有人惡意篡改檔案信息，則會造成醫院利益和聲譽等方面的損失，這與使用大數據技術進行檔案管理的目的不符。其次，網絡方面的安全難以得到保障。這是因為將大數據應用在醫院的檔案管理中，需要通過計算機整理、分析和存儲資料信息，而我們目前生活在信息時代，黑客的存在會危及信息安全，也就會威脅醫院檔案安全，醫院在使用、分享檔案時可能會遭遇檔案被竊取，造成醫院的嚴重損失，包括經濟損失和社會聲譽方面的損失。因此，在使用大數據時，需要針對使用過程中存在的不足進行全面分析，提出科學的解決措施，提高大數據在醫院檔案管理中的應用效果。最后，還需要進一步提升管理人員的專業能力。有的醫院雖然使用大數據技術進行檔案管理，但是領導者的內部控制意識不足，忽視檔案管理的重要性，尤其是在管理人員的招聘和培養工作中，沒有硬性規定招聘人員必須要掌握大數據技術，忽視大數據技術的培訓，這一點不利于醫院檔案管理工作質量的提升，影響醫院的發展。加上醫院檔案管理人員還存在其他科室人員兼職的情況，從而影響檔案管理質量，不利于發揮檔案的積極作用。基于以上不足，醫院可以組織相關人員進行分析、討論，探索并實踐能夠提升大數據應用水平的管理措施，有效提升檔案管理質量以及安全性，強化醫院檔案管理整體水平，從而促進醫院發展。

三、大數據在醫院檔案管理中的應用建議

1.轉變管理理念

對醫院目前的檔案管理進行分析，雖然很多醫院都已經意識到大數據的重要性，引入先進設備，但從整體上來看，思想上的轉變需要進一步加強。不能將檔案管理工作僅僅作為資料的存儲，相關人員沒有意識到檔案管理在醫院正常運行和發展中的作用，忽視檔案管理帶給醫院的社會效益和經濟效益，影響醫院的發展。在這樣的情況下，需要從醫院檔案管理人員的思想上著手，轉變其檔案管理理念，使其在工作中能夠積極的應用大數據技術，并且重視改變醫院管理者、領導者對大數據的認識，使其為使用大數據技術進行檔案管理提供支持，進而在醫院發展中發揮出大數據的積極作用，推動醫院發展。同時，各科室主管以及醫院領導者需要積極參與到管理工作中，保證大數據能夠得到充分運用，從而在醫院的發展中發揮良好的推動力，推進檔案管理工作的信息化建設。此外，醫院領導者在意識到大數據技術的優勢后，在完成自身工作任務的同時，配合檔案管理工作。

在轉變相關人員檔案管理理念的過程中，還需要醫院內部加強宣傳，宣傳大數據技術的優勢、宣傳檔案管理對于大數據技術的依賴、宣傳在大數據背景下檔案管理功能上的變化等。改變檔案管理理念，需要從原本單一的保存功能發展到對檔案資料的分析和使用、從紙質資料轉變成電子資料，提高檔案在醫院發展中的服務功能，能夠增加檔案的二次加工等。檔案信息的來源是醫院各個部門的日常工作，包括患者信息的采集，方便后續為患者提供診療服務。醫院的領導者以及檔案管理人員也需要認識到，檔案信息源也需要相應的資金投入，雖然需求量不大，但是需要長期投入，在大數據技術的支持下提升檔案資料的服務性，因此，需要針對檔案服務端加強信息化建設，以便使用大數據技術完成檔案的查詢等工作。

由此可見，需要改變檔案管理人員的管理理念，可以從很多角度著手，方便實現改變管理理念的目標。

2.加大管理人員培訓力度

從大數據本身來看，尤其是近年來在信息技術條件下產生的數據處理技術，在各個行業中的數據處理都有著明顯優勢，醫院的檔案管理工作想要利用好這一技術，發揮出這一技術的價值和作用，還需要培養專業的人才，加強對檔案管理人員的培訓力度，使其掌握先進的管理理念、計算機技術和大數據技術的應用方法等，保證醫院信息化建設工作的順利進行，保證軟件和硬件在檔案管理中能夠發揮作用。對于醫院加大檔案管理工作人員的專業培訓力度，具體可以從以下幾個方面落實工作：首先，醫院組織專業培訓，包括大數據和檔案管理的專業知識、計算機操作方法、管理的專業技能等，保證管理人員能夠符合崗位需求，在崗位上發揮自己的力量和作用。與此同時，還應重視職業道德和素養培訓，避免管理人員受到利益誘惑、威脅等因素的影響，出現篡改檔案資料等不良事件的發生，保證大數據在檔案管理中應用的有效性與安全性。其次，醫院還應直接面向社會招聘具有檔案管理專業理論知識和實踐能力的人才，并且招聘的人才需要掌握大數據等方面的知識，即招聘復合型人才，以便滿足醫院檔案管理工作對人才的需求，并且在實際工作中發揮復合型人才的優勢，保證檔案的分析以及處理等工作質量，進而推動檔案管理工作的穩定、可持續發展。此外，在培訓工作中，需要注意培訓的時間和人數的安排，確保不會影響醫院檔案管理工作的正常開展，保證培訓時間合理，也避免在崗工作人員工作壓力大。同時，可以開展線上培訓模式，不影響管理人員的日常工作，利用節假日、下班時間等空余時間，合理安排時間自主休息。

3.加強軟件和硬件建設

醫院檔案管理應用大數據，想要保證應用的有效性，需要做好相關軟件和硬件的配套建設，這是應用大數據技術的基礎，需要醫院投入人力、物力和財力。但是，根據檔案管理現階段的實際工作情況來看，由于個別醫院領導不重視大數據的應用，導致檔案管理工作還在以人工模式開展，大數據管理的配套設備還不健全，沒有在檔案管理中發揮關鍵作用，影響管理效率和醫院整體工作效率，阻礙醫院的整體發展。因此，醫院需要在改變檔案管理理念的基礎上，加強軟件和硬件建設。首先，從醫院實際情況和發展目標角度出發，確定大數據技術應用需要的設備及其資金，制定軟件、硬件類型和數量需求表，并將需求表作為依據，采購相應的軟件和硬件，保證初期建設順利進行。其次，在使用大數據進行檔案管理的日常工作中，需要醫院安排專業人員定期檢查、更新和維修，從而保證軟件和硬件能夠正常使用，保證檔案管理工作順利開展。在醫院條件允許的情況下，可以組建專業團隊，結合醫院的實際需求，開發適合自身條件的軟件系統、建設管理平臺，以便保證檔案資料收集、分類、整理、存儲、檢索等工作順利進行，保證各個環節的工作質量。

4.落實管理制度責任制

現階段，已經有很多醫院都針對檔案管理工作建立起管理制度，但是，都存在不同程度的不足，此時，加強對大數據技術的應用，能夠促使管理人員從不同的角度進行綜合考慮，在開展檔案管理的過程中不斷分析并總結不足，從而不斷優化管理制度。首先，醫院需要針對檔案管理成立專業部門，對檔案資料實施統一管理，并且配備檔案室和專業的管理人員，在管理的過程中保證與其他部門進行有效溝通，從而保證檔案管理的高效性以及層次性。其次，在應用大數據進行檔案管理時，運用科學且符合醫院實際需求的數據運行程序、對應的操作流程，醫院需要對此制定具有規范性、流程化的檔案管理制度，從而保證管理工作順利實施，保證工作的有序進行，提高管理的準確性。最后，做好檔案管理細節上的工作，將管理的職責落實到個人。在制定管理制度時，需要明確不同崗位的分工、具體的工作職責，以便管理人員在了解自身崗位工作內容的基礎上工作。同時，在實際工作中，還需要加強監督，安排監督人員，重點監督管理制度的執行情況、管理人員的工作態度和質量、對各個細節以及管理效果進行檢查等，如果發現問題，需要監督人員及時指出，按照制度給予懲罰，并且通過會議討論等方式分析解決問題的方法，跟蹤后續管理工作的改進效果，以此保證檔案管理工作持續性優化，保證其管理質量。

5加強建檔維護管理

在大數據的影響下，使得醫院檔案管理工作存在較大的工作難度以及較為廣闊的發展空間，通過積極順應當前社會的發展趨勢，利用大數據技術加強醫院檔案的信息化管理，有助于進一步提高醫院檔案管理水平。針對現階段大數據在醫院檔案管理發展中的影響，進行深度分析并制定相應的解決對策，從根本上加強檔案維護，保護醫院檔案數據，避免由于數據設備或程序出現故障導致數據檔案存在風險。首先需要相關人員從根本上加強檔案的維護管理，針對數據的儲存災備以及恢復能力進行全面創新，增強檔案維護管理的安全性和可靠性，使數據在出現異常時能夠迅速恢復。其次，對醫院檔案管理工作人員的工作行為進行規范化管理，通過制定嚴格的數據分析原則以及數據資料采集標準，對醫院數據信息檔案進行科學處理，使其能夠進一步增強醫院檔案管理的保密性與穩定性，而且在傳統的檔案管理工作當中，由于工作量相對較大，導致檔案管理的錯誤概率相對較高，針對這一問題，通過加強檔案數據維護，可以有效降低其中人為因素的影響，并切實保護檔案數據資料的真實性以及完整性，避免數據檔案由于外界因素導致出現丟失，以此來實現全面保障數據檔案的安全性。除此之外，還需要相關人員能夠定期對醫院檔案管理進行核對，定期備份相關數據，并對重點數據進行重點管理。

四、總結

大數據應用在醫院檔案管理中，能夠對海量的信息進行準確且迅速的處理，實際應用效果很高。醫院在使用大數據對檔案進行管理時，需要投入較多的人力和資金構建平臺，以此提高醫療服務水平和醫院的工作效率，突出大數據在實際工作中的優勢，優化檔案管理的各個流程和具體方法，對檔案實施更加科學合理的管理，從而提高醫院的經濟效益和社會聲譽，為醫院的穩定、長久發展創造條件。

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（作者單位：臨沂市中心醫院）