云計算平臺下建設項目檔案收集系統的實踐路徑研究

周慧 劉寧

摘 要：檔案的收集是檔案管理工作的重要組成部分，是展開檔案收集相關工作的基礎和前提，其工作效率將直接影響檔案信息收集是否齊全完整與系統準確。本文以云計算平臺下建設項目檔案收集系統的實踐為研究內容，分別對檔案收集系統的設計、功能實現和注意事項進行了具體的闡述。

關鍵詞：建設項目；檔案收集系統；實踐路徑

引言

隨著科學技術的深入發展，社會信息數據呈爆炸式增長，傳統的檔案收集方式已無法滿足現實需求，在此背景下，加快檔案收集工作的信息化建設已成為相關部門的工作重點。

一、云計算平臺下建設項目檔案收集系統設計

1.系統架構設計

（1）系統設計原則。云計算平臺下建設項目檔案收集系統的總體設計應當遵循以下原則：其一是統一性。即在開發初始階段，應當對系統總體框架和結構進行綜合考量，然后在這一總體框架下分步實施，確保在實施過程中系統的良好通訊，實現系統間信息的共享。其二是實用性。在系統開發前應當分析系統需求，做出明確判斷，使系統功能同業務緊密結合，同時應用程序還應當做到界面人性化，充分考慮不同應用環境的差異性，從實際出發，采用B/S架構系統，兼顧先進性和實惠性，為后期升級維護節約成本。其三是可靠性。系統在設計過程中應當充分考慮運行的可靠性，一方面應當保證系統的穩定運行；另一方面還應當確保數據在運行中的準確性和傳輸的連續性。其四是可擴展性。當前，我國并沒有一個統一的標準來明確規范相關數據模型，其一切都在不斷的變化和調整中，因此，在檔案設計中應當遵循可擴展性原則，對其進行不斷調整，以適應將來的發展需求。

（2）系統技術路線。項目檔案收集系統采用C/S和B/S混合架構來實現其不同的功能需求，其中對系統技術交互性處理要求較高的部分主要采用C/S技術，主要包括系統維護功能、檔案收集功能、數據導入功能等，部分來實現系統檔案的自動收集，讓用戶在任何地點都可以完成業務處理。而面向檔案利用用戶的檔案檢索功能和利用賦權申請功能則采用B/S技術來實現，同時還采用一些全文檢索技術、雙層PDF技術等成熟的主流技術來進一步完善。

（3）系統的技術構架。系統B/S部分采用“Web/中間件/服務器”的J2EE技術架構來實現。其中平臺系統中的Web應用部分是在J2EE基礎上開發創新的，通過Web多層軟件結構來實現應用系統的用戶接口，采用業務邏輯層和數據處理層來實現系統的有序運行，并通過數據儲存層來實現數據的搜集、儲存和檢索等功能。

（4）系統運行軌跡。首先，不同的用戶需要根據其用戶名或密碼登錄系統，失敗次數超過三次以上，則需要在一分鐘之后才能夠重新輸入，當用戶所輸入用戶名和密碼同系統相匹配后，便可進入系統主頁面，同時，系統根據用戶的角色來分配該用戶的使用權限，用戶則通過這一權限來進行相關活動。此外，用戶登錄系統后，系統將用戶信息在系統上的所有操作步驟進行詳細記錄，以避免非法用戶的冒名頂替，破壞系統數據信息。

2.歸檔菜單設計

歸檔菜單設計采用Tab設置全局界面，并下設子頁面，通過頁面的選擇來進行切換。根據用戶的使用權限不同，可以將其分為管理員、項目組成員和檔案管理員三個類型。其中，項目管理員系統中一級菜單設計有10個，二級菜單設計有31個；項目組成員系統中一級菜單有9個，二級菜單有26個；檔案管理員系統中一級菜單有7個，二級菜單有16個，這幾個用戶系統涵蓋建設項目檔案收集系統的全部內容。該系統的訪問技術基于任務訪問控制，將訪問許可同任務相結合，來確保信息的安全性，避免未經授權的訪問行為對系統信息進行篡改。在主頁設計上，界面設計標識欄顯示導航、調試菜單等，來引導操作者進入所要訪問的界面，同時注釋當前用戶所要訪問具體某一主頁面，此外，還應當在頁面標注版權等相關信息。

3.數據庫設計

（1）數據庫總體設計

數據庫設計是檔案收集系統中的重要環節，也是系統有序運行的基礎和前提，其設計是否完善將直接影響整個系統的運行狀態。

一個高質量的數據庫設計，能夠有效提高檔案收集工作效率。在數據庫開發設計時，通過對比分析，發現SQL Server 的軟件系統儲存空間更大，運行效率較快，因此，本系統將在此軟件系統的基礎上進行數據庫的建設，將相關數據分為文件、數據、信息和關系數據信息兩類，根據其內容特點設置不同的導入路徑和儲存的信息位置。當相關人員收集到檔案信息時，系統就會自動將輸入的信息保存到數據庫中，利用這一表格，用戶便可以輕而易舉地查詢到自己所需數據信息。同時，為確保數據庫的安全，系統還在建設數據原始設置好相應的密碼，來確保信息的安全。

（2）數據庫內容設計

①項目建設企業信息表。用來儲存項目建設企業的基本信息。包括企業名稱、注冊資金、服務行業、地址郵編等內容。

②檔案信息表。用來儲存相關人員的檔案，包括其姓名、工號、性別、年齡、聯系方式、家庭住址等內容。

③檔案檢查表。主要用來儲存對檔案檢查的基本信息，包括檢查人員，入職部門、檢查時間、檢查信息等等。

④借閱信息表。主要儲存對檔案借閱的基本信息，包括借閱時間、借閱內容、借閱人、歸還日期、是否超期以及相應的處罰措施。

⑤日志信息表。主要儲存用戶登錄的詳細日志信息，包括其作者發布事件類型、瀏覽次數、內容評價等等。

⑥項目登記表。當項目通過審批時，就將其信息登錄到系統中備份，以便日后查詢管理，其內容主要包括項目編號、項目類型、項目名稱、項目負責人、項目狀態、項目介紹等等。

⑦合同信息表。主要用于記錄合同的簽訂信息，包括簽訂人、對應客戶、簽訂日期、合同有效期等內容。

⑧客戶信息表。主要用于記錄合同簽訂時對應客戶的信息，以便查詢客戶信息和分析客戶群等，其內容包括客戶編號、客戶名稱、公司網址、法定代表人、聯系方式等等。

⑨項目類別表。儲存了項目的類別信息，方便對項目的管理和查詢，其內容包括類別編號、類別名稱、類別介紹等等。

⑩項目申請表。主要用于記錄各個項目主管申請項目的信息，包括申請編號、申請名稱、申請人、部門編號、申請內容、審批狀態等等。

項目狀態表，主要是記錄項目的進展情況，方便對項目的監管和進程的監管，確保項目處于可控狀態，其內容主要包括項目編號、項目名稱、項目類型、開始狀態、完成狀態等等。

工程進度表，用于項目實際運行的進度、信息的儲存，其內容主要包括項目類型、項目編號、項目負責人、項目進展以及進展內容等等，來判斷該項目是否處于延遲狀態。

二、云計算平臺下建設項目檔案收集系統功能的實現

1.系統管理模塊

檔案管理模塊主要采用開源技術和Dorado+Hibernate+Spring框架技術來保障其系統的穩定運行，具體包括檔案信息的錄入、刪除、修改、瀏覽等操作。

檔案錄入：普通用戶和系統管理員可以不同的權限登錄系統進行相關操作，完成檔案信息的錄入。

檔案刪除：隨著時間的推移，系統錄入信息的規模會逐漸擴大，而其中部分信息會也會因時間的推移而失去存在價值，因此，需要將其批量刪除，為收集的檔案文件騰出儲存空間。

檔案修改：檔案信息在錄入過程中也不可避免地存在部分誤差，或是部分文件信息隨著時間的推移需要修改，因此，檔案管理人員可以通過檔案修改程序，來實現對信息的修改，提高檔案信息的準確性。

檔案瀏覽：用戶可以登錄系統，根據其權限進行信息瀏覽，滿足其信息需求。

2.檔案收集模塊

此模塊主要包括歸檔提交、歸檔整理、存檔驗收等功能模塊，實現了檔案收集的網上辦公，同時，也提供了建設項目檔案信息的存儲管理功能，其內容主要包括建設單位登記表、建設工程登記表、建設工程檔案自檢、工程驗收表、打印檔案認可文件等內容。其中，建設單位登記表主要是指對建設單位信息的搜集；建設工程登記表是指對建設工程項目信息的詳細搜集；建設工程檔案自檢是指對建設過程中工程開展的情況和信息搜集；工程驗收表是指對工程驗收時各項工程信息的搜集。這一模塊涵蓋了建設檔案收集所有信息。

3.檔案審核模塊

檔案收集系統的信息審核主要包括以下步驟：首先，系統將會對所要審核的信息和格式進行驗證，判斷其是否符合邏輯，如若符合設定邏輯，將進行下一步審核，如若不符合，則會駁回。其次，系統將會繼續對所要審核的圖文信息進行驗證，判斷其同檔案信息記錄是否一致，如若一致則進入下一步驟，如若不一致則駁回，檔案數據進入維護狀態。最后，經系統審核通過的信息被標注為審核通過，并將其信息數據共享至內容服務器。由審核步驟可知，本系統檔案審核模塊具備檔案修改、文件傳輸、數據復制等功能。

4.檔案組卷模塊

檔案組卷模塊主要按照系統中的專業進行劃分，建設工程文件按照其項目內容分為單項工程、單位工程、分部工程、檢驗審批等相互間隸屬關系進行組卷歸檔，其中，同一類文件的排序應當按照時間、編號或施工先后等順序進行編排。在案卷的登記內容上，應當簡明、準確的解釋文件內容，文從句順且沒有重復詞句，同時歡迎當標注立卷起止日期和保管期限。

5.檔案監管模塊

針對電子檔案信息極易丟失篡改等問題，應當加強對電子檔案從產生到歸檔全過程的監控管理，確保其信息數據的真實可靠，這一方面應當深化文件控制動態的管理和靜態管理相結合，最大限度地加強對檔案信息前端控制，提高檔案的收集分類整理效率，減少其中疏漏環節，另一方面應當加強對檔案管理的后續追蹤監控，確保檔案各個階段形成的信息的長期有效可讀。

6.檔案查詢模塊

檔案查詢模塊是系統設計必不可少的環節，通過對外部的資源進行分析、判斷處理、轉換，形成符合數據類型要求的規范數據，并將其保存在索引鏈接的數據倉庫中，根據用戶信息需求進行快速的信息檢索、匯總并呈現在用戶面前。這一模塊主要通過Date Service數據服務提供功能性支持，來實現用戶需求同數據的匹配，進而有效滿足用戶的信息需求。

在本系統設計中，根據查詢條件可將檔案查詢分為精確查詢和模糊查詢兩種，其中，精確查詢是指接受的條件較為準確，其所得出的結果也是準確的，具有唯一性。而模糊查詢是指給出的條件較為模糊，結果雖同查詢條件具有一定的關聯，但其具有一定的范圍性。此外，打印導出也是該模塊的主要內容，豐富檔案信息的輸出形式，滿足用戶紙質版打印需求。

三、檔案文件歸檔應當注意的問題

1.控制歸檔時間

檔案電子化信息長期處于一種開放的狀態，很容易受多種因素的影響而丟失或被篡改破壞，因此，應當注意控制其歸檔時間，在文件形成后及時實現歸檔，避免文件被更改或丟失，進而造成一些不必要的損失。

2.完善審批制度

應當加快對審批制度的建設，詳細記錄包括歸檔負責人，歸檔時間、規章內容等信息，尤其是設計相關領導人的簽名痕跡等等，確保內容的安全性。同時，還可以采用計算機加密技術來確保一些重要文件的安全性。

3.優化組卷方式

檔案文件組卷方式是指檔案存儲于數據庫中的組合方式，在很大程度上影響著檔案資源的查詢效率，因此，需要在檔案信息收集、歸檔的現實基礎上，遵循其發展的客觀規律，不斷優化組卷方式，提高檔案資源的利用率。

4.保障信息安全

電子信息數據是較為脆弱的，很容易被人為破壞或篡改，因此，保障企業信息安全是實現系統運行的前提，可以借助安全操作系統、數據備份技術、計算機反毒技術、防火墻技術等安全技術來保障信息數據的完整性、可用性和安全性。

5.相關部門配合

收集檔案管理系統應當在檔案管理部門和項目建設相關部門直接配合下，共同實現材料的歸檔，相關部門應當按照項目進度計劃和實際進展情況，定期將所有檔案信息進行預歸，等到建設項目完成之后，再集中向檔案部門移交。

四、結語

綜上所述，該系統是以建設項目檔案收集為目的展開設計的，其系統運行同檔案收集業務息息相關，實現了檔案信息的動態收集、保存、管理以及查詢等功能，有效提高了檔案收集的工作效率，同時也保障了檔案信息的安全性。

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（作者單位：1.中國鐵路工程集團有限公司；2.中鐵十局集團有限公司）