試論：如何利用網絡數字化的快速發展提升教學檔案的管理工作

馬建國

摘 要：大學教學檔案是衡量學習水平的標尺，反映了學生的能力，它是高校教學改革和評價的起點，高校教學檔案是高校管理的重要組成部分。利用信息技術完善學院教學檔案管理已成為高校檔案管理的一項重要任務，但在實際工作中，教育教學檔案存在一些問題需要得到進一步改善。如何做好檔案管理工作，給檔案管理部門提出了更高的要求。

關鍵詞：高校；教學檔案；數字化

隨著科技的進步，數字技術已經進入人們的日常生活。高校檔案管理計算機模型不僅便于檔案應用，而且學院的教學檔案是記錄不同學院教學和科學實踐活動的重要工具，直接在教學管理實踐中形成，存在有價值的話語、聲音圖像等形式的信息，包含了許多內容和廣泛的覆蓋面。隨著高校教育改革的蓬勃發展，教學檔案的管理工作對高校的正常化、制度化和提高管理效率有一定的影響。

一、教學檔案定義與分類

教學檔案包括各種有價值的文件，如：文字、圖片等。這類資料對日后的教學工作及學術研究十分重要，因為，這些資料記錄了學校的教學方法及成果。

根據政府有關部門對學校檔案的分類標準，教學檔案可分為三類：一是教案，包括學校的教學目標、課程教學規則和條例、與教學改革有關的各種文件，不同類型的教學和方法活動，不同的考試工作和學習成績。二是教師業務檔案，其中包括教師培訓計劃、教師工作評核表格、教師工作量統計表、培訓計劃、進修材料等。三是學生檔案保存，包括登記冊、評核、學校制度變遷資料、證書資料等。

大學院系的教學檔案是從各院系的教學實踐活動中來的，隨著大學的發展而積累。大學學院是一個獨立的教育機構，在教學活動中發揮著重要作用，在此過程中形成的教學檔案，通常由學院的相應秘書管理。學院的教學檔案是各種教學活動的初步報告，但它們不同于一般的書目資料，它們是不同大學或教師使用的材料的庫存，非常重要。此外，并不是所有院系的教學檔案都被當做教學檔案，教學檔案必須滿足一定條件，首先，這些條件對后來進行的學習和研究是必不可少的；其次，這些數據應該是有現時效用的，轉換成已經培訓的材料；再次，準備好的檔案按照一定的規律保存。

學院的教學檔案是學院的教學單位，執行著日常教學任務，產生各種信息，由各專業及學科的日常訓練活動開始，主要包括學院直接教授各種材料，如學科論文、每個學期的課程計劃、教學任務等。學院的教學刊物、教學活動報告及基層教學工作（教研室、實驗室）統計數字。為各職系學生提供資訊資源，例如：學生教育、課程發展、執業報告等，是在學系學習過程中獲得的其他類型的資料。院系教學檔案是院系管理過程中比較全面、真實、準確的反映，是記錄教學歷史的重要工具，教學檔案直接為學生和教師服務。

二、數字檔案的定義

形式組織檔案信息資源傳輸檔案資料的應用，包含傳統媒體，如：視聽文件和檔案文件，并用文字記錄、錄像等形式記錄的數字數據取代這些文件。大學檔案主要由大學教師、研究人員和其他重要的實踐問題記錄，內容較為復雜。

三、高校院系傳統教學檔案的不足

目前，各系教學檔案管理方法存在一定差距，發揮其作用并有效履行其為教學活動提供服務的職責。傳統大學院系的檔案主要是紙質材料，書寫或印刷各種語言、文字、符號等，他們在大學教學工作中扮演重要角色，但在過渡到網絡信息時代后，他們的缺點亦變得明顯，一般來說，傳統教學檔案有以下不足之處。

首先，傳統教學檔案管理不規范。教學檔案應在符合規范性文件方面進行優化，各系教均以教學檔案為基礎，在學習或學習管理過程中開發，這直接導致該系備有大量不具法律約束力的教學檔案。

其次，傳統教學檔案的管理是手工管理，資源數量大、效率低。高校評價實踐表明，多數院系仍采用傳統的手工管理方式，信息化手段明顯滯后。由于各系對教育檔案的認識不足，重視程度不足，與管理后勤有關的檔案管理的局限性加上其他困難導致了這一問題的出現。如果各系的檔案仍以紙張、檔案柜形式保存，并用人工處理，這樣不但會增加工作量，也造成資源浪費，而且更難以適應網絡科技的發展，教師難以尋找材料，不利于利用檔案資源。

最后，傳統教學檔案存放面積的擴大導致教育資源的匱乏。高等教育發展逐步進入大眾化、擴大學生覆蓋面、深化教育改革、升級教育學科階段，教學層次和設備設施多元化，大學的教學檔案約占總檔案的30%，這導致檔案存放面積增加，院系辦公室空間有限，教學資源緊缺，目前難以改善，如何有效管理教學檔案已成為學院管理實踐中的熱點問題。

四、現有的電子文件

當前，無紙辦公的出現，使得計算機傳輸數據、文檔和信息極大提高了檔案管理的效率和質量。鑒于目前的實際工作，權利下放的管理制度仍然存在嚴重問題。

第一，電子學習文件的存儲過于分散，監管不力。信息技術的發展豐富了檔案資源，光盤可以儲存大量的文字或視頻信息，增加檔案的可見性和可讀性。然而，學院的大部分教學檔案是在教學實踐和教學活動中形成的，以個別形式隨機存放在部門或個人電腦里，雖然可節省大量空間和資源，但過于分散，不利于信息的收集和歸檔，也缺乏規范性和系統性。

第二，電子學習文件方便師生查閱資料，但流程不夠簡化。文件存儲在計算機上，檔案管理人員可通過管理軟件訪問所需的信息，從而避免了紙質檔案資料瀏覽和檢索等煩瑣程序。但在實踐中，管理者習慣于個案逐案處理，管理不具科學性、系統性，這導致了復雜性或碎片化，管理人員只能將所有內容存檔。例如，有些材料在存儲庫中，結論沒有被證實，結果，院系內的教學檔案含糊不清、不完整，所收集到的部分資料也不相符，價值沒有被發揮出來。此外，院系的教學檔案都是零散存放的，而且有時需要在不同的上電腦查詢才能獲得所需材料，這又造成工作不便。

第三，電子學習文件的使用大大增加，但其可靠性難以保證。目前，用戶只以電子文件副本的形式下載存檔信息資源，原件仍保存在管理人員的電腦上，由于存放在不同的部門，信息安全無法得到保障，例如：文件可能因計算機病毒或人為失誤操作而丟失。

五、高校檔案數字化建設中的問題

數據庫建設滯后。由于軟件管理滯后，數據庫薄弱、規模小、非標準化，而且具有均勻性，在許多情況下是重復的向導。

大學檔案數字化建設資金、硬件設備設施不足，是制約大學檔案數字化建設、引進新技術和高新技術的重要因素，訂購數字硬件和軟件，更新過時的硬件和升級軟件，包括如有需要，必須有大量的資金支持，特別是移動數字檔案材料，需要大量的人力和物力，資金短缺制約了檔案數字化發展的進程。此外，隨著信息技術發展，大多數高校已建成初始的信息化體系。總體而言，高校檔案管理仍以人工管理模式、計算機技術等現代技術為基礎，甚至，管理大學檔案中的一部分計算機設備也陳舊過時，軟件管理不能滿足現代檔案數字化的發展以及檔案數據的讀取。硬件的不足也制約了大學檔案數字化建設的進程。此外，特別是那些歷史悠久的大學，研究所的檔案數量非常大，轉化為信息資源外包重寫數字檔案資料，對財力、人力資源的投入也會非常大，包括很多檔案都是不公開的。

因此，檔案管理員缺乏對檔案數字知識技能的充分掌握。

六、數字化時代檔案管理的策略

1.數字平臺策略

各院系要把教學檔案改造成數字化平臺，首先在全院集中工作。應與檔案管理部門協商溝通，制定具體目標、工作計劃和實施方法。各系的教學檔案以管理實踐為基礎，對今后的教學工作具有重要意義。全面保存、系統收集、處理，將零散的教學檔案存檔和存儲，并利用信息技術使之成為真正數字化的檔案資源。教學檔案系在數字化平臺上建立工作圖，實現數字化和信息資源的自動化。

首先，逐步規范管理模式。需要建立教學檔案系統，主要從教學文獻、人才培養等指標，管理子系統創建的幾個主要類別。院系教學檔案系統對教學檔案進行分類整理，經辦人查閱文件后，準確地將相關資產劃入相關類別，易于執行。

其次，要建立學院教學檔案電子數據庫，逐步規范文件流通管理。通過日常的教學過程管理，系里準備了大量的檔案資料，因此，檔案材料的收集、處理與經常性培訓活動同時進行。各院系檔案管理人員利用電子設備將紙張檔案數字化，放入不同類型的數據庫，然后用控制軟件將其放到一個調試良好的框架系統中。此外，暫時不能轉為數字形式的數據，必須轉為與資料庫有關的數字形式，標上相關文號以及關鍵字，便于后續處理和訪問。院系檔案工作人員亦會收集及處理存放于部門或個人電腦內的文件，并建立一個有關教學檔案的數字資料庫，一個包含零散數據的數字數據庫、專門數據庫、考試數據庫、教學檔案等。例如：學生可以通過學習課程的名稱或編號快速獲取成績信息。

建立數據庫。考慮到目前大學實際上正在運行，可以初步建立幾個重要的數據庫。建立高等院校數據庫。主要的大學畢業報告和大學狀況數據庫是大學每年必須提交的任務之一，在數字大學檔案管理系統的框架內，數據由各部門及學校提供，并按照上級要求，在TERN ET建立一個擁有豐富知識和創新學習方法的檔案管理網頁，其中包括以下核心服務：互聯網新聞（Newsnet）、互聯網漫步（www）、遠程訪問（ftp）等。其中包括檔案管理檢討、公開及完整的名單、檔案整理工作成果的介紹、檔案使用方法、檔案收集公報等。此外，獲取遠程、圖片、科學建設、專業化等內容。建立學生檔案數據庫。隨著技術的進步，新生入學開始采取線上形式，大學的數字管理應該從進入互聯網開始，要在學校地籍中取得姓名、性別、出生年份等基本數據。在求職過程中，學生將相關信息發送到學校網絡，方便不同用戶群體上網并形成一種反饋形式來跟蹤學生的狀況，為學校的教學評估和專業評估提供依據，并確保教育機構之間的真正互動，以便獲取準確的數據以驗證畢業證書的真實性，避免“偽造”文憑。建立學生成績資料庫，確保學生歷年的成績。建立學生成績資料庫，對學生查核及取得有關結果至關重要。通過高等教育機構的互聯網系統，同時，所獲得的成績包括學生在學科、專業和科目方面的成績數據，被輸入電腦中英文對照管理系統，學校畢業后設立學生成績圖書館。在搜索過程中，可以同時使用學生姓名和教育機構的編號。另一方面，建立大學干部數據庫，透過人才資料庫，學校的決策者可以很容易地了解其教職員工的情況，并透過互聯網發放有關資料，既可激勵優秀人才，又可以鼓勵學校更廣泛地宣傳，提高學校的影響力。

在知識經濟時代，高校建立數字檔案是必然趨勢。同時，為加強檔案管理基礎教育，如：在職培訓、函授培訓等，確保檔案工作的積極性。檔案管理員在不從事任何活動的情況下運作，從而符合制度性、科學性和現代性的要求。

提高檔案標準化水平。數字檔案是建立在檔案信息化的基礎上，在更廣泛的體系下進行的基礎性工作，應按照統一的標準準則執行以確保數字檔案中信息資源的相互作用和共享。高校檔案館應當遵守國家規定的技術標準和規范，合理開發學校的檔案，在規范引導下走上健康發展的道路。

加強檔案從業人員的培訓，加強繼續教育培訓，提高檔案從業人員的工作質量。建立適應形勢發展需要、適應檔案現代化建設的責任感、針對性和知識能力，優化檔案整體質量。因此，檔案管理人員有必要貫徹終身學習的思想，并定期接受培訓。檔案從業人員的繼續教育必須在實踐中以各種形式進行。繼續教育必須與工作崗位教育及整體系統培訓相適應，堅持自主培訓與在職培訓相結合，以升遷、加薪的方式鼓勵大家繼續教育，這樣可以有效促進高校數字檔案現代化進程。

2.建立長期管理規范機制

一是提高服務意識，成立相關組織指導檔案工作，決定了部門工作質量；二是，檔案工作質量的主要因素是檔案員的工作態度和效率。如何運用檔案員的主觀能動性：一是要建立工作人員和管理層的協調機制；二是要完善工作制度；三是確保工作人員的問責制和專業水平。因此，作為檔案管理員，首先要履行自己的崗位職責，并積極宣傳，使各部門自上而下提高檔案管理意識，定期發布重要的文件和資料，并做好宣傳工作，確保這些檔案信息能夠得到充分利用。

3.加強科學管理，提高工作及時性

隨著檔案需要的轉變，在檔案管理方面要不斷改進，才能真正提高時效、提高資質，實現檔案資源共享，跟上社會發展步伐。第一，根據檔案管理要求，定期清理，確保檔案安全。第二，必須與各部門聯合，以協調資料存檔工作。第三，在誠信文件檔案管理系統中，必須確保數字數據的收集、處理、維護和使用，收到文件并及時登記。第四，根據檔案管理制度，對單位檔案進行全時管理，根據檔案管理、保存標準對檔案進行單獨管理。第五，必須嚴格按照檔案通行證制度完善查閱程序，一般來說，指在“檔案閱覽室”登記。嚴格辦理出入證手續，收件人應當認真填寫查閱檔案表格，不得轉讓使用、修改、拆卷、拍照等。第六，要認真做好檔案工作。考慮到檔案服務工作的復雜性，以及面對大量日常檔案保管工作和臨時處理的挑戰，檔案管理人員應提高信息學和檔案學業務能力和專業知識。新時代背景下，檔案的妥善管理是檔案工作有效運行及保證檔案工作順利開展的關鍵。教學檔案在學校教育教學改革中發揮著重要作用，同時也存在著不足，這就要求檔案管理人員進一步調整思維方向，制定具體問題的解決方案，加強自身建設，充分合理利用現代網絡技術，適應和完善傳統檔案管理方法和程序，進一步提高教育檔案館的價值。

參考文獻：

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[2]李冬梅.“互聯網+”環境下高校教學檔案數字化管理研究[J]， 2021

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（作者單位：青島電子學校）