信息化背景下檔案管理員素質(zhì)建設(shè)探析

文/陜西省寶雞市食品藥品稽查支隊 李莎

信息化背景下檔案管理員素質(zhì)建設(shè)探析

文/陜西省寶雞市食品藥品稽查支隊 李莎

近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)的快速發(fā)展，檔案管理電子化水平的不斷提升，檔案管理模式發(fā)生了巨大改變，特別是管理人員的素質(zhì)建設(shè)要求、管理方式、管理途徑都需要在新的信息化環(huán)境下不斷更新。切實加強檔案管理人員的信息化水平，積極改變原有的管理模式，注入信息化理念、探索檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)新方法。本文立足于檔案管理信息化大環(huán)境，分析闡述了新環(huán)境下檔案管理員素質(zhì)建設(shè)的新途徑。

信息化；檔案管理；管理員素質(zhì)

檔案管理工作的核心是保存憑證，及時提供工作參考，是各項工作成功完成后的重要保存舉措。近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)的不斷發(fā)展，檔案管理的突出要點是檔案整理技能數(shù)字化、內(nèi)容數(shù)據(jù)大量化、專業(yè)分工細(xì)致化，這都為檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)提出了新的標(biāo)準(zhǔn)和要求。

一、信息化背景下檔案人員的基礎(chǔ)素質(zhì)要求

隨著數(shù)字化政務(wù)的不斷推進(jìn)，信息化條件下對管理人員提出了新的素質(zhì)要求：一是建立正確的檔案管理意識，明確管理檔案的工作重點落腳在服務(wù)意識上，改變以往檔案工作只重保存，輕調(diào)閱參考功能，檔案管理的市場需求催生，主動建檔保管服務(wù)的經(jīng)濟(jì)價值。二是加強檔案管理員的保密意識，檔案管理各個環(huán)節(jié)中，都存在保密環(huán)節(jié)，有些檔案不僅存在涉密期，甚至牽扯到國家和社會穩(wěn)定，所以要建立檔案管理防火墻，做到防微杜漸，嚴(yán)格履行保密程序，促進(jìn)檔案安全、高效、保質(zhì)保量管理。三是明確改造創(chuàng)新意識，改造創(chuàng)新是任何工作持續(xù)前進(jìn)、不斷進(jìn)入新境界的原生動力，墨守成規(guī)、按部就班的管理模式已不再適應(yīng)信息化條件下檔案管理不斷進(jìn)步的要求。檔案管理人員必須建立探索機制，勇于提出新思路新方法，在研究共同性、規(guī)律性的檔案管理問題基礎(chǔ)上，提出新的解決方法。

二、信息化背景下檔案人員的培訓(xùn)制度化

檔案管理規(guī)范化的先決是管理人員的整體素質(zhì)得到專業(yè)培訓(xùn)，這就要求管理人員培訓(xùn)制度化。首先，要建立完善齊備的檔案管理培訓(xùn)制度，根據(jù)檔案建立的“整理、收集、鑒定分類、保管、統(tǒng)計、借閱、使用、銷毀”等工作環(huán)節(jié)，明確專項培訓(xùn)人員的制度化建設(shè)，定期組織管理人員進(jìn)行技能業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，在原先簡單的收集、存檔、保管基礎(chǔ)上，憑借信息化數(shù)據(jù)庫，建立檔案調(diào)閱平臺，從基礎(chǔ)檔案管理電子軟件入手，對管理人員進(jìn)行數(shù)據(jù)庫建設(shè)培訓(xùn)，在保存?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案的前提下，構(gòu)建管理人員的電子檔案處理能力，將電子檔案管理軟件的培訓(xùn)，從基礎(chǔ)層面提升到實用型常態(tài)化培訓(xùn)。其次，加強檔案管理人員的監(jiān)管職能培訓(xùn)，在檔案管理日常工作中，管理人員都要嚴(yán)格做到建檔合法、管理依法、使用合法。這就要求對管理人員進(jìn)行更深層次的監(jiān)管培訓(xùn)，提升法律意識，增強工作能力?？梢蚤_展季度檔案管理辦法輪訓(xùn)機制，將合法管檔作為日?；鶞?zhǔn)要求。更要發(fā)揮人民群眾的監(jiān)督力量，使得監(jiān)管培訓(xùn)制度和常態(tài)化監(jiān)督相結(jié)合，促使管理人員建立嚴(yán)格守法的檔案管理意識形態(tài)。第三，將培訓(xùn)成果和檔案技能鑒定成績納入工作人員的年度考核，與工作人員的職稱工資相結(jié)合，對于完成年度培訓(xùn)任務(wù)的人員給予一定獎勵，未能達(dá)成目標(biāo)的人員考核與績效掛鉤。促使管理人員憑借管理培訓(xùn)提升自身技能的同時，也提高自身工作成績，扭轉(zhuǎn)以往重業(yè)務(wù)、輕培訓(xùn)、缺技巧的情況。

三、信息化背景下檔案人員的綜合能力建設(shè)

檔案管理工作整體質(zhì)量的提升關(guān)鍵在于管理人員的綜合能力建設(shè)，這是當(dāng)前信息化背景下檔案管理工作的重點，也是在日常工作中的難點。提升檔案管理人員的綜合能力，首先建立熟練的檔案歸檔能力，包括建立明確文書檔案、檔案目錄編制、入檔資料鑒定、檔案標(biāo)引、裝訂裝盒保護(hù)等。其次，提升管理人員的綜合管理技能，從檔案分類整理、統(tǒng)一建檔保護(hù)、統(tǒng)計綜合開發(fā)借閱等一系列具體工作內(nèi)容。再次是學(xué)習(xí)提升能力，檔案管理人員在新時代不僅要做檔案的保管員，更要將日常管理工作中，從實踐中發(fā)現(xiàn)問題，在學(xué)習(xí)中補齊短板，在管理技巧上爭取做到學(xué)新技術(shù)、掌握主動學(xué)習(xí)的能力。從學(xué)中促管理，從管中提技巧，不斷深入檔案管理的終身學(xué)習(xí)時代。

四、結(jié)論

總之，在當(dāng)前信息化格局環(huán)境下，檔案管理人員不但面臨著新的挑戰(zhàn)，也存在不斷提升自身素質(zhì)的機遇，只有不斷改變自身狀態(tài)、樹立明確的檔案管理新形勢工作意識、著力增強綜合管理能力、才能將自身完全融入檔案管理信息化變革。

[1]牛家旺.檔案管理信息化下檔案管理員應(yīng)具備的素質(zhì)[J]中國中醫(yī)藥現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育,2010(06)(下半月刊).

[2]范麗娜.檔案人員應(yīng)具備的素質(zhì)[J]西安郵電學(xué)院學(xué)報,2009(5).